Mata Pelajaran : OTK Sarana dan Prasarana

Kelas : XII OTKP

Kompetensi Dasar : Menerapkan Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Hari / Tanggal : Senin / 10 Agustus 2020
Materi :

6. Sistem Pengadaan
a. Sistem sentralisasi
Yaitu cara pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu
unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organi sasi hanya
dilayani oleh satu unit kerja. Bagian tertentu.
Kelebihan penggunaan sistem sentralisasi :
 Dapat megurangi harga persatuan karena biasanya sistem ini melakukan pengadaan/
pembelian dalam partai besar sehingga diberikan potongan harga oleh penjual
 Dapat mengurangi biaya tambahan
 Dapat mendukung program standarisasi dan sistempertukaran logistik antar bagian
Kekurangan penggunaan sistem sentralisasi:
 Kebutuhan yang mendesak dari satu unit tertentu dimungkinkan tidak cepat dilayani dan
dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit-
unit kerja yang lain
 Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit-unit kerja sebagai pengguna
dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan
b. Sistem desentralisasi
Yaitu sistempengadaan perbekalan dimana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan
pada masing-masing unit kerja.
Kelebihan penggunaan sistem desentralisasi:
 Kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai
dengan kebutuhan
 Menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui
persis akan spesifikasi kebutuhannya
Kekurangan penggunaan sistem desentralisasi
 Adanya kecenderungan masing-masing unit kerja untuk memiliki perbekalan baru padahal
perbekalan yang ada masih berdaya guna
 Terdapat bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran dan tipenya
sehingga tidak mendukung program standarisasi dan normalisasi
 Biaya per satuan barang relatif lebih besar karena dalam sistem ini pembelian dilakukan
dalam partai kecil sehingga jumlah potongan harga yang diberikan penjual relatif kecil
 Biaya tambahan relatif lebih besar
c. Sistem campuran
Merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem
sentralisasi dan desentralisasi. Apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa
unit kerja pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila
kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk satu unit kerja pengadaan perbekalan dilakukan
dengan sistem desentralisasi.

7. Ketentuan Pengadaan
Persyaratan administratif bagi calon rekanan/penyedia barang/jasa yang perlu ditetapkan dalam
Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS), adalah: 
a. Syarat Umum meliputi:  
1)    Surat penawaran 
2)    Harga penawaran 
3)    Surat jaminan bank 
4)    Jadwal kegiatan pelelangan 
5)    Penentuan pemenang 
b. Persyaratan administrasi yang perlu dicantumkan dalam RKS mencakup:  
1) Surat perintah kerja (SPK), diterbitkan setelah masa sanggah dilampaui. 
2) Surat perjanjian kerja atau kontrak, ditetapkan pula ketentuan-ketentuan di dalam RKS 
 3) Jangka waktu penyelesaian proyek/pekerjaan, harus dicantumkan berapa hari kalender
dihitung sejak ditetapkan SPK 
4) Jaminan penawaran harus jelas kedudukanya, artinya jika pekerjaan tidak selesai dapat
dicairkan menjadi milik negara. 
5) Jaminan pelaksanaan, biasanya sesuai dengan masa kontrak 
6) Pengawasan dan pemeriksaan pekerjaan
7) Penyerahan pekerjaan, khusus untuk pekerjaan bangunan penyerahan dilakukan dalam dua
tahap; tahap pertama jika pekerjaan selesai 100%, dan tahap kedua penyerahan setelah
masa perawatan selesai (biasanya 3 bulan) 
8) Keterlambatan penyerahan pekerjaan, keterlambatan penyerahan dalam keadaan normal
maka rekanan akan dikenakan denda 1 permil perhari.
9) Risiko kenaikan harga, jika terjadi perubahan nilai harga barang atau harga borongan dapat
saja terjadi karena adanya perubahan kondisi ekonomi. Tetapi untuk penyiapan RKS hal itu
harus sudah diantisipasi sehingga jika terjadi kenaikan harga selama pelaksanaan proyek
tidak bolehmerugikan negara. Hal ini sudah menjadi tanggung jawab pemborong. 
10) Force Majeure adalah suatu keadaan sebagai akibat dari kejadian di luar kekuasaan
kontraktor baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya terjadi gempa bumi, banjir, angin
topan, kebakaran, kekeringan, akibat kebijakan pemerintah bidang moneter (sanering,
devaluasi) 

8. Etika Pengadaan sarana dan Prasarana

Para pihak yang terkait dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus mematuhi etika sebagai
berikut: 
a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran,
kelancaran dan kecepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa. 
b. Bekerja secara profesional dan mandiri, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan
barang/jasa yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah terjadinya
penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa. 
c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat terjadinya
persaingan tidak sehat. 
d. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan
kesepakatan tertulis para pihak. 
e. Menghindari serta mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait,
baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa. 
f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam
pengadaan barang/jasa. 
g. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau kolusi dengan tujuan untuk
keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung
merugikan negara. 
h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima
hadiah, imbalan, komisi, rabat dan berupa apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui
atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.