Anda di halaman 1dari 4

Nama : Indri Apriani

Kelas :XII-OTKP 2

TUGAS LK TOPIK 1

Perencanaan serta Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor


A. Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor


Definisi perencanaan menurut para ahli sebagai berikut:
a. Roger A. Kauffman
Roger A. Kauffman mengemukakan bahwa perencanaan merupakan proses
penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai serta menetapkan jalan dan
sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan seefisien dan seefektif
mungkin.
b. Sondang P. Siagian
Sondang P. Siagian mendefinisikan perencanaan sebagai suatu keseluruhan proses
perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang
akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Berdasarkan definisi perencanaan sebagai suatu keseluruhan proses perkiraan dan


penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Penentuan kebutuhan
sarana dan prasarana harus melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran,
serta penyelesaian sarana dan prasarana.

Patokan dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasaran perkantoran, yaitu


sebagai berikut:
1. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
terdedia sebelumnya.
2. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor yang diajukan oleh
setiap unit kerja dan/atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan kantor.
3. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan kantor untuk periode tertentu.
4. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia.
Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua
kebutuhan tersebut maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan
perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap
perlengkapan yang dibutuhkan.
5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan
dana atau anggaran yang tersedia. Apabila melebihi anggaran yang tersedia
maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
6. Penetapan rencana pengadaan akhir. Perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana tidak mudah karena harus dilaksanakan secara sistematis, rinci, dan
teliti berdasarkan informasi yang relistis dengan kondisi organisasi.
Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor perlu melibatkan semua
pihak yang memahami kebutuhan organisasi, tersedia, serta harga pasar.

2. Tujuan dan Manfaat Prencanaan Sarana dan Prasarana Kantor


a. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana
Perencanaan sarana dan Prasarana kantor dibuat dengan tujuan sebagai berikut:
1. Menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan
2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya.
b. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor
Manfaat perencanaan sarana dan prasarana kantor, diantaranya sebagai berikut:
1. Membantu dalam menentukan tujuan.
2. Sebagai pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan.
3. Sebagai bahan pengendalian dan penilaian agar kegiatan berjalan dengan
efektif dan efesien.
4. Sebagai peletak dasar-dasar dan menetapkan langkah-langakah.
5. Menghilangkan ketidakpastian dalam perencanaan sarana dan prasarana
kantor.

3. Unsur-unsur yang telibat dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana


Supaya Pemenuhan tuntutan peralatan kantor sesuai dengan kebutuhan maka dalam
kegiatan perencanaan perlu mengikutsertakan beberapa unsur dari pihak yang terkait,
yaitu sebagai berikut:
1. Kepala divisi
2. Kepala Unit
3. Kepala TU
4. Bendahara
5. Pengurus Perlengkapan lainnya

4. Syarat-Syarat Penyusunan Perencanaan Sarana dan Prasarana


a. Perencanaan harus jelas.
b. Didasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan phak-pihak yang
terlibat dalam perencanaan.
c. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor harus dipandang sebagai
bagian integral dari usaha peningkatan kualitas pekerjaan.

5. Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor


a. Analisis Kebutuhan kuantitatif
b. Analisis kebutuhan kualitatif

6. Pengusulan atau penentuan kebutuhan sarana dan prasarana


Pengusulan atau penentuan kebutuhan sarana dan prasarana perkantoran
berdasarkan kepentingannya,  dilaksanakan dengan beberapa sistematika, yaitu
sebagai berikut:
a. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak
       1. Perencanaan pengadaan barang habis pakai
       2. Perencanaan pengadaan barang tidak habis pakai
b. Perencanaan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak
c. Pengusulan atau Penentun Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak
1. Syarat Syarat Prabot Kantor
2. Syarat-Syarat Perlengkapan Kantor
d. Pengusulan atau Penentuan Perencanaan Pengadaan Barang Tidak Bergerak
1. Tanah
2. Bangunan

7. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana


Prosedur Perencanaan sarana dan prasarana dilakukan melalui beberapa tahapan,
yaitu sebagai berikut:
a. Identiikasi dan Analisis  Kebutuhan Kantor
b. Inventarisasi Sarana dan Prasarana yang ada
c. Mengadakan Seleksi
1. Menyusun konsep program
2. Pendataan

B. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Kebutuhan Pengadaan Sarana dan Prasarana


Pengadaan kebutuhan sarana dan prasarana dilaksanakan sebagai penunjang
kesuksessan pelaksanaan tugas perkantoran. Ada beberapa langkah yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan pelaksanana kantor, diantaranya sebagai berikut :
a. Mengetik surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang
b. Petugas melakukan pemeriksaan terhadap persediaan atau stok barang di gudang.
c. Surat permohonan atau daftar permintaan barang diserahkan ke bendahara kantor
d. Meminta persetujuan pimpinan atau kepala
e. Jika surat sudah disetujui, surat tersebut kemudian diserahkan ke bagian logistik
untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
f. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.
g. Apabila barang sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah
terima barang dan penerimaan barang.
h. Sesudah barang dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan
ke bagian atau unit kantor yang membutuhkan.

2. Asas-Asas Pengadaan Sarana dan Prasaran Kantor


Asas diartikan sebagai prinsip dasar yang digunakan sebagai acuan berpikir.  Ada
beberapa asas yang diperhatikan dalam pengadaan sarana dan prasarana
perkantoran, diantaranya :
a. Standarisasi
b. Kemampuan dan kelayakan
c. Fleksibilitas kegunaan dan biaya
d. Harga dan penawaran modal
e. Pekerjaan dan kegiatan
f. Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat
g. Nilai keindahan (estetika)

3. Fungsi Seleksi Perbekalan dalam Pengadaan Sarana dan Prasarana.


Pada Sebuah Perkantoran dalam hal kegiatan pengadaan sarana dan prasarana
perkantoran terdapat seksi perbekalan yang memiliki fungsi sebagai berikut :
a. Melakukan penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah
maupun mutu
b. Membuat standardisasi dan perincian benda
c. Melakukan pembelian benda atau perlengkapan kerja
d. Melakukan pengiriman barang 

4. Prosedur Pengadaan sarana dan Prasarana Kantor


Pelaksanaan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana kantor harus memperhatikan:
a. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional
b. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku
c. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
d. Menentukan jenis, kualitas, dan kuantitas perlengkapan yang di perlukan
e. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
f. Menghapus perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur
g. Menyimpan dan merawat perlengkapan  
Adapun Prosedur pengadaan sarana dan prasarana perkantoran sebagai berikut :
1. Pelaksanaan prosedur pengadaan barang habis pakai
2. Pelaksanaan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai
3. Cara Penanganan peralatan atau perbekalan kantor
a. Penerimaan barang
b. Penyimpanan barang
c. Pencatatan barang
d. Pengeluaran barang

Anda mungkin juga menyukai