Menerapkan

Penerimaan,
Penyimpanan,
dan Penyaluran
Sarana dan
Prasarana
Penerimaan Sarana
dan Prasarana

Pengertian Penerimaan (Receiving)

Kegiatan penerimaan adalah

penerimaan barang atau jasa
secara fisik dari suatu perusahan,
pabrik, atau distributor yang
sesuai dengan persyaratan
penanganan barangnya.
Dalam penerimaan barang
sarana dan prasarana kantor,
Anda perlu memperhatikan acun
dasar dari penerimaan barang
tersebut, antara lain sebagai
berikut.
 ●
1. Prinsip penerimaan barang

Fisik barang 2.Secara fisik barang dapat dilihat, dirasa dan diraba
●

●
3.Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi barang
4. Tanggal kedaluarsa barang, nomor dan kode produksi
yang diterima
●

●
5. Kuantitas barang yang dihitung berdasarkan dokumen
pemesanan

Dokumentasi ●
1.Dokumen pengiriman ( Delivery note/DN )
2.Dokumen pemesanan (Delivery Order/DO
Penerimaan
●

dan Purchase Order/ PO )

Barang 3. dokumen Pengemasan (packing List)
●

Penanganan ●
1. Tangani barang sesuai dengan siklus
hidupnya
penerimaan ●
2. Gunakan peralatan yang sesuai
brarang ●
3. Paham aturan keselamatannya
2). Langkah-langkah Pencatatan Penerimaan Barang
a. Pada saat barang tiba, petugas penerima secara melakukan
pemeriksaan, baik secara fisik maupun administratif.
b. Apabila sudah cocok, petugas penerima membuat berita
acara pemeriksaan dn bukti penerimaan barang.
c. Setelah selesai dibuat, bukti penerimaan tersebut
ditandatangani, baik oleh pengantar barang maupun
penerima barang.
d. Selanjutnya pada bagian gudang atau penerima dari
instansi tersebut harus melakukan:
1. Pencatatan data barang-barang tersebut (jenis, jumlah, asal)
2. Pencatatan barang ke dalam buku persediaan barang atau inventaris
barang
3. Penyimpanan ditempat yang tersedia atau gudang
4. Pembuatan laporan kepada atasan dan instansi fungsiaonal baik
triwulan, tahunan, maupun insidental tentang baang yang tersimpan
digudang.
3). Formulir Penerimaan Barang
Petugas penerimaan harus mempunyai peralatan yang lengkap untuk
memperlancar pekerjaan dan agar barang yang diterima dapat segera
disimpan ke gudang.
Untuk membuat formulir kosong, petugas dapat menggunakan
plikasi Microsoft Access. Berikut adalah tata cara membuat formulir
kosong dengan Microsoft Access.
a. Buat table LPB ( Laporan Penerimaan Barang )
b. Buat detail dari table LPB
c. Buat formulir laporan penerimaan barang dengan menggunakan
wizard yang datanya diambil dari beberapa table LPB, detail LPB,
supplier, dnn barang
d. Tambahandetail barnag yang harus dilengkapi dalam penerimaan
barang.
Penyimpanan Sarana
dan Prasarana

1. Pengertian Penyimpanan ( saving )

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha dalam
penyelenggaraan dan pengaturan sarana dan prasarana sebuah
perusahaan.
2. Asas Penyimpanan
a. Asas FIFO
FIFO adalah akronim untuk Frist In, Frist Out ( pertama masuk ,
pertama keluar ). FIFO berhubungan dengan cara mengatur dan
memanipulasi data relatif terhadap waktu dan prioritas.
b. Asas FEFO
FEFO ( Frist ExpiredbFrist Out ) adlalah metode yang digunakan
dengan melihat maasa kadaluwarsaproduk yang terdekat, yang harus
dikeluarkan terlebih dahulu .
 3. Sistem pergudangan
a. Pengertian gudang dan pergudangan
Menurut J. Warman ( 2004 ), gudang adalah sebuah
bangunan permanen yang digunakan untuk penyimpan
barang.Sedangkan pergudngan adalah kegiatan penyimpanan barang
dalam gudang
b. Jenis gudang
1. gudang umum ( Public warehous )
2. gudang khusus ( Private warehous )
4. Proses penyimpanan
a. Menerima barang yang diserahkan oleh dapartemen penerimaan
barang yang dilampiri dokumen pengiriman (delivery slip) sesuai
dengan permintaan (additional stok request).
b. Memeriksa, mengitung, dan menanyakan letak barang dalam gedung
yang disesuaikan dengan kepentingan kemudahan arus masuk dan keluar
barang terssebut digudang.
 sehingga mudah dibaca dan diketahui.
●

Kartu stock digunakan untuk mencatat

semua arus persediaan barang dalam
c. Membuat kartu stock gudang yang disiapkan oleh bagian
(bim card) dan semua gudang dan untuk mencetak npersedian
jenid barang barang pada rak yang ada pada
dapartemen cost control . Informasi
barang yang terdapat dalam krtu stock
harus sesuai dengvan barang yang ada.
Penyaluran Sarana
dan Prasarana

1. Pengertian penyaluran ( Distributing )

Penyaluran sarana dan prasarana kantor merupakan kegiatan
pemindahan alat dan penunjang penyelenggaraan kegiatan kantor
dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit unit yang
membutukan secara sistematis agar dapat diketahui dan dikontrol
secara pribadi.
2. Fungsi dan Tujuan sarana dan prasarana
menurut Swastha (2003)
a. Menjembatani antara produsen dan konsumen
b. Saluran distribusi memberikan fungsi fungsi tambahan atas fungsi
pemasaran, misalnya penjualan kredit.
c. Saluran distribusi ikut serta dalam penetapan harga
d. Saluran distribusi aktif dalam promosi
 e. Melalui sarana distribusi, konsumen dapat membeli barang
dan jasa yang dibutuhkan
f. Saluran distribusi dapat menurunkan dana dan biaya
g. Saluran distrribusi sebagai komunikator antara produsen
dan konsumen
h. Saluran distribusi memberi jaminan aset barang atau jasa
kepada konsumen
i. Saluran distribusi memberikan pelayanan tambahan kepada
konsumen
3. Asas penyaluran sarana dan prasarana
1. Ketepatan jenis dan spesifiksi logistik
2. Ketepatan nilai llogistik
3. Ketepatan jumlah logistik
4. Ketepatan waktu
5. Ketepatan tempat penyampaian
6. Ketepatan kondisi logistik
4. Tugas Anggota vpenyaluran sarana dan prasarana
1 Penelitin
2 Promosi
3 Kontrak
4 Penyelaras
5 Negosiasi
6 Distribusi fisik
7 Pembiayaan
8 Pengambilan risiko
5. Moda Transportasi penyaluran sarana dan prasarana
1. Transportasi darat (truk)
2. Transportasi darat (kereta api)
3. Transportasi udara
4. Transportasi air
 6. Proses penyaluran sarana

Penyusun ●
●

●
●

●
Penerimaan barang
Waktu penyerahan barang
Jenis barang

an alokasi
●

●
● Kegunaan/keperluan barang

Pengirim ●
●

●
●

●
Cara pengiriman
Pemuatan
Pengangkutan

an barang
●

●
● Pembongkaran