Review Materi dan Analisa Kasus Job Analysis

Mata Kuliah : Competency Base HRM

Dhimas Fachri Aziza

0921242530004

Sekolah Pascasarjana
Magister Pengembangan Sumber Daya Manusia

Universitas Airlangga Surabaya

Tahun 2022
A. JOB ANALYSIS

Job analysis menjadi bagian terpenting dalam fungsi HR, agar terciptanya keefektifan
dalam perencanaan sdm, perekrutan dan semua seleksi harus didasarkan pada persyaratan
kerja dan kemampuan individu yang di analisis melalui job analyisis. Job analysis berguna
untuk mengidentifikasi faktor dan tugas pekerjaan yang dapat berkontribusi pada masalah
kesehatan dan keselamatan kerja, dan hubungan karyawan. Informasi-informasi yang berasal
dari job analysis dapat membantu membedakan pekerjaan yang mencakup hal-hal berikut :

1. Aktivitas dan perilaku kerja

2. Interaksi dengan orang lain
3. Standar kinerja
4. Dampak keuangan dan anggaran
5. Mesin dan peralatan yang digunakan
6. Kondisi kerja
7. Pengawasan yang diberikan dan diterima
8. Pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan
A. Job Analysis Responsilities

Job analysis membutuhkan tingkat koordinasi dan kerjasama yang tinggi antara
unit dan manajer operasi. Penugasan tanggung jawab untuk analisis pekerjaan pada siapa
yang dapat melakukan berbagai bagian proses dengan baik. Di perusahaan besar unit
SDM mengawasi proses untuk menjaga integritasnya dan menulis dekripsi pekerjaan dan
spesifikasi keberagaman. Manajer dapat meninjau upaya unit SDM untuk memastikan
akurasi dan kelengkapan. Mereka juga dapat meminta job analysis terbaru ketika
pekerjaan berubah secara signifikan. Pada organisasi kecil, dapat melakukan semua
tanggung jawab job analysis. Berbagai jenis job analysis digunakan sebagai bagian dari
upaya SDM. Tetapi beberapa telah menekankan perlunya job analysis berbasis
kompetensi.

B. Task Based Job Analysis

Job analysis berbasis tugas adalah bentuk yang paling umum dan berfokus pada
tugas dan tanggung jawab yang dilakukan dalam suatu pekerjaan. Tugas adalah aktivitas
kerja yang berbeda dan dapat diidentifikasi yang terdiri dari gerakan, sedangkan tugas
adalah segmen kerja yang lebih besar yang terdiri dari beberapa tugas yang dilakukan
oleh seorang individu. Karena tugas dan kewajiban menggambarkan aktivitas kerja.
Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Job Analysis
berbasis tugas untuk mengidentifikasi semua tugas dan tanggung jawab yang merupakan
bagian dari pekerjaan.

C. Competency-based job analysis

Pendekatan kompetensi mempertimbangkan bagaimana pengetahuan dan

keterampilan yang digunakan. Kompetensi adalah kemampuan individu yang dapat
dikaitkan dengan kinerja oleh tim atau individu. Konsep kompetensi sangat bervariasi
dari organisasi ke organisasi. Istilah kompetensi teknis sering digunakan untuk merajuk
pada pengetahuan dan keterampilan khusus karyawan. Misalnya, berikut ini telah
diidentifikasi sebagai kompetensi :

1. Fokus pada pelanggan

2. Orientasi tim
3. Keahlian teknis
4. Orientasi hasil
5. Efektivitas komunikasi
6. Kepemimpinan
7. Resolusi konflik
8. Inovasi
9. Kemampuan beredaptasi
10. Ketegasan

Pendekatan kompetensi mencoba mengidentifikasi kompetensi yang telah

diidentifikasi sebagai pendorong kinerja karyawan. Misalnya, banyak penyelia
berbicara tentang sikap karyawan, tetapi mereka mengalami kesulitan
mengidentifikasi secara tepat apa yang mereka maksud dengan "sikap". Berbagai
metodologi digunakan untuk membantu supervisor mengartikulasikan contoh
kompetensi dan bagaimana faktor-faktor tersebut mempengaruhi kinerja.51 Tidak
seperti analisis pekerjaan berbasis tugas tradisional, salah satu tujuan pendekatan
kompetensi adalah untuk mempengaruhi perilaku individu dan organisasi di masa
depan. Pendekatan kompetensi mungkin lebih luas terfokus pada perilaku, bukan
hanya pada tugas, tugas, dan tanggung jawab. Beberapa komponen analisis pekerjaan
berbasis kompetensi yang lebih komprehensif dapat mencakup pengetahuan,
keterampilan, kemampuan, dan karakteristik kepribadian secara luas.

Mengintegrasikan antara job analysis, tekonlogi dan kompetensi, karena

melihat perkembangan kedepan akan terjadinya perubahan pekerjaan, teknologi yang
terus berkembang, dan pekerja yang akan semakin beragam secara budaya maupun
nilai. Faktor lain yang akan mempengaruhi job analysis adalah kompetensi yang
strategis yang telah di identifikasi untuk beberapa pekerjaan strategis. Di masa yang
akan datang orang tidak hanya melakukan pekerjaannya saja, tapi juga bagaimana
mereka dapat menganalisis pekerjaan mereka sendiri untuk melihat masa depan,
apakah pekerjaan yang dilakukan masih relevan, atau harus ada penggabungan antara
kompetensi dan teknologi untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.

Proses job analysis harus dilakukan secara logis, mengikuti manajemen yang
tepat, dan praktik psikometri professional. Analisis biasanya mengikuti proses
multitahap, terlepas dari metode job analysis yang digunakan.

D. Planning the job-analysis

Sebelum proses analisis jabatan dilakukan, perencanaan yang dilakukan untuk

mengumpulkan data dari manajer dan karyawan. Ada pertimbangan yang paling
penting dalam melakukan job analysis adalah mengidentifikasi tujuan job analysis,
yang secara sederhana untuk mempebaruhi deskripsi pekerjaan atau komperehensif
dalam menyusun kompensasi organisasi. Apapun tujuan yang diidentifikasi, upaya
tersebut membutuhkan dukungan dari manajemen puncak.

E. Preparing for and introducing the job analysis

Persiapan untuk job analysis mencakup identifikasi pekerjaan yang ingin

diidentifikasi dan analisis. Selanjutnya meninjau bagan organisasi, deskripsi pekerjaan
yang ada, informasi job analysis sebelumnya, dan sumber daya lainnya adalah bagian
dari perencanaan. Fase ini juga mengidentifikasi siapa saja yang terlibat didalam
melakukan job analysis dan metode yang akan digunakan. Kunci dalam proses ini
adalah mengidentifikasi dan mengkomunikasikan proses tersebut kepada manajer
yang tepat, karyawan yang berpengaruh, dan lainnya.
 F. Conducting the job analysis

Jika menggunakan kuesioner, seringkali akan membantu jika karyawan

mengembalikannya kepada manajer untuk ditunjuk sebelum memberikannya kembali
kepada mereka yang melakukan job analysis. Kuesioner juga harus disertai dengan
surat yang menunjukkan proses dan petunjuk pengisian, dan pengembaliannya. Jika
wawancara ingin dilakukan, wawancara dapat dilakukan setelah melakukan pengisian
kuesioner. setelah data dikompilasi, informasi diurutkan berdasarkan pekerjaan, unit
organisasi, dan job family.

G. Developing job descriptions and job spesifications

Pada tahap keempat ini, dalam proses job analyisi adalah menyusun deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi kerja. Umumnya di organisasi meminta kepada manajer atau
karyawan untuk tidak menulis deskripsi pekerjaannya sendiri. Pertama takut
mengurangi dalam format dan detail, yang kedua adalah harus melihat aspek hukum
dalam menyusun deskripsi kerja. Setiap kali draf deskripsi kerja yang sudah ditulis
harus ditinjau oleh manajer, lalu di komunikasikan ke karyawan sebelum difinalisasi.

H. Maintaining and updateing job description & job spesification

Setelah deskripsi dan spesifikasi pekerjaan diselesaikan dan ditinjau oleh
pihak terkait, sistem harus dikembangkan untuk menjaga kualitas tulisan dan sesuai
dengan kondisi terkini sebelum diposting dalam website perusahaan. Salah satu cara
efektif dalam meninjau dan memastikan bahwa deskripsi dan spesifikasi pekerjaan,
semisal ada nagian yang kosong atau tidak sesusai, dalam melakukan proses revisi
hanya melakukan revisi yang perlu saja.

B. JOB ANALYSIS METHODS

Pertimbangan lain dalam melakukan job analysis adalah metode yang

digunakan. Informasi job analysis tentang apa saja yang dilakukan dalam
menyelsaikan pekerjaan dalam berbagai cara. Adapun beberapa cara dalam
mengumpulkan data sebelum melakukan job analysis, observasi, wawancara, dan
kuesioner. Namun dalam pekrembangan zaman, untuk melakukan job analysis dapat
dilakukan dengan berbagai metode atau kombinasi dan juga melaui teknologi.
1. Observasi

Pada metode observasi, seorang manajer atau praktisi dapat melakukan

pengamatan kerja yang telah dilakukan oleh anggota organisasi atau karyawan dan
membuat catatan untuk menggambarkan tugas atau pekerjaan yang dilakukan,
Penggunaan metode observasi dapat mebatasi pengamatan, karena beberapa pekerjaan
memang ada yang tidak memiliki sistem kerja yang lengkap atau sistem yang dapat
diamati.

2. Wawancara

Metode wawancara juga dapat dilakukan oleh manajer atau spesialis SDM
untuk berkomunikasi dengan karyawan yang mereka kerjakan. Dalam proses
wawancara dapat dilakukan perekaman wawancara untuk merekam informasi yang
didapat dari karyawan. Baik karyawan maupun supervisor harus diwawancarai untuk
mengetahui detail pekerjaan tersebut. Terkadang melakukan wawancara secara
berkelompok agar lebih efektif dalam pengambilan data.

3. Kuesioner

Kuesioner adalah metode yang banyak digunakan untuk mengumpulkan data

tentang pekerjaan. Instrumen survei dikembangkan dan diberikan kepada karyawan
dan manajer untuk diselesaikan. Metode kuesioner memberikan data yang lebih
banyak dan lebih personal, lalu juga dapat mendapatkan data secara singkat waktunya
dan efisien. Namun kuesioner mengasumsikan bahwa karyawan dapat secara akurat
dan menganalisis dan mengkomunikasikan tentang pekerjaan mereka.

4. Computerized job analysis system

Perluasan teknologi informasi dan sumber daya berbasis website, fitur job
analysis dapat dikembangkan dengan teknologi. Fitur terpenting didalamnya adalah
pengumpulan data dan kompilasi data kedalam job analysis. Sistem ini dapat
menyimpan berbagai informasi pekerjaan yang berada diperusahaan.
 5. Combination methods

Ada berbagai cara berbeda untuk menganalisis suatu pekerjaan. Setiap metode
memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, biasanya untuk melakukan
analisis kerja dapat dilakukan kombinasi metode. Terlepas dari metode yang
digunakan, job analysis memberikan informasi yang diperlukan untuk
mengembangkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

C. BEHAVIORAL AND LEGAL ASPECTS OF JOB ANALYSIS

Pemeriksaan kembali dalam job analysis perlu dilakukan akan menemukan

banyaknya perbedaan yang terkait dengan apa yang sedang dilakukan dan apa yang
harus dilakukan dalam pekerjaan. Ada beberapa faktor behaviour yang dapat
mempengaruhi job analysis.

1. Current Incumbent Emphasis

Job analysis, job description dan job specifiaction yang dihasilkan tidak
boleh hanya menggambarkan apa yang dilakukan oleh orang saat ini dalam
pekerjaan dan kualifikasi orang tersebut. Pemegang jabatan bisa jadi memiliki
kemampuan untuk memperluas cakupan pekerjaan untuk memikul banyak
tanggung jawab, dan pemberi kerja mungkin sulit untuk menemukan individu
yang persis, jika individu tersebut tidak bertahan lagi dalam perusahaan tersebut.

Akibatnya dalam proses job analysis dapat difokuskan untuk mencari

pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang diperlukan dengan menetukan
pekerjaan apa yang dilakukan jika pemegang jabatan berhenti atau dipindah
tugaskan.

2. “inflation” of jobs and job titles

Orang-orang memiliki kecenderungan untuk menjelaskan pentingnya

pekerjaan mereka. Karena informasi job analysis digunakan untuk tujuan
kompensasi, baik manajer maupun karyawan berharap bahwa pekerjaan yang
mereka kerjakan akan menghasilkan gaji yang tinggi, status sosial yang lebih
besar dan banyak peluang promosi yang mereka dapatkan. Jabatan yang dinaikkan
 dapa merubah citra karyawan tanpa membuat perubahan besar dalam pekerjaan
atau penyesuaian gaji.

Semisal lembaga keuangan dan perbankan sering menggunakan kenaikan

jabatan dengan tujuan menaikkan status karyawannya tapi tidak gajinya.
Midwestern Bank misalnya, mereka menaikkan seorang Teller yang
berpengalaman selama 3 tahun untuk menjadi leader. Dalam keadaan leadernya
sedang ada tugas dari perusahaanotomatis ia akan menggantikan leadernya tanpa
harus menaikkan gajinya.

3. Employee and Managerial anxieties

Karyawan maupun manajer memiliki kekhawatiran tentang pekerjaanya.

Melalui job analysis, pekerjaan seharusnya mengidentifikasi apa yang dilakukan
dalam suatu pekerjaan. Namun sulit rasanya untuk bisa menangkap maksud
pekerjaan apa yang dilakukan secara mandiri. Beberapa karyawan takut bahwa
dengan job analysis, pekerjaan mereka akan bertambah dan membebani mereka,
membatasi kreativitas dan flesibilitas dalam bekerja. Namun dengan memiliki job
analysis yang rinci dapat membantu karyawan untuk bisa lebih memahami
masing-masing peran didalam pekerjaannya.

Salah satu yang menjadi perhatian para manajer adalah bahwa dengan
adanya job analysis dan deskripsi kerja dapat membatasi fleksibilitas kerja
manajerial. Karena beban kerja berubah dengan cepat manajer dan supervisor
ingin dapat segera memindahkan tugas kepada yang lain. Dibeberapa organisasi
yang yang pekerja berserikat banyak pekerjaan yang akhirnya membatasi
karyawannya untuk membuat sebuah keputusan kerja.

4. Legal aspects of job analysis

Pemberi kerja harus membuat job analysis dan deskripsi pekerjaan serta
spesifikasi kerja yang akurat dan lengkap kepada karyawannya. ADA
mengharuskan perusahaan mengidentifikasi pekerjaan yang penting atau
pekerjaan yang dasar dalam suatu pekerjaan. Dalam job analysis, staff SDM,
manajer harus mengevaluasi dan membuat ketika terdapat informasi tentang
pekerjaan yang kurang jelas.
 Terdapat 3 hal yang harus dperhatikan untuk menetukan fungsi pekerjaan :

 Persentas waktu yang dihabiskan untuk menyelsaikan pekerjaan tersebut.

 Frekuensi pekerjaan yang dilakukan
 Pentingnya pekerjaan yang dilakukan.

Job analysis harus memuat persentase waktu yang diperlukan untuk

menyelsaikan suatu pekerjaan. Informasi ini membantu apakah waktu yang diberikan
dalam menyelsaikan pekerjaan tersebut sesuai dengan peraturan Undang-undang atau
tidak. Dengan seperti itu, segala kompensasi yang akan diterima oleh karyawan akan
terbuka, mulai dari pekerjaan dengan jam operasional maupun ketika lembur
semuanya terhitung sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Hal yang harus diperhatikan juga adalah terkait kesehatan dan keselamatan
kerja karyawan. Karena terkait kenyamanan kerja para karyawan agar para karyawan
tetap produktif untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya.

Analisa Kasus

David Cain sebagai Direktur Eksekutif dari Global Engineering di Pfizer pada
kasus maka kita dapat mengasumsikan bahwa ia menyukai pekerjaannya serta puas
akan hasil pekerjaannya selama ini di perusahaan. Namun ada beberapa jenis tugas
pekerjaan yang tidak menyenangkan baginya yaitu membuat power point dan riffling
with spreadsheet. Hal ini tidak berarti bahwa ia tidak memiliki kemampuan untuk
mengerjakan tugas tersebut namun ia merasa sebaiknya lebih fokus kepada tugasnya
yanglebih besar. Oleh karena itu ia membutuhkan beberapa tugas tersebut untuk
dikerjakan oleh orang lain.

Apabila David Cain terlalu banyak mengerjakan tugas yang sebenarnya masih
bisadikerjakan orang lain, ditakutkan performa kerja David di Pfizer nantinya
semakin lamasemakin menurun. Pfizer menyadari hal ini. Pfizer melakukan Job
Analysis guna mencapai kualitas kinerja yang tinggi. Oleh karena itu Pfizer perlu
mengelompokkan pekerjaan sesuaidengan jenis tugasnya masing-masing, agar
nantinya para karyawan dapat bekerja secara fokus sehingga akan meningkatkan
performa pekerjaan juga dengan melakukan outsourcing dengan India.
 Namun Pfizer mengalami kendala dalam proses pelaksanaan outsourcing ini
yaitua danya perbedaan timezone dengan Pfizer yang berada di India. Sehingga
dibuatlah outsourcing dengan yang berada di Ohio. Lalu Pfizer juga menemui kendala
bahwa instruksi pekerjaan tidak cukup jika hanya melalui online, sehingga Pfizer
tetap membutuhkan asisten yang secara langsung dapat bekerja di tempat mengalami
kendala dalam proses pelaksanaan outsourcing ini yaitu adanya perbedaan timezone
dengan Pfizer yang berada di India. Sehingga dibuatlah outsourcing dengan yang
berada di Ohio. Lalu Pfizer juga menemui kendala bahwa instruksi pekerjaan tidak
cukup jika hanya melalui online, sehingga Pfizer tetap membutuhkan asistenyang
secara langsung dapat bekerja di tempat.

1. As PfizerWorks is described here, the analysis of work flow and decisions

about which tasks to outsource are handled by individual employees, rather than HR
team or outside analysts. What are some advantages and drawbacks of this
approach?
1.1 Kelebihan
 Perusahaan bisa lebih fokus dalam pengembangan bisnis utama mereka.
 Tidak ada anggaran untuk membuat pelatihan karyawan, sehingga lebih
hemat.
 Dengan memberikan kepercayaan kepada perusahaan outsorching, maka
urusan administrasi, mulai dari rekruitment hingga pembuatan perjanjian
kerja sudah dibuat oleh perusahaan outsorching, hingga administrasi
bulanan seperti slip gaji. Untuk pesangon, THR, Tunjangan kerja lainnya
sudah diurus oleh perusahaan outsorching.
 Perusahaan bisa mendapatkan karyawan yang sesuai dengan bidangnya
tanpa harus melakukan proses rekruitment.
1.2 Kelemahan
 Tidak bisa secara leluasa dalam melakukan penyelesaian masalah khusus
dengan pihak outsorching, harus terpisah.
 Inovasi dan ide perusahaan dalam pengembangan bisnis perusahaan bisa
saja dapat ditiru oleh pihak lain.
 Untuk penyelesaian pekerjaan menjadi tidak efektif jika pekerja
outorching hanya memiliki kontrak pendek.
  Harus membuat sistem yang berbeda untuk perusahaan dan pekerja
outsorching.
2. If you worked in HR for Pfizer, how would you need to adjust job descriptions
and requirements to account for employees’ ability to outsource tasks?
Beberapa kendala yang dihadapi oleh Pfizer yaitu krisis keuangan dan
pemotongan biaya sehingga Jordan Cohen menginisiasi suatu program untuk
mengefisienkan, baik dalam hal waktu ataupun biaya. Sehingga apabila saya bekerja
sebagai HR di Pfizer saya akan menyesuaikan sesuai job description dan Job
specification dengan melakukan beberapa hal sebagai berikut :
 Perusahaan harus membuat rencana dan meperkirakannya terkait
rencana kerja masa depan diawal, yang meliputi segala tantangan apa saja
yang akan dihadapi, ancaman apa saja yang dapat menghambat pertumbuhan
bisnis perusahaan, resiko apa saja yang akan dihadapi ketika rencana tersebut
gagal. Selain itu perhitungan jumlah karyawan, beserta kompensasi dan
benefit yang akan diterima oleh karyawan juga harus diperhitungkan dengan
baik. Program apa saja yang akan diberikan kepada karyawan untuk
meningkatkan produktivitas kinerja, agar hasil yang dicapai bisa mencapai
target.
 Dalam memilih karyawan outsorching, yang dipilih adalah mereka
yang mampu beradaptasi dengan baik diperusahaan yang menjadi tempat
bekerjanya, mampu bekerja sama secara tim, memiliki komunikasi yang baik
dengan perusahaan tempat ia bekerja. Lalu karyawan tersebut juga harus
memiliki skill dan kompetensi dibidangnya.
3. The examples in this case refer to managers and scien- tists. What positions, if any, at
Pfizer should not have access to PfizerWorks? Why?
Tidak ada. Seluruh elemen karyawan di Pfizer harus memiliki akses.
Akses memungkinkan pengendalian internal termasuk auditor untuk memastikan
bahwa pekerjaan dalam sistem outsources tetap berjalan dan tetap terkontrol targetnya
walapun dalam jarak jauh. Namun, tetap harus ada keterbatasan akses, karena apabila
jenis pekerjaan yang di-outsourcing-kan bersifat rahasia dan strategis bagi
perusahaan, maka ada kemungkinan akan ditiru atau dijual kepada pihak lain. Oleh
karena itu hal-hal yang bersifat rahasia, sebaiknya jangan diserahkan secara bebas
 tanpa otoritas tertentu kepada perusahan outsources. Hal ini harus diatur oleh
Manajemen Risiko; sampai sejauh mana manajer dan ilmuwan dapat memiliki akses.

Referensi:

Mathis L, Robert and John H, Jackson. 2008. Human Resource Management Twelfth Edition.
Thomson South Western..

Noe, R.A., Hollenbeck, J.H., Gerhart,B., dan Wright, P,M., 2011, Fundamental of Human
Resource Management, 4th edition, McGraw-Hill, New York