7. Proses Penyaluran
Serangkaian kegiatan penyaluran perbekalan dimulai dari:
Kegiatan penelitian terhadap surat permintaan pengadaan perbekalan dan hasil keputusan
pengadaan kebutuhan perbekalan dari pejabat yang berwenang. Pada tahap kegiatan ini dapat
diketahui secara pasti perbekalanperbekalan yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang
membutuhkan perbekalan tertentu.
Langkah berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik akan barang-barang yang telah
disetujui untuk diserahkan kepada unit peminta barang dengan cara mengambil dan
mengelompokkan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang
membutuhkan. Pada tahap kegiatan ini juga penting dilakukan pengecekan kembali terhadap
perbekalan yang akan disalurkan dengan cara membandingkan daftar barang yang ada dalam
surat permintaan barang dan yang telah disetujui dengan barang yang telah diambil dan
dikelompokkan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi barang, jumlahnya, nilainya, dan
kondisinya.
Tindakan berikutnya adalah membawa perbekalan-perbekalan tersebut untuk diletakkan pada
tempat khusus yang merupakan tempat persiapan penyerahan perbekalan kepada unit kerja
yang membutuhkan.
Setelah itu, dilakukan persiapan administratif untuk penyerahan barang.
Tahap akhir dari kegiatan penyaluran perbekalan adalah penyerahan perbekalan kepada unit
kerja yang membutuhkan. Berkaitan dengan kegiatan penyerahan perbekalan ini bisa
dilakukan dengan cara unit kerja yang membutuhkan perbekalan mengambil ke unit penyalur,
mau¬pun unit penyalur menyampaikan ke tempat unit pengguna (user) yang telah melakukan
pemesanan. Dalam penyerahan perbekalan kepada unit kerja tersebut harus disertakan surat
penyerahan barang, dan surat tersebut harus ditandatangani pihak yang menyetujui, yang
menyerahkan, dan yang menerima barang. Surat ini penting karena selain sebagai bukti bahwa
unit kerja tertentu telah menerima kebutuhan perbekalannya, juga penting bagi unit penyalur
perbekalan, atau secara lebih khusus bagi petugas penyalur perbekalan karena surat ini dapat
dijadikan sebagai instrumen pertanggungiawaban atas tugas dan wewenang yang telah
dilimpahkan kepadanya.