RENCANA PELAKSANAAN

PEMBELAJARAN
“MENGELOLA
PERTEMUAN RAPAT”
 RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Sekolah : SMK TARUNA JAYA

Mata Pelajaran : Kompetensi Kejuruan
Kelas : XII/1
Standar Kompetensi : Mengelola Pertemuan/Rapat
Durasi Pembelajaran : 10 x 45 menit

I. Standar Kompetensi
Mengelola Pertemuan/Rapat

II. Kompetensi Dasar

Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

III. Indikator
Konten
1. Mendeskripsikan Pengertian Rapat
2. Mendeskripsikan Tujuan Rapat
3. Mengidentifikasi jenis-jenis rapat
4. Mengidentifikasi Teknik penyelenggaraan rapat
Proses
1. Menyusun konsep proposal
2. Menyusun konsep undangan rapat
3. Menyusun konsep acara rapat
Psikomotor
1. Membuat proposal rapat
2. Membuat undangan rapat
3. Menyusun acara rapat
4. Menyiapkan bahan dan alat rapat
5. Menata ruang rapat

Afektif
Perilaku berkarakter
Membentuk perilaku siswa bertanggung jawab, cekatan, kreatif dan membantu teman
Keterampilan sosial
Melakukan komunikasi kepada guru dan temannya melalui bertanya, berpendapat, dan menjawab
pertanyaan

IV. Tujuan Pembelajaran

Konten
1. Diberikan data-data tentang rapat, siswa dapat Mendeskripsikan Pengertian Rapat
2. Diberikan data-data tentang rapat, siswa dapat Mendeskripsikan Tujuan Rapat
3. Diberikan data-data tentang rapat, siswa dapat mengidentifikasi jenis-jenis rapat dengan
benar.
4. Diberikan data-data tentang rapat, siswa dapat Mengidentifikasi teknik penyelenggaraan rapat.

Proses
1. Diberikan contoh proposal rapat, siswa dapat menyusun konsep proposal rapat
2. Diberikan contoh undangan rapat, siswa dapat menyusun konsep undangan rapat
 3. Diberikan contoh susunan acara rapat, siswa dapat menyusun konsep acara rapat

Psikomotor
1. Praktek membuat proposal
2. Praktek Membuat undangan
3. Praktek Membuat susunan acara rapat
4. Menyiapkan bahan dan alat rapat
5. Praktek menata ruang rapat

Afektif
Perilaku berkarakter
Terlibat dalam kegiatan pembelajaran yang berpusat pada siswa, siswa dapat menunjukkan
tanggung jawab, jujur, membantu teman minimal dinilai membuat kemajuan melalui Format
Pengamatan Perilaku Berkarakter.

Keterampilan sosial
Dalam KBM, siswa dapat berkomunikasi kepada guru dan temannya melalui bertanya,
berpendapat, dan menjawab pertanyaan minimal dinilai membuat kemajuan melalaui Format
Pengamatan Ketrampilan Sosial

V. Materi Pembelajaran
1.Pengertian rapat
2. Tujuan rapat
3. Jenis-jenis rapat
4. Teknik penyelenggaraan rapat

VI. Alokasi Waktu : 10 x 45 Menit

VII. Model Pembelajaran:

1. Pendekatan Pembelajaran Langsung (MPL) dan model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
2. Metode : Ceramah, Diskusi, Penugasan

VIII. Kegiatan Pembelajaran

Pertemuan I

Pendahuluan (+ 15 menit)
No Penilaian
Kegiatan
1 2 3 4
1 Guru mengucapkan salam, mengecek kehadiran siswa,
mengecek kesiapan kelas dan mengkondisikan siswa untuk siap
menerima pelajaran
2 Memotivasi siswa dengan mengemukakan cerita tentang
pentingnya rapat dalam menunjang kelancaran kerja kantor.
Siswa didorong untuk berpendapat (Metode pembelajaran
ceramah )
3 Menyampaikan inti tujuan pembelajaran meliputi produk,
proses,psikomotor, perilaku berkarakter, dan keterampilan
sosial.

Inti (+ 60 menit)
No Penilaian
Kegiatan
1 2 3 4
1 Mendiskusikan tentang pengertian rapat, dengan mencermati
 LKS serta power point. Pastikan semua siswa menjadi pendengar
yang baik ( Model pembelajaran kooperatif tipe STAD).
2 Membagi siswa dalam kelompok-kelompok belajar untuk
mendiskusikan mengenai jenis-jenis rapat.
3 Mengecek pemahaman dan memberi umpan balik serta memberi
kesempatan berlatih bertanya, dan berpendapat dengan meminta
kelompok yang hasil kerjanya baik dalam menjelaskan rapat,
tujuan rapat, serta jenis-jenis rapat melalui presentasi. Dorong
seluruh siswa untuk bekerja sama, dan saling membantu,
bertanya dan berpendapat, khususnya saat melakukan prediksi.
4 Mempersiapkan latihan lanjutan dengan penerapan dalam
kehidupan sehari-hari tentang materi rapat.

Penutup (+15 menit)

1. Guru memberikan kesimpulan atas materi rapat Terlaksana / tidak
2. Guru memberikan tugas individual kepada siswa untuk membuat
bagan mengenai jenis-jenis rapat

Pertemuan II

Pendahuluan (+ 15 menit)
No Penilaian
Kegiatan
1 2 3 4
1 Guru mengucapkan salam, mengecek kehadiran siswa,
mengecek kesiapan kelas dan mengkondisikan siswa untuk siap
menerima pelajaran
2 Memotivasi siswa dengan mengemukakan cerita tentang
pentingnya rapat dalam menunjang kelancaran kerja kantor.
Siswa didorong untuk berpendapat (Metode pembelajaran
ceramah )
3 Menyampaikan inti tujuan pembelajaran meliputi produk,
proses,psikomotor, perilaku berkarakter, dan keterampilan
sosial.

Inti (+ 105 menit)

No Penilaian
Kegiatan
1 2 3 4
1 Mendiskusikan tentang tujuan dan jenis-jenis rapat, dengan
mencermati LKS serta power point. Pastikan semua siswa
menjadi pendengar yang baik ( Model pembelajaran kooperatif
tipe STAD).
2 Membagi siswa dalam kelompok-kelompok belajar untuk
mendiskusikan mengenai tujuan dan jenis-jenis rapat.
3 Mengecek pemahaman dan memberi umpan balik serta memberi
kesempatan berlatih bertanya, dan berpendapat dengan meminta
kelompok yang hasil kerjanya baik dalam menjelaskan rapat,
tujuan rapat, serta jenis-jenis rapat melalui presentasi. Dorong
seluruh siswa untuk bekerja sama, dan saling membantu,
bertanya dan berpendapat, khususnya saat melakukan prediksi.
4 Mempersiapkan latihan lanjutan dengan penerapan dalam
kehidupan sehari-hari tentang materi rapat.

Penutup (+15 menit)

1. Guru memberikan kesimpulan atas materi rapat Terlaksana / tidak
 2. Guru memberikan tugas individual kepada siswa untuk membuat
bagan mengenai jenis-jenis rapat

Pertemuan III

Pendahuluan (+ 15 menit)
No Penilaian
Kegiatan
1 2 3 4
1 Guru mengucapkan salam, mengecek kehadiran siswa,
mengecek kesiapan kelas dan mengkondisikan siswa untuk siap
menerima pelajaran
2 Apersepsi : guru mereview kembali materi pada pertemuan yang
lalu dan menyampaikan inti tujuan pembelajaran tentang teknik
penyelenggaraan rapat yaitu tahap persiapan, penyelenggaraan
dan pelaporan (Metode pembelajaran ceramah)
3 Menyampaikan inti tujuan pembelajaran meliputi produk,
proses,psikomotor, perilaku berkarakter, dan keterampilan
sosial.

Inti (+ 60 menit)
No Penilaian
Kegiatan
1 2 3 4
1 Mendiskusikan tentang teknik penyelenggaraan rapat yaitu tahap
persiapan, penyelenggaraan dan pelaporan serta keperluan rapat.
2 Pembimbingan kelompok dalam berdiskusi :
1). Teknik peyelengaraan rapat
2). Membimbing kelompok bekerja mengenai keperluan rapat,
tata ruang rapat dan susunan acara rapat
3). Memfasilitasi agar seluruh siswa bekerja sama dan saling
membantu. ( Model pembelajaran kooperatif tipe STAD).
3 Mengecek pemahaman dan memberi umpan balik serta memberi
kesempatan berlatih bertanya, dan berpendapat dengan meminta
kelompok yang hasil kerjanya baik dalam teknik
penyelenggaraan rapat yaitu tahap persiapan, penyelenggaraan
dan pelaporan melalui presentasi. Dorong seluruh siswa untuk
bekerja sama, dan saling membantu, bertanya dan berpendapat,
khususnya saat melakukan prediksi.
4 Guru memberikan penghargaan secara individu dan kelompok:
penghargaan individu berupa poin aktivitas bagi setiap anggota
kelompok yang aktif dalam presentasi. Penghargaan kelompok
berdasarkan kerapian, kebenaran, dan ketepatan waktu
pengumpulan tugas kelompok

Penutup (+ 15 menit)
1. Guru memberikan kesimpulan atas hasil kerja diskusi tentang teknik Terlaksana / tidak
penyelenggaraan dan keperluan rapat, tata ruang rapat dan susunan
acara rapat
2. Guru memberikan tugas individual kepada siswa untuk membuat
susunan acara rapat dan undangan rapat tentang rencana rekreasi kelas,
beserta menyiapkan keperluan rapat dan lay out tempat rapat

Pertemuan IV : Ulangan Harian KD 1

IX. Penilaian Pembelajaran
1.Tabel Spesifikasi LembarPenilaian
2.LP 1 : Konten dilengkapi Kunci LP 1
3.LP 2 : Proses dilengkapi Kunci LP 2
4.LP 3 : Psikomotor dilengkapi Kunci LP 3
5.LP 4 : Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
6.LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

X. Sumber Pembelajaran
1. Silabus : Mempersiapkan pertemuan rapat
2. RPP
3. LKS
4. Modul
5. Alat dan Bahan : Kertas, alat tulis, Papan Tulis, LCD, Power Point, Majalah, Internet
6. Media : Komputer/Laptop

Mengetahui, Gresik, ……. Juli 2016

Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran

Drs. Abdul Jalal,MM Aunur Roziqin, S.E

 MATERI AJAR
MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT
 MERENCANAKAN DAN
MEMPERSIAPKAN
RAPAT
A. PERSIAPAN RAPAT

Rapat adalah suatu pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan
sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor
dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi,
rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan
instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan
pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
 Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi
dari rapat tersebut.
 What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
 Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
 Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
 When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal
dan waktu rapat akan diselenggarakan.
 How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah
rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau
terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan
LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yanhg bersifat kontemporer (sewaktu-waktu).
Meskipun direncanakan atau tanpa direncanakan (mendadak), tetapi peserta rapat harus
diberitahu mengenai tujuan diadakannya rapat. Ada beberapa tujuan diadakannya rapat
yaitu :
1. Untuk memcahkan masalah atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
4. Untuk mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
5. Menampung semua permasalahn dari arus bawah
6. Dan lain-lain

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.

1. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a. Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para
peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada
para peserta rapat.
b. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah.
Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan
masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan
jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

2. Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

a. Rapat resmi (formal meeting)
 Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang
sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya
rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya
dilengkapi dengan agenda rapat.
b. Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang
terjadi tiba-tiba.
c. Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang
dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.
d. Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang
dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

3. Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

a. Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas
masalah-masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-
masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c. Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas
masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program
selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
d. Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

a. Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.
b. Rapat insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang
sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

5. Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka
pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam
rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk
memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi
kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.
b. Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang
setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi
dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya
duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam
pelaksanaan tugas.

B. PERENCANAAN RAPAT
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu
pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak
dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam
persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau
penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus
memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu
rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara
tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara
garis besar.
Tujuh hal yang harus diperhatikan untuk membuat agenda rapat yang baik :
1. Mencantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai

2. Mencantumkan tujuan rapat (mengapa rapat diadakan dan apa yang akan
dicapai) dengan tidak lebih dari dua kalimat

3. Menyebutkan siapa saja yang perlu hadir (dan tambahan informasi lainnya
seperti asal organisasi dan jabatan/pekerjaannya) sehingga peserta bisa saling
mengenal

4. Mendaftar topik yang akan dibahas dan urutannya

5. Mencantumkan perkiraan waktu dari masing-masing topik pembahasan

6. Menyebutkan bila ada bahan bacaan atau tugas yang harus diselesaikan
para peserta sebelum rapat

7. Bahan dan informasi rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat selambat-
lambatnya seminggu sebelum rapat diadakan Berikut ini adalah salah satu contoh
agenda rapat :

PT. DUNIA GEMILANG JAYA

Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan

Telp. (021) 7998888 faks. (021) 7997777

AGENDA RAPAT

INOVASI PRODUK

1. Laporan Masing-masing Bagian

2. Strategi Pemasaran Produk

Contoh susunan acara rapat

PT. DUNIA GEMILANG JAYA

Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan

Telp. (021) 7998888 faks. (021) 7997777

SUSUNAN ACARA
 RAPAT INOVASI PRODUK

1. 08.00 – 08.30 Registrasi

2. 08.30 – 09.00 Pembukaan

3. 09.00 – 09.15 Pengarahan Pimpinan Rapat

4. 09.15 – 09.45 Laporan bagian Produksi

5. 09.45 – 10.15 Laporan bagian Keuangan

6. 10.15 – 10.45 Laporan bagian Pemasaran

7. 10.45 – 11.15 Pembahasan dan Tanya jawab

8. 11.15 – 11.30 Penutup

2. Menentukan Peserta Rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian
konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau
pengurangan peserta rapat.

3. Membuat surat undangan rapat.

Undangan ada yang bersifat resmi dan ada yang bersifat tidak resmi. Undangan yang
bersifat resmi adalah surat undangan yang dibuat oleh organisasi, instansi, perusahaan,
lembaga, yayasan agar orang atau organisasi yang dituju dalam surat undangan dapat
menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak pengundang.
Undangan tidak resmi adalah undangan yang dibuat oleh perorangan yang mewakili
dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang dibuat
pengundang. Misalnya undangan pernikahan, khitanan, syukuran dan lain-lain.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat undangan adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan tata bahasa yang baik dan benar
b. Mengetahui permasalahan dan latar belakang penyusunan undangan
c. Memahami aturan-arutan pembuatan surat
Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai minimal 3 – 7 hari sebelum pelaksanaan
rapat. Hal ini berguna agar orang yang diundang dapat mempersiapkan terlebih dahulu
segala keperluan yang berkaitan dengan undangan rapat. Undangan yang dibuat
hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Berikut ini adalah contoh undangan rapat :
 4. Membuat daftar hadir peserta rapat.
Daftar hadir rapat perlu disiapkan sebagai kelengkapan administrasi penyelenggaraan
rapat. Daftar hadir peserta rapt juga digunakan untuk mendata jumlah peserta yang hadir
terkait penyiapan konsumsi dan akomodasi peserta.
Daftar hadir rapat biasanya terdiri dari 4 kolom yaitu : nomor, nama, jabatan/instansi dan
tanda tangan.
5. Mempersiapkan bahan rapat.
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a. Agenda rapat.
b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
6. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat.
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain adalah :
a. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
b. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
c. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
d. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
f. Block note denagn bolpointnya.
g. Name tag untuk peserta.
h. Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang
yang dibutuhkan
7. Mempersiapkan ruang rapat
Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan
dalam rapat. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud
rapat.
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.
Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia
di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di
kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian
tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan
dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
a. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan
dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
 b. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau
terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
c. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.
Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut:

Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah
peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya klasikal/kelas.

Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua
peserta merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat team work. Berikut
ini pengaturan tempat duduk gaya
konferensi.

Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat
gaya hurf U cocok untuk rapat informal.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya
huruf U.

Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat
gaya workshop cocok untuk diskusi
kelompok. Berikut ini pengaturan tempat
duduk gaya workshop .

8. Akomodasi atau penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang
cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar,
hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
9. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta
rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka
sekretaris harus menyiapkannya.
10. Konsumsi (snack).
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta
rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika
pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini
akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa
makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
 Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
 Disajikan selama rapat berlangsung.
 Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
 Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat
istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat
yang telah tersedia.
7. Kesehatan
Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu di sediakan ruangan kesehatan untuk
 mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat ada peserta yang sakit. Maka, faktor
kesehatan peserta rapat perlu di perhatikan.

Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk
meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu
diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi
dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat sebagai
berikut
Lampiran 1

LEMBAR KEGIATAN SISWA

Nama :
Kelompok :
Kelas :

TUJUAN PEMBELAJARAN:
Konten
1. Diberikan data-data tentang rapat, siswa dapat Mendeskripsikan Pengertian Rapat
2. Diberikan data-data tentang rapat, siswa dapat Mendeskripsikan Tujuan Rapat
3. Diberikan data-data tentang rapat, siswa dapat mengidentifikasi jenis-jenis rapat dengan
benar.
4. 4. Diberikan data-data tentang rapat, siswa dapat Mengidentifikasi teknik
penyelenggaraan rapat.

Proses
1. Diberikan contoh proposal rapat, siswa dapat menyusun konsep proposal rapat
2. Diberikan contoh undangan rapat, siswa dapat menyusun konsep undangan rapat
3. Diberikan contoh susunan acara rapat, siswa dapat menyusun konsep acara rapat

Psikomotor
1. Praktek membuat proposal
2. Praktek Membuat undangan
3. Praktek Membuat susunan acara rapat
6. Menyiapkan bahan dan alat rapat
7. Praktek menata ruang rapat

Afektif
Perilaku berkarakter
Terlibat dalam kegiatan pembelajaran yang berpusat pada siswa, siswa dapat menunjukkan
tanggung jawab, jujur, membantu teman minimal dinilai membuat kemajuan melalui Format
Pengamatan Perilaku Berkarakter.

Keterampilan sosial
Dalam KBM, siswa dapat berkomunikasi kepada guru dan temannya melalui bertanya,
berpendapat, dan menjawab pertanyaan minimal dinilai membuat kemajuan melalaui Format
Pengamatan Ketrampilan Sosial

RUMUSAN MASALAH
Setelah anda mempelajari bahan bacaan tentang Pertemuan rapat, selanjutnya jawablah
pertanyaan berikut ini secara singkat:
LEMBAR KERJA SISWA

KOGNITIF

A. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban di bawah ini yang paling tepat!

1. Suatu pertemuan antar anggota organisasi yang bertujuan untuk

merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan bersama/organisasi
disebut ….
a. Paguyuban
b. Pertemuan
c. Rapat
d. Ceramah
e. Pidato

2. Rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan perselisihan atau untuk mencari jalan tengah
atas sengketa dua belah pihak, disebut rapat ….
a. Penjelasan
b. Perundingan
c. Pemecahan masalah
d. Pemberian informasi
e. Koordinasi

3. Daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat,
disebut ….
a. Susunan acara
b. Undangan
c. Agenda Rapat
d. Akomodasi
e. Tranportasi

4. 1. 08.00 – 08.30 Registrasi

2. 08.30 – 09.00 Pembukaan
3. 09.00 – 09.30 Pengarahan Pimpinan Rapat
4. 09.30 – 09.45 Dst.
Daftar di atas merupakan contoh dari ….
a. Susunan acara
b. Undangan
c. Agenda Rapat
d. Akomodasi
e. Tranportasi

5. Yang bukan merupakan persyaratan dari surat undangan rapat adalah ….

a. Menggunakan kop atau kepala surat
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya
c. Mencantumkan perihal undangan rapat tersebut
d. Mencantumkan agenda rapat
e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan

6. Peralatan yang biasa digunakan dalam kegiatan rapat untuk menampilkan bahan
presentasi dari komputer atau laptop, dinamakan ....
a. OHP
b. Flip Chart
c. Whiteboard
d. Block Note
 e. LCD

7. Untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat adalah kegunaan dari ....
a. Daftar Hadir
b. Susunan Acara
c. Undangan Rapat
d. Agenda Rapat
e. Akomodasi

8. Yang bukan termasuk tujuan penyelenggaraan rapat, adalah ...

a. Untuk memecahkan masalah
b. Untuk menyampaikan informasi
c. Sebagai alat koordinasi
d. Sarana bernegosiasi
e. Sarana temu kangen

9. Jika jumlah peserta yang diundang banyak, maka pengaturan (lay out) ruang rapat yang
disarankan adalah ....
a. Gaya Klasikal
b. Gaya Konferensi
c. Gaya Model U
d. Gaya Workshop
e. Gaya Model V

10. Untuk menumbuhkan semangat team work, maka pengaturan (lay out) ruang rapat
yang disarankan adalah ....
a. Gaya Klasikal
b. Gaya Konferensi
c. Gaya Model U
d. Gaya Workshop
e. Gaya Model V

2. PROSES
Praktik

PT. Nusantara Jaya bermaksud akan mengadakan pertemuan/rapat berupa program pelatihan
penjualan dengan metode baru. Pertemuan dilaksanakan selama sehari yang diikuti oleh 20
karyawan. Berdasarkan keterangan di atas, maka lakukanlah kegiatan berikut !
1. Membuat surat undangan rapat dengan ketentuan tanggal hari ini !
2. Membuat susunan acara rapat !
3. Membuat gambar lay out (tata ruang rapat) !

KUNCI JAWABAN
1. C 6. E
2. B 7. A
3. C 8. E
4. A 9. A
5. D 10. B
Lampiran 2

TABEL SPESIFIKASI LEMBAR PENILAIAN

Kompetensi
Kognitif Afektif
N Psikom Soal skor
Indikator Konte Karakt Ket
o Proses otor
n er Sosial
1 Mendeskripsikan V LP 1
Pengertian Rapat LKS
2 Mendeskripsikan V
Tujuan Rapat
3 Mengidentifikasi V
jenis-jenis rapat
4 Mengurutkan acara V
rapat
5 Mengidentifikasi V
kebutuhan persiapan
rapat
6 Praktek membuat V LP 2
undangan rapat Unjuk
Kerja
7 Praktek Menyusun V
acara rapat
8 Membentuk perilaku V LP 3
siswa bertanggung
jawab dan membantu
teman
9 Melakukan V LP 4
komunikasi kepada
guru dan temannya
melalui bertanya,
berpendapat, dan
menjawab
pertanyaan
Lampiran 3

LEMBAR PENILAIAN

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Standar Kompetensi : Mengelola Pertemuan/Rapat

Kompetensi Dasar : Mempersiapkan Pertemuan/ Rapat
Kelas : XII APk
Tanggal :

Petunjuk : untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter
siswa menggunakan skala berikut ini:
A = Sangat Baik C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan D = Memerlukan perbaikan

Tanggung Jawab Membantu Teman

NO NAMA
A B C D A B C D
1.
2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.
 19.

20.

Gresik, …………Juli 2016

Guru / Pengamat

( )

Lampiran 4

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Standar Kompetensi : Mengelola Pertemuan/Rapat

Kompetensi Dasar : Mempersiapkan Pertemuan/ Rapat
Kelas : XII APk
Tanggal :

Petunjuk : Untuk setiap keterampilan social berikut ini, beri penilaian atas keterampilan social
siswa itu menggunakan skala berikut ini:
A = Sangat Baik C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan D = Memerlukan perbaikan

Menjadi
Bertanya Berpendapat pendengar yg Kerja sama
NO NAMA
baik
A B C D A B C D A B C D A B C D
1.
1
2
.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Gresik, ………………….2016
Guru / Pengamat

( )

PERANGKAT PEMBELAJARAN
MATA PELAJARAN KOMPETENSI KEJURUAN

STANDAR KOMPETENSI
MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT

Disusun oleh
VENI ANGGRAINI, S.Pd.
 12050153911100

PENDIDIKAN DAN LATIHAN PROFESI GURU

RAYON 114
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2012

i
 SILABUS

Sekolah : SMK TARUNA JAYA

Mata Pelajaran : Kompetensi Kejuruan
Kelas : XII/1
Standar Kompetensi : Mengelola Pertemuan/Rapat
Durasi Pembelajaran: 76 x 45 menit

Materi Pokok/ Penilaian

Kompetensi Alokasi
Materi Keg. Pembelajaran Indikator Bentuk Instru Sumber belajar
dasar Teknik waktu
Pembelajaran instrument men
1. 1.Pengertian rapat 1. Mendeskripsikan pengertian 1. KOGNITIF Tanya 4 x 45’ 1. Modul
Mempersiapk 2. Tujuan rapat rapat dengan benar. a. Produk jawab Mengelola
an Pertemuan/ 3. Jenis-jenis rapat 2. Mendeskripsikan tujuan rapat 1. Mendeskripsikan Presentasi Essei Pertemuan
Rapat 4. Mengidentifikasi dengan benar. Pengertian Rapat Soal soal Rapat.
kebutuhan rapat 3. Mengidentifikasi jenis-jenis 2. Mendeskripsikan Sri Endang.
rapat dengan benar. Tujuan Rapat 2011. Jakarta :
4. mengidentifikasi kebutuhan 3. Mengidentifikasi jenis- Tes tertulis Kinerja Erlangga
rapat. jenis rapat Hal : 8 – 16
4. Mengidentifikasi
kebutuhan rapat 2. Pertemuan atau
b. Proses Rapat. Zahran
1. Menyusun konsep Tes Pengamatan Azalia. 2010.
undangan rapat Praktek perilaku Surakarta :
2. Menyusun konsep berkarakter Mediatama
acara rapat Hal : 5 - 10
2. Psikomotor
1. Praktek Membuat Pengamatan 2. Silabus
undangan keterampilan 3. RPP
2.Praktek Membuat sosial 4. LKS
susunan acara rapat
3. Afektif
Perilaku berkarakter
Membentuk perilaku
siswa bertanggung jawab
dan membantu teman

Keterampilan sosial
Melakukan komunikasi
kepada guru dan
temannya melalui
bertanya, berpendapat,
dan menjawab pertanyaan

ii