JABATAN DAN URAIAN PEKERJAAN

PADA KEGIATAN ADMINISTRASI

 PENGERTIAN JABATAN

• Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam

struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan,
keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi
yang spesifik
 JENIS-JENIS JABATAN

1.  Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor

• Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung
jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan,
mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur
mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.
2. Manajerial
• Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam
pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi
manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision
making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki
bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan
nonstaf/pelaksana.
 JENIS-JENIS JABATAN

3. Staf atau Pembantu Ahli

• Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan
mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator
dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.
4. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)
• Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus
kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai
dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD
juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti
jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain
 JENIS-JENIS JABATAN
5. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
• Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis
besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor
serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada
semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi
perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga,
keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.
6. Jabatan struktural
Merupakan suatu jabatan yang telah diatur dalam organisasi. Di
pemda memiliki tingkatan paling rendah eselon IV B sampai
eselon IV A
7. Jabatan fungsional
Jabatan fungsional tidak diatur dalam organisasi namun tetap
memiliki tugas pokok dan tanggung jawab yang sangat penting.
 ANALISIS JABATAN

Yaitu suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang

harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa
harus dilaksanakan.
Menurut Drs. M Manullang, analisis jabatan adalah suatu proses
untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian
tersebut diperoleh keterangan yang perlu untuk menilai
kebutuhan akan jabatan tsb
Menurut Prof Dr. Komaruddin, analisis jabatan adalah proses
untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan .
 KEGUNAAN ANALISIS JABATAN

1. Deskripsi pekerjaan (job description)myaitu suatu daftar yang

menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang dan
tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu.
2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) adalah suatu daftar
yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan dan keterampilan
serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait
dengan posisi pada jabatan tertentu.
3. Desain pekerjaan adalah suatu proses rancangan pekerjaan
dengan penentuan tugas dan metode serta bagaimana hubungan
pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yg masih berada dalam
naungan perusahaan
 METODE ANALISIS JABATAN

1. Kuesioner /daftar pertanyaan

2. Pengamatan (observasi)
3. Wawancara (interview)
4. Menulis laporan pekerjaan secara singkat.
 JABATAN ADMINISTRASI DAN
URAIAN TUGASNYA
Berdasarkan keputusan menteri Ketenagakerjaan RI N0 183 tahun 2016,
jabatan dalam bidang administrasi adalah:
1. Office administrative (administrasi Kantor)
Memiliki tugas melaksanakan fungsi resepsiois dan tugas-tugas
administrasi. Tugasnya meliputi:
a. Membuat naskah sederhana, lembar kerja dan bahan presentasi
b. Menerima dan meneruskan telpon masuk kepada pihak yang dituju
c. Menggunakan peralatan kantor
d. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang dituju
e. Menerima dan mengantar tamu
f. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data dalam lingkup dan
konteks yang terbatas dibawah pengawasan langsung dan sesuai
arahan atasannya
 JABATAN ADMINISTRASI DAN
URAIAN TUGASNYA
2. Junior Administrative Assistant (Sekretaris Junior)
Tugas :
a. Membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi
b. Menggunakan internet
c. Menerima dan meneruskan telpon masuk
d. Menerima dan mengantar tamu
e. Menerima dan meneruskan dokumen/surat
f. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data
g. Menggunakan peralatan kantor
h. Membantu pekerjaan yang dilimpahkan padanya
i. Melakukan fungsi resepsionis
 JABATAN ADMINISTRASI DAN
URAIAN TUGASNYA
3. Administrative assistant (Sekretaris)
Tugas:
a. Membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi
b. Menggunakan internet
c. Menerima dan meneruskan telpon masuk
d. Menerima dan mengantar tamu
e. Menerima dan meneruskan dokumen/surat
f. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data
g. Menggunakan peralatan kantor
h. Menganalisis informasi dengan bantuan internet
 JABATAN ADMINISTRASI DAN
URAIAN TUGASNYA
4. Executive Administrative Assistant (Sekretaris Eksekutif)
Tugasnya mendukung semua kegiatan administrasi manajemen
5. Office Manajer (Manajer Kantor)
Tugasnya menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi
manajemen perusahaan dan membawahi beberapa administrative
assistant.
Tugasny:
a. Mendukung kegiatan administrasi manajemen perusahaan,
b. Menjamin kelancaran manajemen perusahaan sesuai dengan visi dan
misi organisasi
c. Meaksanakan kegiatan eksternal untuk memastikan manajemen
organisasi sesuai dengan harapan pelanggan
 TUGAS PRAKTEK

a. Penilaian ini digunakan untuk nilai praktek

b. Lakukan observasi ke suatu lembaga atau instansi yang ada
disekitar anda
c. Mintalah informasi atau data tentang struktur organisasi
dalam instansi tersebut serta lengkapi dengan uraian
pekerjaan serta tanggung jawab tiap jabatan yang ada di
instansi tersebut
d. Tulislah informasi tersebut pada format yang sudah
ditentukan atau lihat pada buku administrasi umum hal
e. Jilid dengan rapi laporan hasil observasi dan dikumpulkan