SISTEM NOMOR

Sistem nomor (numeric filing system) adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan atau subjek.
Sistem nomor ini sering disebut juga sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system).
adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan
kode angka/nomor.
Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.
1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.
Unsur Unsur Sistem Nomor
1. File Utama
Untuk penyimpanan yang memerlukan map, maka terdapat dua macam map yang
digunakan, yaitu Map Campuran dan Map Individu
 Map Campuran: jumlah warkatnya kurang dari lima
 Map Individu : jumlah warkatnya lima atau lebih
Gambar Map Campuran dan Map Individu

Buku Nomor
Buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden (nama)
dalam sistem file nomor
Buku ini hanya dipergunakan untuk menulis nomor dari file yang jumlahnya lima atau lebih
Nomor-nomor pada buku nomor sesungguhnya adalah pengganti dari kode C
Contoh halaman pada buku nomor:
 NOMOR
TANGGAL INDEKS NAMA
FILE
12-01-09 Benny Tengker 200
10-02-09 Yayasan Trubus Ind. 201
03-05-09 PT. Akrindo Utama 202
09-03-09 ASMI Extension 203
11-06-09 Sekretariat ASEAN 204
05-07-09 LEIDA MUIN 205
08-08-09 PT. Astra Internasional 206

Penunjuk Silang (Cross Refference)

Lembar petunjuk silang mencatat tempat lain dimana informasi dapat ditemukan
Fungsinya sama seperti kartu indeks, yaitu menunjukan nomor file dari dokumen yang dicari
Gambar:

Prosedur Penyimpanan
Memeriksa :
 Memeriksa apakah file benar-benar sudah harus disimpan
 Biasanya ditandai dengan tanda perintah “simpan” atau “file” yang lazim disebut realese
mark atau slip disposisi yang ditempelkan pada surat
Mengindeks
 Penyimpanan dengan map gantung:
1) Kartu Indeks belum ada
2) Kartu Indeks sudah ada, tetapi berkode C
3) Kartu Indeks sudah ada dan bernomor
 Penyimpanan dengan map ordner:
1) Kartu Indeks belum ada
2) Kartu Indeks sudah ada
 Penyimpanan dengan kotak:
Langsung dibuatkan kartu indeksnya dengan nomor yang diambil dari buku nomor
Mengkode
Setelah memeriksa indeks, maka kodenya ditulis pada warkat yang bersangkutan, ada dua
kemungkinan kode yang ditulis, yaitu:
 Kode C
 Kode Nomor
Menyortir
 Dilakukan bila warkat yang disimpan sudah berjumlah banyak
 Tujuannya untukmemudahkan petugas pengarsipan dalam melakukan penyimpanan
warkat

Menempatkan
 Dibutuhkan ketelitian yang lebih dalam proses ini
 Kesalahan dalam proses ini akan menyebabkan file “hilang” yang akan menyulitkan
dalam proses penemuan kembali jika sewaktu-waktu file dibutuhkan
Prosedur Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Nomor

Susunan Penyimpanan
 Sistem Berurut atau Serial : Warkat yang jumlahnya kurang dari 10.000 (5 digit)
 Sistem Digit : Warkat yang jumlahnya > 10.000. terminal digit dan middle digit.
Sistem Berurut atau Serial
 Merupakan sistem numerik yang paling sederhana
 Arsip disusun berdasarkan nomor dari urutan terkecil sampai terbesar
 Cocok untuk:
1) Perusahaan asuransi yang menyimpan arsip menurut nomor polis
2) Badan kesejahteraan sosial yang menyimpan arsip menurut nomor kasus.
3) Perusahaan bangunan yang berkutat dengan nomor kontrak atau nomor surat
perintah kerja, nomor stok dan suku cadang.
4) Arsitek yang menggunakan nomor kontrak bagi pelanggan sehingga arsitek
memperoleh informasi yang lengkap sesuai dengan kontrak.
5) Bengkel automobil
6) Berusahaan real estate yang membuat daftar properti menurut kode nomor dan
kode ini disesuaikan dengan kategori harga.
7) Kantor pengacara.
Keuntungan dan Kerugian sistem Berurut atau Serial
Keuntungan :
1) Menghemat waktu, tenaga,dan uang
 2) Mudah digunakan
3) Penyimpanan dan temubalik mudah dilakukan
4) Perluasan berkas mudah dilakukan dan tanpa batas
5) Transfer arsip inaktif mudah dilakukan
6) Folder yang salah jajar dapat ditemukan dengan mudah
Kerugian :
1) Pembuatan nomor dan penyalinan nomor dan angka yang tidak tertulis sulit dideteksi
2) Pemberkasan numerik merupakan metode tidak langsung
3) Bila berkas numerik semakin besar maka semakin sulit mengingatnya sehingga terjadi
peluang kesalahan pemberkasan
Sistem Terminal Digit
 Semua record dicatat dalam buku arsip yang fungsinya kurang lebih sama dengan buku
agenda
 Buku Arsip antara lain mencatat:
1) Tanggal penyimpanan surat
2) Nomor urut
3) Caption
4) Nomor surat kalau ada
5) Perihal (pokok surat)
6) Keterangan kalau diperlukan
 Nomor surat yang dicatat dalam buku arsip tidak dimulai dari angka 1, tetapi dimulai
dengan angka nol (0) sampai dengan 9
 Dikenal istilah unit, yaitu kode tempat dimana arsip disimpan dan dapat dicari.
Keuntungan dan Kerugian Sistem Terminal Digit
Keuntungan :
1) Error yang terjadi lebih sedikit daripada sistem penomoran urut
2) Besarnya berkas arsip tidak mempengaruhi sistem
3) Pemilahan berkas dapat dilakukan lebih cepat, lebih mudah, dan lebih cermat
4) Dalam berkas yang besar, seorang arsiparis ditugaskan pada seksi tertentu dan
bertanggung jawab atas seksi tersebut. Dengan demikian tercipta tanggung jawab yang
efektif
Kerugian :
1) Memerlukan pelatihan khusus
2) Menghentikan sistem digit terminal memerlukan waktu lebih panjang
3) Sebuah warkat yang salah tempat sulit ditemukan karena kesamaan nomor
Penjelasan Kode Nomor Pada Sistem Terminal Digit

Sistem Middle Digit

Sistem Nomor menurut Melviy Dewey

 Diciptakan oleh pustakawan Amerika, Melviy Dewey
 Dikenal dengan Universal Decimal Classification (UDC)
 Pola klasifikasi Dewey disebut persepuluhan karena ilmu pengetahuan dibagi menjadi 10
masalah pokok utama (main classes)
 Setiap main classes dibagi menjadi 10 divisi
 Setiap divisi dibagi menjadi 10 seksi
 Oleh karena sistem Dewey disebut sistem persepuluhan.
 Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap
tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10
masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah
terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus
benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.

 000-099 Karya Umum/General Sciences

 100-199 Filsafat/Philosophy
  200-299 Agama/Religion
 300-399 Ilmu-ilmu Sosial/Social Sciences
 400-499 Bahasa/Philology
 500-599 Ilmu-ilmu Murni/Pure Sciences
 600- 699 Ilmu-ilmu Terapan/Applied Sciences.
 700-799 Kesenian dan Olah Raga/Arts.
 800- 899 Kesusastraan/Literature
 900- 999 Sejarah dan geografi/History.

 Dalam perusahaan sistem ini dipakai untuk membagi klasifikasi subjek akan
dipergunakan untuk pedoman penyelenggaraan penataan warkat.
 Setiap pokok persoalan diberi kode nomor sehingga akan diperoleh suatu daftar nomor
yang mewakili subjek-subjek dalam klasifikasi tersebut
 Kode nomor pada sistem ini mewakili main subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.

 Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap
tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja oeh karenanya sering disebut sistem
persepuluhan.
1) Masalah utama terdiri dari 10 masalah.
2) Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah.
3) Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah.
 Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua
masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.

 000-099 Organisasi
 100-199 Kepegawaian
 200-299 Keuangan
 300-399 Laporan
 400-499 Pajak
 500-599 Pendidikan dan Pelatihan
 600- 699 Produksi.
 700-799 Pemasaran
 800- 899 Permodalan
 900- 999 Aset-aset.
Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey

Masalah Utama Sub Masalah Sub Sub-Masalah

           

000 Organisasi    
 100 Kepegawaian 100 Upah  
  110 Cuti 110 Cuti Melahirkan
  --- 111 Cuti Sakit
    112 Cuti Tahunan
    ---
200 Keuangan 200 Penjualan  

--- 210 Penggajian  

  220 Pajak 220 Pajak Kendaraan

  --- 221 Pajak Penjualan

    222 Pajak Pendapatan

    ---

Penyimpanan warkat menurut sistem filing nomor Dewey adalah sebagai berikut :
Mula-mula bacalah warkat dengan teliti, sehingga akan diperoleh pengertian sampai dengan
subyek sekecil-kecilnya. Garis bawahi bagian warkat yang merupakan inti dari permasalahan.
Berilah kemudian kode sesuai dengan subyek yang telah tersedia dalam daftar indeks.
Ambillah kartu indeks, catatlah semua permasalahan yang perlu dicatat dalam daftar indeks
dengan teliti dan tulisan jelas. Dianjurkan agar pengisian kartu indeks dengan mesin tik.
Hal yang dicatat dalam kartu indeks antara lain :
1) caption/judul
2) pokok perihal (subyek)
3) tanggal
4) nomor
5) nomor kode penyimpanan
6) lain yang perlu.
Setelah di-kode, maka warkat diklasifikasikan sesuai dengan kode subyek yang sudah ditetapkan
dengan nomor kodenya juga.
Susun menurut nomor urut kode, kemudian tetapkan di laci apa warkat harus disimpandan folder
mana harus dimasukkan.