BAB II

PEMBAHASAN

A.Analisisi Jabatan
Pengertian analisis jabatan menurut Edwin Flippo dalam Elbadiansyah (2019) adalah
suatu proses mempelajari dan mengkoleksi informasi yang berhubungan dengan tanggung
jawab dan deskripsi tugas tentang suatu pekerjaan tertentu dalam suatu organisasi. Menurut
Dessler (2015), Analisis jabatan adalah suatu prosedur penilaian, pengumpulan dan
penyusunan informasi secara sistematis terkait dengan suatu jabatan. Menurut Mathis dan
Jackson (2011) dalam karyanya berjudul Human Resource Management, analisis jabatan
adalah cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang produk, konteks,
dan persyaratan pekerjaan suatu individu. Kesimpulan dari beberapa pendapat diatas adalah
analisis jabatan merupakan suatu kegiatan untuk membantu mengidentifikasi suatu jabatan,
mulai dari bagaimana jabatan tersebut harusnya dilakukan, tugas-tugas pada jabatan tersebut,
atau lebih ringkasnya adalah untuk mengetahui isi dari jabatan tersebut. Analisis jabatan
dapat menjadi tolak ukur spesifikasi calon karyawan yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.

Tujuan dari analisis jabatan menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
No. 35 tahun 2012 adalah untuk penyusunan kebijakan program :
 Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan
 Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan
 Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian,
ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan dibutuhkan
Terdapat 2 elemen output dalam analisis jabatan. 2 elemen output analisis jabatan tersebut
meliputi:
1.Deskripsi Jabatan (Job Description)
Deskripsi jabatan atau Job Description adalah informasi tertulis secara sistematis
menguraikan tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan memuat
ringkasan tentang apa yang harus dilakukan oleh karyawan dalam melakukan tugasnya. Di
bawah ini komponen yang terdapat pada deskripsi jabatan menurut Mustadin Tagala (2018,
h.132):
a. Job Title
Berupa nama jabatan, yang berfungsi sebagai data dalam perusahaan dan guna memudahkan
proses penyusunan laporan.
b. Job procedure
Berisi mengenai aktivitas-aktivitas atau kewajiban yang harus dijalankan sebagai karyawan,
tools atau alat yang dipakai, interaksi formal dengan pekerjaan lain dan seberapa level
supervisi yang diberikan.
c. Work Conditions dan Physical Environment
Mencakup suhu, panas, penerangan, suara/kebisingan, lokasi di dalam/di luar gedung, lokasi
fisik, kondisi yang membahayakan.
d. Social Environment
Mencakup berapa kuantitas anggota dalam suatu kelompok kerja, dan seberapa jauh
interaksi interpersonal yang perlu dijalin dalam menjalankan suatu pekerjaan tersebut.
e. Job Conditions
Berisi mengenai durasi jam kerja, struktur gaji, metode pembayaran, bonus, kedudukan
dalam pekerjaan, kesempatan promosi dan transfer.
2. Spesifikasi Jabatan (Job Specification)
Mathis dan Jackson (2012) mengungkapkan bahwa Spesifikasi jabatan merupakan
beberapa hal yang dibutuhkan pegawai dalam menunjukkan kinerja serta kepuasan kerjanya,
dimana hal tersebut terdiri dari pengetahuan, ketrampilan dan kebutuhan pegawai. Spesifikasi
jabatan adalah kualifikasi minimum yang terdiri dari pendidikan, ketrampilan serta kebutuhan
pegawai yang harus dipenuhi pada saat menjalani suatu jabatan tertentu agar dapat
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara optimal. Spesifikasi jabatan banyak
memberikan manfaat pada organisasi, diantaranya:
a. Sebagai dasar untuk organisasi melakukan evaluasi jabatan.
b. Sebagai dasar untuk organisasi menentukkan standar kinerja pegawai.
c.Sebagai dasar untuk organisasi pada saat melakukan rekrutmen, seleksi maupun
penempatan pegawai baru.
d. Sebagai dasar untuk organisasi merancang pendidikan dan pelatihan bagi pegawai.
e. Sebagai dasar untuk organisasi menyusun jalur promosi bagi pegawai.
f. Sebagai dasar untuk organisasi merencanakan perubahan dan menyederhanaan kerja yang
ada dalam organisasi.
g. Sebagai dasar untuk organisasi mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
bagi pegawai.

Membuat analisis jabatan dalam sebuah organisasi adalah proses yang penting untuk
memahami, menggambarkan, dan mendokumentasikan tugas, tanggung jawab, persyaratan,
dan karakteristik suatu jabatan. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat
analisis jabatan dalam organisasi, yaitu:
1. Identifikasi Tujuan dan Ruang Lingkup Analisis Jabatan:
Pertama-tama, organisasi perlu dengan jeta menentukan tujuan utama analisis jabatan
dan batasan ruang lingkupnya. Tujuan mendasar adalah apa yang ingin dicapai dengan
analisis jabatan ini, seperti meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan pengembangan
karyawan, atau mendukung perencanaan karir.

2. Bentuk Tim Analisis Jabatan

Berikutnya, organisasi perlu membentuk tim atau komite yang akan bertanggung
jawab untuk melakukan analisis jabatan. Tim ini harus terdiri dari beragam individu dengan
pemahaman yang baik tentang berbagai aspek organisasi, termasuk manajemen sumber daya
manusia, unit bisnis yang relevan, dan karyawan yang menduduki jabatan tersebut.

3. Pilih Metode Analisis Jabatan yang Tepat

Organisasi harus memilih metode atau pendekatan yang paling sesuai dengan
kebutuhan mereka. Metode umum meliputi analisis tugas (job-task analysis), analisis
perilaku, dan analisis kompetensi. Setiap metode memiliki kelebihan dan kelemahan
tersendiri, dan pilihan tergantung pada tujuan analisis dan sumber daya yang tersedia.

4. Identifikasi Jabatan yang Akan Dianalisis

Selanjutnya, organisasi harus memilih jabatan-jabatan yang akan dianalisis. Pastikan
untuk memilih jabatan yang representatif dan memiliki dampak signifikan pada tujuan
organisasi. Pilihan jabatan juga dapat diprioritaskan berdasarkan tingkat kritisitas dan
kompleksitasnya.

.
5. Kumpulkan Data Secara Komprehensif
Proses analisis jabatan melibatkan pengumpulan data yang komprehensif. Ini dapat
mencakup:
a.Wawancara dengan pekerja yang menduduki jabatan tersebut.
b.Observasi langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan dalam jabatan.
c.Penggunaan kuesioner atau formulir analisis jabatan yang telah ada.
d.Tinjauan dokumen terkait pekerjaan, seperti panduan tugas atau laporan pekerjaan
sebelumnya.

6. Dokumentasikan Tugas dan Tanggung Jawab

Setelah data dikumpulkan, organisasi perlu mendokumentasikan tugas-tugas sehari-
hari dan tanggung jawab jabatan tersebut dengan sangat terperinci. Ini mencakup deskripsi
tugas yang mencakup apa yang harus dilakukan, kapan, di mana, dan bagaimana tugas-tugas
itu dilakukan.

7. Analisis Persyaratan Kualifikasi

Tentukan persyaratan kualifikasi yang diperlukan untuk jabatan tersebut, seperti
pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan kompetensi yang diperlukan. Informasi ini
membantu dalam proses rekrutmen, seleksi, dan pengembangan karyawan yang sesuai
dengan jabatan.

8. Validasi Hasil Analisis

Setelah analisis jabatan selesai, penting untuk memvalidasi hasilnya dengan
melibatkan pihak terkait, termasuk manajer, pekerja yang bersangkutan, dan unit sumber
daya manusia. Ini akan memastikan bahwa analisis jabatan akurat dan relevan dengan
kebutuhan organisasi.

9. Dokumentasikan dan Simpan Data dengan Baik

Seluruh hasil analisis jabatan harus didokumentasikan dan disimpan dengan baik
dalam format yang mudah diakses dan diperbarui. Ini mencakup deskripsi jabatan,
kompetensi yang terkait, dan persyaratan kualifikasi.

10. Terapkan Hasil Analisis

Hasil analisis jabatan dapat digunakan dalam berbagai aspek manajemen sumber daya
manusia, seperti pengembangan program pelatihan, penilaian kinerja, perencanaan karir, dan
rekrutmen. Pastikan untuk menerapkan rekomendasi dan rencana aksi yang muncul dari
analisis jabatan ini.

11. Evaluasi dan Perbarui Secara Berkala

Terakhir, organisasi harus mengevaluasi hasil analisis jabatan secara berkala untuk
memastikan bahwa mereka tetap relevan dengan perubahan dalam organisasi dan kebutuhan
jabatan. Perbarui analisis jabatan sesuai kebutuhan untuk menjaga keakuratan dan
kebermanfaatan mereka.

B.Analisa Uraian Jabatan dan Sifat Pada Suatu jabatan

Membuat uraian jabatan dan menganalisa sifat jabatan merupakan dua langkah
penting dalam memanagemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Hal ini dikarnakan hasil dari analisis yang dilakukan dapat menjadikan patok ukur dalam
mengambil keputusan mengenai manegemen sumber daya manusia. Beberapa cara untuk
menganalisa uraian jabatan antara lain :

1.Identifikasi Tujuan dan Ruang Lingkup Uraian Jabatan:

Tentukan tujuan dari uraian jabatan. Apakah Anda ingin menghasilkan dokumen
deskripsi jabatan yang lebih rinci untuk keperluan rekrutmen, penilaian kinerja,
pengembangan karyawan, atau perencanaan karir? Juga, pastikan untuk menentukan ruang
lingkupnya, yaitu jabatan apa yang akan diuraikan.

2.Pengumpulan Informasi:
Kumpulkan data terkait jabatan yang akan diuraikan. Data ini dapat diperoleh melalui
wawancara dengan pekerja yang menduduki jabatan tersebut, observasi langsung pekerjaan,
dan tinjauan dokumen pekerjaan yang ada.

3.Organisasikan Informasi:
Susun informasi yang telah Anda kumpulkan dengan baik. Daftar tugas dan tanggung
jawab utama yang terkait dengan jabatan tersebut.

4.Deskripsikan Tugas dan Tanggung Jawab:

Tulis deskripsi tugas dan tanggung jawab jabatan secara terperinci. Deskripsikan apa
yang harus dilakukan oleh pekerja, kapan harus melakukannya, di mana harus melakukannya,
dan bagaimana melakukannya.

5.Sertakan Persyaratan Kualifikasi:

Uraikan persyaratan kualifikasi yang diperlukan untuk jabatan tersebut, seperti
pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan kompetensi. Informasi ini akan membantu dalam
proses rekrutmen dan seleksi.

6.Format Uraian Jabatan:

Gunakan format yang konsisten dan mudah dibaca. Ini termasuk penggunaan poin-
poin atau paragraf pendek, serta penomoran atau bulleted lists untuk tugas dan tanggung
jawab.

7.Validasi Uraian Jabatan:

Validasi uraian jabatan dengan pekerja yang bersangkutan, manajer, atau pihak terkait
lainnya untuk memastikan akurasi dan kesesuaian. Perubahan dapat diperlukan setelah
validasi.

Sedangkan dalam menganalisis sifat jabatan terdapat juga beberapa langkah, diantaranya :

1.Identifikasi Aspek Penting Jabatan:

Pertimbangkan berbagai aspek kunci dari jabatan, termasuk tingkat kompleksitas
tugas, tingkat tanggung jawab, jenis interaksi, hubungan dengan orang lain, dan dampak
pekerjaan terhadap organisasi.

2.Klasifikasikan Jabatan:
Klasifikasikan jabatan berdasarkan tingkat kompleksitas dan tanggung jawabnya. Ini
dapat mencakup pembagian jabatan menjadi kategori seperti "entry level," "intermediate,"
atau "senior."
3.Analisis Gaya dan Lingkungan Kerja:
Pertimbangkan gaya kerja yang sesuai untuk jabatan tersebut. Apakah pekerjaan ini
memerlukan keahlian teknis yang khusus, atau apakah lebih fokus pada interaksi
interpersonal? Faktor-faktor lingkungan kerja, seperti kondisi fisik dan jadwal kerja, juga
perlu dianalisis.
4.Evaluasi Dampak Jabatan:
Pertimbangkan dampak pekerjaan pada kesuksesan organisasi. Apakah jabatan ini
memiliki peran kunci dalam mencapai tujuan organisasi, atau apakah lebih bersifat rutin?

5.Tentukan Gaji dan Manfaat:

Analisis sifat jabatan dapat membantu dalam menentukan kompensasi yang layak
untuk jabatan tersebut, berdasarkan faktor-faktor seperti tingkat tanggung jawab,
keterampilan yang diperlukan, dan kompleksitas tugas.

6.Bandingkan dengan Jabatan Lain:

Bandingkan sifat jabatan dengan jabatan lain dalam organisasi untuk memastikan
keselarasan dan konsistensi dalam penempatan karyawan.

7.Gunakan Hasil Analisis:

Hasil analisis sifat jabatan dapat digunakan untuk mendukung keputusan manajemen,
seperti pengembangan program pelatihan, penilaian kinerja, perencanaan karir, dan
rekrutmen.

Analisis sifat jabatan membantu organisasi memahami karakteristik dan peran jabatan
secara lebih mendalam, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dalam
manajemen sumber daya manusia. Dengan analisis yang baik, organisasi dapat memastikan
bahwa karyawan ditempatkan sesuai dengan kemampuan, dan kompensasi yang diberikan
sesuai dengan kontribusi mereka dalam organisasi. Analisis sifat dan peran jabatan perlu di
lakukan secara berkala untuk mencerminkan perubahan organisasi dan lingkungan kerja.

C.Spesifikasi Jabatan Pada Organisasi

Spesifikasi jabatan adalah deskripsi formal yang merinci persyaratan, tugas, tanggung
jawab, dan karakteristik yang diperlukan dalam suatu jabatan. Menurut Michael Jucius
(1975) menganggap spesifikasi jabatan sebagai elemen kunci dalam manajemen sumber daya
manusia dan mengembangkan pendekatan yang berfokus pada analisis tugas dan tanggung
jawab. Spesifikasi jabatan membantu organisasi mengidentifikasi persyaratan dan
karakteristik kunci yang diperlukan dalam seorang karyawan untuk menjalankan jabatan
tertentu. Berikut adalah panduan tentang cara membuat spesifikasi jabatan:

1. Identifikasi Tujuan Spesifikasi Jabatan:

Tentukan dengan jelas tujuan dari pembuatan spesifikasi jabatan. Apakah ini untuk
keperluan rekrutmen, seleksi, penilaian kinerja, pengembangan karyawan, atau perencanaan
karir? Tujuan yang jelas akan membantu membentuk spesifikasi jabatan sesuai dengan
kebutuhan.

2. Rencanakan Proses Pembuatan Spesifikasi Jabatan:

Rencanakan langkah-langkah yang akan Anda ambil dalam proses pembuatan
spesifikasi jabatan, termasuk sumber daya yang Anda butuhkan dan jadwalnya.
3. Kumpulkan Informasi Terkait Jabatan:
Kumpulkan data dan informasi yang relevan terkait jabatan yang akan diuraikan. Data
ini dapat berasal dari uraian jabatan yang sudah ada, obrolan dengan pemegang jabatan, atau
observasi pekerjaan.

4. Deskripsikan Tugas dan Tanggung Jawab:

Tulis deskripsi tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan oleh pemegang
jabatan tersebut. Deskripsi ini harus mencakup tugas-tugas sehari-hari, keterampilan yang
dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan.
5. Tentukan Persyaratan Kualifikasi:
Jelaskan persyaratan kualifikasi yang diperlukan bagi calon karyawan yang akan
mengisi jabatan tersebut. Ini termasuk tingkat pendidikan, pengalaman, keterampilan teknis,
keterampilan interpersonal, dan kompetensi yang diperlukan. Persyaratan ini harus sesuai
dengan tingkat kompleksitas dan tanggung jawab jabatan.

6. Jelaskan Karakteristik Pribadi dan Sifat yang Dibutuhkan:

Tentukan karakteristik pribadi, kepribadian, dan sifat yang diharapkan dari pemegang
jabatan. Ini dapat mencakup kemampuan untuk bekerja dalam tim, komunikasi yang efektif,
inisiatif, ketekunan, dan kemampuan manajemen stres, tergantung pada sifat pekerjaan.

7. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tepat:

Saat membuat spesifikasi jabatan, gunakan bahasa yang jelas dan tepat agar mudah
dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses manajemen sumber daya manusia.

8. Konsultasikan dengan Pemegang Jabatan:

Dalam proses pembuatan spesifikasi jabatan, konsultasikan dengan pemegang jabatan
atau manajer yang memahami pekerjaan dengan baik. Mereka dapat memberikan wawasan
yang berharga tentang karakteristik yang diperlukan.

9. Validasi Spesifikasi Jabatan:

Validasi spesifikasi jabatan dengan pihak terkait seperti manajer, personel sumber
daya manusia, atau calon karyawan yang berpengalaman dalam peran serupa. Ini membantu
memastikan bahwa spesifikasi tersebut relevan dan realistis.

10. Dokumentasikan dan Gunakan Spesifikasi Jabatan:

Setelah spesifikasi jabatan selesai, dokumentasikan dengan baik dan simpan dalam
format yang mudah diakses. Selanjutnya, Anda dapat menggunakannya untuk rekrutmen,
seleksi, pengembangan karyawan, dan manajemen kinerja.

11. Evaluasi dan Perbarui Secara Berkala:

Spesifikasi jabatan perlu diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan
dalam organisasi atau tuntutan pekerjaan yang berkembang. Pastikan bahwa spesifikasi
tersebut selalu up-to-date.

Pembuatan spesifikasi jabatan yang baik dapat membantu organisasi mendefinisikan

ekspektasi yang jelas untuk pemegang jabatan dan mengidentifikasi karyawan yang sesuai
dengan kebutuhan pekerjaan. Dengan spesifikasi yang baik, proses rekrutmen, seleksi, dan
pengembangan karyawan menjadi lebih efisien dan efektif.

D.Memecahkan Masalah Terkait Uraian Jabatan

Memecahkan masalah terkait proses pembuatan uraian jabatan adalah langkah penting
untuk memastikan bahwa uraian jabatan yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan organisasi
dan akurat Memecahkan masalah terkait dengan proses pembuatan uraian jabatan
membutuhkan kesabaran dan komitmen untuk memahami masalah yang ada dan mencari
solusi yang efektif. Proses ini perlu dikelola dengan baik agar uraian jabatan yang dihasilkan
akurat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Berikut adalah langkah-langkah untuk
memecahkan masalah terkait dengan proses pembuatan uraian jabatan:

1.Identifikasi Masalah:
Langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah atau hambatan dalam proses
pembuatan uraian jabatan. Misalnya, masalah dapat berupa kurangnya data yang diperlukan,
ketidakjelasan tugas-tugas jabatan, atau kesulitan dalam komunikasi dengan pemegang
jabatan.

2.Analisis Masalah:
Setelah masalah diidentifikasi, lakukan analisis lebih mendalam untuk memahami
akar penyebabnya. Tinjau proses pembuatan uraian jabatan dari awal hingga akhir untuk
melihat di mana permasalahan muncul.

3.Libatkan Pihak Terkait:

Melibatkan pihak terkait yang terlibat dalam proses pembuatan uraian jabatan, seperti
manajer, personel sumber daya manusia, dan pemegang jabatan. Pertimbangkan untuk
melakukan wawancara atau diskusi kelompok untuk mendapatkan masukan mereka tentang
permasalahan yang ada.

4.Tentukan Solusi:
Setelah memahami akar penyebab masalah, cari solusi yang sesuai. Ini bisa
melibatkan perbaikan dalam prosedur, komunikasi yang lebih baik, atau pembaruan dalam
pengumpulan data.

5.Perbarui Prosedur dan Pedoman:

Jika prosedur pembuatan uraian jabatan tidak efektif, pertimbangkan untuk
memperbarui pedoman dan prosedur yang ada. Pastikan prosedur tersebut jelas dan mudah
diikuti oleh semua pihak yang terlibat.

6.Komunikasikan Perubahan:
Pastikan semua pihak terkait mengetahui perubahan yang diterapkan dalam proses
pembuatan uraian jabatan. Ini dapat melibatkan pelatihan atau penyampaian informasi kepada
staf yang terlibat.

7.Pantau dan Evaluasi:

Setelah perubahan diterapkan, pantau proses pembuatan uraian jabatan secara berkala.
Evaluasi apakah perubahan telah mengatasi masalah yang ada dan apakah perbaikan lebih
lanjut diperlukan.

8.Fleksibilitas dan Koreksi:

 Ingatlah bahwa organisasi dan lingkungan kerja dapat berubah. Pastikan proses
pembuatan uraian jabatan tetap fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan yang
terjadi.

9.Konsultasikan dengan Pakar:

Jika masalah yang dihadapi sangat kompleks, Anda mungkin perlu berkonsultasi
dengan pakar di bidang manajemen sumber daya manusia atau konsultan untuk mendapatkan
wawasan yang lebih mendalam dan saran tentang pemecahan masalah.

10.Pengembangan Keterampilan:
Mungkin perlu mengembangkan keterampilan staf yang terlibat dalam proses
pembuatan uraian jabatan melalui pelatihan atau pendidikan tambahan.

REFERENSI :

Dessler, Gary. (2015). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat

Eko, L. W. (2015). Pemanfaatan Analisis Jabatan Dalam Aktivitas Manajemen Sumber Daya
Manusia Di Kantor Perpustakaan Kota Malang Jurnal Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Vol. 5(1).

Istiwahyuningsih, T. (2019). Analisis Jabatan, Beban Kerja dan Perhitungan Kebutuhan

Pegawai di Pusat Data dan Statistik Pendidikan dan Kebudayaan. Jurnal Administrasi
Pendidikan, Vol. 26(2).

Kurniawan, D., & Sumarni. (2017). Evaluasi Analisa Jabatan dan Identifikasi Kebutuhan
Pelatihan Untuk Peningkatan Kompetensi Pegawai Di Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Jambi. Jurnal Sains sosio Humaniora, Vol. 1(1).

Kurniawati, E. (2018). Pelaksanaan Analisa Jabatan Pada Universitas Islam Kadiri. Jurnal
Manajemen dan Kewirausahaan, Vol. 3(3)