TEKNIK MENYUSUN NOTULA

Pengertian Dasar Notula

Menyusun notula adalah suatu proses pangadaan laporan tertulis mengenai hasil
suatu rapat/pertemuan. Pengertian notula adalah catatan laporan singkat tentang
pembicaraan atau keputusan rapat. Penyusunan notula dapat dilakukan pada waktu
dan sesudah rapat.

Ada dua jenis notula yaitu :

Notula Harafiah

Notula harafiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat dari setiap peserta. Kegiatan notula
harafiah hanya sekedar pencatatan biasa saja. Notulis tidak berhak/tidak boleh meniadakan suatu
bagian. Contoh notula harafiah adalah laporan hasil sidang DPR/D sedangkan rapat bagi perusahaan
atau organisasi notula harafiah jarang dipergunakan.

Notula Rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Notulis harus mahir
menilai apa yang dikatakan setiap peserta rapat. Kriteria penilaian terletak pada tema dan tujuan rapat
sebagaimana telah dicantumkan dalam agenda rapat.

Notulis bukan saja mencatat pendapat para peserta, tetapi juga mengolahnya menjadi
kesimpulan. Informasi yang telah disimpulkan tersebut, kemudian disusun secara kronologis
untuk membuat laporan.
 Peran notulis harus aktif tidak boleh mencantumkan hal-hal yang tidak dibahas dalam rapat,
tetapi harus menyimpulkan secara sistematis dan kronologis serta logis, oleh sebab itu notulis
dituntut mempunyai daya konsentrasi dan daya ingat yang kuat.

Seorang notulis harus pandai memilih kata yang tepat bahasa yang efektif agar pembaca
notula mudah memahami isinya. Biasanya orang hanya ingin mengetahui yang penting-penting
saja seperti tertulis dalam notula.

Hak-hak notulis antara lain :

Sebelum Rapat

Sebelum rapat notulis berhak memperoleh informasi mengenai latar belakang materi yang akan
disajikan dalam rapat sesuai dengan agenda.

Sebelum rapat notulis sudah mempelajari semua materi, mata acara beserta lampiran-lampirannya.

Pada waktu Rapat berlangsung

 Hak notulis pada waktu rapat berlangsung adalah :

Notulis berhak meminta perumusan yang jelas mengenai tujuan dan agenda rapat dan mengetahui
tujuan yang ingin dicapai dalam rapat

Notulis berhak menerima semua dokumen yang dibagikan pada waktu rapat.

Notulis berhak mendapatkan perumusan yang baik dari semua peserta rapat oleh sebab itu notulis perlu
memperoleh gambaran yang jelas serta menyeluruh mengenai apa yang dimaksud oleh pembicara
sehingga perumusan rapat dapat menjadi bahan informasi yang dapat dipertanggung- jawabkan.

Notulis berhak duduk di samping Ketua Rapat

Notulis berhak duduk di tempat yang paling memungkinkan menangkap semua informasi secara
optimal. Tempat yang paling strategis adalah disamping Ketua Rapat.

Notulis berhak atas pembebasan dari tugas-tugas lain selama menyusun notula.

Notulis berhak mengikuti jalannya rapat tanpa diganggu. Misalnya ditugaskan mencari
dokumen, membuat photocopy sementara rapat berjalan terus akibatnya apa yang akan dicatat
menjadi terhambat.

Sesudah Rapat

Hak untuk mendapatkan waktu cukup untuk mengolah catatannya.

Notulis berhak mendapatkan waktu yang cukup untuk mengolah data pada jam kerja.
Mengolah notula sama dengan mengolah data, sehingga diperlukan konsentrasi pemikiran.

Notulis berhak, memperoleh informasi tambahan dari peserta

 Apabila ternyata terdapat informasi yang kurang, maka notulis dapat meminta informasi
tambahan dari peserta rapat setelah rapat selesai, untuk dapat memberikan penjelasan lebih
lanjut tentang apa-apa yang dikatakan dalam rapat.

B. Persyaratan Menjadi Notulis

Persyaratan untuk menjadi notulis yang profesional adalah :

Mampu melakukan dua hal sekaligus, mendengar dan menulis;

Kemampuan untuk memilih-milih bagian yang penting dan yang tidak;

Kemampuan untuk berkonsentrasi

Kemampuan menyesuaikan diri terhadap pelbagai macam situasi;

Memahami bahasa teknis dan menguasai materi pembahasan

Kemampuan mengetahui kebutuhan pembaca;

Mendengarkan dengan maksud menemukan sesuatu;

Kemampuan menulis cepat / steno

Mampu mengemukakan pikiran secara ringkas dan cepat

Menguasai metoda pencatatan;

Menguasai berbagai medota pengolahan data

Mengenal berbagai struktur rapat.

C. Fungsi Notula

Notula sebagai dokumen dan bahan bukti. Dalam beberapa hal notula dapat dipergunakan sebagai
bahan bukti di pengadilan, contoh :
 - dalam pendaftaran yayasan

- pada waktu perubahan bentuk / pembubaran perseroan atau yayasan

Notula sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat.

3. Notula sebagai landasan pertemuan berikutnya

kadang rapat berikutnya diadakan masih melanjutkan pembahasan

terdahulu, maka notula yang lalu menjadi pedoman untuk pembicaraan

berikutnya.

4. Notula sebagai alat pengingat para peserta rapat

Catatan atau tulisan hal-hal yang terpenting yang di bicarakan dalam

Rapat terdahulu dapat menjadi alat pengingat bagi para peserta rapat

berikutnya.

D. Meringkas Notula

Membuat notula hakekatnya merupakan kegiatan meringkas. Meringkas adalah mengungkap

kembali ide seseorang tanpa menyimpang dari maksudnya dalam bentuk yang lebih singkat dan padat.
Untuk membuat notula, tidak bisa langsung meringkas, karena ia berhadapan dengan bahasa lisan. Ia
harus mendengarkan terlebih dahulu, memahami gagasannya baru mencatat. Untuk mencatat secara
ringkas ia harus bisa menangkap gagasan utamanya, sedangkan “bumbu-bumbu penyedap ”,
pengulangan kata dihilangkan.

Sebelum mengurus penyelenggaraan rapat – perlu diperhatikan :

Siapa saja yang akan hadir dalam pertemuan ini

Apa topik pertemuan

Dimana dan kapan pertemuan dilaksanakan

Masalah apa sehingga pertemuan ini diselenggarakan.

Metode mengundang peserta rapat

Rapat resmi

menggunakan iklan di koran

surat undang resmi

surat melalui pos

facsimile (bila sudah mendesak waktunya)

Rapat tidak resmi

dapat menggunakan telepon

mengirim undangan dalam bentuk memo

mengirim facsimile untuk cabang-cabang perusahaan

Memeriksa agenda pertemuan

Agenda pertemuan adalah : hal-hal pokok yang harus dibicarakan dalam suatu rapat.

Contoh agenda pertemuan : - pembukaan

- evaluasi hasil rapat yang lalu

- laporan bulanan
 - pembahasan program/masalah baru

Agenda pertemuan dapa disampaikan sendiri atau bersama undangan rapat minimum 2-3 hari
sebelumnya.

Memilih tempat pertemuan & perlengkapan

dikantor atau diluar kantor, jika dikantor pertimbangkan tempat yang memadai

Peserta yang hadir dalam pertemuan :

Top executive, rapat dapat diselenggarakan diluar kantor, bila level manajer masih dapat didalam
kantor

Jumlah peserta, apakah dengan melihat peserta ruangan masih memadai – bila tidak cari alternatif lain

Fasilitas yang tersedia dalam ruang pertemuan

Penyediaan fasilitas konsumsi

Format ruang pertemuan disesuaikan dengan kebutuhan

Perkiraan anggaran biaya

Jika harus dilaksanakan diluar kantor bagaimana dengan anggaran yang tersedia.

Perlengkapan standard dalam ruangan

Microphone
White board: spidol, penghapus

Clip chart: kertas, spidol

OHP – layarnya

Slide projector

Pointer

Perlengkapan untuk peserta

Agenda pertemuan

Materi pertemuan

Daftar absensi

Note book, pulpen

Menentukan waktu istirahat

Untuk pertemuan 1 hari kerja ( 09.00 s/d 17.00)

Diberikan 1 x rehat kopi (coffee break)

1 x istirahat makan siang

usahakan pada saat istirahat, peserta tidak berada dalam ruang yang sama, agar tidak jenuh dengan
situasi dan suasana ruang tsb.

Untuk pertemuan sangat panjang misal : beberapa hari, berikan waktu istirahat yang cukup lama misal :
2 x rehat kopi dan 1 x makan siang.

Buatlah check list untuk pemeriksaan akhir penyelenggaraan rapat :

Peserta pertemuan ( undangan, informasi lain)

Tempat pertemuan dan perlengkapannya

Tempat menginap (jika dilakukan diluar kota)

Materi pertemuan

Konsumsi dan penyusunan menu

Transportasi (bila ada)

Persiapan anda sebagai notulis

Persiapkan buku steno (block note)

Alat perekam : beteri dan kaset

Mengirim catata-catatan hasil rapat sehingga peserta memiliki bukti konkret.