Anda di halaman 1dari 40

DOKUMEN NEGARA Paket

UJIAN NASIONAL
TAHUN PELAJARAN 2017/2018

SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan


Program Keahlian : Manajemen Perkantoran
Kode : 6063
Alokasi Waktu : 18 jam
Bentuk Soal : Penugasan Perorangan

I. PETUNJUK UMUM

A. Anda adalah Staf Pegawai Ibu Kamila Cynthia Inara, M.Sc. Beliau menjabat
sebagai Direktris PT. Mandala Store, sebuah perusahaan retail yang beralamat di Jl.
Raya Serang No. 26. Balaraja Tangerang. Telp/Fax 021-5950058. Alamat email:
mandalastore@gmail.co.id., dan alamat website: www.mandalastore.co.id.

B. Soal ujian praktek terdiri 8 pekerjaan:


1. Mengetik kecepatan
2. Membuat surat
3. Membuat notulen rapat
4. Mengelola kearsipan
5. Mengelola dana kas kecil
6. Mencari informasi melalui internet
7. Membuat bahan presentasi
8. Menangani komunikasi melalui telepon

C. Bacalah setiap item soal dengan cermat


D. Periksa seluruh kelengkapan soal, jika tidak lengkap atau rusak segera melapor
kepada pengawas ujian
E. Tuliskan nama Anda pada setiap hasil pekerjaan
F. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pegawas ujian

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-1/40
II. SOAL

Soal 1: Mengetik Kecepatan

1. Petunjuk pengerjaan
a. Jika kantor Anda memiliki program komputer dan ter-install aplikasi Typing
Master maka gunakan fasilitas tersebut. Namun jika tidak ada, dapat diketik
dengan Microsoft Word.
b. Ketiklah naskah pemanasan dan naskah tes selama 5 menit.
c. Hasil pengetikan dicetak, kemudian diserahkan kepada penguji.
d. Ketiklah Nama Anda pada hasil pekerjaan yang sudah selesai.
e. Bila ada masalah dengan alat atau soal, tanyakan kepada panitia ujian atau penguji.

2. Peralatan dan bahan yang dipergunakan


a. Komputer yang ter-instal Typing Master dan Microsoft Word
b. Printer
c. Stapler kecil
d. Stopwatch (untuk penguji)
e. Kertas HVS A4

3. Alur kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan
b. Latihan pemanasan dilakukan secara bersama-sama dipandu oleh penguji
c. Mengetik kecepatan dilakukan secara bersama-sama, yang dipandu oleh penguji
d. Setelah selesai hasilnya di cetak dan diserahkan pada penguji
e. Gunakan jarak 1.2 spasi
f. Font Times New Roman
g. Font size 12

4. Aspek yang dinilai


a. Kecepatan mengetik antara 150 s.d 200 epm
b. Ketelitian mencapai 95 %
c. Cara mengetik 10 jari
d. Posisi duduk

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-2/40
NASKAH PEMANASAN MENGETIK KECEPATAN

Mutu dalam Kamus Besar Bahsa Indonesia (KBBI) sama dengan “kualitas”, yang
berarti ukuran baik buruk suatu benda. Oleh karena itu mutu adalah syarat yang harus
diutamakan, sebab mutu akan menguntungkan dan memberi kepuasan bagi yang
bersangkutan dan bagi banyak pihak.
Konsep tentang mutu banyak dikemukan oleh para ahli, diantaranya Crosby dan
Juran yang mengemukakan bahwa mutu berfokus pada perancangan produk dan layanan
untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Mereka menyatakan bahwa
mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mengembangkan pedoman kualitas adalah
cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Meskipun untuk mengukur kualitas atau
mengidentifikasi atribut kualitas produk untuk pelayanan seringkali sulit. Definisi dari
Deming memberikan ruang untuk variasi kualitas. Oleh karena itu harus dilakukan
penjaminan tingkat keseragaman dan ketergantungan, dalam upaya meminimalkan
variasi kualitas.
Kajian tentang mutu telah lama dikenal di dunia bisnis, menyusul kemudian dalam
dunia pemerintahan dan birokrasinya, kemudian berlanjut pada bidang pendidikan.
Konsep-konsep manajemen mutu secara prinsip telah banyak berlaku dan diberlakukan
dalam bidang pendidikan, misalnya dalam hal: penerimaan calon siswa dan seleksi
untuk penerimaan siswa, penetapan kurikulum dan rencana pembelajaran,
pengorganisasian bahan atau isi kegiatan belajar mengajar, pengangkatan dan penugasan
guru dan tenaga kependidikan lain, penyusunan metode belajar mengajar, pemilihan dan
penggunaan alat bantu belajar mengajar, asesmen atau penilaian hasil belajar siswa, dan
penetapan anggaran biaya dan pendapatan, sekaligus dengan penyesuaian-
penyesuaiannya yang dianggap relevan. (Achmad Sanusi, 2013:125).
Sekaitan dengan mutu dalam dunia pendidikan, Syaiful Sagala (2013:169)
menyebutkan bahwa mutu berkenaan dengan penilaian bagaimana suatu produk
memenuhi kriteria, standar atau kriteria tertentu. Dalam dunia pendidikan, standar ini
dirumuskan melalui hasil belajar yang dapat diukur secara kualitatif dan kuantitatif.
Peraturan pemerintah yang mengatur hasil belajar adalah Permendikbud No. 20 tahun
2016 tentang Standar Kompetensi Lulusan Pendidikan Dasar dan Menengah, yang
menyebutkan bahwa Standar Kompetensi Lulusan adalah kriteria mengenai kualifikasi
kemampuan lulusan yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan.
Dalam Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
pada penjelasan Pasal 35 ayat 1 disebutkan bahwa kompetensi lulusan merupakan
kualifikasi kemampuan lulusan yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan
sesuai dengan standar nasional yang telah disepakati. Dengan demikian, mutu
kompetensi siswa merupakan tingkat kesesuaian kemampuan siswa dengan Standar
Kompetensi Lulusan (SKL) yang mencakup sikap, pengetahuan dan keterampilan, yang
telah disepakati dalam Standar Nasional Pendidikan (SNP).

o0o

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-3/40
NASKAH UJIAN MENGETIK KECEPATAN

Penjaminan Mutu Kompetensi Lulusan

Standar Kompetensi Lulusan merupakan salah satu dari 8 (delapan) Standar


Nasional Pendidikan (SNP), yaitu (1) Standar Kompetensi Lulusan, (2) Standar Isi, (3)
Standar Proses, (4) Standar Penilaian, (5) Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan,
(6) Standar Pengelolaan, (7) Standar Sarana dan Prasarana, dan (8) Standar Pembiayaan.
Kedelapan standar pendidikan tersebut membentuk rangkaian input, proses, dan output,
dan Standar Kompetensi Lulusan (SKL) merupakan output dalam SNP.
Selanjutnya berangkat dari pemahaman tentang konsep Total Quality Management
sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, maka setiap produk pendidikan harus
dilakukan perbaikan secara berkelanjutan dalam rangka penjaminan mutu dan
memberikan kepuasan kepada pelanggan. Oleh karena itu kedelapan produk Standar
Nasional Pendidikan (SNP) perlu dikelola dalam sistem penjaminan mutu pendidikan,
yaitu suatu kesatuan unsur yang terdiri atas organisasi, kebijakan, dan proses terpadu
yang mengatur segala kegiatan untuk meningkatkan mutu pendidikan secara sistematis,
terencana dan berkelanjutan. Dengan demikian, penjaminan mutu pendidikan adalah
suatu mekanisme yang sistematis, terintegrasi, dan berkelanjutan untuk memastikan
bahwa seluruh proses penyelenggaraan pendidikan telah sesuai dengan standar mutu dan
aturan yang ditetapkan.
Di Indonesia sistem penjeminan mutu pendidikan terdiri atas 2 (dua) Komponen,
yaitu Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal. Sistem
Penjaminan Mutu Internal adalah sistem penjaminan mutu yang dilaksanakan dalam
satuan pendidikan dan dijalankan oleh seluruh komponen satuan pendidikan. Sementara
Sistem Penjaminan Mutu Eksternal yaitu sistem penjaminan mutu yang dilaksanakan
oleh pemerintah, pemerintah daerah, lembaga akreditasi dan lembaga standarisasi
pendidikan. (Kemdikbud, 2016: 16).
Dalam implementasinya, sistem penjaminan mutu pendidikan mengikuti siklus
kegiatan sesuai dengan komponen masing masing. Siklus sistem penjaminan mutu
terdiri atas: (1) Pemetaan mutu pendidikan yang dilaksanakan oleh satuan pendidikan
berdasarkan Standar Nasional Pendidikan. (2) Pembuatan rencana peningkatan mutu
yang dituangkan dalam Rencana Kerja Sekolah. (3) Pelaksanaan pemenuhan mutu baik
dalam pengelolaan satuan pendidikan maupun proses pembelajaran; (4) Monitoring dan
evaluasi proses pelaksanaan pemenuhan mutu yang telah dilakukan; dan (5) Penetapan
standar baru dan penyusunan strategi peningkatan mutu berdasarkan hasil monitoring
dan evaluasi. (Kemdikbud, 2016: 17-18).

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-4/40
Soal 2: Membuat Surat

1. Petunjuk pengerjaan
a. Kerjakan soal dengan menggunakan komputer dan aplikasi Microsoft Word
b. Anda masih dalam kedudukan sebagai Staf Pegawai Ibu Kamila Cynthia Inara,
M.Sc, direktris PT Mandala Store.
c. Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan adalah 45 menit

2. Peralatan dan Bahan yang dipergunakan


a. Komputer
b. Printer
c. Stepler kecil
d. Kertas HVS A4
e. Amplop surat standar
f. Alat tulis kantor

3. Alur kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Kerjakan soal, diketik dengan jarak baris 1,2 dengan format sesuai dengan
instruksi yang pada soal
c. Surat diketik lengkap dan dicetak pada HVS berkepala surat.
d. Sebelum dicetak simpan dalam file Anda
e. Selesai dicetak, kemudian di tanda-tangani, dan dilipat serta masukan ke dalam
amplop yang sudah diberi alamat tujuan. Alamat surat pada amplop diketik
dengan menggunakan komputer.
f. Surat diketik dalam bentuk Semi Block Style, kemudian dimasukkan ke dalam
amplop menggunakan lipatan Accordion.

4. Soal
Perusahaan tempat Anda bekerja mendapatkan surat penawaran dari salah satu
relasi perusahaan yaitu PT. Mayora. Berdasarkan penawaran tersebut, pimpinan
memerintahkan Anda untuk membuat surat balasan. Isi surat balasan antara lain
memuat pemesanan: 150 pack Biskuit Batter, 100 pack Biskuit Roma, 100 pack
Biskuit Danisa, dan 150 pack Wafer Bengbeng.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-5/40
PT. MAYORA
JL. Pemuda No. 50 Telp. 021-5950001 Fax. 021-5950000
Kota Tangerang 40111

No. : 007/PTM/I/2018 4 Januari 2018


Hal : Penawaran Makanan Ringan

Kepada
PT. MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26. Balaraja
Kota Tangerang.

Dengan hormat,

Sesuai dengan hasil pembicaraan sebelumnya bahwa Saudara memerlukan beberapa


jenis makanan ringan, maka dengan ini kami menawarkan barang-barang diantaranya:

NO NAMA BARANG KODE GAMBAR HARGA PER PACK


(dalam Rp)
1 Biskuit Better Bt/201-B 21.000
2 Biskuit Roma Rm/202-B 65.000
3 Biskuit Mari Mr/205-B 27.000
4 Biskuit Danisa Dns/203-B 35.000
5 Wafer Bengbenng Bb/204-W 25.000

Harga tersebut belum termasuk harga discount. Bila Saudara mengambil lebih dari 100
pack, setiap barang akan kami diskon sebesar 5% dan akan kirim tanpa tambahan biaya
pengangkutan.

Kami menunggu pesanan saudara, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan
terima kasih

Hormat Kami,

Sopyan Jalil
Marketing Manager

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-6/40
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja - Tangerang
Telp./Fax. 021-5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id.
Website: http://www.mandalastore.co.id.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-7/40
Soal 3: Membuat Notulen Rapat

1. Petunjuk Kerja
a. Baca dengan cermat soal yang ada
b. Anda diminta untuk membuat Notulen Rapat dari soal narasi terlampir
c. Format notulen menggunakan pola resume
d. Kerjakan soal dengan menggunakan komputer dan aplikasi Microsoft Word
e. Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan adalah 45 menit

2. Alat dan Bahan


a. ATK
b. Printer dan komputer
c. Kertas HVS ukuran A4

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca narasi berupa konsep diskusi rapat yang telah dilaksanakan
c. Buatlah notulen rapat sesuai yang ada dalam soal
d. Cetak hasil kerja yang telah dibuat

4. Soal
Proses jalannya rapat:
Latar belakang diadakannya rapat kerja yaitu untuk menindaklanjuti realisasi
penjualan perusahaan yang mencapai target secara significant terutama setelah
menerapkan strategi pemasaran secara on-line. Pimpinan mengambil keputusan
mengadakan rapat kerja untuk mengetahui peluang dan respon positif sekaligus
mereview kesiapan dari setiap divisi pendukung dengan adanya pelaksanaan
pemasaran on-line sebagai rencana program penjualan yang akan terus dijalankan
oleh perusahaan. Pimpinan rapat Ibu Kamila Cynthia Inara, M.Sc., untuk peserta
rapat terdiri dari Kepala Divisi Pemasaran, Bpk Bastian Ali, SE., kepala Divisi
Penjualan ibu Yulianti, SE., staf pemasaran Sdr. Edy Darmawan, staf penjualan Sdr.
Candra Wibawa dan Sdri. Fitriani

Rapat diselenggarakan tanggal 7 Selamat pagi semua, rapat rutin tri wulan di
Februari 2018 bertempat di ruang buka pukul 10.00 tepat sesuai undangan yang
meeting pada pukul 10.00 WIB telah disampaikan. Rapat ini akan membahas
Pimpinan: Kamila Cynthia Inara, beberapa hal yang terkait dengan pemasaran
M.Sc. online, disamping beberapa laporan yang ingin
saya ketahui, pertama saya harap dapat
mendengarkan laporan kinerja Sdr. Bastian Ali
Kepala Divisi Pemasaran
Kepala Divisi Pemasaran Terima kasih atas waktu yang diberikan,
Bastian Ali, SE setelah diadakan review pelaksanaan sistem
pemasaran online yang telah dicoba selama 2
6063-P2-17/18 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-8/40
bulan menjadi salah satu cara pemasaran baru
yang akan berdampak pada pengaruhnya
dalam penjualan jasa training maupun
konsultan.
Pimpinan: Bagaimana masukan, tanggapan dan saran
Kamila Cynthia Inara, M.Sc. tentang keefektifan sistem online pengaruhnya
dalam penjualan jasa training maupun
konsultan?
Kepala Divisi Penjualan: Terima kasih atas kesempatan yang diberikan,
Yulianti, SE berdasarkan data yang dihimpun oleh bagian
penjualan, dimana angka penjualan meningkat
terutama selama 2 bulan terakhir setelah
menggunakan jasa training maupun konsultan.
Hal ini ditunjukkan dengan peningkatan
jumlah penjualan antara 15 % - 25 %.
Staf Penjualan: Berdasarkan data penjualan 2 bulan terakhir:
Fitriani 1. Penjualan bulan Januari 2018 saat pertama
kali sistem online digunakan, angka
penjualan meningkat 15 %
2. Penjualan bulan Januari 2018 meningkat
25%
Staf pemasaran: Saya usulkan perlu dibentuk bagian khusus
Edy Darmawan untuk pemasaran online, karena dalam
pemasaran online staf yang bertugas tidak
dapat melayani pemasaran yang lain, dimana
staf online harus terus memantau pemasaran
dan melayani customer online secara langsung.
Staf Penjualan: Sejak pemasaran online digunakan bagian
Candra Wibowo penjualan juga mengalami perubahan cara
bekerja dalam hal penjualan jasa yang harus
secepatnya di kehendaki customer
Pimpinan Dengan adanya usulan peserta rapat, kami
Kamila Cynthia Inara, M.Sc. mohon pertimbangan ibu Yulianti tentang
perlunya di bentuk bagian khusus pemasaran
online
Kepala Divisi Penjualan: Kami setuju dibentuknya bagian khusus
Yulianti, SE pemasaran produk lewat online, sehingga tidak
menggangu kinerja staf pemasaran yang lain.
Pimpinan Baiklah, saya setuju dan rapat saya tutup pukul
Kamila Cynthia Inara, M.Sc. 12.00 WI, maka rapat kita lanjutkan minggu
depan dengan mengundang Kepala Bagian
Personalia sesuai usulan permintaan
penambahan pegawai untuk bagian pemasaran
online. Terima kasih atas kehadiran Saudara/i.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-9/40
Soal 4: Mengelola Kearsipan

1. Petunjuk Kerja
a. Di meja anda ada beberapa surat masuk dan surat keluar yang perlu diproses dan
ditindak lanjuti. Tugas anda adalah memproses surat tersebut sesuai sistem
kearsipan di perusahaan anda.
b. Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan adalah 60 menit

2. Bahan dan Alat


a. Surat masuk dan surat keluar sejumlah 13 lembar
b. Format buku agenda surat masuk dan surat keluar
c. Format daftar indeks surat
d. Guide Primer (2 buah), Sekunder (3 buah), dan Tersier (3 buah)
e. Folder (6 buah)
f. Map snelhecter
g. Perforator
h. Stapler
i. ATK

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.
b. Catatlah surat masuk dan surat keluar pada Buku Agenda Surat dan Buku
Agenda Surat Keluar. Untuk surat masuk, tanggal pencatatan adalah tiga hari ke
depan dari tanggal surat.
c. Indeklah semua surat dengan menggunakan teknik Indexing Order, kemudian
beri kode indeks untuk menempatkan urutan surat dalam folder/map. Kode
Indek disusun berurutan sesuai abjad.
d. Berilah kode klasifikasi pada guide yang akan digunakan dalam penyimpanan
e. Simpanlah surat-surat tersebut sesuai dengan Sistem Tanggal.

4. Hasil yang Diharapkan


a. Buku agenda surat masuk dan surat keluar terisi dengan lengkap, benar dan rapi.
b. Daftar indeks surat yang sudah terisi dengan lengkap, benar dan rapi.
c. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter sesuai dengan sistem tanggal.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-10/40
5. Daftar Klasifikasi Arsip

KU Keuangan
0 Anggaran
01 Perencanaan Anggaran
10 Pembayaran
01 Tagihan Pembayaran
02 Kesanggupan Pembayaran
03 Pengiriman Pembayaran
04 Penangguhan Pembayaran
20 Referensi
01 Referensi Bank
02 Referensi Dagang

PM Pemasaran
0 Penawaran
01 Perkenalan Produk/Perusahaan
02 Permintaan Penawaran
03 Penawaran Barang/Jasa
10 Pesanan
01 Pesanan Barang/Jasa
02 Pengiriman Pesanan
03 Penerimaan Pesanan
04 Penolakan pesanan/pengaduan/keberatan

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-11/40
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja - Tangerang
Telp./Fax. 021-5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id.
Website: http://www.mandalastore.co.id.

Nomor : 009/MS/I/2018 12 Januari 2018


Perihal : Tagihan

Yth. Kepala Bagian Keuangan


PT. Mulya Insani
Jln. Raya Tangerang No.16 Sukamulya
Tangerang

Dengan hormat,
Sehubungan sudah jatuh tempo pelunasan hutang saudara maka melalui surat ini
kami sampaikan bahwa saudara masih mempunyai sisa debet sebesar Rp. 8.000.000,-
(delapan ratus juta rupiah). Untuk itu kami mohon kiranya Bapak dapat melakukan
pelunasan hutang tersebut paling lambat pada akhir bulan Januari 2018.
Atas kerjasama dan perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur

Kamila Cynthia Inara, M.Sc.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-12/40
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja - Tangerang Telp./Fax.
(021)5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id. Website:
http://www.mandalastore.co.id.

Nomor : 028/MS/I/2018 24 Januari 2018


Perihal : Permintaan

Yth. Kepala Bagian Pemasaran Kosambi Plaza


Jl. Ecopolis Boulevard Utara
Citraraya - Cikupa
Tangerang

Dengan hormat,

Dengan ini disampaikan bahwa Perusahaan kami sedang melakukan pengembangan


usaha maka kami ingin memesan dan melakukan pembelian sebuah toko. Bersama ini
kami meminta dikirimi brosur harga dan spesifikasi bangunan. Selanjutnya apabila
berkenan dapat menghubungi kontak person Bagian pengembangan kami Bpk. Toni
Nurhakim, Nomor HP. 081234567890

Atas perhatiannya disampaikan terima kasih

Hormat kami,
Direktur

Kamila Cynthia Inara, M.Sc.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-13/40
TOKO KALIBATA

TK Jl. Bandung No. 2 Tangerang


Telp./Fax.(021)5950058

Nomor : 12/TK/I/2018 24 Januari 2018


Perihal : Penawaran

Kepada
PT. Mandala Store
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja
Tangerang

Dengan hormat,

Dengan ini disampaikan bahwa kami sedang mengembangkan usaha baru di bidang
Makanan dan Minuman Ringan. Sekaitan dengan hal tersebut, kami meminta penawaran
dengan mengirimi kami brosur harga dan spesifikasi produk dari perusahaan Saudara.

Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya disampaikan terima kasih

Hormat kami,
Pimpinan

Dewi Sri

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-14/40
TK
TOKO KENCANA
Jl. Parangtritis No. 34 Tangerang
Telp. 021-9088899

Nomor : 32/TK/II/2018 20 Februari 2018


Perihal : Penawaran

Kepada
PT. Mandala Store
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja
Tangerang

Dengan hormat,

Dengan ini disampaikan bahwa kami sedang mengembangkan usaha baru di bidang
Makanan dan Minuman Ringan. Sekaitan dengan hal tersebut, kami meminta dikirimi
brosur harga dan spesifikasi produk dari perusahaan Saudara.

Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya disampaikan terima kasih

Hormat kami,
Pimpinan

Suherman Sabil

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-15/40
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja - Tangerang Telp./Fax.
(021)5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id. Website:
http://www.mandalastore.co.id.

Nomor : 027/MS/I/2018 24 Januari 2018


Perihal : Pesanan

Kepada
CV Andara Furnitur
Jl. Tamansari No. 24
Bandung

Dengan hormat,

Berdasar surat penawaran Saudara tertanggal 10 Januari 2018 tentang barang-barang


furniture maka kami tertarik untuk memesan furniture tersebut. Adapun jenis dan
jumlahnya adalah sebagai berikut:
1.Trolie 34 buah
2.Rak Toko 24 buah
3.Meja Kasir Besi 5 buah
4.Rak Gondola 12 buah

Untuk harga kami sepakat sebagaimana yang ditulis dalam brosur dengan potongan
pembelian /discout 20%. Pembayaran akan kami lakukan setelah barang-barang tersebut
sampai pada kami.

Sambil menunggu kiriman, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,
Direktur

Kamila Cynthia Inara, M.Sc.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-16/40
MF
MEIKARTA FOOD
Jl. Jakarta No. 4 Tangerang
Telp. 021-090889
Nomor : 145/MF/I/2018 24 Januari 2018

Perihal : Penagihan Pembayaran

Yth. Direktur PT MANDALA STORE


Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja
Tangerang

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan bahwa setelah kami membuka jadwal pembayaran para
debitur, kami mendapatkan bahwa Saudara masih mempunyai hutang sebesar Rp.
24.000.000,- (dua puluh empat juta rupiah). Untuk itu kiranya Saudara dapat
menyelesaikan hal tersebut.

Kami menumggu pelunasan dari saudara dan atas kerjasamanya kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,
Pimpinan

Vivi Ibrianti, MM

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-17/40
PT. MAYORA
JL. Pemuda No. 50 Telp. 021-5950001 Fax. 021-5950000
Kota Tangerang 40111

Nomor : 15/M/I/2018 24 Januari 2018


Perihal : Penagihan Pembayaran

Yth. Direktur PT MANDALA STORE


Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja
Tangerang

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan bahwa setelah kami membuka jadwal pembayaran para
debitur, kami mendapatkan bahwa Saudara masih mempunyai hutang sebesar Rp.
10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). Untuk itu Kiranya Saudara dapat menyelesaikan hal
tersebut.

Kami menumggu pelunasan dari saudara dan atas kerjasamanya kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,
Pimpinan

Sumanto, MM

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-18/40
MEGA HEWANI
Jl. Batununggul Indah No 61 Bandung
Telp. / Fax. (022) 7538770

Nomor : 56/MH/I/2018 12 Januari 2018


Perihal : Tagihan

Yth. Direktur PT MANDALA STORE


Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja
Tangerang

Dengan hormat,

Dengan ini kami sampaikan bahwa surat pesanan saudara tertanggal 3 Januari 2018
sudah kami terima, dan pesanan 200 Pack Susu murni sudah kami kirimkan pada
tanggal 5 Januari 2018. Namun hingga saat ini Saudara belum melakukan pembayaran
untuk pesanan yang sudah kami kirimkan. Oleh karena itu kami menunggu pembayaran
dari Saudara hingga tanggal 20 Januari 2018.

Demikian kami sampaikan, atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Pimpinan

Miksahudin, M.Si.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-19/40
PT Asa Tanggul Jaya
Jalan Basuki Rakhmat 212 Bandung

Nomor : 112/ATJ/ II/2018 21 Februari 2018


Hal : Pesanan Biskuit

Yth. Direktur PT MANDALA STORE


Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja
Tangerang

Dengan Hormat,

Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Saudara, tanggal 8 Februari 2018
yang lalu. Bersama surat ini kami sampaikan bahwa tertarik dengan produk yang
Saudara tawarkan, selanjutnya kami mempertimbangkan dengan seksama dan
diputuskan bahwa kami memesan barang – barang sebagai berikut :
NO NAMA BARANG JUMLAH
1 Biskuit Better 20 Pack
2 Biskuit Roma 30 Pack
3 Biskuit Mari 15 Pack

Kami berharap barang sudah kami terima sebelum tanggal 25 Februari 2018 dan
pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terimakasih.

Hormat Kami,
Pimpinan

James Pradopo, MBA

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-20/40
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja - Tangerang Telp./Fax.
(021)5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id. Website:
http://www.mandalastore.co.id.

Nomor : 026/MS/I/2018 24 Januari 2018


Perihal : Pesanan

Yth.
Direktur PT Asri Furniture
Jl. Solo KM. 12. No.52
Bandung

Dengan hormat,

Berdasar surat penawaran saudara tertanggal 5 Januari 2018 tentang barang-barang


furniture maka kami tertarik untuk memesan furniture tersebut. Adapun jenis dan
jumlahnya adalah sbb:
1.Multipurpose desk 34 buah
2.Office desk 24 buah
3.Sofa minimalis 5 buah
4.Buffet 12 buah
Untuk harga kami sepakat sebagaimana yang ditulis dalam brosur dengan potongan
pembelian /discout 20%. Pembayaran akan kami lakukan setelah barang-barang tersebut
sampai pada kami.

Sambil menunggu kiriman, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,
Direktur

Kamila Cynthia Inara, M.Sc.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-21/40
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja - Tangerang Telp./Fax.
(021)5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id. Website:
http://www.mandalastore.co.id.

Nomor : 045/MS/II/2018 21 Februari 2018


Hal : Sewa Kendaraan

Yth. Manager Armada Travel


Jl. Siliwangi III / 23
Bandung

Dengan hormat,

Dengan ini kami memesan kendaraan berupa bus yang akan digunakan pada tanggal 27-
28 Februari 2018 untuk tujuan Tangerang – Bandung dengan spesifikasi sebagai berikut.
:

 Fasilitas : AC, audio, WiFi, dan TV


 Sopir berpengalaman dan memiliki izin

Mengenai pembayaran akan kami lakukan melalui transfer ke rekening Saudara.

Demikian sambil menunggu konfirmasi Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur

Kamila Cynthia Inara, M.Sc.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-22/40
MERDEKA MOTOR SERVICE
Jl. Raya Cipanas No. 125 A Tangerang
Telp. (021) 8856771, Faks. (021) 8856772

Nomor : 16/MSS/I/2018 12 Januari 2018


Hal : Ongkos Service

Kepada
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja
Tangerang

Dengan hormat,
Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil milik perusahaan Saudara telah selesai
dan mobil tersebut sudah kami kirim kembali ke tempat Anda.
Dan kami beritahukan bahwa total biaya perbaikan seluruhnya sebesar Rp 8.700
000,-, (Delapan juta tujuh ratus ribu rupiah). Untuk itu kami harap Saudara dapat
mengirimkan pembayaran tersebut melalui Bank Mandiri Cabang Tangerang Selatan.
Atas perhatian Saudara kami Sampaikan terima kasih

Hormat kami,

Surya Atmadja
Manager

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-23/40
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang No. 26 Balaraja - Tangerang Telp./Fax.
(021)5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id. Website:
http://www.mandalastore.co.id.

Nomor : 040/MS/II/2018 20 Februari 2018


Perihal : Permintaan Penawaran Kesehatan

Kepada
Rumah Sakit Kawaluyaan
JL. Pahlawan No. 10
Tangerang

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa saat ini kami sedang melakukan perluasan kantor dengan
menambah gedung baru.
Untuk itu kami minta Saudara dapat memberikan penawaran kepada kami tentang
pelayanan kesehatan yang memiliki kelebihan, baik dalam fasilitasnya maupun dalam
segi rendahnya biaya yang harus ditanggung pada saat perawatan.

Kami akan sangat menghargai apabila diberikan brosur lengkap dengan daftar harga
yang ada didalamnya.

Apabila memungkinkan, kami berharap ada diskon yang dapat kami peroleh bila kami
menjadi mitra dalam pelayanan kesehatan.

Kami tunggu kabar dari Saudara, dan kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur

Kamila Cynthia Inara, M.Sc.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-24/40
PT MANDALA STORE
BUKU AGENDA SURAT MASUK
Bulan: ……………………………..

No Tanggal Tanggal No. Surat Pengirim Perihal Diteruskan Kepada Kode Arsip
Terima Surat

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-25/40
PT MANDALA STORE
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
Bulan: ……………………………..

No Tanggal Surat No. Surat Dikirim Kepada Perihal Hubungan Dengan Kode Arsip
Surat Lain

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-26/40
PT MANDALA STORE
DAFTAR INDEKS ARSIP

No Nama (Filing Segment) Indexing Order Kode Indeks

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-27/40
Soal 5: Mengelola Dana Kas Kecil

1. Petunjuk Kerja
a. Baca dengan cermat soal yang ada
b. Lakukan pembukuan sesuai prosedur
c. Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan adalah 60 menit

2. Alat dan Bahan


a. Kertas HVS ukuran A4
b. Map Snelhechter
c. Format bukti kas masuk dan keluar
d. ATK

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Catatlah transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas dan bukti
pengeluaran kas
c. Buatlah catatan pembukuan kas kecil dengan Sistem Imprest
d. Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas pada map
snelhecter yang tersedia sesuai sistem yang digunakan.

4. Hasil yang Diharapkan


Laporan pengelolaan kas kecil beserta bukti-bukti transaksi pada bulan Februari
2018, bukti-bukti tersebut diisi dengan benar dan disusun secara kronologis simpan
dalam map snelhechter yang tersedia

5. Soal
Pada bulan Januari 2018, Anda mengelola dana kas kecil sebesar Rp.12.000.000,-.
Selama bulan Januari 2018 terjadi pengeluaran-pengeluarandana kas kecil, dan
saldo tersisa sebesar Rp.1.500.000,-. Selanjutnya pada bulan selanjutnya, yaitu
Februari 2018, terjadi beberapa transaksi. Catatlah transaksi-transaksi selama bulan
Februari 2018 ke dalam petty cash book imprest system.

Kode akun pengeluaran:


 011 Konsumsi
 012 Transportasi 
013 ATK
 014 Abonemen iklan 
015 Abunemen listrik 
116 Lain-lain

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-28/40
Berikut ini transaksi-transaksi yang dilakukan selama bulan Februari 2018 1.
Tanggal 1 Februari membayar iklan di harian Tribun Rp.450.000,-.
2. Tanggal 2 Februari membeli konsumsi rapat Rp. 750.000,-.
3. Tanggal 2 Februari membayar pendaftaran seminar 3 orang, @ Rp. 300.000,-.
4. Tanggal 3 Februari membeli 1 tiket pesawat untuk perjalanan dinas pimpinan
Rp. 750.000,-.
5. Tanggal 4 Februari membeli block note untuk acara rapat 50 buah seharga Rp.
15.000,- / buah
6. Tanggal 5 Februari membayar biaya transpot pengiriman barang Rp.150.000,-.
7. Tanggal 5 Februari membeli 20 buah materai di kantor pos @ Rp. 6000,-.
8. Tanggal 8 Februari membeli karangan bunga ucapan selamat kepada
Universitas Negeri Jakarta dalam rangka Dies di Puspa Florist Rp.700.000,-.
9. Tanggal 9 Februari membeli kertas HVS senayak 10 rim @ Rp. 45.000,00
10. Tanggal 10 Februari membayar biaya cetak laporan tahunan perusahaan 50 jilid
@ Rp. 20.000,-.
11. Tanggal 13 Februari membayar pencetakan dan jilid profil perusahaan di
Cemerlang Offset Rp.1.000.000,-.
12. Tanggal 15 Februari melakukan pembelian ATK di Toko Merah, sebagai
berikut: 2 rim kertas HVS A4 80 gram @ Rp.45.0000,-; 1 rim kertas HVS F4
70 gram @ Rp.35.000,-; 4 lusin bolpoin @ Rp.15.000,- / lusin; 1 dosen spidol
@ Rp. 45.000,-.
13. Tanggal 15 Februari makan siang untuk penyelenggaraan rapat di Saung Desa
Rp.950.000,-.
14. Tanggal 16 Februari membeli air mineral dan minuman di UNJ Aqua Rp.
120.000,-
15. Tanggal 18 Februari membeli snack dan makan untuk menjamu tamu
Rp.500.000,.
16. Tanggal 20 Februari pembayaran servis mobil dinas Rp.350.000,-.
17. Tanggal 21 Februari membayar sewa stand pameran kepada UNJ Rp.800.000,-.
18. Tanggal 25 Februari pembelian cindera mata 5 buah @ Rp. 300.000,-.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-29/40
PT MANDALA STORE
Laporan Kas Kecil
Periode …………………………………

Tanggal No. Bukti Keterangan Penerimaan Pengeluaran Rekening yang di Debet


011 012 013 014 015 016

Jumlah
Saldo Bulan …….
Pengisian Bulan …….
Jumlah Dana Kas Kecil Bulan …….

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-30/40
PT. MANDALA STORE No.

BUKTI KAS MASUK

: ........................................................................................
Diterima dari

: ........................................................................................
Uang sejumlah
Untuk keperluan : ........................................................................................

Rp. .......................................

Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,

................................ ................................... ....................................

PT. MANDALA STORE No.

BUKTI KAS MASUK

: ........................................................................................
Diterima dari

: ........................................................................................
Uang sejumlah
Untuk keperluan : ........................................................................................

Rp. ................................

Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,

................................ ................................... ....................................

6063-P2-17/18 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-31/40


PT. MANDALA STORE No.

BUKTI KAS KELUAR

: ....................................................................................

Diserahkan kepada

: ....................................................................................

Uang sejumlah
: ....................................................................................

Untuk keperluan

Rp. .......................................

Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,

................................ ................................... ....................................

PT. MANDALA STORE No.

BUKTI KAS KELUAR

: ....................................................................................

Diserahkan kepada

: ....................................................................................

Uang sejumlah
: ....................................................................................

Untuk keperluan

Rp. ................................

Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,

................................ ................................... ....................................

6063-P2-17/18 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-32/40


PT. MANDALA STORE
FORMULIR PENGAJUAN DANA KAS KECIL
: ................................................................................

Dana untuk bagian

: ................................................................................

Periode kas kecil


: ................................................................................

Dana periode sebelumnya


: ................................................................................

Saldo periode sebelumnya

Keterangan Saldo yang Diajukan

Disetujui oleh : ................................ Diterima oleh :.......................................

Tanggal : ................................ Tanggal :.......................................

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-33/40
Soal 6: Menggunakan Internet Untuk Mencari Informasi

1. Petunjuk pengerjaan
a. Baca dan cermati maksud soal di bawah ini
b. Buka aplikasi computer, yang telah tersambung internet.
c. Buka Program Web Browser dan cari informasi sebagaimana diminta dalam soal
d. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam Microsoft Word, kemudian simpan
menjadi sebuah file dokumen dengan memberi nama Anda.
e. Cetak hasil pekerjaan Anda dan serahkan kepada Penguji, beserta hasil
browsing-nya.
f. Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan adalah 45 menit

2. Peralatan dan Bahan yang dipergunakan


a. Komputer
b. Printer
c. Flash Disk
d. Jaringan Internet/Modem
e. Stepler kecil
f. Kertas HVS A4
g. Kalender 2017

3. Alur kegiatan
a. Pekerjaan mengakses internet dan email dilaksanakan sesuai instruksi Penguji
b. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
c. Pastikan Komputer telah terpasang dengan jaringan internet sesuai kebutuhan soal
d. Carilah data yang dibutuhkan sesuai yang ada pada soal.
e. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam Microsoft Word, dalam tampilan
yang menarik dan rapi sebelum dicetak untuk diserahkan kepada pimpinan.

4. Soal
Anda masih sebagai Staf Pegawai Ibu Kamila Cynthia Inara, M.Sc., Direktris PT.
Mandala Store. Pimpinan Anda hendak mengadakan pertemuan dengan para
produsen makanan dan minuman ringan, pada tanggal 3-4 April 2018 di Kota
Bandung, dalam rangka menyiapkan berbagai hal mengenai rencana pengembangan
pasar. Pimpinan Anda mengundang 50 orang peserta. Anda diminta untuk mencari
informasi tentang 5 (lima) hotel bintang 5 yang akan dipilih sebagai tempat
pertemuan. Informasi yang Anda butuhkan meliputi tarif kamar type standard
termurah, tarif untuk kegiatan fullboard, full day dan half day termurah, ruang
pertemuan, dan fasilitas olah raga untuk memberikan kenyaman para peserta.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-34/40
Soal 7: Membuat Bahan Presentasi

1. Petunjuk pengerjaan
a. Baca dan cermati maksud soal di bawah ini
b. Buka aplikasi Microsoft PowerPoint pada komputer Anda
c. Buatlah bahan presentasi sesuai dengan soal.
d. Cetak hasil pekerjaan Anda dan serahkan kepada Penguji.
e. Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan adalah 45 menit

2. Peralatan dan bahan


a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS A4
d. Stepler
e. ATK

3. Alur kegiatan
a. Buatlah naskah presentasi sebanyak 6 slide dengan mengunakan program Power
Point. (Slide sudah termasuk 1 slide cover + 1 slide penutup).
b. Cetak bahan presentasi Anda, dalam warna Gray Scale atau Pure Black and
White, serta 1 lembar memuat 2 slide presentasi.

4. Soal
Setelah mengikuti Diklat Kearsipan di ANRI, Pimpinan memimta Anda untuk
menyiapkan bahan presentasi hasil diklat untuk disampaikan kepada seluruh staf
administrasi, sebagai beikut.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-35/40
SUMBER DAYA KEARSIPAN

A. Sumber Daya Kearsipan


Upaya meningkatkan pengelolaan arsip harus terus dilakukan oleh setiap
organisasi. Oleh karena itu pimpinan organisasi sesuai dengan kewenangannya perlu
menetapkan sumber daya pendukung untuk memenuhi misi dan tujuan pengelolaan
arsip di lingkungannya. Sumber daya pendukung yang dibutuhkan untuk mengelolaa
arsip meliputi sumber daya manusia (SDM), sarana dan prasarana, serta pendanaan.
B. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (SDM) dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tanggung
jawab guna memenuhi tujuan program-program kearsipan. SDM kearsipan yang
dimaksud adalah pimpinan, arsiparis, dan tenaga administrasi. Tugas SDM kearsipan
adalah melakukan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Terkait tugas tersebut,
maka SDM kearsipan perlu memiliki kompetensi tertentu (di bidang kearsipan) agar
pengelolaan kearsipan dapat dilaksanakan dengan baik. Oleh karena ini di dalam UU
No. 43/2009 disebutkan bahwa SDM dibidang kearsipan minimal berpendiddikan
Diploma (D3).
Selanjutnya di dalam UU No. 43/2009 ini juga disebutkan bahwa SDM dibidang
kearsipan terdiri atas: (1) Arsiparis, yaitu seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau diklat kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan; dan
(2) SDM yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
Berikut beberapa kompetensi yang perlu dimiliki oleh SDM bidang kearsipan:
1.Pimpinan. Pimpinan yang bertugas di bidang kearsipan harus
memiliki:
(a) kemampuan di bidang manajemen arsip, (b) kemampuan manajerial dalam
mengelola arsip, (c) pengetahuan yang luas tentang peraturan perundang-undangan
kearsipan, (d) pengetahuan tentang operasional sarana dan prasarana kearsipan, (e)
pengetahuan tentang teknologi dan informasi, dan (f) kemampuan berkomunikasi,
baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa asing.
2. Arsiparis. Dalam menjalankan pengelolaan kearsipan, pejabat yang memimpin
pekerjaan kearsipan dibantu oleh arsiparis. Arsiparis adalah seseorang yang
memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal
dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan (PP 28/2012). Seorang arsiparis
harus memiliki kemampuan sebagai berikut: (a) kemampuan berkomunikasi, baik
dalam bahasa Indonesia maupun bahasa asing, (b) pengetahuan dan kemampuan
yang diperoleh melalui pendidikan formal maupun nonformal dalam bidang
kearsipan, (c) pengetahuan yang luas tentang peraturan perundang-undangan

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-36/40
kearsipan, (d) pengetahuan tentang operasional sarana dan prasarana kearsipan, (e)
penampilan menarik dan ramah, dan (f) memiliki integritas terhadap organisasi.
3. Staf administrasi. Selain dibantu oleh arsiparis, pejabat yang memimpin pekerjaan
kearsipan, dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh staf administrasi. Staf
administrasi ini juga harus memiliki kompetensi tertentu, antara lain: (a)
pengetahuan dan keterampilan tentang pengelolaan arsip; dan (b) pengetahuan dan
keterampilan bahasa Indonesia dan bahasa asing.
C. Sarana dan Prasarana
Prasarana dan sarana kearsipan merupakan bentuk perantara yang menunjang dan
mendukung kegiatan untuk mencapai tujuan pengelolaan kearsipan. Prasarana adalah
segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses,
sementara sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang
berfungsi sebagai alat utama dalam pelaksanaan pekerjaan.
Prasarana dan sarana kearsipan dibutuhkan untuk mengelola arsip dinamis dan arsip
statis sesuai dengan bentuk dan medianya. Ketentuan prasarana dan sarana akan berbeda-
beda sesuai dengan bentuk dan media arsip, seperti kertas, foto, audio kaset, video kaset,
film, peta, gambar teknik, dan arsip elektronik (berbasis teknologi informasi dan
komunikasi). Prasarana dan sarana kearsipan disediakan untuk mendukung pengelolaan
arsip aktif, inaktif, arsip vital, dan statis, meliputi (Perka ANRI No. 24/2011):
1. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip aktif, untuk mendukung kegiatan
penciptaan, pemberkasan, pembuatan daftar, dan layanan arsip aktif.
2. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip inaktif, untuk mendukung kegiatan
penyimpanan, penataan, pembuatan arsip inaktif, penyusutan arsip, dan layanan
arsip inaktif.
3. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip statis, untuk mendukung kegiatan akuisisi,
pengolahan, preservasi inaktif, akses dan layanan arsip statis pada unit pengolah,
unit kearsipan, dan lembaga kearsipan.
Prasarana dan sarana kearsipan yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip dapat
dirinci sebagai berikut (Perka ANRI No. 24/2011):
1. Prasarana. Prasarana kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis dan
arsip statis, antara lain:
a. Ruangan untuk menyimpan arsip aktif (central file) pada unit pengolah atau
satuan kerja di lingkungan organisasi.
b. Gedung untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun (records center) pada unit kearsipan.
c. Gedung untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun (records center) pada unit kearsipan di lembaga
kearsipan.
d. Gedung atau ruangan untuk mengelola arsip statis (depot) pada lembaga
kearsipan.
Hak Cipta pada Kemdikbud
6063-P2-17/18 SPK-37/40
e. Ruangan, gedung, dan depot arsip harus dirancang secara khusus tahan api dan
dilengkapi dengan pendeteksi panas atau api serta sistem pemadaman,
termasuk detektor asap dan panas dan alat pemadam kebakaran.
f. Ruangan, gedung, dan depot dipelihara dengan baik, stabilitas temperatur dan
kelembaban udara diatur sesuai dengan jenis dan media rekam arsip;
g. Gedung atau ruangan untuk mengelola arsip inaktif (pusat arsip/records center)
dan gedung atau ruangan untuk mengelola arsip statis (depot) harus memiliki
akses ruangan yang memadai untuk membawa muatan dan elevator sesuai
kebutuhan, serta didukung dengan sistem jaringan informasi dan komunikasi.
2. Sarana. Jenis sarana kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis dan
arsip statis, antara lain:
a. Filing Cabinet, rak, dan lemari arsip (tidak bergerak, bergerak).
b. Komputer, printer, mesin fotokopi, dan peralatan elektronik lain sesuai
kebutuhan.
c. Sekat, folder, boks, atau tempat lainnya yang sesuai untuk memelihara arsip
dinamis dan preservasi jangka panjang arsip statis.
d. Alat tulis kantor yang standard
e. Mesin untuk mengolah arsip audio visual (video, audio, film, microfilm);
f. Mesin untuk mengevaluasi dan memelihara arsip audio visual (video, audio,
film, microfilm);
D. Pendanaan
Penyelenggaraan kearsipan yang efektif memerlukan dukungan anggaran atau dana
yang memadai untuk melaksanakan berbagai program kearsipan secara terus menerus,
sehingga kearsipan dapat membantu pimpinan organisasi secara signifikan dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diterimanya.
Untuk kepentingan tersebut, organisasi harus menyediakan pendanaan terus-
menerus dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Pendanaan
kearsipan meliputi pendanaan untuk perumusan dan penetapan kebijakan, pembinaan
kearsipan, pengelolaan arsip, pengembangan sumber daya manusia, penyediaan
prasarana dan sarana, pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana (pencegahan,
penyelamatan, dan pemulihan), serta sosialisasi.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-38/40
Soal 8: Melakukan Komunikasi Melalui Telepon

1. Petunjuk pengerjaan
a. Perhatikan soal dengan cermat.
b. Sebelum melakukan komunikasi melalui telepon, siapkan terlebih dahulu
perlengkapan yang diperlukan.
c. Catat informasi yang penting pada Lembar Pesan Telepon (LPT) untuk
diketahui oleh pimpinan anda

2. Peralatan dan Bahan yang dipergunakan


a. Pesawat telepon
b. Lembar Pesan Telepon
c. Kertas
d. Pensil/bolpen
e. Kalender meja
f. Block note

3. Soal
Anda masih sebagai Staf Pegawai Ibu Kamila Cynthia Inara, M.Sc., Direktris PT.
Mandala Store. Pada saat Pimpinan Anda sedang tidak ada di kantor karena sedang
tugas ke luar kota, Anda menerima panggilan telepon. Catatlah informasi penting
pada LPT hasil pembicaraan yang terjadi.

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-39/40
NAMA : …………………………………………….
NO PESERTA : …………………………………………….

LEMBAR PESAN TELEPON

Untuk : Tanggal :
Dept : Waktu :

Dari :
Perusahaan :

No Telepon :

Isi pesan :

Keterangan :
( ) Mohon telepon kembali ( ) Akan telepon kembali

( ) Penting ( ) Hanya menelepon

Diterima oleh :

(……………………………..)

Hak Cipta pada Kemdikbud


6063-P2-17/18 SPK-40/40