Angka Kecermatan dan Angka Pemakaian dalam Kearsipan

Untuk meningkatakan kinerja petugas kearsipan maka biasanya petugas mengadakan jadwal
penyusutan arsip secara berkala.
Penyusutan arsip ini dilakukan untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang
betuk betul masih dibutuhkan, bukanlah dokumen dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi
atau habis jangka waktu pakainya.
Dua indicator tersebut menjadi hal yang sangan mendasar untuk melakukan kegiatan penyusutan
arsip. Yaitu :
1) Angka kecermatan yang sudah sangat tinggi
Angka kecermatan yang sudah terlalu tinggi apabila angka kecermatan arsip terlalu tinggi
apabila >= 3%
2) Angka pemakaian arsip yang terlalu rendah
Dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 15%
Rumus angka kecermatan

 Apabila angka kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik
 Apabila angka kecermatan = 3% berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berapa pada titik batas
 Apabila angka kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih
lanjut.
 Jadi apabila angka kecermatan arsip menunjukan persentase yang semain tinggi, berarti
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika
kecermatan menunjukan presentase yang semakin rendah, berarti sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik
Kasus
Dalam satu periode kearsipan terjadi permintaan arsip sebanyak 358 lembar/kali. Namun, arsip
yang mampu ditemukan oleh petugas hanya 321 lembar/kali. Hitunglah angka kecermatannya!
358 – 321 = 37 (jumlah arsip yang tidak ditemukan)
37 / 358 x 100% = 10.3% (angka kecermatan tidak baik. Karena >3%)
Kasus
Perusahaan memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746 lembar. Sepanjang 1 periode
kearsipan terjadi peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip yang berbeda. Hitunglah angka
pemakaiannya!
Realita menunjukkan bahwa sebenarnya banyak koleksi arsip yang kita simpan hanyalah sampah
belaka. Bukanlah dokumen yang memang dibutuhkan. Wajib segera diadakan penyusutan arsip.
Tujuan penyusutan arsip :
1. Agar file aktif dapat dipergunakn dengan baik, lancer, tidak terkecoh oleh adanya records
yang kurang diperlukan.
2. Agar file aktif lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancer dalam filing dan
findingnya
3. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record baru yang
deras datangnya, karena file aktif hanya berisikan records yang selalu diperlukan
4. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan dan
dirawat di tempat, perabot, alat alat yang lebih murah, dan tidak megganggu ruang tempat
bekerja.
5. Agar segera bisa ditentukan nasib records selanjutnya, disimpan sebagai arsip. Diawetkan
(dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional atau bahkan dimusnahkan.
Jenis dan Macam Cara Pemindahan Arsip
Ada dua jenis cara pemindahan warkat, yaitu :
1. Berkala
2. Berulang – ulang