Administrasi Umum

1
MATERI DI SEMESTER 2 2

1. Menerapkan Penataan Surat dan Dokumen

2. Penggunaan Peralatan Kantor Dalam Kegiatan
Administrasi
3. Penataan Ruang Kerja Kantor
4. Komunikasi Di Tempat Kerja
5. Pencatatan Keuangan Sederhana
6. Mengevaluasi Kegiatan Administrasi Kantor
 BAB 7
MENERAPKAN
PENATAAN SURAT
DAN DOKUMEN
3

3.7 Menerapkan Penataan

Surat/Dokumen
4.7 Melakukan Penataan
Surat/Dokumen Sesuai Sistem
yang Berlaku
Dokumen Yang Kalian Miliki 4

• Kandungan  Catatan Pemeriksaan/Buku Kontrol

• Lahir  surat kelahiran, akta kelahiran, Kartu
Keluarga
• Balita  Buku Kontrol
• Sekolah  ijazah, kartu pelajar
• Remaja 17 tahun  KTP, SIM
• Kerja  surat keterangan kerja
• Menikah  buku nikah
• Pensiun  surat keterangan pension
• Meninggal  Surat kematian
PENGERTIAN SISTEM
PENYIMPANAN 5

• Sistem penyimpanan adalah sistem

pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi
penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.
MANFAAT SISTEM PENYIMPANAN
ARSIP 6

• Arsip dapat tertata dengan rapi

• Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak
banyak tumpukan kertas yang memenuhi ruangan
• Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat
terpelihara
• Mudah dalam perawatan
• Mudah mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan
• Mudah dalam penyusutannya, karena dapat
diketahui mana arsip yang memang sudah layak
untuk dibuang dan mana yang tidak
MACAM-MACAM SISTEM
PENYIMPANAN 7

1. Sistem Abjad (alphabetical filing system)  sistem

penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokkan nama
orang/badan/organisasi
2. Sistem Subjek (subjectical filing system)  sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan masalah/subjek/perihal pada isi
surat
3. Sistem Tanggal (chronological filing system)  sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan tahun, bulan, tanggal arsip dibuat
MACAM-MACAM SISTEM
PENYIMPANAN 8

4. Sistem Wilayah (geographical filing system) 

sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan
menurut nama tempat
5. Sistem Nomor (numerical filing system)  sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun menggunakan kode angka/nomor
Tahapan Penyimpanan Arsip 9

1. Memeriksa surat/berkas
2. Mengindeks surat/berkas
3. Mengode surat/berkas
4. Menyortir surat
5. Menempatkan surat
 ,

SISTEM ABJAD (alphabetical filing system) 10

Klasifikasi sistem abjad ada beberapa macam

1.Nama Orang 2 Huruf Depan
Caption
2.Nama Badan/Perusahaan/Instansi
3.Nama Organisasi Unit 1, Unit 2 (Unit 3)

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Caption Kode

K.H. Abdullah Gymnastiar Gymnastiar Abdullah (K.H.) Gymnastiar, Gy
Abdullah (K.H.)

Nama Belakang Nama Depan &

Nama SIngkatan
Nama Tengah
 Coba Mengerjakan 11

No Nama/Judul Unit 1 Unit 2 Unit 3 Caption Kode

1 Teuku Umar

2 Ny. Dewi
Kuncoro, S.H.
3 Hotel Ambara

4 Toko 28

5 Kabupaton
Boyolali
6 Universitas
Lampung
Peralatan dan Perlengkapan
Penyimpanan Sistem Abjad 12

• Filling Cabinet/Laci  Laci dibutuhkan

sebanyak 26 laci dengan kode A-Z. 13 Laci
dengan kode A-B sampai Y-Z.
• Guide/Pembatas  26 guide, yg diberi kode A-
Z
• Hanging Folder/Map  surat yang diberi kode
misalnya Aa, Ab, Ac, dan seterusnya
SISTEM SUBJEK (subjectical filing system) 13

• Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip berdasarkan
pengelompokan nama masalah/subjek pada isi
surat. Isi surat sering disebut perihal, pokok
masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.
• Sebelum melakukan penyimpanan dengan
menggunakan sistem subjek, seorang arsiparis
harus menentukan masalah-masalah apa yang
pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-
surat setiap harinya.
 ,

SISTEM SUBJEK (subjectical filing system) 14

Klasifikasi sistem subjek berdasarkan tingkatan

Unit 1 : Masalah Utama
Unit 2 : Sub Masalah
Unit 3 : Sub-Sub Masalah
15
Peralatan dan Perlengkapan
Penyimpanan Sistem Subjek 16

• Filling Cabinet/Laci  Sebanyak jumlah

masalah utama (misal: 10 masalah utama, 10
laci)
• Guide/Pembatas  Sebanyak jumlah sub
masalah
• Hanging Folder/Map  sebanyak jumlah sub-
sub masalah
Sistem Tanggal (chronological
filing system) 17

• Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan

arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal
arsip dibuat.
• Sistem ini dipergunakan untuk surat-surat
yang disusun berdasarkan urutan tanggal dari
datangnya surat tersebut.
• Surat-surat yang datang lebih akhir
ditempatkan pada yang paling depan, tanpa
melihat masalah atau perisal surat atau
bahan.
Sistem Tanggal (chronological
filing system) 18

• Filling Cabinet/Laci  Tahun (1 Laci),

• Guide/Pembatas  12 Bulan (12 pembatas,
Januari s.d Desember)
• Hanging Folder/Map  365 hari atau 366 hari
(365 folder atau 366 folder)
Sistem Tanggal (chronological
filing system) 19
Sistem Wilayah (geographical
filing system) 20

• klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah. 

• Pembagian wilayah ini dapat mengikuti pembagian
wilayah pemerintahan seperti ;propinsi/daerah
tingkat 1,kota/kabupaten daerah tingkat 2, dan
seterusnya.
• Pada sistem ini , surat masuk maupun keluar yang
alamatnya dalam satu wilayah yang sama dengan
suatu surat atau wakrat lainnya, dapat disimpan
dalam bersama-sama satu berkas atau
tempat penyimpanan
 Unit 1 Unit 2 Unit 3
Kode Masalah
Sub Masalah Sub-Sub Masalah
Utama
21
Kecamatan
Sukarame
Bandar
Kecamatan Kedaton
Lampung
Kecamatan Tanjung
LPG Lampung Karang
Bakauheni
Lampung
Kalianda
Selatan
Natar
Masalah Utama : Provinsi
Sub Masalah : Kota/Kabupaten Perlengkapan dan Peralatan
Sub-Sub Masalah : Kecamatan
1.Filling Cabinet/Laci
2.Guide/Pembatas
3.Hanging Folder
Sistem Nomor (numerical filing
system) 22

• Sistem nomor dalah sistem penyimpanan

arsip dengan menggunakan kode
angka/nomor.
• Sistem penyimpanan arsip menggunakan
nomor banyak digunakan oleh banyak
kantor/perusahaan, contohnya adalah
• Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
• Perbankan : Nomor Rekening
• PLN : Nomor Rekening Listrik
Sistem Nomor (numerical filing
system) 23

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan

nomor terdiri dari :
•Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan
Nomor Dewey
•Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan
Nomor Seri (Urut)
•Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan
Nomor Terminal Digit
 Sistem Nomor (numerical filing
system) 24

• Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan

Nomor Dewey
• Contoh : 1 2 3 4
Kode Laci
Kode Guide
Kode Hanging Folder
Kode Surat

Laci ke-2 (100)

Guide ke-3 (120) 100
Hanging Folder ke- 4 (123) 200
Surat ke-5 (123.4)
Sistem Nomor (numerical filing
system) 25

• Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor

Seri (Urut)
• Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan
seterusnya.
• Pada sistem ini setiap koresponden diberi
nomor kode sesuai dengan urutan yang
berada pada buku nomor.
 Sistem Nomor (numerical filing
system) 26
• Contoh klasifikasi nomor Seri
Filling Cabinet/Laci Guide/Pembatas Hanging Folder
1
2
1 – 10
3
… dst
1 – 100
11
12
11 - 20
13
… dst
 Sistem Nomor (numerical filing
system) 27

• Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit

• Contoh : 1 2 3 4
2 angka paling belakang  kode laci & Guide
1 angka di depannya  kode hanging folder
1 angka sisanya  kode surat

Laci ke-4 (30-39)

Guide ke-5 (34)
Hanging Folder ke- 3 (34/2)
Surat ke-2 10-19
20-29