BAB I

PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Sesudah kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia dipikirkan dan direncanakan,
maka langkah berikutnya adalah melakukan analisis dan klasifikasi pekerjaan. Analisis
pekerjaan

adalah

usaha

yang

sistematik

dalam

mengumpulkan,

menilai

dan

mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi. Berarti
dalam suatu organisasi diperlukan keberadaan sekelompok analis pekerjaan yang bertugas
melakukan analisis terhadap semua pekerjaan yang ada.
Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan
tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi,
yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja
untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
Kegiatan analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu
organisasi. Dikatakan demikian, karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya
manusia tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.
Maka dalam makalah ini akan membahas tentang analisis pekerjaan sebagai
kajian untuk mengetahui apa yang dituntut oleh pekerjaan dan tipe orang seperti apa yang
harus mengerjakanya.
RUMUSAN MASALAH
Dari Latar Belakang diatas rumusan masalah yang dapat dibuat sebagai berikut :
1. Bagaimana pemahaman konsep dasar (pengertian, tujuan, manfaat) analisis pekerjaan ?
2. Bagaimana pemahaman akan tehnik analisis pekerjaan yang digunakan ?
3. Bagaimana penerapan analisis pekerjaan beserta solusinya ?

TUJUAN
Tujuan dari perumusan masalah di atas yaitu supaya dapat memahami informasi
analisis pekerjaan yang baik, memahami langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan,
memahami jenis-jenis dari analisis pekerjaan serta memahami pula dalam menuliskan
deskripsi pekerjaan.

BAB II
PEMBAHASAN
1. Pengertian Analisis Pekerjaan
1.1 Menurut para ahli
Analisis pekerjaan menurut adalah sebuah teknik manajemen yang amat penting
karena analisis pekerjaan akan menghasilkan informasi yang amat diperlukan untuk
mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan
dan pengembangan, serta penggajian. (Amstrong)
Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan
sehingga dapat dijelaskan kepada orang lain untuk tujuan manajemen. (Umar)
Analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji,
mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu
pekerjaan secara sistematis dan sistemik. (Sastrohadiwiryo)
Analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung
jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang
bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang
digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan
spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).
(Dessler)
Analisis pekerjaan adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilanketerampilan, tugas-tugas dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu
pekerjaan dalam suatu organisasi. (Mondy)
1.2 Secara umum
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat didefinisikan bahwa analisis
pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan
dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Analisis pekerjaan merupakan suatu
penelaahan secara mendalam dan sistematis terhadap suatu pekerjaan, untuk
memperoleh manfaat dari hasil penelaahan. Analisis pekerjaan, paling sedikit harus
dapat memberikan keterangan tentang tugas, tanggung jawab, sifat pekerjaan, serta
syarat jabatannya untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik.
2. Tujuan Analisis Pekerjaan
Menurut Sastrohadiwiryo tujuan analisis pekerjaan sebagai berikut :

Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat

Memberikan keputusan pada diri tenaga kerja
Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif

Sedangkan menurut Flippo, hasil-hasil dari analisis pekerjaan, seperti uraian dan
spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.

Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan

Pelatihan
Evaluasi pekerjaan
Penilaian prestasi
Pengembangan karir
Organisasi
Perkenalan
Penyuluhan
Hubungan perburuhan
Penataan kembali pekerjaan

Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan

menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk, membuat rincian
kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji (90%), menilai personalia
(60%), pemindahan dan promosi (70%), pengorganisasian (50%), orientasi karyawan baru
(36%), penyuluhan (25%), dan seterusnya.
3. Manfaat Analisis Pekerjaan
Manfaat analisis pekerjaan yaitu memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan,
standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personal requirement),
perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan.
Selain itu, manfaat analisis pekerjaan mencakup dapat menggolongkan pekerjaan,
untuk menentukan latihan apa yang diperlukan, untuk menetapkan upah/gaji, menetapkan
hubungan kerja sehingga mempermudah dalam menggariskan kebijaksanaan kenaikan
pangkat, pemindahan dan pemberian tugas, mendapatkan fakta-fakta pekerjaan yang
berisiko, penilaian pekerjaan, penetapan alat-alat yang diperlukan, merencanakan
penerimaan pegawai.
4. Teknik Analisis Pekerjaan
Secara sederhana, analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang
pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai
keperluan. Karena jenis data dan informasi begitu beragam, maka penggunaannya dapat
dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda. Misalnya, data yang digunakan untuk
memprediksi kebutuhan tenaga kerja di divisi produksi atau berbeda dengan di divisi
pemasaran dan sebagainya. Untuk melakukan analisis pekerjaan ini dibutuhkan
3

pengetahuan, keahlian, dan kemampuan serta pengalaman yang cukup agar tugas ini tidak
menimbulkan distorsi informasi yang menyebabkan perencanaan sumber daya manusia
tidak tepat dalam pelaksanaannya.
Syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi (1) harus dinamis
sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal, (2) prosedurnya
harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien-efektif, (3)
pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang
memadai, serta (4) melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.
4.1 Jenis Informasi Analisis Pekerjaan
Untuk memperoleh manfaat analisis pekerjaan secara optimal, maka jenis data
dan informasi yang dikumpulkan sebagai berikut :
1. Kegiatan Pekerjaan
a.
b.
c.
d.
e.

Deskripsi jenis pekerjaan

Proses kegiatan kerja
Prosedur yang digunakan
Catatan kegiatan
Akuntabilitas atau tanggung jawab personil

2. Kegiatan Berorientasi Pekerja

a. Perilaku manusia dalam bekerja, seperti merasakan, pengambilan keputusan,
kegiatan fisik, atau berkomunikasi
b. Gerakan dasar, seperti yang dimanfaatkan dalam studi gerak dan waktu
c. Permintaan pekerjaan secara personal (pengeluaran untuk manusia yang terlibat
dalam pekerjaan, seperti penggunaan energi)
3. Mesin, Alat, Perlengkapan, dan Alat Bantu Kerja
a.
b.
c.
d.

Komputer
Perlengkapan keamanan
Alat-alat kantor, seperti telepon dan faksimili
Alat-alat mekanisasi pertanian

4. Pekerjaan Bersifat Terlihat (Tangible) dan Tidak Terlihat (Intangible)

a. Bahan-bahan yang diproses
b. Produksi (barang dan jasa), seperti produk pertanian karet, teh, dan kelapa
sawit; sedangkan jasa dalam bentuk promosi dan pemasaran
c. Pengetahuan yang terpakai, seperti bidang hukum, sosial, teknologi hasil, dan
kimia (misalnya tugas divisi riset dan pengembangan)
d. Pelayanan, seperti reparasi dan operasi penjualan/pemasaran
5. Kinerja Pekerjaan
a. Ukuran pekerjaan, misalnya dihitung persatuan waktu
b. Standar kerja, baik standar perusahaan maupun universal
4

c. Analisis kesalahan / penyimpangan kerja karena kekeliruan prosedur dan metod

d. Kemampuan dan kompetensi karyawan berdasarkan tingkat pengetahuan dan
disiplin ilmu
6. Konteks Pekerjaan
a.
b.
c.
d.
e.

Kondisi fisik pekerjaan

Schedule kerja
Konteks terorganisasi : garis hirarkis
Konteks sosial : bentuk interaksi dan interelasi sosial
Insentif financial dan nonfinancial

7. Persyaratan Personil
a. Pengetahuan dan keterampilan, seperti syarat tingkat pendidikan, pelatihan atau
pengalaman kerja
b. Atribut personil, seperti sikap, kepribadian dan minat
4.2 Langkah-Langkah Analisis Pekerjaan
a. Menentukan maksud pelaksanaan analisis pekerjaan
Keputusan pertama yang dibuat manajer SDM secara tipikal adalah
merumuskan maksud melaksanakan analisis pekerjaan. Apakah perusahaan telah
berpengalaman mempercepat pertumbuhan kinerja atau menurunkannya?Oleh
karena itu, apakah perlu menambah, menghapus, atau mengurangi pekerjaan yang
ada?Apakah diperlukan penggabungan dengan perusahaan lain?Apakah upah
karyawan dapat disetarakan?Dengan demikian secara eksplisit dan terikat dengan
keseluruhan strategi perusahaan dalam kaitannya dengan kemungkinan atau
peluang keberhasilan analisis pekerjaan.
b. Mengidentifikasi pekerjaan yang dianalisis
Tugas kedua yang dilakukan manajer SDM adalah memutuskan pekerjaan
yang perlu dianalisis. Jika analisis pekerjaan secara formal belum pernah
dilaksanakan kemudian untuk mudahnya, dapat dilakukan untuk menganalisis
semua jenis pekerjaan. Namun, jika perusahaan telah menjalani perubahanperubahan yang telah berpengaruh hanya pada pekerjaan tertentu dan atau
pekerjaan baru harus ditambahkan, maka manajer harus menunjukkan dengan tepat
jenis pekerjaan yang akan dianalisis. Juga pekerjaan yang sekarang memiliki
derajat keluar masuknya karyawan, sangat bermanfaat untuk dianalisis. Karena
derajat tersebut dapat mengindikasikan adanya masalah pekerjaan yang telah
berkembang amat kompleks dan mungkin perlu dimodifikasi.
c. Menjelaskan proses kepada karyawan dan menentukan tingkat
keterlibatannya
Maksud dari pelaksanaan analisis pekerjaan seharusnya tidak dipisahkan
dari kepentingan karyawan dan manajer. Mereka seharusnya diberitahu sejak awal
5

siapa yang akan melaksanakan analisis pekerjaan, mengapa analisis pekerjaan

dibutuhkan, kepada siapa mereka mengontak jika ada pertanyaan, kapan jadwal
waktunya, dan apa peran mereka dalam analisis pekerjaan. Dalam kenyataan,
terlalu sering karyawan tidak merasa pasti tentang berbagai persoalan dan mulai
merasakan pekerjaan mereka terancam. Untuk mengurangi kecemasan karyawan
yang sering dihadapainya, komunikasi merupakan hal terbaik yang perlu dilakukan
oleh manajer. Jika kecemasan dan ketidaktahuan karyawan tetap terjadi, maka
keberhasilan analisis pekerjaan sangat sulit dicapai. Cara lain untuk mengurangi
kecemasan dan menambah keabsahan proses adalah membentuk komite yang
anggotanya mewakili berbagai jenis pekerjaan dan memverifikasi bahwa informasi
yang dikumpulkan adalah akurat.
d. Menentukan metode dan pelaksanaan pengumpulan data informasi analisis
pekerjaan
Langkah keempat meliputi pengumpulan informasi analisis pekerjaan secara
cermat. Manajer harus memutuskan metode atau kombinasi mana yang akan
digunakan dan bagaimana mengumpulan informasi. Sekali hal ini telah ditemukan,
para manajer harus meyakinkan bahwa data yang dikumpulkan adalah lengkap.
Jika informasi tambahan dibutuhkan untuk maksud klarifikasi, yang terbaik ialah
kembali dengan segera dan mengumpulkan isu-isu analisis pekerjaan yang masih
menonjol pada karyawan.
e. Memproses informasi analisis pekerjaan
Sekali informasi analisis pekerjaan telah dikumpulkan, adalah penting untuk
menempatkannya ke dalam format yang akan bermanfaat untuk manajer dan
departemen SDM. Salah satu caranya adalah membuat format khusus di mana dari
bentuk itu hasil analisis pekerjaan yang dibuat. Menggunakan format untuk
melaporkan hasilnya berguna untuk beberapa hal. Salah satunya dapat digunakan
sebagai langkah untuk memverifikasi apakah semua informasi yang diperlukan
telah terkumpul. Jika selama proses transfer formulir kosong tidak dapat diisi
lengkap, hal itu menjadi jelas bahwa data tambahan perlu dikumpulkan lagi. Juga
format

pelaporan

yang

standar

membuat

mudah

para

manajer

untuk

membandingkan beberapa pekerjaan yang berbeda dengan kriteria kepentingan

yang spesifik. Semua, siapa pun mereka, harus bekerja yang terfokus pada bidang
format tertentu dan membandingkannya di antara pekerjaan berbeda yang telah
dianalisis.
f. Me-review dan memperbarui data
6

Langkah akhir merupakan fenomena yang terus terjadi. Perusahaan bersifat

dinamis, sementara pekerjaan jarang berjalan mantap untuk jangka panjang. Para
manajer dan spesialis professional membutuhkan waktu yang intens untuk mereview uraian dan spesifikasi pekerjaan. Jadi, ini merupakan keunggulan
perusahaan untuk memperbarui informasi pada semua pekerjaan, daripada
pengulangan proses sepenuhnya di dalam beberapa tahun. Jika tidak ada perubahan
pokok yang telah terjadi di dalam perusahaan, review lengkap dari seluruh
pekerjaan seharusnya dilaksanakan tiap tiga bulan. Dengan kata lain, semakin
sering review dilakukan pada waktu-waktu tertentu, semakin penting manakala
terjadi perubahan perusahaan terjadi.
4.3 Metode Pengumpulan Data
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan analisis tentang beragam
pekerjaan memerlukan metode bagaimana mengumpulkannya. Pemilihan atas metode
tertentu harus didasarkan pada tujuan-tujuan penggunaan informasi (evaluasi
pekerjaan, kenaikan bayaran, pengembangan, dan sebagainya) dan pendekatan yang
paling cocok untuk organisasi tertentu. Metode analisis pekerjaan yang paling umum
digunakan sebagai berikut :
1. Kuesioner
Kuesioner hanyalah sebagai alat atau pedoman bagi pengamat/pewawancara
untuk menggali data dan informasi yang diperlukan dari responden. Teknik
penggunaan kuesioner dapat bersifat pasif dan atau aktif. Pasif jika kuesioner
hanya dikirim kepada responden untuk mengisinya. Kemudian dikirim ke komite
dan selanjutnya diperiksa kelengkapan dan keabsahannya. Jika masih belum
lengkap, kuesioner tersebut dikembalikan lagi ke responden bersangkutan.
Sementara yang bersifat aktif, kuesioner dibawa langsung pewawancara untuk
digunakan dalam wawancara dengan responden. Seperti halnya wawancara, jenis
kuesioner

pun

ada

dua,

yakni

yang

terstruktur,

pewawancara

boleh

mengembangkan pertanyaan di luar pedoman untuk memperoleh klarifikasi

informasi yang lebih mendalam.
Kuesioner biasanya bisa digunakan dengan cepat dan ekonomis. Dalam
beberapa kasus, ada kemungkinan para karyawan kurang menguasai keterampilan
verbal, sebuah kondisi yang membuat metode ini kurang berguna. Di samping itu,
beberapa karyawan cenderung membesar-besarkan signifikansi dari tugas-tugas

mereka,

mengemukakan

lebih

banyak

tanggung

jawab

daripada

yang

sesungguhnya ada.
2. Observasi
Observasi merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan dan
pekerjaan yang dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung ke khalayak
atau individu bersangkutan. Secara langsung para pengamat melihat pemegang
pekerjaan dengan cermat apakah yang dikerjakannya sudah sesuai dengan tugas
atau uraian pekerjaannya, sedangkan secara tidak langsung pengamat mempelajari
track record pemegang pekerjaan sebagai upaya cek silang. Selain itu, observasi
dapat dilakukan secara terstruktur dan tidak terstruktur pada ketentuan-ketentuan
yang sudah standar dan pola tertentu. Sementara yang tidak terstruktur, para
pengamat dapat berinisiatif untuk mengembangkan unsur-unsur pengamatan yang
sudah standar untuk menggali informasi yang lebih dalam lagi.
3. Wawancara
Wawancara merupakan proses interaksi antara dua atau lebih orang dalam
sebuah proses komunikasi. Melalui wawancara dengan pemegang pekerjaan dan
jabatan, baik secara individual maupun kelompok, akan diperoleh data dan
informasi tentang hubungan antara persyaratan kerja dan kinerja atau perilaku
yang bersangkutan. Walaupun banyak memerlukan waktu sekaligus biaya yang
relatif mahal, hasilnya cukup akurat. Pewawancara dapat menggali informasi yang
lebih dalam dengan pedoman khusus yang disediakan untuk itu (wawancara
terstruktur). Seperti halnya pada observasi, pewawancara dapat menambahkan
pertanyaan-pertanyaan lain (wawancara tidak terstruktur). Untuk mengurangi
waktu dan biaya, wawancara dapat dilakukan tidak ke semua populasi, melainkan
hanya dengan sejumlah sampel tertentu saja. Hal ini tidak mengurangi kualitas
data dan informasi yang dikumpulkan.
4. Catatan Karyawan
Dalam beberapa kasus, informasi analisis pekerjaan dikumpulkan dengan
meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam
sebuah buku harian atau log. Dengan metode ini, masalah di mana para karyawan
membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat diatasi. Pada saat yang
sama, pemahaman yang berharga mengenai pekerjaan-pekerjaan berspesialisasi
tinggi, seperti terapis rekreasional, bisa diperoleh dengan cara ini.
5. Kombinasi Metode
Biasanya analisis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara
eksklusif. Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam
8

menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin

menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan obseravasi terbatas.
Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi
observasi kerja yang ekstensif bisa memberikan data yang diperlukan. Pada
dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang
dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi / spesifikasi pekerjaan yang akurat.
Adapun metode lain yang tersedia untuk menjalankan Analisis Pekerjaan
diantaranya sebagai berikut :
a. Department of Labor Job Analysis Schedule
U.S. Department of Labor menciptakan sebuah metode untuk meneliti
pekerjaan-pekerjaan dan pekerjaan pekerjaan secara sistematis yang disebut job
analysis schedule (JAS). Ketika metode JAS digunakan, analisis terlatih
mengumpulkan informasi. Komponen utama JAS adalah bagian Work Performed
Ratings. Di sini, apa yang para karyawan kerjakan dalam menjalankan pekerjaan
berkenaan dengan data (D), orang (P), dan benda (T) dievaluasi.
b. Functional Job Analysis
Functional Job Analysis (FJA) adalah pendekatan analisis pekerjaan yang
komprehensif yang berkonsentrasi pada interaksi antara pekerjaan, karyawan dan
organisasi. Pendekatan ini merupakan modifikasi dari job analysis schedule.
Pendekatan ini menilai output-output pekerjaan spesifik dan mengidentifikasi
tugas-tugas pekerjaan dalam bentuk pernyataan-pernyataan tugas.
c. Position Analysis Questionnaire
Position Analysis Questionnaire (PAQ) adalah kuesioner analisis pekerjaan
terstruktur yang menggunakan pendekatan daftar periksa (checklist) untuk
mengidentifikasi elemen-elemen pekerjaan. Pada intinya, PAQ mengidentifikasi
perilaku-perilaku pekerjaan yang signifikan dan mengklasifikasikan pekerjaanpekerjaan. Menggunakan PAQ, deskripsi-deskripsi pekerjaan bisa didasarkan
pada tingkat kepentingan relatif dan penekanan pada berbagai elemen pekerjaan.
PAQ telah disebut sebagai salah satu metode analisis pekerjaan paling efektif.
d. Management Position Description Questionnaire
Management position description questionnaire (MDPQ) adalah metode
analisis pekerjaan yang dirancang untuk posisi-posisi manajemen; metode ini
menggunakan daftar periksa (checklist) untuk menganalisis pekerjaan. MDPQ
telah digunakan untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan pelatihan dari orang9

orang yang dipersiapkan untuk berpindah ke posisi manajerial. Metode ini juga
digunakan untuk mengevaluasi dan menetapkan tingkat kompensasi untuk
pekerjaan-pekerjaan manajerial dan untuk menempatkan pekerjaan-pekerjaan
pada keluarga pekerjaan.
e. Guidelines-Oriented Job Analysis
Guidelines-oriented job analysis (GOJA) merespons legislasi yang
mempengaruhi penyediaan staf dan mewajibkan prosedur langkah demi langkah
untuk pekerjaan pada klasifikasi pekerjaan tertentu. Metode ini juga digunakan
untuk mengembangkan alat-alat seleksi, seperti formulir lamaran, dan untuk
mendokumentasikan kepatuhan terhadap berbagai kewajiban hukum. GOJA
memberikan jenis-jenis informasi sebagai berikut : (1)mesin, perkakas, dan
peralatan; (2)supervisi; (3)kontak; (4)kewajiban; (5)pengetahuan, keterampilan,
dan kemampuan; (6)persyaratan fisik dan lainnya; dan (7)persyaratanpersyaratan pembeda.
4.4 Kriteria Keberhasilan Teknik Analisis Pekerjaan
Kriteria keberhasilan penggunaan teknik analisis pekerjaan meliputi berbagai hal
sebagai berikut :
1. Kehandalan
Terjadinya ketaat-atasan antara hasil yang diperoleh dan teknik yang
digunakan, termasuk derajat kelengkapan data dan informasi yang terkumpul.
2. Keabsahan (Validitas)
Data dan informasi yang terkumpul komprehensif, akurat, dan tidak bias. Baik
pengamat / pewawancara maupun responden tidak memiliki bias berarti. Divisi
atau distorsi informasi mendekati nol.
3. Kemamputerimaan
Seberapa jauh data dan informasi yang digunakan untuk memperoleh hasil
analisis pekerjaan dapat diterapkan oleh perusahaan dan memuaskan pemegang
pekerjaan dan jabatan.
4. Efektivitas
Alat pengumpulan data dan informasi telah memberi efek positif dalam
menganalisis pekerjaan dan kinerja pemegang pekerjaan dan jabatan. Jenis
efektivitas lainnya berupa perbaikan sistem rekrutmen, seleksi calon karyawan,
penentuan sistem upah dan gaji, dan sebagainya. Intinya, semua data dan informasi
dapat digunakan untuk menyusun fungsi-fungsi operasional.
10

4.5 Output Data Analisis Pekerjaan

Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan dapat digunakan untuk beragam
maksud. Salah satu hal yang terpenting adalah di dalam menulis uraian pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan.
a. Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat
kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat
kerincian isi. Sebagai contoh, judul pekerjaan selalu ada. Judul pekerjaan penting
untuk diuraikan agar orang yang membaca dapat dengan segera mengerti apa yang
diperlukan oleh pekerjaan tersebut.
Contoh Uraian Pekerjaan (Job Description)
Judul posisi pekerjaan : Kepala Pengendali Mutu Pabrik Pengolahan Karet Maju
Nomor kode pekerjaan : 156.132
Penyelia
: Manajer Pengendali Mutu
Departemen
: Pengendali Mutu
Bangunan
: 7 Pabrik : Cibanteng; status: bebas; tanggal 30/12/1999
Disahkan oleh
: Ir. Dulmajid
Ditulis oleh
: Ir. Siti Centil
Ringkasan
Menyelia enam orang pengendali kontrol dalam pekerjaan perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengelolaan kegiatan pabrik.
Tugas-Tugas Pekerjaan
(1) Mengembangkan dan memelihara kontak dengan pemasok untuk membantu
pensolusian masalah kualitas dengan mengevaluasi kapabilitas mutu, fasilitas,
dan sistem kualitas.
(2) Mengembangkan dan me-review rencana sasaran, anggaran dan kerja dalam
kualitas, pencapaian skedul biaya, dan pemanfaatan operator / peralatan.
(3) Me-review rancangan proses dan produk, mengidentifikasi masalah yang
menyebabkan ketidakpuasan pelanggan atau kegagalan memenuhi sasaran
pengembangan atau biaya yang telah dialokasi.
(4) Menspesifikasi metode pengendalian mutu dan memproses data pendukung
perencanaan kualitas. Menyediakan biaya estimasi dan memperoleh alat dan
perlengkapan pokok untuk mendukung skedul proyek keseluruhan.
(5) Menyediakan input para insinyur manufaktur dalam hal produktivitas dan hal
kualitas lainnya.
(6) Menyediakan umpan-balik pada tingkat kualitas dan biaya selama percobaan
operasional dan selama berproduksi untuk menghitung efektivitas sistem.

11

(7) Menyelia enam sampai delapan karyawan yang digaji dan ditugasi dalam hal
pengendalian mutu. Melatih personal baru dalam kebijakan dan prosedur yang
tepat. Melengkapi penilaian kinerja untuk para bawahan.
b. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi

karyawan,

seperti

pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk

melaksanakan pekerjaan. Secara tipikal, spesifikasi pekerjaan merinci tingkat
pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan,
termasuk pendidikan, pengalaman, pelatihan khusus, sifat personal, dan
keterampilan manual. Selain itu, sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan
persyaratan fisik, termasuk kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan,
dan mengangkat yang dipersyaratkan pengusaha.

Contoh Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)

Departemen

: Kantor Direktur Utama Pabrik Pengolahan Karet Maju

Laporan ke

: Direktur Utama

Judul Pekerjaan : Sekretaris Sekretariat Eksekutif

Pengetahuan, Keahlian, dan Kemampuan yang disyaratkan:
(1)
(2)
(3)
(4)

Pengetahuan rutin dan prosedur perkatoran

Pengetahuan bidang kesekretariatan eksekutif
Keahlian dalam mengoperasionalisasikan peralatan kantor terkomputerisasi
Keahlian dalam mengetik, mengarsip, menjawab telepon, dan mengkompilasi
surat-surat dan laporan-laporan secara rutin
(5) Kemampuan untuk merencanakan dan memprioritaskan pekerjaan
STUDI KASUS
Kasus/Permasalahan
John bekerja di sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang Tour and Travel.
Perusahaan tersebut mempekerjakan 60 (enam puluh) karyawan yang terbagi dalam 5 (lima )
divisi. Dia sudah bekerja di perusahaan tersebut selama 6 (enam) bulan. Sebelumnya, dia
bekerja di sebuah perusahaan penerbangan internasional yang sangat terkenal dengan jabatan
sebagai Reservation & Ticketing Supervisor. Tergiur oleh gaji yang tinggi, John tanpa pikir
panjang langsung menerima tawaran untuk bekerja di perusahaan tersebut dengan jabatan
sebagai Sales Supervisor. Apa yang dialaminya kemudian membuat dia berada dalam
12

kegundahan yang mendalam karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai nama
jabatan dan apa yang dibicarakan pada waktu wawancara kerja. Selain itu ia tidak merasa
menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya. Sampai sekarang dia tidak
mengetahui secara pasti apa ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakannya, sehingga
evaluasi kinerjanya menujukkan hasil yang tidak menggembirakan. Setiap kali ia
mempertanyakan uraian jabatan kepada atasannya, maka jawaban yang diterima adalah
perusahaan tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena
menganggap bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang dikerjakan. Kondisi ini terasa
sangat kontras dengan apa yang pernah dialami John di perusahaan sebelumnya, dimana
segala sesuatu telah dijabarkan secara tertulis dan sangat luas ringkup pekerjaannya. Karena
merasa sangat sulit untuk menyesuaikan diri dengan kondisi tersebut maka John dengan berat
hati akhirnya mengundurkan diri dari perusahaan setelah bekerja selama 7 (tujuh) bulan. Jika
Anda ada di posisi John apa yang Anda lakukan?

Analisa
Jika saya berada di posisi John maka yang seharusnya saya lakukan adalah apabila
saya sudah merasa nyaman dengan pekerjaan saya, apalagi spesifikasi jabatan dan uraian
pekerjaan sudah sangat jelas serta pekerjaan tersebut sudah membuat saya sangat nyaman
karena sesuai dengan kepribadian saya, maka walaupun saya mendapat tawaran pekerjaan
dengan gaji yang lebih tinggi dari perusahaan tempat saya bekerja, saya tidak akan dengan
mudah untuk memutuskan mengundurkan diri dari perusahaan ini dan kemudian menerima
pekerjaan yang baru. Karena bagi saya hal yang paling penting adalah saya sudah merasa
nyaman bekerja di perusahaan ini. Tingkat kenyamanan seseorang dalam bekerja tidak mudah
didapatkan, saya lebih memilih bekerja di perusahaan yang memberikan saya tingkat
kenyamanan yang tinggi walaupun gaji tidak terlalu tinggi dibandingkan harus bekerja
dengan dengan gaji yang tinggi tetapi tingkat tekanan dalam bekerja juga tinggi. Jika
memang sudah terlanjur mengambil keputusan untuk mengundurkan dari perusahaan pertama
dan bergabung dengan perusahaan baru ini, tetapi ternyata keadaan di perusahaan baru tidak
sebaik di perusahaan pertama, yaitu spesifikasi jabatannya tidak jelas, tidak ada uraian
pekerjaan secara jelas, ditambah pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan kepribadian
diri saya, maka satu hal yang pasti adalah saya tidak akan merasa nyaman dengan situasi dan
kondisi tersebut. Maka semaksimal mungkin saya akan bertahan dengan melakukan
penyesuaian diri dengan lingkungan pekerjaan dan kondisi pekerjaan seperti itu, dan jika
13

tenyata dengan berjalannya waktu saya tetap tidak bisa dan tidak mampu bertahan dengan
keadaan tersebut maka keputusan yang saya ambilpun akan seperti seperti Jhon, akan
mengundurkan diri dari perusahaan tersebut dan mencari pekerjaan yang lebih baik. Dan satu
hal yang pasti kejadian tersebut akan saya jadikan contoh dan pengalaman agar tidak terjadi
kembali dalam kehidupan saya, yaitu tidak akan mengambil keputusan secara spontan yang
membuat hati dan perasaan tidak nyaman bekerja dengan kondisi seperti diatas. Dan saya pun
tidak mau bekerja di perusahaan yang tidak memiliki spesifikasi jabatan yang jelas, uraian
pekerjaan yang juga tidak jelas, dan pekerjaan yang tidak sesuai dengan kepribadian diri
saya. Sebab, jika suatu perusahaan tidak memiliki speesifikasi jabatan dan uraian pekerjaan
yang tidak jelas maka hasil kinerja seorang karyawan pun tidak akan maksimal.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus
dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Analisis pekerjaan, paling sedikit
harus dapat memberikan keterangan tentang tugas, tanggung jawab, sifat pekerjaan, serta
syarat jabatannya untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik.
Menurut Sastrohadiwiryo analisis pekerjaan bertujuan untuk memperoleh tenaga kerja
pada posisi yang tepat, memberikan keputusan pada diri tenaga kerja, menciptakan iklim dan
kondisi kerja yang kondusif. Sedangkan manfaat yang didapat yaitu memberikan informasi
tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia
(personal requirement), perilaku manusia dan alat yang dipergunakan.
Didalam analisis pekerjaan adapun syarat-syarat teknis yang diperlukan meliputi
harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal,
prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien-efektif,
pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang memadai,
serta melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif. Didalam analisis
pekerjaan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya, jenis informasi analisis
pekerjaan, langkah-langkah analisis pekerjaan, metode pengumpulan data, kriteria
keberhasilan dalam teknik analisis pekerjaan dan output data tentang analisis pekerjaan.
SARAN
14

Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan hendaknya
dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber
daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi (perusahaan) di
masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

http://windhyveronica.blogspot.co.id/2014/11/makalah-analisis-pekerjaan-

msdm_4.html
http://faradisa2712.blogspot.co.id/2014/12/makalah-analisis-pekerjaan.html
https://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/06/21/analisis-pekerjaan-dalam-

manajemen-sumber-daya-manusia/
http://makalainet.blogspot.co.id/2014/01/analisis-jabatan.html
http://anastshely.blogspot.co.id/2013/04/analisa-jabatan.html

15