Pembuatan Notula Rapat

1. Susunan Notula
Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena
masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka di bawah ini ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada saat menyusun notula:
a. Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu
dilaksanakan secara berkala.
b. Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut
ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ….. sampai
selesai.
c. Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.
d. Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan
namanya. Misalnya Saudara Wahyu mengemukakan bahwa ……., maka ketua
menyetujui usulan tersebut dan …..
e. Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik
ditulis jumlahnya, misalnya yang setuju ……. orang dan yang tidak setuju ……
orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengacungkan tangan saja,
tidak peril berbicara.
f. Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya,
diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua rapat tersebut.
g. Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat
rapat berlangsung.
2. Teknik Menyusun Notula
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun notula adalah sebagai berikut:
a. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun
rapat. Misalnya: Rapat Pengurung Karang Taruna Maret 2007.
b. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
c. Susunan notula lengkap: dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat.
d. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu
disebutkan namanya, misalnya Ibu Wahyu memberikan usulan tentang acara akhir
tahun.
e. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap.
f. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula.
3. Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Pembuatan Notula
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula, yaitu sebagai berikut:
a. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.
b. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis.
 c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan.
d. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian
informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa
keputusan.
e. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.
4. Sistematika Notula Rapat
Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi,
atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang notulis,
yang akan dilaporkan oleh ketua kegiatan, dan akan dipertanggungjawabkan suatu saat
pada seluruh anggota atau peserta acara. Notulen adalah naskah dinas yang membuat
catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai
dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.
Notulen sekurang-kurangnya berisi:
a. Tujuan kegiatan.
b. Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan.
c. Saran dan keputusan dalam kegiatan.
d. Waktu pelaksanaan.
e. Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.
Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti
bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agar notulen
dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.
a. Kepala notulen
Kepala notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam
penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas:
1) Nama atau tema yang akan dibahas
2) Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3) Waktu (jam) pelaksanaan acara
4) Tempat pelaksanaan acara
5) Acara saat berlangsung
6) Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu ketua dan wakil ketua, sekretaris,
notulis, peserta.
b. Isi notulen
Isi notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa
hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.
Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan
matematis dalam notulen tersebut. Adapun susunan sistematika dalam penulisan
notulen sebagai berikut.
1) Kata pembukaan.
2) Pembahasan.
3) Pembacaan keputusan dari hasil.
4) Waktu (jam) penutupan.
 c. Bagian akhir notulen
Bagian akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal
yang berada di akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir,
pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah:
1) Nama Jabatan
2) Tanda tangan
3) Nama pejabat, pangkat, dan NIP
d. Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang
dianggap penting terhadap pertanggungjawaban acara yang dilaksanakan.
Berikut adalah penjelasan tentang penandatangan:
1) Notulen yang ditandatangani oleh pejabat dilingkungan secretariat daerah dibuat
dalam kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas secretariat.
2) Notulen yang ditandatangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat
dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan
organisasi yang bersangkutan.
3) Notulen ditandangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris, dan notula.

Contoh notulen 1:
NOTULEN RAPAT ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA 2 WONOSOBO

Hari dan Tanggal : Sabtu, 20 Mei 2018

Waktu : Pukul 09.00-12.00 WIB
Materi Rapat : Rencana penyelenggaraan seminar penyuluhan bahaya virus
zika
Pemimpin rapat : Laga Biru Kelana sebagai Ketua OSIS SMA 2 Wonosobo
Notulis : Siska Lusyana
Jumlah peserta : Hadir : 50 orang, Tidak Hadir : -
Susunan acara : 1. Pembukaan
Acara pembukaan kegiatan seminar di buka oleh Ketua
Osis
2. Pembahasan

Di bahas mengenai beberapa dampak terjadinya virus Zika,

penyebab hingga cara menanggulanginya.
 3. Penutup
Dianjurkan untuk selalu menjaga kebersihan diri dan
lingkungan dengan baik agar terhindar dari nyamuk.
Pokok pembahasan : 1. Tujuan diadaknnya acara seminar
2. Waktu berlangsungnya seminar
3. Peserta seminar
4. Biaya penyelenggaraan seminar
5. Pembicara seminar
6. Pembentukan panitia penyelenggara seminar
Hasil pembahasan : 1. Kegiatan seminar bertujuan untuk mengantisipasi bahaya
virus zika yang dapat berakibat fatal untuk kesehatan
bahkan kematian.
2. Kegiatan seminar diselenggarakan pada hari Sabtu, 15 Mei
2016
3. Peserta seminar merupakan pelajar dan mahasiswa
4. Biaya operasional acara di dapat dari anggaran OSIS dalam
bidang kesenian dan sponsor
5. Pembicara seminar merupakan Dokter spesialis darah Dr.
Budi Utomo dari Fakultas Kedokteran Universitas
Indonesia.
6. Panitia penyelenggara seminar diketuai oleh Faizal Amru.
Lain-lain : Diadakan pula acara donor darah
Penutup : Kegiatan seminar mengenai virus zika diakhiri pada pukul
12.00 WIB

Wonosobo, 20 Mei 2018

Pemimpin Rapat Notulis Rapat

Laga Siska
Laga Biru Kelana Siska Lusyana
Contoh Noutla 2
NOTULA
RAPAT KOORDINASI MANAJEMEN STIE TRIGUNA
BOGOR

Hari, Tanggal : Rabu, 20 Agustus 2014

Tempat : Ruang Sidang Triguna Bogor
Waktu Rapat : Jam 09-00-12.00 WIB
Hadir : 1. Bpk. Agus Goenawan, Ketua STIE Triguna Bogor
2. Bpk. Ginting, Pembantu Ketua I
3. Bpk. Sugeng, Pembantu Ketua II
4. Bpk. Gerald, Pembantu Ketua III
5. Ibu Ellya, Direktur Pemasaran
6. Bpk. Henry, Manager Training
7. Ibu Siska, Kepala BKK
8. Bpk. Philips, Kepala Lab. Komputer
9. Ibu Ira, Sekretaris Pimpinan
Berhalangan : Ibu Marlina, Kepala Biro Administrasi Umum
Pemimpin Rapat : Bpk. Agus Goenawam, Ketua STIE, Triguna Bogor
Notulis : Hergina Dwi Jayanti
Agenda Rapat dan Keputusan Rapat
1. Pengangkatan Asisten Pemasaran
Bapak Henry melaporkan bahwa Nn. Layla telah menyatakan kesediaannya menjabat
sebagai asisten pemasaran terhitung mulai Senin, 1 September mendatang.
2. Pengangkatan Asisten Laboratorium Komputer
Setelah dibahas, disetujui Bpk. Simanjuntak diterima sebagai asisten laboratorium
komputer, dan Bpk. Henry diinstruksikan untuk mengangkatnya terhitung 25 Agustus
2014.
3. Penawaran harga dari Prima Computer
Diketahui oleh sidang bahwa penawaran harga dari Prima Computer untuk LCD
projector 1500 Ansi Lumens adalah US 1,250 dan pihak STIE Triguna Bogor akan
meminta penawaran lain sebagai bahan pertimbangan Bpk. Philips diminta untuk
mendapatkan penawaran dari beberapa perusahaan lain, laporannya agar segera diberikan
kepada ketua.
4. Program training PT Global Bogor
Dikemukakan kepada sidang oleh Ibu Ellya, adanya permintaan training masalah
manajemen dari PT Global Bogor.
Ditugaskan kepada Bapak Henry untuk mengadakan survey kebutuhan konsumen
terlebih dahulu. Disetujui untuk menunda keputusan mengenai program training yang
akan ditawarkan sebagai rapat manajemen STIE Triguna Bogor yang berikutnya. Ibu
Ellya diminta bekerja sama dengan Bapak Henry untuk memberikan laporan lengkap.
5. Rencana mendirikan koperasi karyawan
Setelah diadakan pembahasan yang mendalam, disetujui agar direktur personali:
a. Membahas secara mendalam kemungkinan mendirikan koperasi karyawan dengan
para wakil karyawan.
b. Menyampaikan kepada para wakil karyawan bahwa manajemen STIE Triguna Bogor
pada prinsipnya tidak berkeberatan didirikannya koperasi karyawan.
c. Melaporkan hasil pembicaraan kepada para wakil karyawan kepada rapat manajemen
STIE Triguna Bogor berikutnya.
6. Lain-lain
a. Ibu Siska mengusulkan agar Bpk. Rudiana diangkat sebagai asisten utama BAAK.
Ibu Siska diminta untuk menyusun laporan lengkap mengenai Bpk. Rudiana supaya
dapat dipertimbangkan dalam rapat STIE Triguna Bogor berikutnya.
b. Bpk. Philips melaporkan, ia mendapatkan penawaran fasilitas dan akomodasi gratis
Training Direct Selling di Singapura.
c. Disetujui bahwa rapat berikutnya akan diselenggarakan pada 8 September 2014, Jam
13.00 di ruang sidang Triguna Bogor.

Rapat ditutup tepat pada jam 12.00 WIB.

Bogor, 20 Agustus 2014

Mengetahui dan mengesahkan,

Agus
Herfina
Agoes Gunawan Herfina Dwi Jayanti
Ketua Notulis