PENGELOLAAN RAPAT

EMALIA NOVA SUSTYORINI

FUNGSI RAPAT
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan
perusahaan
5. Sebagai sarana bernegosiasi
6. Ketentuan hukum
Macam-Macam Rapat
• Menurut tujuannya rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:
1. Rapat Penjelasan
2. Rapat Pemecahan
3. Rapat Perundingan
Rapat menurut sifatnya
• Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:
1. Rapat resmi ( formal meeting )
2. Rapat tidak resmi ( informal meeting )
3. Rapat terbuka
4. Rapat tertutup
Rapat menurut jangka waktunya
• Rapat menurut jangka waktunya dibedakan menjadi sebagai berikut:
1. Rapat mingguan
2. Rapat bulanan
3. Rapat semesteran
4. Rapat tahunan
 Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali menurut
frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:
1. Rapat rutin : rapat yang sudah ditentukan waktunya
2. Rapat insidentil : rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini
membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan
Bersama.
Rapat menurut saluran hubungan dalam
organisasi
1. Rapat vertikal : rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam
rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau
kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan.
2. Rapat Horizontal : rapat yang berlangsung antara pejabat atau
pegawai yang setingkat.
Rapat berdasarkan pelaksanaanya
1. Rapat kerja terpimpin : rapat dimana pimpinan rapat memegang
peran utama dalam pengambilan keputusan.
2. Rapat kerja terbuka : rapat dimana pimpinan tidak memegang
peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk
memberikan saran-saran positif yang dimilikinya.
Syarat-Syarat Rapat
1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Disiplin waktu
Persiapan Penyelenggaraan Rapat
1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
2. Menentukan peserta rapat
3. Membuat undangan rapat
4. Membuat daftar hadir rapat
5. Mempersiapkan bahan rapat
6. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
7. Mempersiapkan ruang rapat
8. Akomodasi
9. Transportasi
10. Konsumsi
11. Kesehatan
12. Pengecekan persiapan terakhir
Membuat agenda rapat dan susunan acara
rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan
yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan, susunan acara
rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam
agenda rapat.
Membuat Undangan Rapat
Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai
berikut:
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan
3. Mencantumkan perihal undangan rapat
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut
diselenggarakan
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut
Mempersiapkan Bahan Rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antara lain sebagai berikut:
1. Agenda rapat
2. Notula atau hasil rapat yang lalu ( apabila rapat tersebut merupakan
kelanjutan dari rapat sebelumny )
3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat ( makalah,
laporan-laporan, dan sebagainya)
Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan
rapat
1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus
2. Flip chart lengkap dengan spidol
3. LCD
4. Sound system
5. Map atau tas yang dipergunaan untuk menempatkan bahan-bahan
rapat
6. Block note dengan bulpoin
7. Name tag untuk peserta
8. Laptop atau komputer
Mempersiapkan ruang rapat
1. Cahaya penerangan
2. Ventilasi udara
3. Pengaturan tempat duduk
Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu
sebagai berikut:
a. Gaya klasikal atau kelas
b. Gaya konferensi
c. Gaya huruf U
d. Gaya workshop
Mempersiapkan ruang rapat
4. Akomodasi
5. Transportasi
6. Konsumsi
7. Kesehatan
8. Pengecekan persiapan terakhir
Fungsi Pemimpin Rapat
1. Menetapkan masalah yang akan didiskusikan
2. Mendorong partisipasi anggota kelompok
3. Mengarahkan arus informasi
4. Meminta evaluasi informasi
5. Meminta pemecahan
6. Meminta evaluasi pemecahan
7. Menjamin untuk mendiskusikan pendapat atau ide minor untuk mencapai
kepuasan semua anggota
8. Memecahkan perbedaan-perbedaan antar anggota kelompok
9. Memberikan ijin untuk melepaskan ketegangan
Karakter Pemimpin Rapat Yang Efektif
1. Memulai pertemuan tepat waktu
2. Selalu menjaga kesadaran kelompok akan tujuan dari pertemuan
3. Mengontrol jalannya diskusi dengan cara memperkecil
penyimpangan
4. Mendorong anggota kelompok yang diam untuk berpartisipasi
5. Memberikan ringkasan bila diperlukan dengan menjelaskan hal-hal
yang terjadi
6. Mengakhiri pertemuan dengan meringkaskan hal yang telah terjadi
Peranan Anggota Rapat
1. Sebagai pemberi informasi
2. Sebagai pengevaluasi informasi
3. Sebagai penanya
4. Sebagai pendengar yang simpatik
Hal-Hal Yang Perlu Dihindari Oleh Anggota
Rapat
1. Jangan selalu berusaha untuk menarik perhatian kepada diri sendiri
saja
2. Jangan selalu menentang setiap pendirian yang dikemukakan
3. Jangan menyerang rekan langsung sebagai pribadi secara licin dan
licik
4. Jangan berusaha menjadi orang yang paling berkuasa
5. Jangan menjadi pendengar yang pasif
Tipe Pemimpin Rapat
Tipe otoriter
Tipe laissez-faire
Tipe demokratif
Tipe open management
Groupthink
Yaitu: faktor keterpaduan yang berlebihan. Terjadi bila kelompok lebih
mementingkan persetujuan bersama daripada memikirkan masalah
dengan kritis.
Faktor-Faktor yang dapat mengurangi
keterpaduan
1. Jumlah anggota yang besar
2. Persaingan dalam kelompok
3. Ketidaksepakatan terhadap tujuan
Cara untuk mengatasi masalah keterpaduan
1. Ketua kelompok harus menetapkan peranan tiap anggota agar
bersikap kritis terhadap suatu hal
2. Ketua kelompok seharusnya tidak memihak pada satu orangpun
3. Menunjuk seorang anggota untuk berperan sebagai kritikus selama
proses pemecahan masalah berlangsung