ADMINISTRASI UMUM


KELAS X OTKP
SMK NEGERI 1 MUARA BENGKAL
TAHUN PELAJARAN 2020/2021

Guru Pengampu :
Nor Rahmah, S.S
 BAB 2 :
Jabatan, Tugas, dan Uraian
Pekerjaan Pada Kegiatan
Administrasi

Disusun oleh :
Nor Rahmah, S.S

Sumber materi :
Rahayu, Sri Endang, dkk. 2018. Administrasi Umum. Jakarta: Penerbit Erlangga.
 Pengertian Jabatan

 Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), jabatan diartikan
sebagai “pekerjaan (tugas) dalam pemerintahan atau organisasi;
fungsi; dinas; jawatan.”

 Sesuai dengan pengertiannya, jabatan merupakan bagian yang

tidak dapat dipisahkan dalam suatu organisasi.

 Jabatan dalam organisasi umumnya terbagi menjadi beberapa

tingkatan, mulai dari jabatan tertinggi hingga jabatan terendah.
 Jenis-Jenis Jabatan

1. Pimpinan kantor : adalah orang yang memantau dan
bertanggungjawab terhadap kelancaran aktivitas kantor
secara keseluruhan. Pimpinan kantor dikenal juga dengan
sebutan kepala kantor ataupun direktur. Selain bertugas
memantau kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan,
pimpinan kantor juga bertugas mengatur pembagian tugas
pekerjaan personil, mekanisme kerja, dan perlengkapan
kerja kantor sesuai kebutuhan
 Jenis-Jenis Jabatan

2. Jabatan manajerial : adalah orang yang memimpin
pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-
fungsi manajemen (planning, organizing, actuating,
controlling, dan decision making). Jabatan manajerial
adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya,
manajer membawahi staf dan nonstaf/pelaksana.
 Jenis-Jenis Jabatan

3. Staf atau pembantu ahli : jabatan ini diisi oleh para
tenaga ahli yang cakap dan mampu di bidangnya.
Staf atau pembantu ahli bertugas membantu
administrator dan manajer dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor. Contohnya adalah staf
simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.
 Jenis-Jenis Jabatan

4. Kepala personalia atau HRD (Human Resource
Department) : orang yang memiliki jabatan ini bekerja di
bagian khusus kepegawaian. Mereka bertugas untuk
menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang
dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga
mengatur dan mengoordinasikan hak-hak pegawai,
seperti jatuh cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain
sebagainya.
 Jenis-Jenis Jabatan

5. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi : adalah orang
yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan
yang harus dijalankan oleh kantor, serta memberikan
pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan
unit. Tugas bidang tata usaha meliputi perencanaan,
pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga,
keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.
 Jenis-Jenis Jabatan

6. Jabatan struktural : keberadaan jabatan struktural secara tegas
diatur dalam sebuah organisasi. Jabatan struktural memiliki
beberapa tingkatan yang tersusun dari yang paling rendah,
yakni Eselon IVB, hingga yang paling tinggi, yakni Eselon IA.
Contoh jabatan struktural dapat ditemukan pada struktur
kepemimpinan Pemerintah Daerah (Pemda), yakni kedudukan
tertinggi dijabat oleh gubernur, wali kota atau bupati,
sedangkan kedudukan terendah dijabat oleh sekretaris lurah.
 Jenis-Jenis Jabatan

7. Jabatan fungsional : jika jabatan strukutural diatur secara tegas
dalam organisasi, tidak demikian dengan jabatan fungsional.
Meskipun secara teknis jabatan fungsional tidak tercantum
dalam struktur organisasi, jabatan ini tetap memiliki tugas
pokok dan tanggung jawab yang sangat penting. Contoh dari
jabatan fungsional adalah para PNS (Pegawai Negeri Sipil) di
berbagai bidang, misalnya dosen dan guru di bidang
pendidikan, atau dokter dan bidan di bidang kesehatan.
 Analisis Jabatan (Job Analysis)

Pengertian :
 Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk
menganalisis macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan
, bagaimana cara mengerjakannya, dan alasan pekerjaan
tersebut harus dilaksanakan.
 Analisis jabatan memuat juga memuat informasi terkait suatu
jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat
menduduki jabatan tersebut dengan baik.
 Analisis Jabatan (Job Analysis)
Pengertian menurut para ahli:

a. Menurut Drs. M. manullang, job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu
proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut,
dapat diperoleh keterangan-keterangan yang diperlukan untuk menilai kebutuhan
akan jabatan tersebut.

b. Menurut Prof. Dr. Komaruddin, analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh
segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya, analisis jabatan tersebut
mencakup penciptaan pernyataan kebutuhan tertulis yang terpisah.

c. Menurut Drs. Moekijat, analisis jabatan merupakan hal yang penting dalam
manajemen kepegawaian karena hasilnya dapat digunakan dalam hampir semua
program kepegawaian.
 Analisis Jabatan (Job Analysis)

Langkah-langkah melakukan analisis jabatan:

1. Melakukan kajian organisasi secara keseluruhan dan

disesuaikan dengan tiap jabatan yang ada dalam suatu
organisasi.

2. Menentukan langkah menganalisis informasi dalam

organisasi, misalnya bagaimana jabatan akan digunakan,
atau menentukan tujuan spesifik dari analisis jabatan
 Analisis Jabatan (Job Analysis)

3.

Memilih penggunaan teknik-teknik analisis jabatan. Teknik-teknik tersebut digunakan

untuk mengumpulkan data tentang karakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan,

dan karakteristik yang perlu dimiliki pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.

Data yang diperoleh nantinya akan digunakan dalam penyusunan uraian jabatan

4. Menyiapkan spesifikasi jabatan. Artinya, pengetahuan dan data yang dikumpulkan

dalam langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya, digunakan sebagai dasar

untuk merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen SDM lainnya.

Kegiatan manajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitas, seperti rekrutmen, seleksi,

pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai, promosi, pemindahan pegawai,

atau penempatan pegawai.

 Analisis Jabatan (Job Analysis)

Hasil analisis jabatan akan memberikan informasi yang berkaitan
dengan hal sebagai berikut:

a. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang

memberikan gambaran terkait tugas, wewenang dan tanggung
jawab pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh pegawai yang
bersangkutan. Deskripsi pekerjaan juga memuat nama dan kode
jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun deskripsi, nama dan
alamat departemen, hubungan lini (hubungan dengan atasan
langsung), serta kondisi dan waktu kerja.
 Analisis Jabatan (Job Analysis)

b. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar
yang berisi informasi tentang pengetahuan, kemampuan,
keterampilan, dan karakterisitik lain yang harus dimiliki
seseorang terkait dengan posisinya pada suatu jabatan
tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu
diperhatikan antara lain fisik (penampilan, tinggi, dan berat
badan), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan
status perkawinan.
 Analisis Jabatan (Job Analysis)

c. Desain pekerjaan (job design), yaitu proses
rancangan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas
dan metode, serta hubungan antara pekerjaan
tersebut dan pekerjaan lainnya dalam suatu
perusahaan.
 Manfaat Analisis Jabatan

a. Perekrutan dan seleksi pegawai. Analisis jabatan dalam proses
perekrutan dan seleksi pegawai akan membantu perusahaan dalam
menemukan pegawai yang cocok dan memiliki kompetensu sesuai
yang diinginkan perusahaan.

b. Kompensasi gaji pegawai. Melalui kegiatan analisis jabatan,

perusahaan akan menilai bagaimana kompetensi seorang pegawai
dalam melakukan pekerjaannya. Kompetensi dan prestasi yang
memuaskan dari pegawai akan berimbas pada kompensasi gaji
yang diterima pegawai tersebut.
 Manfaat Analisis Jabatan

c. Evaluasi jabatan. Senada dengan kompensasi gaji, kegiatan
analisis jabatan sekaligus menjadi ajang evaluasi yang
menentukan apakah suatu jabatan di perusahaan sudah
dipegang oleh orang yang tepat ataupun tidak.
d. Penilaian prestasi kerja pegawai. Prestasi kerja pegawai
dapat terlihat melalui proses analisis jabatan. Penilaian
prestasi ini turut berimbas pada evaluasi jabatan dan
kompensasi gaji pegawai.
 Manfaat Analisis Jabatan

e. Latihan (Training). Kegiatan pelatihan atau training
bertujuan meningkatkan kompetensi pegawai, baik
kompetensi dalam bidang yang menjadi tugas dan tanggung
jawabnya maupun kompetensi dalam bidang baru. Kegiatan
pelatihan umumnya ditujukan kepada para pegawai baru.
Hal ini turut menjadi jalan untuk membuka wawasan
pegawai agar siap menerima tantangan baru yang akan
dihadapi dalam pekerjaannya.
 Manfaat Analisis Jabatan

f. Promosi dan penempatan pegawai. Hasil analisis jabatan
berpengaruh terhadap promosi dan penempatan pegawai. Para
pegawai yang dinilai berprestasi umumnya akan mendapatkan
penghargaan berupa promosi. Sementara itu, pegawai yang belum
menunjukkan performa maksimal dapat ditempatkan pada
bidang lain yang sesuai dengan kemampuannya. Hal tersebut
dilakukan dengan harapan bahwa di tempat baru, pegawai
tersebut dapat mengembangkan potensinya secara maksimal.
 Manfaat Analisis Jabatan

g. Organisasi. Hasil analisis jabatan dapat berpengaruh
terhadap pembaruan organisasi. Hal-hal yang dinilai
tidak efektif dibuat menjadi lebih efektif. Melalui
pembaruan organisasi, diharapkan perusahaan dapat
mengalami kemajuan, baik dari sisi manajemen
maupun hasil kerja. Dengan demikian, tujuan yang
diharapkan perusahaan dapat segera tercapai.
 Manfaat Analisis Jabatan

h. Penyederhanaan pekerjaan. Masalah yang tejadi di
perusahaan dapat berupa ketidakefektifan akibat
pekerjaan yang tumpang tindih. Penyederhanaan
pekerjaan dapat dilakukan menambah tenaga kerja
untuk mengerjakan tugas tambahan tersebut dan
memastikan bahwa setiap jabatan hanya bertanggung
jawab atas tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
 Metode Analisis Jabatan
a.

Kuesioner (daftar pertanyaan), yaitu pengumpulan data yang menggunakan daftar

pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk

diisi.

b. Pengamatan/observasi, yakni pengumpulan data yang dilakukan dengan menikmati

langsung cara kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Hasil dari pengamatan

tersebut akan dicatat dan diolah sebagai informasi terkait pegawai, tugas, dan jabatan yang

diampunya tersebut.

c. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang

telah disiapkan sebelumnya, lalu mencatat jawaban yang nantinya akan diolah menjadi

informasi yang diperlukan.

d. Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

 Jabatan Administrasi dan Uraian Tugasnya


Berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Nasional
Indonesia (SKKNI) yang telah ditetapkan dalam
Keputusan Menteru Ketenagakerjaan Republik
Indonesia No. 183 Tahun 2016, jabatan dalam bidang
administrasi adalah sebagai berikut:
 1. Officer Administrative
(Administrasi Kantor

Menurut SKKNI, seorang office administrative atau administrasi kantor

bertugas melaksanakan fungsi resepsionis dan tugas-tugas administrasi.

Tugas-tugas administrasi tersebut meliputi :

a. Pembuatan naskah sederhana, lembar kerja, dan bahan presentasi

melalui pemakaian software yang sesuai

b. Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada pihak yang dituju

c. Menggunakan peralatan kantor, seperti mesin faksimile dan mesin

fotokopi
 1. Officer Administrative (Administrasi Kantor


d. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada

pihak yang dituju

e. Menerima dan mengantar tamu

f. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data ke

dalam lingkup dan konteks yang terbatas di bawah

pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannnya.

 2. Junior Administrative Assistant (Sekretaris Junior)

Tugasnya tak jauh berbeda


dengan office administrative atau
administrasi kantor. Uraian tugasnya sebagai berikut:

a. Membuat dokumen, lembar kerja, dan bahan presentasi melalui

pemakaian software yang sesuai

b. Menggunakan internet untuk mencari data

c. Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada pihak yang dituju

d. Menerima dan mengantar tamu

e. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang

dituju
 2. Junior Administrative Assistant (Sekretaris Junior)


f. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data
g. Menggunakan peralatan kantor seperti faksimile,
mesin fotokopi, LCD, OHP, printer dan scanner
h. Membantu pekerjaan yang dilimpahkan, baik oleh
administrative assistant maupun executive assistant
i. Melakukan fungsi resepsionis
 3. Administrative Assistant (Sekretaris)


Administrative assistant atau sekretaris merupakan posisi yang berperan menjalankan tugas-tugas

yang mendukung administrasi bisnis dan memerlukan pengalaman tambahan, serta yang dibawahi

oleh beberapa penyelia. Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki beberapa keahlian, antara lain

sebagai berikut:

a. Keterampilan yang ekstensif dalam menggunakan beberapa jenis software komputer

b. Memiliki kemampuan untuk menganalisis informasi yang diperoleh melalui bantuan internet

c. Mampu menguasai komputer dengan baik

d. Memiliki jiwa kepemimpinan yang tinggi dan dapat membawahi beberapa staf administrasi

e. Memiliki kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi yang baik dengan staf, manajemen,

kolega, ataupun klien

f. Mampu memberikan pelayanan yang baik kepada para pelanggan atau klien perusahaan
 3. Administrative Assistant (Sekretaris)

Sementara itu, tugas-tugas seorang sekretaris meliputi:

a. Pembuatan dokumen, lembar kerja, dan bahan presentasi melalui pemakaian

software yang sesuai

b. Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada pihak yang dituju

c. Menerima dan mengantar tamu

d. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang dituju

e. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data

f. Menggunakan peralatan kantor seperti mesin faksimile, mesin fotokopi, LCD, OHP,

printer dan scanner

g. Menganalisis informasi dengan bantuan internet

 4. Executive Administrative Assistant (Sekretaris Eksekutif)


 Menurut SKKNI, executive administrative assistant atau sekretaris
eksekutif merupakan posisi yang berperan menjalankan tugas-
tugas yang mendukung administrasi manajemen bisnis dan
membawahi beberapa administrative assistant (sekretaris).
 Seorang sekretaris eksekutif bertugas untuk mendukung kegiatan
administrasi manajemen. Untuk menjalankan tugasnya dengan
baik, seorang sekretaris eksekutif perlu memiliki beberapa
kualifikasi sebagai berikut
 4. Executive Administrative Assistant (Sekretaris Eksekutif)

a.

Keterampilan yang ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen administrasi

dengan menggunakan beberapa metode. Penguasaan beberapa metode dalam penerapan

prinsip manajemen dapat meminimalkan terjadinya masalah dalam penyelesaian pekerjaan

di kantor.

b. Jiwa kepemimpinan yang tinggi. jiwa kepemimpinan yang tinggi diperlukan karena seorang

sekretaris eksekutif harus membawahi beberapa administrative assistant atau sekretaris. Jika

sekretaris eksekutif dapat mengarahkan para sekretaris bawahannya dan memberi instruksi

secara jelas, tugas administrasi di kantor dapat terlaksana dengan baik dan efisien.

c. Kemampuan berkomunikasi yang tinggi. sekretaris eksekutif akan berinteraksi dengan

seluruh manajemen, termasuk dengan para pimpinan. Dengan demikian, kemampuan

berkomunikasi yang sangat baik merupakan suatu keharusan.

 5. Office Manager (Manajer Kantor)

Menurut SKKNI, uraian tugas office manager atau manajer kantor adalah menjalankan

tugas-tugas yang mendukung administrasi manajemen perusahaan dan membawahi

beberapa administrative assistant. Seorang manajer kantor dituntut untuk memiliki

beberapa kemampuan berikut :

a. Keterampilan yang ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen

organisasi dengan menggunakan beberapa metode

b. Kemampuan memimpin tingkat atas

c. Kemampuan tinggi dalam menggunakan dan memaksimalkan sumber daya kerja

d. Kemampuan berkomunikasi dan mampu berinteraksi dengan seluruh

pimpinan/manajemen ataupun pelanggan organisasi

 5. Office Manager (Manajer Kantor)

Tugas seorang manajer kantor meliputi:
a. Mendukung kegiatan administrasi manajemen
perusahaan
b. Menjamin kelancaran manajemen perusahaan sesuai
dengan visi dan misi organisasi
c. Melaksanakan kegiatan eksternal untuk memasukkan
manajemen organisasi sesuai dengan harapan pelanggan