PERENCANAAN

KEBUTUHAN Devi Santika

SARANA DAN XII OTKP 2

PRASARANA
PENGERTIAN PERENCANAAN
KEBUTUHAN SARANA DAN
PRASARANA
Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan
secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian).
Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses
perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi
sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah
distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil
guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk
disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.
PROSEDUR PERENCANAAN
KEBUTUHAN SARANA DAN
PRASARANA
A. Menganalisis kebutuhan

B. Menginventarisasi saran dan prasarana yang ada

C. Mengadakan seleksi

D. Menyediakan dana

E. Memberikan wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan

prasarana
Menurut Djati Juliatriarsa (1998) dalam bukunya Manajemen Umum, menyebutkan
lima syarat perencanaan yang baik, diantaranya yaitu:

1. Berdasarkan alternate
2. Realistisve
3. Ekonomis
4. Fleksibel
5. Rencana harus dilandasi partisipasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana
kantor, antara lain :

1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang
tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang
memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu
2. Standarisasi dan perincian benda
3. Pembelian benda perbekalan
4. Pengiriman barang
SPESIFIKASI BARANG YANG
PERLU DIRENCANAKAN
a.        Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1.     Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2.     Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3.     Menyusun rencana pengadaan barang
b. Barang tak habis pakai
1. Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai
dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan
yang masih ada
2. Memperkirakan biaya perlengkapan
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
4. Menyusun rencana pengadaan tahunan
c. Barang tidak bergerak
1)  Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a)   Menyusun rencana pengadaan tanah
b)   Mengadakan survei untuk menentukan
lokasi tanah
c)   Mengadakan survei terhadap adanya
sarana jalan
d)   Mengadakan survei harga dilokasi
e)  Mengajukan rencana anggaran kepada
satuan organisasi yang ditetapkan baik di
daerah maupun pusat, dengan melampirkan
data yang disusun dari hasil survey
2)  Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a)   Mengadakan survei tentang keperluan
bangunan
b)   Mengadakan perhitungan luas bangunan
c)   Menyusun rencana anggaran biaya
d)  Menyusun tahapan rencana anggaran
yang disesuaikan dengan rencana tahapan
pelaksanaan secara teknis, serta
memperkirakan anggaran yang disediakan
dengan memperhatikan skala prioritas