Perencanaan serta Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
A. Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
1. Pengertian Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor
Definisi perencanaan menurut para ahli sebagai berikut: a. Roger A. Kauffman Roger A. Kauffman mengemukakan bahwa perencanaan merupakan proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai serta menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan seefisien dan seefektif mungkin. b. Sondang P. Siagian Sondang P. Siagian mendefinisikan perencanaan sebagai suatu keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Berdasarkan definisi perencanaan sebagai suatu keseluruhan proses perkiraan dan
penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Penentuan kebutuhan sarana dan prasarana harus melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran, serta penyelesaian sarana dan prasarana.
Patokan dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasaran perkantoran, yaitu
sebagai berikut: 1. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang terdedia sebelumnya. 2. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor yang diajukan oleh setiap unit kerja dan/atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan kantor. 3. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan kantor untuk periode tertentu. 4. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia. Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan tersebut maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan. 5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia. Apabila melebihi anggaran yang tersedia maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas. 6. Penetapan rencana pengadaan akhir. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana tidak mudah karena harus dilaksanakan secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi yang relistis dengan kondisi organisasi. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor perlu melibatkan semua pihak yang memahami kebutuhan organisasi, tersedia, serta harga pasar.
2. Tujuan dan Manfaat Prencanaan Sarana dan Prasarana Kantor
a. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Perencanaan sarana dan Prasarana kantor dibuat dengan tujuan sebagai berikut: 1. Menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan 2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya. b. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor Manfaat perencanaan sarana dan prasarana kantor, diantaranya sebagai berikut: 1. Membantu dalam menentukan tujuan. 2. Sebagai pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan. 3. Sebagai bahan pengendalian dan penilaian agar kegiatan berjalan dengan efektif dan efesien. 4. Sebagai peletak dasar-dasar dan menetapkan langkah-langakah. 5. Menghilangkan ketidakpastian dalam perencanaan sarana dan prasarana kantor.
3. Unsur-unsur yang telibat dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana
Supaya Pemenuhan tuntutan peralatan kantor sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikutsertakan beberapa unsur dari pihak yang terkait, yaitu sebagai berikut: 1. Kepala divisi 2. Kepala Unit 3. Kepala TU 4. Bendahara 5. Pengurus Perlengkapan lainnya
4. Syarat-Syarat Penyusunan Perencanaan Sarana dan Prasarana
a. Perencanaan harus jelas. b. Didasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan phak-pihak yang terlibat dalam perencanaan. c. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas pekerjaan.
5. Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
a. Analisis Kebutuhan kuantitatif b. Analisis kebutuhan kualitatif
6. Pengusulan atau penentuan kebutuhan sarana dan prasarana
Pengusulan atau penentuan kebutuhan sarana dan prasarana perkantoran berdasarkan kepentingannya, dilaksanakan dengan beberapa sistematika, yaitu sebagai berikut: a. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak 1. Perencanaan pengadaan barang habis pakai 2. Perencanaan pengadaan barang tidak habis pakai b. Perencanaan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak c. Pengusulan atau Penentun Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak 1. Syarat Syarat Prabot Kantor 2. Syarat-Syarat Perlengkapan Kantor d. Pengusulan atau Penentuan Perencanaan Pengadaan Barang Tidak Bergerak 1. Tanah 2. Bangunan
7. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana
Prosedur Perencanaan sarana dan prasarana dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu sebagai berikut: a. Identiikasi dan Analisis Kebutuhan Kantor b. Inventarisasi Sarana dan Prasarana yang ada c. Mengadakan Seleksi 1. Menyusun konsep program 2. Pendataan
B. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
1. Pengertian Kebutuhan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Pengadaan kebutuhan sarana dan prasarana dilaksanakan sebagai penunjang kesuksessan pelaksanaan tugas perkantoran. Ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam pengadaan pelaksanana kantor, diantaranya sebagai berikut : a. Mengetik surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang b. Petugas melakukan pemeriksaan terhadap persediaan atau stok barang di gudang. c. Surat permohonan atau daftar permintaan barang diserahkan ke bendahara kantor d. Meminta persetujuan pimpinan atau kepala e. Jika surat sudah disetujui, surat tersebut kemudian diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan. f. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu. g. Apabila barang sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang. h. Sesudah barang dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit kantor yang membutuhkan.
2. Asas-Asas Pengadaan Sarana dan Prasaran Kantor
Asas diartikan sebagai prinsip dasar yang digunakan sebagai acuan berpikir. Ada beberapa asas yang diperhatikan dalam pengadaan sarana dan prasarana perkantoran, diantaranya : a. Standarisasi b. Kemampuan dan kelayakan c. Fleksibilitas kegunaan dan biaya d. Harga dan penawaran modal e. Pekerjaan dan kegiatan f. Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat g. Nilai keindahan (estetika)
3. Fungsi Seleksi Perbekalan dalam Pengadaan Sarana dan Prasarana.
Pada Sebuah Perkantoran dalam hal kegiatan pengadaan sarana dan prasarana perkantoran terdapat seksi perbekalan yang memiliki fungsi sebagai berikut : a. Melakukan penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu b. Membuat standardisasi dan perincian benda c. Melakukan pembelian benda atau perlengkapan kerja d. Melakukan pengiriman barang
4. Prosedur Pengadaan sarana dan Prasarana Kantor
Pelaksanaan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana kantor harus memperhatikan: a. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional b. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku c. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan d. Menentukan jenis, kualitas, dan kuantitas perlengkapan yang di perlukan e. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor f. Menghapus perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur g. Menyimpan dan merawat perlengkapan Adapun Prosedur pengadaan sarana dan prasarana perkantoran sebagai berikut : 1. Pelaksanaan prosedur pengadaan barang habis pakai 2. Pelaksanaan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai 3. Cara Penanganan peralatan atau perbekalan kantor a. Penerimaan barang b. Penyimpanan barang c. Pencatatan barang d. Pengeluaran barang