ADMINISTRASI UMUM

BAB 2
JABATAN, TUGAS, DAN URAIAN
PEKERJAAN PADA KEGIATAN
ADMINISTRASI
 KELOMPOK 1
ANGGOTA :

 Joanna Rika V
 Christina
 Angela Christina
 Elsa
 Mindy
A. PENGERTIAN JABATAN

Dalam KBBI, jabatan dapat diartikan sebagai :

“pekerjaan (tugas) dalam pemerintahan /
organisasi ; fungsi ; dinas ; jawatan.” Sesuai
dengan artinya jabatan tidak dapat dipisahkan
dalam suatu organisasi. Jabatan dalam organisasi
umumnya terbagi menjadi beberapa tingkatan,
dari jabatan tertinggi hingga jabatan terendah.
B. JENIS-JENIS JABATAN

1. Pimpinan Kantor
Pimpinan Kantor adalah orang yang memantau dan
bertanggungjawab terhadap kelancaram aktivitas kantor secara
keseluruhan. Pimpinan kantor dikenal sebagai kepala kantor
ataupun direktur.

2. Jabatan Manajerial
Bagian manajerial adalah org yg memimpin dlm
pelaksanaan pekerjaan dgn menjalankan fungsi-fungsi manajemen
(planning, actuating, controlling, dan decision making). Jabatan
manajerial adalah jabatan yg memiliki bawahan. Contohnya
manajer membawahi para staf/nonstaf.
3. Staf / Pembantu Ahli
Staf atau pembantu ahli bertugas membantu
administrator dan manager dalam melaksanakan
pekerjaan kantor.

4. Kepala Personalia / HRD (Human

Resource Department)
Bertugas untuk menentukan tenaga kerja yang
sesuai dgn yg dibutuhkan oleh perusahaan. HRD juga
mengatur dan mengoordinasikan hak pegawai seperti
jatah cuti pegawai.

5. Kepala Tata Usaha / Kepala

Administrasi
Adalah org yg menentukan garis besar
kebijakan dan tujuan yg harus dijalankan oleh kantor,
serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi
kepada semua satuan unit.
6. Jabatan Struktural
Jabatan stuktural diatur secara tegas. Jabatan struktural
memiliki beberapa tingkatan yg tersusun dari yg paling rendah dpt
ditemukan pada struktur kepemimpinan pemda yaitu kedudukan
tertinggi dijabat oleh gubernur, walikota, bupati, sedangkan
kedudukan terendah dijabat oleh sekretaris lurah.

7. Jabatan Fungsional
Jabatan ini memiliki tugas pokok dan tanggungjawab yg
sangat penting. Contoh PNS di berbagai bidang misalnya
pendidikan atau dokter.
C. ANALISIS JABATAN (JOB
ANALYSIS)
1. Pengertian Analisis Jabatan
Analisis Jabatan adalah suatu kegiatan utk
menganalisis macam-macam pekerjaan yg harus
dilakukan, bagaimana cara mengerjakannya, dan
alasan pekerjaan tersebut harus dilaksanakan.

- Menurut Prof. Dr. Komaruddin, analisis jabatan

adalah prorses utk memperoleh segenap fakta
jabatan yg berhubungan.
Beberapa langkah dalam melakukan
analisis jabatan, yaitu :
a. Melakukan kajian organisasi secara
keseluruhan dan disesuaikan dgn tiap jabatan
dlm suatu organisasi.
b. Menentukan langkah menganalisis informasi
dalam organisasi.
c. Memilih penggunaan teknik-teknis analisis
jabatan.
d. Menyiapkan spesifikasi jabatan.
Hasil analisis jabatan akan memberikan
informasi yg berkaitan dgn hal-hal berikut.

a. Deskripsi pekerjaan (Job Description), yaitu daftar yg

memberikan gambaran terkait tugas, wewenang, dan
tanggjungjawab pekerjaan yg akan dilaksanakan oleh
pegawai yg bersangkutan.
b. Spesifikasi pekerjaan (Job Specification), yaitu suatu daftar
yg berisi informasi ttg pengetahuan, kemampuan,
keterampilan, dan karakteristik lain yg harus dimiliki
seseorang yg perlu diperhatikan.
c. Desain Pekerjaan (Job Design), yaitu suatu proses
rancangan pekerjaan dgn penentuan tugas-tugas dan
metode.
2. Manfaat Analisis Jabatan

a. Perekturan dan seleksi pegawai.

b. Kompensasi gaji pegawai.
c. Evaluasi jabatan.
d. Penilaian prestasi kerja pegawai.
e. Latihan (training).
f. Promosi dan penempatan pegawai.
3. Metode Analisis Jabatan

a. Kuesioner (daftar pertanyaan), yaitu pengumpulan

data yg menggunakan daftar pertanyaan yg sudah
disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kpd
pegawai utk diisi.
b. Pengamatan/observasi, yakni pengumpulan data yg
dilakukan dgn mengamati langsung cara kerja
pegawai dlm melaksanakan tugasnya.
c. Menulis laporan pekerjaan secara singkat.
D. JABATAN ADMINISTRASI DAN
URAIAN TUGASNYA
1. Office Administrative (Administrasi
Kantor)

Menurut SKKNI, seorang office administrative atau

staf administrasi kantor bertugas melaksanakan
fungsi resepsionis dan tugas-tugas administrasi
tersebut meliputi :
a. Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada
pihak yg dituju.
b. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kpd
pihak yg dituju.
c. Menerima dan mengantar tamu.
2. Junior Administrative Assistant
(Sekretaris Junior)

Uraian tugas sekretaris meliputi :

a. Menggunakan internet utk mencari data.
b. Menerima dan meneruskan telepon masuk kpd
pihak yg dituju.
c. Menerima dan mengantarkan tamu.
3. Administrative Assistant (Sekretaris)

Merupakan posisi yg berperan menjalankan tugas-tugas yg

mendukung administrasi bisnis dan memerlukan
pengalaman tambahan, serta yg dibawahi oleh beberapa
penyelia.
a. Keterampilan yg ekstensif dlm menggunakan bbrp jenis
software komputer.
b. Mampu menguasai komputer dgn baik.
c. Memiliki jiwa kepemimpinan yg tinggi dan dpt
membawahi bbrp staf administrasi.
4. Executive Administrative Assistant
(Sekretaris Eksekutif)

Menurut SKKNI, sekretaris eksekutif merupakan posisi yg

berperan menjalankan tugas-tugas yg mendukung
administrasi manajemen bisnis dan membawahi bbrp
administratuve assistant (sekretaris).
a. Keterampilan yg ekstensif dlm menerapkan prinsip-
prinsip manajemen administrasi.
b. Jiwa kepemimpinan yg tinggi.
c. Kemampuan berkomunikasi yg tinggi.
5. Office Manager (Manajer Kantor)

Menurut SKKNI, uraian tugas office manager atau

manajer kantor adalah menjalankan tugas-tugas yg
mendukung administrasi manajemen perusahaan dan
membawahi bbrp administrative assistant.
a. Memiliki kemampuan memimpin tingkat atas.

b. Memiliki kemampuan tinggi dlm menggunakan dan

memaksimalkan sumber daya kerja.
c. Memiliki kemampuan berkomunikasi dan mampu
berinteraksi dgn seluruh pimpinan ataupun
pelanggan organisasi.
SEKIAN DARI KELOMPOK KAMI,
MOHON MAAF JIKA TERDAPAT
KESALAHAN KATA DAN
KAMI UCAPKAN TERIMAKASIH
ATAS PERHATIANNYA. ^^