Modul ke:

Analisis Jabatan
Metode Analisis Jabatan

Fakultas
PSIKOLOGI

Program Studi
PSIKOLOGI

Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi

Metode Analisis Jabatan

• Untuk memperolah informasi analisis

pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai
metode (cara). Metode yang umum digunakan
dalam mengumpulkan informasi adalah
observasi, wawancara, dan angket.
Metode Observasi
• Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam
mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang
melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan
tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi
sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat
pengulangan.
• Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis
dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan
dilapangan.Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak
seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan
dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan
employee diary/log.
Metode Wawancara
• Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat
pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan
pekerjaan yang dianalisis.Tiga jenis wawancara dapat
digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu
wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara
penyelia.
• Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan
oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah
satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan
waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua
atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
Metode Angket
• Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta
untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan
kata-kata sendiri.Analis meminta karyawan mengisi kuisioner
untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan
jabatan dan tanggung jawab mereka.Keuntungan utama dari
metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah
pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu
yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan
waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.
Kegiatan Pengumpulan informasi

Mengidentifikasi jabatan yang akan dianalisis

Menentukan teknik pengumpulan informasi

• Membuat kuesioner
• Interview
• Observasi
• Panel of Expert
• Employee Logs
3 (tiga) tahap penting dalam proses analisis jabatan

mengumpulkan informasi

menganalisis dan mengelola

informasi jabatan

menyusun informasi jabatan

dalam suatu format yang baku
Prinsip dalam proses analisis jabatan
1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa
tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi
hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil
atau tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian
jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab,
bukan daftar tugas atau aktivitas.
Prinsip dalam proses analisis jabatan (lanjutan)

2. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan

yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan
tersebut. Ini penting untuk menghindari bias
dalam menganalisis jabatan berdasarkan
kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari
pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis
adalah standar desain jabatan tersebut
berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.
3. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan
dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi
jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai
dengan rancangan strategi dan struktur organisasi.
Proses analisis pekerjaan

Tahap Persiapan

Tahap Pengumpulan Data

Tahap Pengolahan Data

Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data

Proses analisis pekerjaan
1. Tahap Persiapan, meliputi :
a. Mempelajari visi, misi, tujuan, dan sasaran perusahaan;
b. Mempelajari struktur organisasi perusahaan, kebijakan,
peraturan, dan berbagai pedoman;
c. Menentukan program yang memerlukan analisis pekerjaan di
bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian;
d. Mengadakan diskusi untuk kesediaan kerjasama semua pihak
yang terlibat dalam kegiatan analisis pekerjaan tentang tujuan
diadakannya analisis pekerjaan;
e. Menjelaskan metode yang akan diterapkan dalam analisis
pekerjaan serta menyusun rencana penyelenggaraannya
termasuk jadwal kerja;
f. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara
penyajiannya;
g. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan.
Proses analisis pekerjaan
2. Tahap Pengumpulan Data
Dalam proses ini, metode yang digunakan untuk menjaring
informasi pekerjaan ada berbagai macam, antara lain : a.
wawancara; b. daftar pertanyaan; c. pengamatan (observasi);
d. buku catatan harian.
Adapun pendekatan dalam upaya pengumpulan data menurut
Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1993), antara lain:
• Analisis Pekerjaan Fungsional (APF), adalah proses klasifikasi
kerja berdasarkan faktor tugas dan teknologi.
• Kuesioner Analisis Jabatan (KAJ), adalah proses klasifikasi
pekerjaan menurut faktor manusia, tugas, dan teknologi.
Analisis ini berfokus pada persyaratan informasional dan
antarpribadi serta persyaratan fisik dan kondisi kerja. saling
melengkapi informasi yang dibutuhkan.
Proses analisis pekerjaan

3. Tahap Pengolahan Data

Pada tahap ini, data yang telah terkumpul diolah dan
dibuat draft awalnya tentang deskripsi pekerjaan.
Proses pengolahan data mengacu pada struktur
organisasi dan deskripsi tugas organisasi yang
dilengkapi dengan studi kepustakaan dan konsultasi
dengan tenaga ahli.
Proses analisis pekerjaan

4. Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data

Penyusunan draft tentang deskripsi pekerjaan tersebut
dikonsultasikan oleh para penganalisis dengan para
penyelia dan pengarah dari masing-masing unit kerja
dalam suatu forum diskusi sehingga output dari
analisis kerja tersebut dapat digunakan dalam proses
desain pekerjaan serta berupa deskripsi pekerjaan
(Job Description) dan spesifikasi pekerjaan (Job
Specification).
Deskripsi dan Spesifikasi
Jabatan
Deskripsi Jabatan (Job Description)
• Uraian jabatan merupakan dokumen formal
organisasi yang berisi ringkasan informasi penting
mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam
membedakan jabatan yang satu dengan yang lain
dalam suatu organisasi.
• Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang
menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi
pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam
organisasi.
Uraian Pekerjaan, mencakup:
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni
memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan,
dosen, dan kabag administrasi.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni
perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata
diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui.
Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan
hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam
maupun di luar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni
kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh
setiap pejabat harus jelas.
Uraian Pekerjaan, mencakup:
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti
alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan
dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya
menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan
hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas
utamanya.
Uraian Pekerjaan, mencakup:
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya,
yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas
dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan
dipromosikan. Uraian pekerjaan harus diuraikan
secara jelas agar pejabat yang akan menduduki
jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab,
dan standar prestasi yang dicapinya. Urian
pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan
spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan
didasarkan apa, baru siapa sehingga mis manajemen
dapat dihindari.
Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description
1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus
ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya
perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.
2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan
other characteristics (KASOCs)yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas-tugas itu.
3. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada
di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam
pekerjaan itu.
Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description

4. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan

hasil yang bisa diamati. Misalnya: kemampuan
seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan
ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.
5. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan
yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik,
verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental
yang menyangkut data, orang atau barang.
6. Other characteristicsmeliputi faktor kepribadian,
sikap, atau watak yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
6 (enam) kualifikasi pembuatan uraian jabatan

Sistematis

Jelas

Ringkas

Tepat

Taat azas

Ringkas
Terima Kasih