Analisis Jabatan adalah metode untuk menggambarkan pekerjaan dan atribut pribadi yang di

perlukan untuk melakukan pekerjaan. Pendapat lain dikemukakan oleh Michael A dalam
Syarif (1995), yang mengatakan bahwa analisis jabatan adalah proses pengumpulan
informasi, penganalisaan, pemaparan informasi tentang isi jabatan guna memberi dasar untuk
uraian jabatan, data rekrutmen, seleksi, evaluasi jabatan dan manajemen kinerja.

Berdasarkan beberapa definisi mengenai analisis jabatan, dapat disimpulkan bahwa analisis
jabatan adalah proses pengumpulan informasi tentang semua hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan pekerjaan, baik itu meliputi tanggung jawabnya, sampai pada keterampilan,
kemampuan, pengetahuan serta ciri-ciri kepribadian yang diperlukan untuk suatu jabatan
tertentu.

Analisis jabatan penting dilakukan karena dengan adanya analisis jabatan, dapat memberikan
gambaran yang akurat tentang detil-detil tugas, serta dapat memberikan tentang semua
karakteristik yang dipersyaratkan untuk memegang jabatan/pek erjaan tersebut. Analisis
jabatan juga memegang peranan penting dalam mengelola karyawan secara efektif, dan
menciptakan iklim kerja yang kondusif.

Menurut Brannick, Levina, dan Morgeson (2007, p.8),

Terdapat tiga elemen yang meliputi analisis pekerjaan formal

1. Prosedur harus sistematis artinya ketika kita melakukan analisis pekerjaan kita harus
menentukan terlebih dahulu prosedurnya kemudian mengikuti prosedur nya.
2. Sebuah pekerjaan dipecah menjadi unit-unit yang lebih kecil. Artinya kita
menganalisis komponen atau unit unit pekerjaan daripada pekerjaan secara
keseluruhan
3. Analisis yang di buat kedalam beberapa berbentuk tertulis, elektronik maupun di
kertas

Tujuan job analysis

1. Career development atau pengembangan karir. 
Analisis pekerjaan sangat berkontribusi terhadap pengembangan karir yaitu dengan cara
menyediakan suatu gambaran kepada kita tentang kebutuhan KSAO untuk pekerjaan di setiap
tingkat karir dengan mengidentifikasi kunci kompetensi. Tahuan tentang kebutuhan ksau ini
dapat kita masukkan ke dalam program pengembangan dan pelatihan karyawan di mana itu
berfokus pada keterampilan untuk pengembangan karir. 
2. Legal Issues
Analisis jabatan atau objek analisis ini dapat membantu kita untuk menjamin bahwa
keputusan yang kita ambil benar-benar karena faktor personal yang relevan dengan pekerjaan
yang kita inginkan. Sebagian besar dari negara industri memiliki undang-undang yang
melarang suatu praktek pekerjaan yang bersifat diskriminatif terutama dalam hal perekrutan
karyawan. Nah  dengan analisis pekerjaan atau job Analysis kita bisa mengidentifikasi fungsi
fungsi dari KSAO dimana ketika KSAO itu berasal dari energi pekerjaaan yang dilakukan
dengan benar maka karyawan yang tindakannya berdasarkan KSAO itu cenderung legal.
Dengan begitu karyawan dan pelamar kerja akan percaya bahwa mereka telah diperlakukan
secara adil sehingga tidak mungkin mengajukan sebuah tuntutan yang menuntut diskriminasi.
3.  Performance appraisal atau penilaian kinerja
Biasanya Rancangan penilaian kinerja yang dirancang dengan baik akan didasarkan pada
analisis pekerjaan. Pengembangan kriteria dapat menentukan komponen utama kinerja di
mana ini merupakan salah satu fungsi utama dari analisis jabatan. Dengan adanya analisis
jabatan ini maka orientasi pekerjaan dapat digunakan sebagai dimensi untuk melakukan
evaluasi.
4.  Selection
Tentu saja kita tahu bahwa tahap utama untuk menentukan siapa yang akan dipekerjakan
untuk suatu pekerjaan adalah orang yang menetapkan atribut manusia atau orang yang
memiliki KSAO. KSAO itu sangat penting untuk bisa sukses di dalam pekerjaan tersebut.
Karena setelah KSAO dalam suatu pekerjaan itu dapat kita identifikasi maka prosedur dapat
dipilih untuk menentukan seberapa baik pengalaman pekerjaan yang memenuhi persyaratan
untuk pekerjaan itu.
5.  Training 
Suatu program pelatihan yang efektif dalam suatu organisasi harus didasarkan pada analisis
yang menyeluruh dari persyaratan KSAO untuk suatu pekerjaan. 
6. Vocational counseling 
Beberapa alat konseling kejuruan ada yang digunakan untuk membantu individu dan
mencocokkan KSAO mereka dengan persyaratan pekerjaan KSAO. Skor yang menunjukkan
seberapa baiknya KSAO untuk suatu individu cocok dengan persyaratan pekerjaan di hitung
untuk menunjukkan pekerjaan mana yang paling cocok dengan pekerjaan mana yang paling
buruk untuk setiap individu.
7.  Research
Kegunaan lain dari analisis jabatan atau pekerjaan ialah dalam penelitian ada banyak
penelitian yang tertarik untuk menentukan peran syarat pekerjaan atau karakteristik tugas
dalam fenomena organisasi mulai dari motivasi dan kinerja karyawan sampai kesehatan dan
keselamatan kerja

Manfaat Analisis Jabatan Analisis jabatan perlu dilakukan dalam sebuah organisasi ataupun
perusahaan. Hal tersebut dikarenakan analisis jabatan memiliki beberapa manfaat, antara lain:
1. Penulisan Uraian Jabatan Hasil dari analisis jabatan berupa catatan mengenai tugas,
tanggung jawab dan persyaratan yang diperlukan untuk memegang jabatan sehingga
diperlukan untuk berbagai aktivitas pengelolaan karyawan. 2. Rekrutmen & Seleksi Adanya
persyaratan jabatan akan memudahkan perusahaan memilih karyarwan yang sesuai
kebutuhan (tepat sasaran) 3. Pelatihan & Pengembangan Adanya persyaratan yang jelas
memudahkan penyusunan program pelatihan dan pengembangan (baik untuk jabatan
sekarang atau promosi di masa yang akan datang) 4. Perencanaan Tenaga Kerja
Memudahkan menyusun kebutuhan tenaga kerja 5. Penilaian Kinerja Berdasarkan tugas-
tugas yang harus dilakukan dapat mengukur aspek-aspek dari karakteristik pekerja , tanggung
jawab dan pelaksanaan tugas secara lebih objektif 6. Disain & ReDisain Organisasi Bila
terjadi tumpang tindih pekerjaan/tugas, maka memungkinkan dapat ditata kembali sehingga
kegiatan organisasi berjalan lebih efisien 7. Evaluasi Pekerjaan Uraian jabatan yang
dihasilkan dari analisis jabatan memberikan banyak informasi (tugas, tanggung jawab,
persyaratan, dan lain-lain) yang berguna untuk evaluasi jabatan.
D. Teknik Pengumpulan Informasi Pada pelaksanaan analisis jabatan, ada beberapa Teknik
yang dalam dilakukan untuk mengumpulkan informasi-informasi penunjang. Ada dua jenis
Teknik pengumpulan informasi, yaitu: a. The Job – Oriented Approach Teknik pengumpulan
informasi yang difokuskan pada karakteristik tugas-tugas yang dilakukan oleh pemegang
jabatan/pekerjaan tersebut. Misal : Tugas Polisi 1. Melengkapi laporan setelah menangkap
tersangka 2. Menggunakan pencil dan pulpen untuk membuat laporan (belum terlihat
spesifik/terlalu umum dan tidak terlihat berbeda dengan jenis jabatan lain). Tugas-tugas
harus dibreakdown berdasarkan hirarki tugas dari yang paling tinggi hingga bagian yang
lebih kecil) Contoh jabatan: Polisi Tugas Utama : Menahan Tersangka ( tugas utama ini
dibreakdown ke dalam tugas/perilaku yang lebih spesifik)
Bagaimana informasi analisis pekerjaan dikumpulkan?
Informasi analisis pekerjaan dikumpulkan dalam beberapa cara, semuanya menggunakan
orang-orang yang terlatih dalam mengukur karakteristik pekerjaan dan KSAO yang
diperlukan untuk menyelesaikan berbagai aspek pekerjaan. Orang-orang ini mensurvei
karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut atau mengalami pekerjaan itu secara langsung
dengan melakukannya sendiri atau mengamati pekerjaan itu dilakukan.
Sebagian besar informasi tentang analisis pekerjaan berasal dari 4 sumber yang berbeda
 Analisis pekerjaan
 Pejabat lama
 Pengawas
 Pengamat terlatih
Analisis pekerjaan dan pengamat terlatih benar-benar melakukan pekerjaan atau
menghabiskan waktu untuk mengamati karyawan melakukan pekerjaan dan menerjemahkan
pengalaman tersebut ke dalam analisis pekerjaan sedangkan pemegang jabatan dan supervisor
dianggap sebagai ahli materi pelajaran atau UKM usaha kecil dan menengah. Mereka diminta
untuk memberikan informasi tentang pekerjaan baik dalam wawancara atau dengan mengisi
kuesioner analisis pekerjaan.
Adapun pendekatan untuk mengumpulkan informasi analisis pekerjaan
1.  Lakukan pekerjaan
Salah satu cara agar para analis dapat mengumpulkan informasi mengenai analisis pekerjaan
yaitu dengan cara melakukan pekerjaan tersebut. Tujuannya agar para analis dapat
mengetahui tentang tugas atau sifat dari pekerjaan yang di analisisnya. Adapun cara yaitu
dengan melakukan pekerjaan tersebut ataupun dengan melakukan simulasi.
2. Mengamati pekerja bekerja
Dalam pengamatan biasanya para pengamat mengisi formulir mengenai daftar aktivitas yang
dilakukan karyawan dengan teknik ini para pengamat atau analis juga dapat memperoleh
wawasan mengenai konteks di mana tugas pekerjaan dilakukan.
3.  Wawancara karyawan
Tujuan dari wawancara ini yaitu untuk mengumpulkan informasi mengenai semua kegiatan
atau tugas yang dilakukan maupun tidak dilakukan oleh karyawan berdasarkan jabatan
masing-masing
 4. Memberikan kuesioner
Metode ini adalah cara yang paling efisien untuk mengumpulkan informasi pekerjaan yaitu
dengan memberikan kuesioner kepada para karyawan bentuk kuesioner biasanya berisi
ratusan pernyataan yang dapat dengan mudah di pahami maksudnya
Metode analisis pekerjaan
1. Inventarisasi komponen pekerjaan
Metode ini dikembangkan di Inggris untuk menjawab kebutuhan untuk mencocokkan
persyaratan pekerjaan dengan karakteristik pekerja. Metode ini memungkinkan penilaian
simultan dari persyaratan pekerjaan dan KSAO seseorang. 
2.  Fungsi analisis jabatan
Fungsi analisis jabatan adalah sebuah metode yang menggunakan servasi dan wawancara
dengan UKM untuk menyediakan deskripsi pekerjaan dan skor pada beberapa dimensi
mengenai pekerjaan dan pekerja potensial.
3.  Kuesioner analisis jabatan
Sebuah instrumen yang dapat digunakan untuk menganalisa pekerjaan apapun dan ini berisi
189 item yang berhubungan dengan persyaratan tugas ataupun elemen pekerjaan.
4.  Inventarisasi tugas
Adalah kuesioner yang berisi daftar tugas-tugas spesifik yang harus dilakukan pada pekerjaan
yang sedang dianalisis inventaris ini juga mengandung 1 skala penilaian lebih pada setiap
tugas
Reliabilitas dan Validitas informasi analisis jabatan
1. Reliabilitas
Reliabilitas atau keandalan adalah konsistensi dari serangkaian pengukuran atau serangkaian
alat ukur. Wilson Harvey dan Machi menemukan fakta bahwa tes reliabilitas sangat
bervariasi untuk skala penilaian seperti jumlah waktu yang dihabiskan untuk melakukan
tugas atau pentingnya tugas tersebut. studi menunjukkan bahwa hasil peringkat dalam analisis
pekerjaan dapat diandalkan hal ini didasarkan pada hasil studi penggunaan meta analisa yang
digunakan oleh duerdoff dan Wilson pada tahun 2003 yang menunjukkan bahwa orang yang
cukup konsisten dari waktu ke waktu dalam mencapai peringkat analisis pekerjaan setidaknya
memiliki rata-rata reliabilitas re test sebanyak 0,83.
2. Validitas
Sebuah penelitian menunjukkan bahwa mereka dapat memberikan informasi yang berguna
tetapi tidak sempurna dan berpotensi biasa karena didasarkan pada penilaian manusia.
Duerdoff dan morgeson mengemukakan bahwa orang yang lebih akurat ketika menilai tugas-
tugas tertentu seperti informasi medis pasien daripada ketika menilai seseorang yang perlu
melakukan pekerjaan mereka berpendapat bahwa semakin spesifik suatu tugas atau sifat dan
semakin mudah dipahami maka semakin reliabel dan akurat peringkatnya.

Pada hasil analisis jabatan, didapati dua elemen penting, yaitu job description dan job
specification. Job description itu sendiri adalah pernyataan faktual dan terorganisasi perihal
kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Menurut Robbins, job description
merupakan deskripsi tertulis tetang apa yang dilakukan oleh seorang pemegang jabatan,
bagaimana cara melakukannya serta mengapa jabatan itu perlu ada. Sedangkan menurut
Mondy (2008), job description merupakan dokumen yang memberikan informasi berkenaan
dengan tugastugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Selain
job description, didapati pula informasi-informasi terkait dengan spesifikasi dari suatu
pekerjaan (job specification). Job Specification merupakan deskripsi mengenai kualifikasi
minimal yang perlu dimiliki oleh seorang pemegang jabatan agar dapat menghasilkan kinerja
tertentu dalam suatu jabatan (Robbins, 1998). Job specification menunjukkan kualitas yang
disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. Job specification juga memuat mengenai
kualifikasi minimum yang dapat diterima, yang harus dimiliki seseorang agar dapat
menjalankan pekerjaan tertentu termuat.