gMata Pelajaran : Administrasi Transaksi

Kelas : XI BDP
Kompetensi Dasar : Menganalisis Alur Transaksi
Hari / Tanggal : Senin/ 10 Agustus 2020
Materi :

B. Alur Transaksi Pembelian

1. Pengertian Transaksi Pembelian
Adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang/ jasa dengan imbalan sejumlah uang
berdasarkan kesepakatan dari pembeli dan penjual.

2. Alur Transaksi Pembelian

Permintaan dari Bagian Penjualan/ Bagian Produksi

Intuitif Penelitian Pasar Menghitung Stok Barang

Melakukan Survey Pasar

Menentukan Pemasok

Membuat Surat Pesanan

Membuat Surat Perjanjian

Menerima Barang

Mengecek Barang

Melakukan Pembayaran

Keterangan:
a. Permintaan dari Bagian Penjualan
Dalam membuat laporan permintaan barang, bagian penjualan/ bagian produksi menggunakan
3 metode berikut:
1) Intuitif (bagian penjual/ bagian produksi menentukan barang yang harus dibeli dengan cara
memprediksi. Contoh: perusahaan dapat memprediksi bahwa kebutuhan biskuit kaleng dan
sirup pada bulan puasa akan meningkat)
2) Penelitian Pasar (merupakan suatu metode penentuan kebutuhan barang dengan
melakukan penelitian secara langsung kepada konsumen. Contoh: perusahaan minyak
goreng membuat kuesioner melalui media massa kemudian hasilnya dapat menunjukkan
informasi mengenai jenis dan ukuran minyak goreng yang paling diminati konsumen)
3) Perhitungan Stok Barang (metode perhitungan stok barang didasarkan pada hasil laporan
dari bagian gudang kemudian mencatat jenis barang yang harus dibeli dengan membuat
laporan permintaan barang kepada bagian pembelian barang)
 Contoh 1 Surat Permintaan Pembelian

               
PT. KIRANI TUNGGAL
Jl. Muhammad Yamin No. 22a Surakarta
Tlp. 0271 65245 Fax. 1271 65255
               
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
   
  Tanggal: 10 Agustus 2020  
   
Dari bagian : Produksi  
Tanggal
diperlukan : 15 Agustus 2020  
Diperlukan untuk : Penyelesaian order 001  
Dikirim ke : Bagian gudang  
   
Ukuran/ Jumlah Harga
  No Jenis Barang Tipe Barang Satuan Keterangan  
Mesin Cuci 2 TW- Rp.
1 5 Unit -
  Tabung Sanken 7969DAS 1.540.000,-  
Lemari Es 2 Pintu Rp.
2 NR B25BF 4 Unit -
  Panasonic 3.800.000,-  
   
  Kepala Bagian Gudang  
ttd.
   
  Difa Dirgantara  
               
 b. Melakukan Survey Pasar
Dilakukan dalam rangka menentukan pemasok yang tepat bagi perusahaan. Survey dapat
dilakukan dengan berbagai cara, seperti memasang iklan dimedia cetak dan media elektronik,
serta mendatangi pemasok secara langsung.

c. Menentukan Pemasok
Surat penawaran yang diterima dari para pemasok digunakan sebagai bahan pertimbangan
untuk memilih pemasok. Pertimbangan dalam memilih pemasok dapat dilihat dari: kualitas
barang yang ditawarkan, harga, syarat pembayaran dan layanan purna jual.

Contoh 2 Surat Permintaan Penawaran Harga

               
PT. KIRANI TUNGGAL
Jl. Muhammad Yamin No. 22a Surakarta
Tlp. 0271 65245 Fax. 1271 65255
               
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
   
Nomor : 12/PH/V/2020  
Kepada  
Yth. PT Putra MPM  
Jl. Madusari No. 60  
Sragen  
   
  Dengan hormat,  
  Kami harap Saudara memberikan penawaran harga untuk barang-barang berikut:  
Ukuran/ Jumlah Harga
  No Jenis Barang Tipe Barang Satuan Keterangan  
Mesin Cuci 2 TW-
1 5 Unit   -
  Tabung Sanken 7969DAS  
2 Lemari Es 2 Pintu NR B25BF 4 Unit   -
  Panasonic  
   
  Surakarta, 10 Agustus 2020  
  Kepala Bagian Pembelian  
ttd.
   
  Difa Dirgantara  
               
 Contoh 3 Surat Penawaran

PT JAYA ELEKTRONIK
Jl. Gajah Mada No.150 Semarang
Tlp. 0271 44567
   
SURAT PENAWARAN
   
  Semarang, 10 Agustus 2020
Perihal : Penawaran Barang  
Lampiran : 2 (dua) berkas  
   
Kepada Yth.  
Toko Elektronik Sanjaya  
Jl. Gatot Subroto No. 15 Semarang  
   
Dengan hormat,  
  Sehubungan dengan surat permintaan penawaran barang yang telah saudara kirim kepada kami
bersama surat ini kami menawarkan barang-barang yang tersedia pada perusahaan kami. Untuk lebih
jelasnya, kami lampirkan hal-hal berikut sebagai penunjang penawaran kami pada Toko Elektronik
Sanjaya.  
1. Katalog rincian barang dan harga  
2. Cara pembelian dan pembayaran  
  Demikian surat penawaran dari kami, atas perhatian dan kerja samanya kami
ucapkan terimakasih.  
  Hormat kami  
  Manajer Pemasaran  
  PT Jaya Elektronik  
   
ttd.
   
  Haryati, SE  
               
 d. Mengirimkan Surat Pesanan
Setelah perusahaan telah menentukan pemasok yang memberikan penawaran paling
menguntungkan langkah selanjutnya adalah membuat surat pesanan dan dikirimkan kepada
pemasok.

e. Membuat Surat Perjanjian

Surat perjanjian jual beli yang ditandatangani kedua pihak dapat menjadi bukti tertulis tentang
kesepakatan untuk mengadakan jual beli antara perusahaan dan pemasok. Surat perjanjian
dibuat untuk pembelian secara kredit.

Contoh 4 Surat Order Pembelian (Purchase Order/ PO)

PT KIRANI TUNGGAL
Jl. Muhammad Yamin No.22 A Surakarta
Telp. 0271 65476 Fax. 0271 65432
   
SURAT ORDER PEMBELIAN
   
No. PO : 0705  
Mohon saudara kirim pesanan dari perusahaan kami berupa:  
N
o Nama Barang Jumlah Disc Harga/unit Total Harga
Mesin Cuci 2 Tabung
1 5 unit 0,00% Rp.1.540.000,- Rp.7.700.000,-
Sanken TW-7969DAS

2 Lemari Es 2 Pintu 4 unit 10% Rp.3.800.000,- Rp.13.680.000,-

Panasonic N B25BF
  Bruto Rp.21.380.000-
  Netto Rp.21.380.000-
   
Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 12 Agustus 2020. Pembayaran
akan kami transfer melalui rekening Bank Nusa satu minggu setelah barang kami terima.
   
  Surakarta, 10 Aguus 2020
  Bagian Pembelian
 
ttd
 
  Ardiyan Akmal
           
 Contoh 5 Surat Pesanan
CV KENCANA JAYA
Jl. MT. Haryono No.700 Semarang
Telp. 0271 87654 Fax. 0271 89754
   
SURAT PESANAN
   
No: 199/PO/KJ/VII/2020 Semarang, 16 Agustus 2020
   
Kepada Yth.  
Direktur PT Cipta Niaga  
Jl. Gajah Mada No.175
Semarang  
   
Dengan hormat,  
Sesuai dengan surat penawaran saudara No. 123/LN/VII/2020 tanggal 10 Agustus 2020, dengan ini
kami ingin memesan barang-barang berikut:  
1. 5 unit Mesin Cuci Tipe 550
@Rp.1.650.000,00 Rp 8.250.000,00  
2. 11 unit Lemari Es Toshiba
@Rp.900.000,00 Rp. 9.900.000,00  
  Rp.18.150.000,00  
   
Pembayaran akan kami lakukan setelah barang sampai digudang kami. Atas perhatian saudara,
kami ucapkan terima kasih.  
   
  Hormat kami,
 
ttd
 
  Bayu Krisna
  Pimpinan
           
 f. Menerima Barang
Setelah mengirimkan surat pesanan/ purchase order kepada pemasok, perusahaan akan
menerima sejumlah barang yang telah dipesan dari pemasok.

Contoh 6 Bukti Penerimaan Barang

AMANDA ELECTRO
Jl. Kemukus Raya No. 7 Semarang
   
Penerimaan Barang
No: 75/PB/AE/IX/2020
   
Kepada Yth.  
PT KIRANI TUNGGAL  
Jl. Muhammad Yamin No.22a Semarang  
   
N
o No PB Nama Barang Jumlah Satuan

1 675 Mesin Cuci 2 Tabung Sanken TW- 5 Unit

7969DAS

2 675 Lemari Es 2 Pintu Panasonic NR 4 Unit

B25BF
  Total 9 Unit
   
Surakarta, 10 Agustus
  2020
  Penerima, Pengirim
 
ttd ttd
 
  Hida Shinta
         
*Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima diperiksa.
 g. Cek Barang
Hal penting yang harus dilakukan perusahaan setelah menerima barang dari pemasok adalah
meneliti kesesuaian antara barang yang dipesan (surat pesanan) dengan barang yang dikirim
oleh pemasok. Jika setelah di cek terdapat ketidaksesuaian, barang akan diretur dan pembeli
akan membuat bukti pengambilan (retur) barang.

h. Pembayaran
Perusahaan melakukan pembayaran setelah barang diterima. Pembayaran dapat dilakukan
dengan menggunakan uang tunai (cash), cek, atau giru sesuai dengan surat perjanjian jual beli
yang disepakati.

Contoh 7 Bukti Pengeluaran Kas

           
PT KIRANI TUNGGAL
Jl. Muhammad Yamin No.22A Surakarta
Telp. 0271 65245 Fax. 1271 65255
   
BUKTI PENGELUARAN KAS
   
  Nomor BKK : 5551
  Tanggal : 13 Agustus 2020
  No. Cek : CP-145
Dibayarkan Kepada : Tuan Hendra  
Jumlah Uang : Rp.18.150.000,00  
  (Delapan belas juta seratus lima puluh ribu rupiah)  
Untuk : Pembayaran pelunasan hutang  
   
Disetujui, Dibuat, Dibayar,
Kepala Bagian
Bagian Keuangan Bagian Kasir
Keuangan
ttd ttd ttd

Naufal Difa Naura Difa Dirgantara