ANALISIS PEKERJAAN

1. Pentingnya informasi analisis pekerjaan

2. Analisis pekerjaan
3. Diskripsi pekerjaan
4. Spesifikasi pekerjaan
5. Aplikasi informasi analisis pekerjaan

PENTINGNYA INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Analisa pekerjaan merupakan proses pengumpulan informasi secara rinci mengenai tugas.
Sangat penting bagi perusahaan untuk memahami job description, job requirement dan juga
kandidat yang sesuai untuk menghasilkan kinerja yang tinggi apalagi di era persaingan yang
semakin besar ini.

Analisa pekerjaan merupakan suatu bagian penting dari tugas departemen sumber daya
manusia. yaitu:
1. Job Analysis dan job design
2. Reckruitmen dan seleksi
3. Pelatihan dan pengembangan
4. Performance Management
5. Pay Structure, Incentives, dan Benefit
6. Buruh dan organisasi buruh

Kalau kita mengamati bahwa fungsi-fungsi HRM di atas membutuhkan informasi yang ada
pada analisa pekerjaan. Proses rekrutmen, proses seleksi, proses pelatihan, proses
pengembangan, proses performance management dan struktur penggajian mengambil
informasi dari analisa pekerjaan.

Perancangan tugas atau perancangan pekerjaan atau ada juga yang menyebut perancangan
jabatan merupakan proses bagi perusahaan agar dapat menjalankan strategi perusahaan
dengan efektif dan efisien. Efektif berarti strategi dan dijalankan dengan baik, efisien berarti
strategi dapat dijalankan dengan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan. Untuk dapat
melakukan perancangan pekerjaan dengan baik, perusahaan perlu memiliki informasi yang
rinci mengenai tugas-tugas yang diperlukan perusahaan.

Departement HRM kemudian menganalisa kebutuhan sumber daya kemudian mengambil

langkah-langkah mencari kandidat untuk mengisi kebutuhan sumber daya manusia tersebut.
Di sini departemen SDM (Sumber Daya Manusia) kemudian melakukan rekruitmen. Setelah
proses rekruitmen biasanya akan datang banyak kandidat-kandidat yang melamar.

Departeman SDM ini kemudian menyeleksi kandidat-kandidat untuk untuk dijadikan

karyawan. Tentu saja proses seleksi ini sesuai dengan analisa pekerjaan yang telah dibuat
sebelumnya. Departemen SDM akan menyeleksi kandidat-kandidat apakah memiliki
knowledge, skills dan ability sesuai dengan analisa pekerjaan yang telah dibuat. Kandidat
yang diterima harus memiliki pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan tertentu yang
dibutuhkan oleh perusahaan.
Setelah kandidat diterima mejnadi karyawan, karyawan akan diberikan pelatihan-pelatihan
agar dapat bekerja dengan nyaman dan efektif.  Tentu saja materi pelatihan ini juga sesuai
dengan analisa pekerjaan yang telah dibuat sebelumnya.  Pelatihan ada yang singkat, ada juga
yang berhari-hari atau berbulan-bulan.

Dalam melakukan evaluasi atau performance management, manajer akan memberikan

penilaian berdasarkan kinerja dari staf-stafnya. Kinerja ini tentu dihubungkan dengan job
description, dan jobs description ini berasal dari analisa pekerjaan yang telah dibuat
sebelumnya.

ANALISIS PEKERJAAN

A.    Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Analisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan
tertentu, sesuai dengan kemampuan,keahlian dan pengalaman dalam melakukan
suatu pekerjaan. Pada hakikatnya semua orang menduduki jabatan manajerial atau
pejabat negara sekalipun adalah sumber daya manusia juga. Berarti dalam suatu
organisasi atau negara diperlukan keberadaan sekelompok orang-orang analisis
pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap suatu atau semua pekerjaan
yang ada.
 Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, dapartemen SDM bersandar pada
organisasi dan karyawan, diharapkan bisa menyediakan informasi berikut :
·         Daftar pertanyaan analisis pekerjaan seluruhnya.
·         Skema organisasi dapartemen
·         Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah mempengaruhi
posisi itu.
Menurut Malayu Job Analysis (analisis pekerjaan) adalah menganalisis dan
mendesain pekerjaan apa saja yang  harus dikerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan
mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.
Menurut Umar bahwa analisis  pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk
menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan
manajemen.
Analisis  pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan
dan proses menentukan prasyaratan yang harus disiapkannya, termasuk di
dalamnya sistematika rekrutmen, evaluasi, atau pengendalian, dan perusahaan atau
institusi usahanya.
Dengan kata lain analisis pekerjaan adalah mempelajari, mencari, dan menentukan
gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas-tugas,
kewajiban dan wujud tanggungjawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan
karyawan.
B.    Tujuan Analisis Pekerjaan

Tujuan Analisis pekerjaann menurut Gomes Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang
digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:
1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan,
kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk
mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.
2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas,
kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu
3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan
kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar
yang terikat
4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan
merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok
5.  Personel requirement, yaitu  berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi
suatu pekerjaan
6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh
supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja
7.    Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja
8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,
perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu
9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan
rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan
kerja dan standar kerja.
10.  Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman,
kondisi fisik dan kondisi lingkungan.
11.  Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu
organisasi.
12.  Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.
Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh managemen SDM untuk mencapai tujuan
yang didasarkan pada informassi analisis pekerjaan adalah :
a.       Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu.
b.      Kaji  kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang.
c.       Ciptakan peraturan yang dapat menguntugkan semua pihak.
d.      Rancang kebutuhan SDM masa depan.
e.       Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.
f.   Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun
karyawan yang sudah berpengalaman.
g.      Ranvcang rencana pengembangan potensi karyawan.
h.      Tentukan standar kerja/prestasi yang realistis.
i.        Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya.
j.        Penempatan karyawan sesuai dengan ahlinya.
k.      Berikan kompensasi secara wajar.

C.    Langkah- Langkah Dalam Analisis Pekerjaan

Langkah pertama, menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana masing-
masing pekerjaan berkait dengan perusahaansecara keseluruhan.
Langkah kedua, untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan
informasi rancang pekerjaan akan digunakan. Pada umumnya langkah ini
memerlukan waktu dan biaya yang mahal untuk meneliti tiap-tiap pekerjaan.
Langkah ketiga, melibatkan penggunaan dari  teknik analisis pekerjaan yang bisa
diterima.
Langkah ke empat, mengumpulkan informasi yang digunakan.
Langkah kelima, untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas.
Langkah keenam, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan. Analisi pekerjaan
menyediakan informasi penting bagi perusahaan. sehingga kebutuhan karyawan
terpenuhi dan hasil kerjanya produktif.
Akhirnya, informasi dari analisis pekerjaan dapat digunakan oleh perusahaan untuk
evaluasi tentang rencana pekerjaannya.
D.     Teknik Pengumpulan Informasi Tentang Analisis Pekerjaan
Dalam rangka pengumpulan informasi tentang analisis pekerjaan, para analis harus
mengetahui tentang seluk beluk organisasi seperti yang menyangkut tujuannya,
strateginya, strukturnya, sumber daya dan dana yang dimiliki serta produknya
apakah dalam bentuk barang atau pun jasa. Berdasarkan hal itulah tiga jenis
kegiatan pengumpulan informasi dilakukan, yaitu :

1.      Identifikasi pekerjaan

Langkah pertama adalah langkah penelitian untuk mengetahui sumber informasi
atau mengidentifikasikan berbagai ragam pekerjaan yang hendak dianalisis. Penting
untuk mengetahui sumber informasi tentang berbagi pekerjaan itu seperti latar
belakang pendidikan, daftar gaji, bagan organisasi, dan catatan analisis pekerjaan di
masa lalu.

2.      Penyusunan kuesioner

Langkah kedua adalah menyusun daftar pengecekan yang sama bagi semua
pekerjaan yang sejenis dalam berbagai satuan kerja dalam organisasi dengan terlebih
dahulu menyusun jadwal analisis pekerjaan. Instrumen pengumpulan informasi
yang paling lumrah digunakan adalah kuesioner yang mengandung lima hal, yaitu
a. Status informasi yang dimiliki sekarang dikaitkan dengan pekerjaan yang
diidentifikasikan
b.      Tugas dan tanggung jawab
c.       Karakteristik insan
d.      Kondisi kerja
e.       Standar prestasi kerja
3.      Pengumpulan informasi

Dalam memilih dan menentukan teknik pengumpulan informasi harus didasarkan

pada pertimbangan faktor waktu, biaya dan ketepatan informasi yang diperoleh.
Dengan begitu akan diperoleh kepercayaan sebagai sarana sosialisasi dan
pemahaman yang menyeluruh dalam lingkungan perusahaan, lingkungan kerja, dan
bagi karyawan yang diberikan pengembangan keterampilan kerja. Para analis dapat
menggunakan berbagai teknik untuk mengumpulkan informasi analisis pekerjaan
melalui:
a.       wawancara langsung dengan karyawan (interviews)
b.      pandangan pejabat senior/diskusi dengan tenaga ahli (panel of experts)
c.       daftar kuesioner melaui pos (mail questionnaires)
d.      catatan kerja harian karyawan (employee log)
e.       observasi langsung (observation)
f.       kombinasi berbagai teknik (cobination)

E.        Aplikasi analisis pekerjaan

sesuai atau tiddaknya teknik pengumpulan informasi yang digunakan dalam analisis
pekerjaan harus diukur dengan aplikasi informasi yang diperoleh. Maksudnya
adalah satu atau gabungan beberapa teknik dapat dikatakan berhasil bila bermanfaat
untuk peningkatan kualitas SDM, sehingga setiap karyawan yang ada dalam
perusahaan mampu lebih mengoptimalkan konstribusinya, kearah pencapaian dan
tujuan kesasaran perusahaan.
Analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan berikut :
·         Rekrutmen dan seleksi
·         Pelatihan dan pengembangan karir
·         Kompensasi
·         Perencanaan strategi

Kesimpulan :

 Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang

berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis.
Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job description) dan
spesifikasi pekerjaan (Job specification).
 Tujuan lembaga, organisasi atau perusahaan dengan perencanaan manajemen
sumber daya manusia yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan adalah
untuk mewujudkan eksistensi, efektivitas, dan efisiensi, serta produktivitas
dalam mencapai tujuan atau sasaran perusahaan. Oleh karena itu, kegiatan
analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi
karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia
tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.
 Langkah-langkah dalam pelaksanaan analisis pekerjaan adalah menentukan
penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan,  mengumpulkan informasi
 tentang latar belakang, menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi)
jabatan yang akan dianalisis, mengumpulkan informasi analisis pekerjaan,
meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, menyusun
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta meramalkan dan
memperhitungkan perkembangan perusahaan.
 Aplikasi Informasi Analisis Pekerjaan meliputi Penyusunan uraian pekerjaan,
Merumuskan spesifikasi pekerjaan, Menetapkan standar prestasi kerja dan
menciptakan sistem informasi sumber daya manusia.
 DISKRIPSI PEKERJAAN

Pengertian Deskripsi Pekerjaan

Job Description atau deskripsi pekerjaan merupakan suatu dokumen singkat mengenai
informasi faktual yang berisi pembagian tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan merupakan
tanggung jawab yang dipegang oleh suatu pekerjaan tertentu. Dokumen penting ini bersifat
penggambaran dan terdiri dari catatan-catatan fakta pekerjaan yang ada dan berhubungan.

Manajemen sangat memerlukan keterangan yang nyata dan teratur mengenai kewajiban dan
tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Uraian tersebut tampak sebagai ikhtisar mengenai fakta
penting secara tertulis mengenai pekerjaan seorang pegawai. Uraian pekerjaan berguna untuk
memberi pemahaman kepada para pegawai tentang tugas, wewenang, serta tanggung
jawabnya terhadap jabatan yang dipegangnya. Dengan demikian setiap pegawai mengetahui
seluk-beluk pekerjaan yang dimilikinya sehingga membuat pegawai dapat menjalankan
tugasnya dengan benar dan konsisten.

Definisi Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Menurut Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:32), Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan
tertulis yang meliputi tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan-hubungan lini baik
ke atas maupun ke bawah. Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan faktual yang menyangkut
tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu.

Menurut Sedarmayanti (2009:150), Deskripsi pekerjaan adalah catatan sistematis dan teratur
tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan, didasarkan pada kenyataan apa, bagaimana,
mengapa, kapan dan dimana pekerjaan dilaksanakan, dan kualifikasi orang yang menduduki
jabatan tersebut.

Menurut Rivai (2009:367), Deskripsi pekerjaan merupakan pernyataan tertulis mengenai apa
yang dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan dan bagaimana pekerjaan itu dilakukan serta
mengapa dilakukan.

Menurut Mathis and Jackson (2006:214) deskripsi kerja merupakan proses menyebutkan
tugas, tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Tugas-tugas perlu diketahui dengan jelas apa
jenisnya, selanjutnya tanggung jawab apa yang harus dipegang oleh karyawan yang
melakukan tugas tersebut, sehingga karyawan tidak melakukan kesalahan dengan adanya
kejelasan-kejelasan pekerjaan yang harus karyawan lakukan.

Menurut Stone (2005) Job description (deskripsi kerja) atau deskripsi posisi adalah
pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan itu ada, apa yang dilakukan
pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa
pekerjaan itu dilakukan.
Unsur dalam Deskripsi Pekerjaan
1. Uraian singkat tentang pekerjaan;
2. Tugas-tugas yaang dilaksanakan;
3. Pengawasan yang diberikan atau diterima;
4. Hubungan dengan pekerjaan lain; mesin, alat dan bahan;
5. Kondisi kerja; definisi dan istilah yang tidak biasa; dan
6. Penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di tersebut atas.
 SPESIFIKASI PEKERJAAN

Spesifikasi Pekerjaan

Menurut H. Malayu (2000) spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum
orang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan denganbaik dan kompeten
Spesifikasi jabatan ) menurut Nitisemito (1980:26) merupakan suatu informasi tentang syarat
– syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan
baik.
Jadi Spesifikasi pekerjaan (job spescification) adalah sebuah daftar pengetahuan , keahlian,
kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan
sebuah pekerjaan. Pengetahuan mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan
bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil.
di setiap perusahaan spesifikasi pekerjaan belum tentu sama dikarenakan spesifikasi
pekerjaan disusun dari uraian pekerjaan. sedangkan uraian pekerjaan masing-masing
peusahaan tidak sama 

Perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

Deskripsi pekerjaan menetapkan apa pekerjaan tersebut, merupakan profil pekerjaan.
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas para karyawan yang
melakukannya dan persyaratan keahlian manusia: merupakan profil manusia yang dibutuhkan
oleh orang yang menunaika pekerjaan tersebut. Persyaratan manusia meliputi pengalaman,
pelatihan, pendidikan dan kemampuan memenuhi tuntutan fisik dan mental. Informasi yang
terdapat dalam spesifikasi pekerjaan dapat merupakan salah satu dari ketiga kategori
tersebut.:

 Persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pengertian

 Persyaratan pendidikan termasuk , termasuk pendidikan menengah , universitas, atau
pendidikan kejuruan
 Pengetahuan, keahlian dan kemampuan.

Spesifikasi pekerjaan harus hanya mencakup kualifikasi yang jelas berhubungan dengan
kinerja pekerjaan yang dapat diterima.Spesifikasi pekerjaan melaksanakan fungsi yang
terpisah dari komponen analisis pekerjaan yang lain. Spesifkasi pekerjaan tidak memaparkan
lingkungan fisik tugas dan kewajiban, atau kondisi pekerjaan.Sebaliknya, tujuan spesifikasi
pekerjaan adalah untuk menentukan karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan,
seleksi dan penempatan. 
Spesifikasi pekerjaan penting karena beberapa alasan : 

1. Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang diharuskan oleh undang-undang.

(pilot, pengacara dll)
2. Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus
setidaknya S3)
3. Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan pembuatan standar atau kriteria tertentu yang
dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru tik harus dapat mengetik 100 huruf
dalam 1 menit) dll
 APLIKASI INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Aplikasi Informasi Analisis Pekerjaan

Dari berbagai teknik pengumpulan informasi dalam rangka analisis pekerjaan, harus
mampu memberikan sumbangan nyata dalam menentukan empat hal, yaitu
1.      Penyusunan uraian pekerjaan
Uraian pekerjaan ialah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab
suatu pekerjaan (profil suatu pekerjaan).
2.      Merumuskan spesifikasi pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan ialah karakteristik atau syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi
sehingga dapat melaksanakan suatu pekerjaan.
3.      Menetapkan standar prestasi kerja
Lima alasan ditetapkannya standar prestasi kerja, yaitu
a.       standar prestasi kerja merupakan tolak ukur yang digunakan oleh atasan pekerja yang
bersangkutan
b.      standar prestasi kerja merupakan alat pengendali perilaku para pekerja
c.       standar prestasi kerja berperan sebagai bahan koreksi terhadap penyimpangan atau
deviasi yang terjadi
d.      standar prestasi kerja berguna sebagai baha umpan balik bagi pekerja yang bersangkutan
e.       standar prestasi kerja merupakan sasaran yang harus diusahakan pencapaiannya oleh
setiap pekerja
4.      Menciptakan sistem informasi sumber daya manusia[2]
Untuk mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif, setiap organisasi mutlak
perlu menciptakan suatu sistem informasi sumber daya manusia dalam
organisasi.Berdasarkan informasi tentang analisis pekerjaan melalui uraian pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan dan standar prestasi kerja, satuan kerja yang mengelola sumber daya
manusia dapat mengambil berbagai langkah yang diperlukan dengan maksud berguna baik
untuk kepentingan internal maupun eksternal.
Secara internal, informasi tersebut akan sangat membantu dalam hal
pengelompokanberbagai pekerjaan berdasarkan jenisnyayang bermanfaat dalam mengambil
berbagai keputusan. Secara eksternal, pemanfaatan informasi untuk kepentingan dalam hal
pembuktian kepada aparat pemerintah yang memerlukannya bahwa organisasi mentaati
berbagai ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.
 Selain itu, analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan
rekrutmen dan seleksi; pelatihan dan pengembangan karier;kompensasi dan perencanaan
strategis.
Jelaslah bahwa informasi analisis pekerjaan sangat bermanfaat dan dapat
diaplikasikan untuk berbagai keperluan dan kepentingan dalam rangka manajemen sumber
daya manusia secara lebih efektif.