MAKALAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

RISET DAN AUDIT SDM

Oleh Kelompok 3 :

Ni Komang Tri Astini (1907521076)

Dewa Ayu Pradina Saraswati (1907521078)

Lili Jayanti (1907521080)

Ronaldo Saiolo Ni Togu (1907521160)

I Gusti Komang Wisnu Nananjaya (1907521200)

I Putu Alit Surya Nukantara (1907521214)

I Ketut Paduary Karmanta (1907521235)

I Komang Vikky Aditya Karuniawan (1907521250)

MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2019/2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
karunia-Nya kami dapat menyelesaikan paper “Riset dan Audit SDM” sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan. Paper ini merupakan paper Pengantar Manajemen Sumber Daya
Manusia. Secara khusus pembahasan dalam paper ini diatur sedemikian rupa sehingga materi
yang disampaikan dapat dimengerti dan dipahami oleh para pembacanya.
Paper ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Sumber
Daya Manusia sekaligus menjadi bahan diskusi kelompok dan memperdalam manteri. Dengan
dibimbing oleh dosen Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu Drs. Komang Ardana, MM.
Kami telah berusaha untuk menyusun paper ini sebaik mungkin, namun
kami menyadari bahwa penulisan paper ini masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan
yang kami punya sebagai mahasiswa yang masih dalam proses pembelajaran. Oleh karena itu,
kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi perbaikan penerbitan
paper ini di masa mendatang. Harapan kami, semoga paper yang sederhana ini dapat memberi
pengetahuan serta ilmu sebagai pembelajaran bagi para pembacanya.

Badung, 18 Mei 2020

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

1.1. Latar Belakang ............................................................................. 1

1.2. Rumusan Masalah........................................................................ 1

1.3. Tujuan Penulisan ......................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ............................................................................... 3

2.1 Pentingnya Riset Audit SDM ........................................................... 3

2.2 Berbagai Pendekatan dan Peralatan Riset untuk Audit ....................... 5

2.3 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ........................................ 10

BAB III PENUTUP ..................................................................................... 21

3.1 Kesimpulan ................................................................................. 21

3.2 Saran ........................................................................................... 21

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 22

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Di era modern seperti saat ini manusia merupakan sumber daya yang paling penting
dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai
penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu,
sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi
dalam usaha mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi. Dan persis seperti aspek
keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal,
maka sumber daya manusia memerlukan audit untuk memeriksa sejauh mana fungsi –
fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektifitas dan
efisiensi di dalam kinerjanya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi
secara keseluruhan
Audit sumber daya manusia tidak selalu mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian.
Akan tetapi berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru, memotivasi auditee guna
memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan atau inovasi – inovasi baru.
Peranan top manajement sangat diharapkan dalam keberhasilan audit ini dengan cara
memberikan disposisi atas laporan hasil audit sumber daya manusia yang dapat
menimbulkan dampak psikologis bagi auditee. Lebih penting lagi, audit sumber daya
manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata
mencoba. Dalam pembelajaran juga dapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai
proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang di pandang sebagai praktek
terbaik.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian dari audit sumber daya manusia?
2. Apa saja ruang lingkup audit sumber daya manusia?
3. Bagaimana pendekatan – pendekatan dalam riset untuk audit?
4. Apa saja peralatan – peralatan riset personalia?
5. Bagaimana sistem informasi sumber saya manusia?
6. Apa saja komponen – komponen dasar sumber daya manusia?
7. Bagaimana isi dan cara penyusunan laporan audit?

1
1.3 Tujuan Penulisan Makalah
1. Untuk mengetahui pengertian dari audit sumber daya manusia
2. Untuk mengetahui ruang lingkup audit sumber daya manusia
3. Untuk mengetahui pendekatan – pendekatan dalam riset untuk audit
4. Untuk mengetahui peralatan – peralatan riset personalia
5. Untuk mengetahui sistem informasi sumber saya manusia
6. Untuk mengetahui komponen – komponen dasar sumber daya manusia
7. Untuk mengetahui isi dan cara penyusunan laporan audit

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENTINGNYA RISET AUDIT SDM

Menurut Hani Handoko (1995), audit sdm adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan
sumber daya manusia yang dilakukan dalam suatu organisasi. Audit tersebut mungkin
mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan. Hasilnya memeberikan umpan balik
tentanng fungsi sumber daya manusia bagi para manajer operasional dan departemen sumber
daya manusia. Ini juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelolah tugas-tugas
sumber daya manusia.
Menurut Drs.H. Malayu S.P Hasibuan (2013), audit SDM merupakan tindak lanjut dari
realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan. Audit SDM penting dan mutlak harus
dilakukan untuk mengetahui apakah para karyawan bekerja dengan baik dan berperilaku sesuai
rencana. Pelaksanaan audit SDM ini sangat penting bagi perusahaan maupun bagi karyawan
yang bersangkutan.
Menurut Henry Simamora (2006), audit merupakan control kualitas keseluruhan yang
mencek aktivitas SDM di dalam sebuah departemen, devisi, atau seluruh organisasi. Audit
sumber daya manusia ( Human resource audit ) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber daya
manusia didalam sebuah organisasi dengan tujuan untuk membenahi aktivitas tersebut. Audit
dapat meliputi satu divisi atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai
fungsi sumber daya manusia kepada manajer operasi dan spesialis sumber daya manusia. Audit
sumber daya manusia juga menyediakan umpan balik perihal seberapa baik manajer
mengemban tanggung jawab sumber daya manusia mereka.
Secara singkat, audit personalia adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh
kegiatan-kegiatan personalia dalam suatu departemen, devisi, atau perusahaan. Berbagai
kegunaan audit ini dapat dirinci sebagai berikut :
1. Meningkatkan kesan profesional terhadap departemen personalia;
2. Mengidentifikasi sumbangan sumbangan departemen personalia terhadap perusahaan;
3. Mendorong tanggung jawäb dan profesionalisme lebih besar diantara para karyawan
departemen personalia;
4. Menstimulasi keseragaman kebijaksanaan-kebijaksanaan dan praktik-praktik
personalia;
5. Mermperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen personalia;

3
 6. Menemukan masalah masalah personalia kritis;
7. Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur-prosedur personalia
yang lebilh efektif;
8. Menyelesaikan keluhan-keluhan lama dengan aturan-aturan legal;
9. Meningkatkan kesediaan untuk menerima perubahan-perubahan yang diperlukan
dalam departernen personalia;
10. Memberikan tinjauan terhadap sistem informasi departemen.
Ruang Lingkup Audit SDM
Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud
untuk :
1. menilal efektivitas,
2. mengenali aspek aspek yang masih dapat diperbaiki,
3. mempelajari aspek-aspek tersebut secara mandalam, dan
4. menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan
perbaikan perbaikan tersebut.
Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi-fungsi personalia,
penggunaan prosedur-prosedur personalia oleh para manajer, dan dampak kegiatan-kegiatan
tersebut pada sasaran-sasaran dan kepuasan karyawan.
Audit Fungsi Personalia
Audit secara logis dimulai dengan mereview kerja departemen personalia. Berbagai bidang
utama personalia yang biasa dicakup dalam audit, oleh tim audit meliputi aspek berikut;
1. Mengidentifikasikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan;
2. Menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap kegiatan;
3. Mereview berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai
sasaran-sasaran tersebut;
4. Menentukan besarnya sampel catatan-catatan dalam sistem informasi personalia untuk
mempelajari apa kah kebijaksanaan dan prosedur diikuti secara benar;
5. Menyiapkan laparan audit;
6. Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam
sasaran, kebijaksanaan dan prosedur;
7. Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit
telah terpecahkan.

4
Audit Pelaksanaan Manajerial

Audit juga mereview pelaksanaan berbagai kebijaksanaan dan prosedur personalia oleh
para manajer. Bila para manajer mengabaikan kebijaksanaan-kebijaksanaan personalia atau
pelanggar hukum hubungan perburuhan, audit hendaknya mengemukakan kesalahan-
kesalahan tersebut agar tindakan koreksi dapat dimulai.

Audit Kepuasan Karyawan

Departemen personalia yang efektif memenuhi baik kebutuhan-kebutuhan organisasi maupun
karyawan. Bila kebutuhan-kebutuhan karyawan tidak terpuaskan, perputaran, absensi dan
kegiatan serikat karyawan cenderung meningkat. Untuk mempelajari pemenuhan ini, tim audit
memperoleh data dari para karyawan. Tim nengumpulkan informasi tentang gaji, "benefis”,
praktik-praktik pengendalian, bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima
karyawan tentang prestasi kerja mereka.

2.2 PENDEKATAN DAN PERALATAN RISET UNTUK AUDIT

Kegiatan-kegiatan personalia dievaluasi melalui riset. Beberapa pendekatan dan

peralatan riset di kan sesuai dengan ruang lingkup audit. Arti “riset" kadang-kadang hanya
sedikit lebih luas daripada penyelidikan informal atau upaya pengumpulan fakta. Pada saat -
saat lain, pendekatan audit bisa sangat ”advanced” dan tergantung pada desain riset dan
perhitungan statistik yang rumit. Pembahasan berikut akan menguraikan berbagai pendekatan
dan peralatan riset terapan (applied research) yang umum digunakan dalam audit personalia.

Pendekatan-pendekatan Riset untuk Audit. Paling tidak ada lima pendekatan riset personalia
yang diterapkan untuk melakukan audit, yaitu sebagai berikut:
1. Pendekatan Komparatif

Tim audit personalia membandingkan perusahaan (atau devisi) dengan perusahaan lain
(atau devisi lain) untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek.
Pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk membandingkan hasiI-hasil kegiatan-
kegiatan personalia tertentu atau program-programnya. Ini sangat membantu untuk
mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

2. Pendekatan Wewenang dari Luar (Outside Authority Aproach)

5
 Tim audit menggantungkan pada penemuan-penemuan oleh ahli atau konsultan dari luar
perusahaan sebagai standar dengan mana kegiatan-kegiatan atau program-program
personalia dievaluasi. Konsultan atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan dapat
membantu diagnosa terhadap berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah personalia.

3. Pendekatan Statistik

Dari catatan-catatan yang ada, tim audit menyusun standar-standar secara statistik dengan
berbagai kegiatan atau program dievaluasi. Dengan standar-standar matematis ini, tim bisa
menemukan kesalahan-kesalahan semenjak hal itu masih belum serius.

4. Pendekatan Kepatuhan (Complience Approach)

Melalui pengambilan sampel elemen-elemen sistem informasi personalia, tim audit

memeriksa pelanggaran-pelanggaran terhadap berbagai hukum atau peraturan dan
kebijaksanaan atau prosedur perusahaan. Dengan upaya pencarian fakta ini, tim dapat
menentukan apakah ada penyelewengan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan
dan peraturan-peraturan legal atau tidak.

5. Pendekatan Management by Objectives (MBO)

Pendekatan MBO dapat diterapkan dalam bidang personalia, disitu tim audit dapat
membandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek dapat dideteksi dan dilaporkan.

Tidak ada pendekatan audit di atas yang dapat diterapkan pada semua bagian manajemen
personalia. Pada umumnya, tim-tim audit menggunakan beberapa strategi tersebut tergantung
pada kegiatan-kegiatan personalia tertentu yang dievaluasi. Langkah selanjutnya adalah
memilih peralatan-peralatan riset untuk mengumpulkan informasi audit.

Peralatan-peralatan Riset Personalia

Untuk mengumpulkan data tentang kegiatan-kegiatan personalia perusahaan, beberapa

teknik yang berfungsi sebagai peralatan pengadaan informasi tersedia. Di antara peralatan-
peralatan itu adalah sebagai berikut:

❖ Wawancara (interview). Wawancara dengan para karyawan dan manajer merupakan salah
satu sumber informasi mengenai kegiatan-kegiatan personalia. Komentar dan pendapat
mereka membantu tim audit menemukan bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

6
❖ Kuesioner dan Survei. Departemen personalia dapat melengkapi hasil wawancara dengan
kuesioner dan survei. Peralatan-peralatan ini digunakan karena wawancara adalah mahal,
memakan waktu dan biasanya terbatas hanya pada sedikit orang. Melalui survei karyawan,
gambaran tentang kegiatan personalia dapat dikembangkan secara lebih akurat. Demikian
juga, kuesioner bisa memberikan jawaban-jawaban yang lebih bebas dan juiur daripada
wawancara " face-to-face”.
❖ Analisis Catatan. Tidak semua masalah dapat dideteksi dari sikap-sikap karyawan. Banyak
masalah kadang-kadang lebih mudah ditemukan melalui analisis catatan. Review ini
dilakukan untuk menjamin bahwa berbagai prosedur dan peraturan perusahaan tidak
dilanggar. Catatan-catatan yang direview oleh audit pada umumnya mencakup hal-hal
berikut ini:
1. Catatan-catatan keamanan dan kesehatan karyawan
2. Tingkat absensi atau perputaran
3. Rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui
4. Pemberian kompensasi
5. Catatan-catatan seleksi dan penempatan internal
6. Files karyawan
7. Studi program dan kebijaksanaan di bidang personalia
8. Skor-skor tes pendahuluan dan tes purna
9. Laporan-laporan program khusus.
❖ Informasi Eksternal. Peralatan lain bagi tim audit adalah informasi eksternal. Informasi ini
berguna Sebagai bahan perbandingan dan untuk mengungkap perspektif lain yang tidak
diperoleh dari peralatan-peralatan sebelumnya. Barangkali sumber informasi eksternal
yang berarti adalah berasal dari kantor-kantor tenaga kerja pemerintah, asosiasi-asosiasi
industri dan profesional, hasil riset universitas atau lembaga konsultan, dan perusahaan-
perusahaan pesaing.
❖ Percobaan Personalia. Peralatan terakhir yang tersedia bagi tim audit dan departemen
personalia adalah percobaan-percobaan lapangan. Percobaan ini memungkinkan
departemen personalia untuk membandingkan kelompok percobaan dan kelompok
pengendalian di bawah kondisi normal. Sebagai contoh, departemen personalia bisa
mengimplementasikan program latihan keamanan bagi separo penyelia departemen.
Separo kelompok ini adalah kelompok percobaan. Kelompok pengendali terdiri dari para
penyelia yang tidak diberi latihan. Kemudian catatan-catatan pelaksanaan keamanan kedua
kelompok dibandingkan dengan beberapa bulan setelah latihan berakhir. Bila kelompok
7
 percobaan mempunyai tingkat kecelakaan yang lebih rendah secara signifikan maka fakta
menunjukkan bahwa program latihan keamanan adalah efektif.

Laporan Audit

Berbagai pendekatan dan peralatan digunakan untuk mengembangkan suatu gambaran

kegiatan-kegiatan personalia organisasi. Agar informasi ini berguna, perlu dikompilasikan
menjadi laporan audit. Laporan audit personalia adalah suatu deskripsi komprehensif yang
bersisi hasil pengolahan temuan dari kegiatan audit personalia yang mencakup baik
penghargaan terhadap praktik-praktik yang tidak efektif. Laporan hendaknya jangan
mengemukakan pernyataan kesimpulan dan saran saja, tetapi harus menggambarkan seluruh
informasi yang akurat. Laporan audit pada umumnya terdiri dari beberapa bagian. Bagian
pertama adalah untuk para manajer operasi, bagian kedua untuk para manajer dalam
departemen personalia, dan ketiga untuk manajer personalia.

Laporan untuk Manajer Operasi

Laporan audit untuk para manajer operasi meringkas berbagai sasaran dan tanggung-jawab
personalia mereka. Tujuan-tujuan mereka bisa menyangkut usaha untuk mengurangi absensi
atau perputaran karyawan melanjutkan pengembangan karyawan, memperbaiki hubungan
manajemen serikat kerja, atau mencapai sasaran-sasaran lain. Tugas-tugas khusus yang
dilaksanakan para manaier lini bisa juga dicakup. Tugas-tugas tersebut meliputi wawancara
seleksi, latihan, penilaian prestasi, memotivasi dan pemuasan kebutuhan karyawan.

Laporan audit ini juga mengidentifikasikan masalah-masalah personalia. Penyelewengan-

penyelewengan terhadap berbagai kebijaksanaan personalia dan peraturan hubungan
perburuhan dikemukakan. Praktik-praktik manajemen yang jelek disebutkan dalam laporan
dengan berbagai rekomendasi untuk perbaikannya.

Laporan untuk Manajer dalam Departemen Personalia

Para manajer spesialis yang menangani penarikan dan seleksi latihan, kompensasi, dan
kegiatan-kegiatan personalia lainnya juga memerlukan umpan balik. Laporan audit yang
mereka terima mungkin menyebutkan berbagai bidang tertentu dengan pelaksanaan kerja jelek
atau baik. Sebagai contoh, suatu tim audit mengamati bahwa banyak pekerjaan tidak
dilaksanakan dengan penempatan karyawan yang baik. Informasi ini diberikankepada manajer
latihan dan pengembangan sebagai umpan balik dengan rekomendasi bagi perbaikan program-
program selanjutnya.

8
Laporan untuk Manajer Personalia

Laporan untuk manajer personalia berisi semua informasi yang diberikan kepada para
manajer lini dan manajer Spesialis dalam departemen personalia. Di samping itu, manajer
personalia memperoleh umpan balik tentang:

1. Sikap para manajer operasi dan karyawan terhadap pelayanan dan “benefits” dari
departemen personalia;
2. Masalah-masalah sumber daya manusia dan implikasi-implikasinya;
3. Suatu review tentang sasaran-sasaran departemen dan organisasi departemen untuk
mencapai berbagai sasaran tersebut;
4. Berbagai rekomendasi untuk perubahan-perubahan yang diperlukan.

Dengan informasi yang dicakup dalam laporan audit, manajer personalia dapat
memperoleh pandangan luas tentang fungsi personalia yang dijalankannya. Selain pemecahan
masalah-masalah personalia, manajer bisa memusatkan pada bidang-bidang yang
mempengaruhi potensi terbesar bagi peningkatan kontribusi departemen kepada perusahaan.
Akhirnya barangkali yang paling penting, laporan audit berfungsi sebagai pedoman untuk
usaha-usaha pada waktu yang akan datang dan sebagai referensi untuk pelaksanaan audit
berikutnya. Dengan pemahaman akan prestasi kerja departemen sekarang, manajer dapat
menyusun rencana-rencana jangka panjang untuk mengupgrade kegiatan-kegiatan krusial.
Berbagai rencana ini mengidentifikasikan sasaran-sasaran baru bagi departemen. Sasaran-
sasaran tersebut berfungsi sebagai standar-standar dengan mana tim audit akan mengevaluasi
kegiatan-kegiatan manajemen personalia perusahaan.

Isi dan Cara Penyusunan Laporan Audit

Laporan audit pada umumnya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut:

1. Judul
2. Daftar isi
3. Ringkasan dan kesimpulan, yang terutama berguna untuk pimpinan eksekutif puncak.
4. Masalah-masalah pokok (tujuan audit, analisis, evaluasi, dan sebagainya).
5. Kesimpulan dan saran
6. Tubuh (berisi data, fakta, pandangan serta alasan yang merupakan dasar kesimpulan
dan saran)
7. Sumber data
8. Lampiran yang dianggap penting

9
 Laporan tersebut harus menerangkan secara jelas ruang lingkup dan tujuan audit; disusun
seringkas mungkin, tetapi jelas dan lengkap; menyajikan semua fakta secara lengkap dan tidak
memihak, serta temuan dan kesimpulan secara objektif. Agar dapat digunakan untuk meninjau
kembali fakta dan menilai laporan, laporan audit perlu menyertakan semua informasi yang
mendukung kesimpulan. Laporan hanya meninjau kembali fakta dan menilai laporan, laporan
audit perlu menyertakan semua informasi yang mendukung kesimpulan. Laporan hanya
berguna bila dapat dipakai sebagai pedoman untuk pengambilan tindakan koreksi. Oleh karena
itu, laporan audit juga harus memuat saran yang diajukan atas dasar pemahaman terhadap
realitas atau kondisi nyata.

2.3 SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) adalah sistem yang bertugas untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data
tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai, dimana data-data
yang telah diperoleh tersebut merupakan data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk
meningkatkan keputusan SDM. T. Hani Handoko mengatakan bahwa SISM, digunakan untuk
mendukung berbagai macam kegiatan yang berkaitan dengan personalia organisasi. Contoh-
contoh umum dapat ditemui dalam semua kegiatan – kegiatan utama departemen personalia.
Penyusunan personalia memerlukan data tentang para pelamar, peraturan pemerintah yang
bersangkutan dengan penarikan, promosi dan perputaran tenaga kerja; program - program
pengembangan disusun atas dasar data tentang keterampilan - keterampilan yang telah dimiliki
oleh para karyawan, latihan-latihan yang mungkin diselenggarakan dan penilaian prestasi kerja;
pemberian kompensasi menggunakan data mengenai prakiraan gaji dan upah, kenaikan
kompensasi yang direncanakan dan survei pasar tenaga kerja; hubungan karyawan dirumuskan
berdasarkan data tentang undang – undang perburuhan dan peraturan pemerintah, praktik
disiplin dan keluhan – keluhan para karyawan; dan seterusnya. Sistem ini juga berguna untuk
menyederhanakan kegiatan – kegiatan administratif seperti pembuatan laporan – laporan rutin
dan penyiapan surat – surat pemberitahuan kepada para karyawan. Di samping untuk
memenuhi kebutuhan – kebutuhan akan laporan rutin, SISM harus memungkinkan para
spesialis personalia untuk dapat memberikan berbagai tanggapan secara cepat terhadap
permintaan – permintaan khusus. Berbagai permintaan ini mungkin datang dari seorang
manajer produksi yang berkepentingan dengan data tentang perputaran tenaga kerja atau dari
agen-agen pemerintah yang menanyakan proporsi tenaga kerja organisasi.

10
Komponen-Komponen Dasar SDM

Ada tiga komponen fungsional utama yang ada dalam SISM, seperti ditunjukkan dalam gambar
berikut:

Masukan Pemeliharaan Data Keluaran

(Input) (Output)

Fungsi masukan mencakup dua konsep dasar sistem: data base dan pemasukan data
(data entry). Fungsi pemeliharaan data terutama berkepentingan dengan kualitas data yang
disimpan dalam sistem. Selanjutnya, fungsi keluaran berkaitan dengan proses penarikan data
(retrieval). Satu lagi konsep penting dalam pengembangan SISM adalah pembentukan Pusat
Informasi Sumberdaya Manusia. Bila salah satu konsep dasar ini terabaikan, sistem yang
sedang dibangun mungkin tidak akan dapat memenuhi sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut akan dibahas secara ringkas berbagai fungsi dan konsep dasar tersebut.

Fungsi Masukan

Fungsi masukan memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi personalia ke

dalam SISM. Ini meliputi berbagai prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data: siapa
yang mengumpulkan, kapan, dan bagaimana data seharusnya diproses. Sebuah contoh fungsi
keluaran SISM dapat dilihat pada gambar 13.1.

Fungsi Pemeliharaan

Data Setelah data diproses oleh fungsi masukan, fungsi pemeliharaan mengelola
kualitas data yang disimpan. Fungsi ini memperbarui, menambah data baru dan menghilangkan
data yang sudah tidak diperlukan pada data base. Sebagai ilustrasi, gambar 13-2 menunjukkan
sebuah contoh fungsi pemeliharaan.

Fungsi Keluaran

Fungsi sistem yang paling jelas adalah kemampuannya memproduksi keluaran sesuai
dengan kebutuh- an-kebutuhan organisasi. Ini bisa meliputi laporan-laporan standar dan rutin
maupun laporan-laporan khusus. Keluaran yang disediakan oleh sistem merupakan
penghubung penting antara SISM dengan para pemakainya. Kriteria penting untuk

11
mengevaluasi efektivitas sistem mampu memproduksi informasi yang berguna dalam proses
pengambilan keputusan.

Master Files atau

Kegiatan Masukan Database
• Pemasukan
• Edit
Bila data dapat diterima, ke
• Validasi fungsi pemeliharaan data
(Batch/on line)

Tabel Petunjuk Penentuan atau Berbagai table Nilai-nilai

pemberitahuan kriteria tabel
(Tidak Mutlak)
kesalahan edit/validasi tidak edit/validasi
mutlak

Akses Pemakai Langsung Akses Pemakai Langsung Akses Pemakai

Langsung

Kegiatan Pemeliharaan Data Contoh files/databases :

Transasksi dari • Up date data • Data karyawan
fungsi masukan • Membuat catatan- • Data pelamar
catatan • Historis
• Mempeoleh data
• Transaksi

Up date laporan- Disk Tape Ke fungsi keluaran

laporan

12
Konsep Dasar: Berbagai Karakteristik Penting SISM

Seperti telah disebutkan di atas, ada lima konsep dasar yang dicakup dalam definisi
SISM: data base, pemasukan data, penarikan data, pusat informasi sumber daya manusia dan
kualitas data. Kelima konsep dasar ini akan secara ringkas sebagai berikut:

Data Base. Kreasi data base mungkin merupakan langkah terpenting proses
pengembangan sistem. Sebagai titik awal, data base hendaknya mencakup elemen-elemen data
esensial yang dibutuhkan baik secara internal oleh organisasi maupun untuk pemenuhan
kebutuhan-kebutuhan pihak eksternal seperti kantor – kantor pemerintah, asosiasi bisnis dan
serikat karyawan. Semua data yang dibutuhkan untuk membuat laporan, melakukan audit dan
analisis, dan memproduksi keluaran – keluaran lainnya harus terliput oleh sistem. Untuk me-
nyelesaikan proses penciptaan data base total ini secara benar, pemahaman yang menyeluruh
tentang SISM adalah esensial.

Fungsi masukan memegang peranan sangat vital dalam proses penciptaan data base.
Suatu metode masukan harus ditetapkan untuk setiap elemen data: langkah-langkah pengeditan
dan pemrosesan data harus dirumuskan; dan berbagai kerangka dan laporan standar harus
dijabarkan agar elemen-elemen data yang diperlukan dapat dirinci secara jelas. Dalam
lingkungan sistem manajemen data, berbagai spesifikasi tambahan akan dibutuhkan sesuai
dengan rencana penggunaan setiap elemen. Faktor-faktor penggunaan data yang direncana-
kan meliputi berapa kali setiap elemen akan diperbaharui dan diubah dalam satu periode,
berapa kali pemakai akana memerlukan elemen untuk analisis ad hoc, berapa lama (sejarah)
setiap elemen harus disimpan, dan tipe keamanan data yang disyaratkan. Satu-satunya jalan
untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini secara memuaskan adalah dengan
memahami sebaik mungkin operasi-operasi departemen personalia. Semakin kita memahami
rencana penggunaan sistem, semakin besar kemungkinkan kita dapat mengembangkan data
base yang dirancang secara baik, suatu data base yang menyimpan data yang tidak diperlukan,
berlebihan, dan diperoleh secara sangat mahal.

Pemasukan Data (Data Entry). Unsur penting SISM kedua adalah suatu metode
pemasukan data yang efisien dan akurat. Bila informasi yang diperlukan untuk memproduksi
berbagai keluaran yang diinginkan tidak disampaikan ke data base pada waktu yang tepat dan
dengan cara yang sedapat mungkin mencegah kesalahan, sistem tidak berfungsi sesuai dengan
tujuan. Dalam desain SISM secara menyeluruh, setiap elemen data base harus mempunyai
suatu titik asal. Setiap elemen data harus mempunyai "pemilik" seseorang atau fungsi jabatan

13
dengan tugas memelihara akurasi elemen data yang memahami maksud, tujuan dan pentingnya
suatu elemen data dimasukkan ke dalam sistem.

Sistem juga harus mempunyai metode pemasukan elemen data "bukan karyawan".
Tergantung pada ruang lingkup sistem, banyak bentuk masukan yang mungkin perlu diciptakan
untuk menjamin bahwa data dapat tetap akurat, tepat waktu dan lengkap. Bila suatu elemen
tidak dapat dipelihara agar selalu aktual, atau bila biaya untuk melakukan hal itu lebih mahal
daripada secara lebih mendalam apakah suatu elemen perlu dimasukkan ke dalam sistem.
Proses pemasukan data ini dipermudah dengan laju perkembangan komputer yang terjadi
secara dahsyat. Kemajuan teknologi komputer telah memungkinkan penggunaan waktu
sumber- daya manusia dan sumberdaya komputer semakin efisien. Bagaimanapun juga, proses
pemasukan data harus dipikirkan dan direncanakan dengan baik agar SlISM berfungsi secara
benar.

Penarikan Data (Retrieval). Unsur pokok ketiga SISM yang dirancang secara baik
adalah penarikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dengan cara yang 'cost-effective' oleh
pemakai. Pemikiran yang men- dasarinya adalah untuk memberikan kepada para pemakai
kebebasan untuk melakukan apapun yang mereka inginkan terhadap data yang tersedia dengan
cara yang mereka kehendaki. Alamat data dalam data base harus memungkinkan data untuk
ditarik dan disajikan dalam format yang hampir tidak terbatas jumlahnya. Pembuatan laporan-
laporan tetap standar, pemilahan, pemilihan kumpulan files, penghitungan elemen-elemen baru,
dan penyajian data semuanya harus ada dalam penguasaan pemakai di Departemen Personalia,
dengan latihan seminimum mungkin dan tanpa bantuan Departemen Pemrosesan Data.

Dalam perancangan suatu SISM, kita sebaiknya mempunyai sedikit mungkin laporan
rutin dan tetan vang diprogram ke dalam sistem. Banyak pengalaman mengajarkan bahwa
pendekatan ini lebih fleksibel da om menghadapi perubahan-perubahan kegiatan personalia
organisasi dan kebutuhan informasi, selain tidak membuat sistem menjadi terlalu rumit. Tujuan
kita adalah mencoba untuk meminimumkan investasi organisasi dan program dengan
membatasi upaya kita untuk hanya memecahkan masalah-masalah sekarang.

Pusat Informasi Sumberdaya Manusia (PISM). Prosedur esensial keempat adalah

menunjuk secara for- mal seseorang atau kelompok kerja sebagai penanggung-jawab operasi
PISM setiap harinya. Pembentukan PSIM ini adalah unsur vital kebersihan sistem dalam
beberapa hal. Pertama, PISM harus memastikan bahwa masukan ke dalam sistem telah secara
beņar diterima dan bahwa PISM harus mengambil inisiatif dan melihat anakah data base adalah

14
akurat dan selalu "up to date". Meskipun biasanya sistem mempunyai kemampuan Otomatis
untuk memeriksa dan mengedit data yang dimasukkan, PISM sering masih perlu untuk
memecahkan berbagai masalah yang timbul sebagai akibat adanya berbagai keterbatasan yang
selalu melekat pada sistem.

Aspek tanggung-jawab PISM lainnya adalah fungsi yang harus diperankan sebagai
koordinator untuk semua kegiatan yang bersangkutan dengan sistem. PISM juga bertugas
untuk membuat skedul pemrosesan dan pembaruan data dalam sistem secra periodik dan ajeg.
Lebih lanjut, PISM berfungsi sebagai administrator sistem dari sudut pandang kerahasiaan
informasi. Masalah kerahasiaan data ini tidak hanya menyangkut keamanan data files secara
phisik, tetapi juga kegiatan meninjau kembali elemen-elemen data untuk menjamin bahwa
berbagai elemen tersebut benar – benar masih dibutuhkan dan bahwa tidak ada penyalahgunaan
informasi. Para karyawan harus diperbolehkan melihat dan memperoleh data yang dipunyai
organisasi mengenai diriya, dan bila data ternyata tidak lengkap atau salah, mereka bisa
mengubahnya. Atas dasar pertimbangan operasional, PISM sebaiknya diberi tugas dan
wewenang untuk menjamin kerahasiaan penggunaan informasi yang telah dicetak, dikeluarkan
dan diserahkan kepada pemakai dalam organisasi.

Kualitas Data. Prosedur esensial kelima adalah suatu proses yang menjamin kualitas
bagian-bagian sistem. Prinsip ini mencakup bidang-bidang yang berkaitan dengan akurasi,
ketepatan waktu, kejelasan dan ketersediaan data. Setiap elemen data harus mempunyai suatu
tujuan akurasi sesuai dengan maksud sistem dirancang. Beberapa elemen mungkin
memerlukan tingkat akurasi yang sangat tinggi, sedangkan berbagai elemen lain hanya
memerlukan tingkat akurasi moderat atau rendah. Salah satu cara penentuan tingkat akurasi ini
adalah dengan menilai akibat yang harus dibayar oleh organisasi bila data kurang akurat.
Secara ringkas, perancang perlu menyadari bahwa untuk setiap elemen data harus ditetapkan
sasaran tingkat akurasinya dan bahwa keseimbangan sistem harus diarahkan untuk mencapai
sasaran-sasaran tersebut.

Prinsip-prinsip penjamin kualitas juga perlu disusun untuk membantu para pemakai
sistem memecahkan berbagai masalah yang berkaitan dengan ketepatan waktu. Sebuah laporan
mungkin mempunyai data yang akurat tetapi mungkin tidak diproduksi pada periode yang tepat
sesuai dengan kebutuhan pemakai. Bila data tidak diumumkan tepat waktu, tingkat akurasi
yang tinggi mungkin tidak ada gunanya, dan suatu metode pemasukan data baru dibutuhkan
untuk mengatasi masalah ini. Lebih lanjut, ketersediaan sistem harus juga diteliti, dan langkah-

15
langkah tertentu perlu diambil untuk menjamin bahwa para pemakai dapat menggunakan
sistem ketika mereka membutuhkan. Alasan terbesar tidak tersedianya sistem biasanya adalah
waktu rusak komputer, tetapi dengan semakin canggihnya peralatan komputer, waktu rusak
unit pemrosesan pusat menjadi semakin berkurang. Ketersediaan sistem total juga menyangkut
modul-modul pemasukan, pengeditan, pemeliharaan dan pelaporan data; bila salah satu
diantaranya tidak tersedia, pemakai tidak akan dapat memanfaatkan sistem. Akhirnya,
kejelasan data harus ditelusuri dari titik asal data sampai sebuah laporan, sebagai keluaran
sistem, di- terima oleh pemakai akhir. Pengujian siklus sistem keseluruhan dilakukan untuk
memastikan bahwa sistem me nyampaikan informasi melalui cara yang menanggapi kebutuhan
pemakai dengan prinsip "end to end basis".

Berbagai Kebutuhan Informasi

Banyak upaya pengembangan suatu SISM dimulai dan diakhiri dengan mencoba untuk
wawancarai semua pemakai potensi dan menggunakan kebutuhan informasi mereka. Hasil
dari Berbagai Kebutuhan Informasi Kebutuhan data. Biasanya, seorang spesialis personalia
memberikan tugas untuk antukan adalah sebuah daftar panjang berisi begitu banyak
persyaratan yang diperlukan membuat proyek gagal karena beban yang terlalu berat.
Dalam mengatasi masalah di atas, organisasi mengeluarkan tidak berusaha untuk
menyelesaikan begitu tetapi informasi kegiatan-kegiatan pribadi, tetapi memusatkan diri pada
pengembangan ke sistem "modular" yang fleksibel dan dapat dikembangkan lebih lanjut.

Dalam konteks SISM, modul tertentu adalah "payung" yang berisi kumpulan kegiatan
yang saling berhubungan. Berbagai komponen dan parameter modul spesifik dapat bervariasi
dalam organisasi, berbeda-beda, tetapi paling tidak ada lima kriteria berikut yang harus
disetujui setiap modul.

1. Tujuan modul yang ditujukan pada satu fungsi personalia tertentu.

2. Modul memiliki "formulir" penerima khusus.
3. Ada pertentangan internal yang terjadi pada data, pada saat itu para pemakai dalam
fungsi por nalia itu harus menjelaskan kepada tim proyek.
4. Ada beberapa laporan atau analisis yang khusus untuk pemakai modul yang
dikembangkan
5. Ada elemen data yang unik untuk pemakai tersebut. Secara ringkas, SISM akan terdiri
dari modul yang saling terkait.

16
Tahap - tahap Pengembangan SDM
Tahap-proses proses desain SISM dapat dirinci sebagai berikut:

Usulan Kepada Manajemen

Evaluasi Analisis Kebutuhan

Instalasi dan Konversi Spesifikasi Sistem

Pengembangan Sistem Desain Sistem

1. Usulan ke Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang di-dapi organisasi dan
diarahkan pada suatu keputusan untuk memasukkan lebih lanjut. Pada tahap ini, parameter
parameter sistem lengkap dan analisis biaya / manfaat kasar perlu diselesaikan. Masalah-
masalah kebijakan yang dibahas, dan pengaruh sistem terhadap dinamika organisasi
dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen kebutuhan analisis yang
perlu dilakukan.
2. Analisis Kebutuhan.
Tahap ini ditujukan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang di-
nyatakan di dalam dukungan yang menjadi target dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama untuk
menemukan masalah-masalah "nyata" dan mengembangkan berbagai metode dan strategi
untuk kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan tambahan analisis biaya dan manfaat
lengkap, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan dan pembaruan sistem
dari perspektif luas, deskripsi aliran data dan "antarmuka", tipe-tipe data, pengukuran
keamanan data dan spesifikasi pengembangan sistem pengembangan. "Trate-offs" dalam
pengembangan berbagai pilihan yang mungkin diba- has, dan atas dasar informasi ini

17
manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat memulai atau meminta
perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
3. Spesifikasi Sistem.
Tahap ini merumuskan sistem isi yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai.
Berbagai fungsi sistem dasar dapat ditentukan untuk menentukan urutan kegiatan yang
ditentukan. Semua produk akhir sistem dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua
fungsi manusia yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan waktu penyelesaian yang
harus dilaporkan oleh para pemakai. Pengaturan keamanan, kerahasiaan, dan keamanan juga
harus ditetapkan. Dalam tahap ini, para pemakai menjelaskan berbagai kebutuhan dan
keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem penterjemahan menjadi dua bentuk keluaran,
laporan dan analisis.
4. Desain Sistem.
Dalam desain, sistem keseluruhan dirinci agar semua fungsi dapat dipahami dan semua
program dapat mendukung. Perancang sistem menentukan bagaimana SISM Program –
program komputer dirangn men mengatur semua perangkat keras (perangkat keras) dan
perangkat lunak (perangkat lunak) ditentukan. Di samping itu, hubun dan fungsi-fungsi
manusia dan mesin pengaturan, dan konfigurasi pemakai dan program-program latihan sesuai
sesuai dan bahan-bahan latihan disusun.
5. Pengembangan Sistem.
Program-program Komputer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga
dijabarkan dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian sistem diuji dengan
data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-
percobaan yang dilaksanakan dalam situasi uji semu (dummy test) atau dengan data
sesungguhnya.
6. Instalasi dan Konversi.
Setelah pengujian di Lingkungan "laboratorium" berhasil, SISM dipasang di
lingkungan organisasi pemakai dan diuji lagi, sebelum dilakukan percobaan, dengan
menggunakan data semu, Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data
sesungguhnya, dan para pemakai dibor untuk mencari cara pengoprasian sistem.
7. Evaluasi.
Kerja SISM "baru" ditentukan dengan sasaran-sasaran yang telah ditentukan pada
tahap-tahap awal, biaya, dan ketepatan laporan, serta berbagai karakteristik operasional lainnya
dievaluasi dan diterbitkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan
perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki sistem kerja.
18
 Tanpa memperdulikan periode setiap tahunnya, semua tahap di atas harus dilaksanakan.
Dalam kasus ini, beberapa tahap dapat dipercepat, tetapi hal ini penting untuk dilakukan dengan
hal tersebut dalam urutannya. Tonggak-tonggak harus dicatat dalam siklus hidup proyek untuk
mengetahui apa yang dilakukan benar-benar lengkap.

Berbagai Kesalahan Umum

Walker, setelah lebih dari 15 tahun mengamati dan dilibatkan secara langsung
penyusunan SISM, melaporkan adanya kesalahan-kesalahan paling umum. Kesalahan-
kesalahan ini akan dirinci di bawah. Empat atau lima kesalahan pertama merupakan kesalahan
yang paling serius. Jika suatu organisasi tidak puas dengan SISM-nya sekarang, kita akan
menemukan satu atau lebih kesalahan-kesalahan itu. Daftar kesalahan juga berguna untuk tim
proyek yang sedang dikelola SISM untuk menghindari kesalahan-kesalahan serupa yang dibuat
oleh organisasi-organisai lain.
Berbagai kesalahan umum yang ditanyakan oleh Walker adalah sebagai berikut:
1. Sistem mencoba untuk melayani semua orang dan orang lain - semua pada waktu
yang sama
Tim proyek SISM sering memulai mengembangkan sistem dengan mencoba untuk
"menaklukkan dunia". Ambisi tim adalah menyelesaikan semua masalah secepat mungkin
dan melayani semua orang dalam tahap pengembangan pertama. Dalam tahap permulaan,
tim proyek seharusnya tidak berupaya untuk mengembangkan lebih dari tiga atau empat
dari sekitar puluhan fungsi personalia utama, dan disebut sebagai modul – modul SISM.
2. Tidak ada ahli personalia dalam tim proyek
Dalam praktik, persiapan SISM sering hanya dilakukan oleh orang-orang yang
memerlukan sistem elek- tronis atau ahli komputer. Ketika tim dengan para anggota yang
tidak mengerti fungsi-fungsi personalia akan menghasilkan produk yang mungkin tidak
sesuai dengan kebutuhan pemakai. Di samping itu, para anggota tim harus mengetahui
bisnis organisasi.
3. Berbagai sistem yang terpisah-pisah untuk setiap kegiatan personalia
Bila dalam organisasi terdapat beberapa sistem yang meminta masukan-masukan yang
sama, seperti misal sistem personalia dan sistem penggajian, mereka harus menambah satu
dengan yang lain. Berbagai sistem yang terpisah-pisah, sesuai pengalaman praktik, lebih
mudah menimbulkan kesalahan dibandingkan bila sistem-sistem tersebut diintegrasikan.
4. Sistem terlalu kompleks
19
 maksud utama SISM adalah agar data base akurat, lengkap dan selalu "terkini", dan
dapat "di-panggil" jika diperlukan untuk memproduksikan berbagai laporan. Sistem tidak
dimaksud untuk sepenuhnya otomatis, mampu membuat laporan terus-menerus tanpa
campur tangan pemakai, atau sebagai prosedur setumpuk data kompleks tanda desain
sistem-sistem telah menyimpang. Kerja departemen personalia sudah cukup kompleks
sehingga SISM tidak selayaknya menambah kompleksitas ini. Lebih baik mengusahakan
SISM sederhana dalam desain dan keluaran.
5. Dukungan manajemen pengoprasian yang tidak memadai
Dukungan manajemen (puncak) secara jelas diperlukan agar proyek berhasil.
Dukungan harus diterima tim paling sedikit selama waktu siklus anggaran proyek SISM.
Ini perlu karena tim biasanya membutuhkan waktu dua sampai tiga tahun untuk
menyelesaikan proyek, dari konsepsi sampai dengan instalasi. Satu cara untuk membuat
manajemen memberikan perhatian pada proyek adalah dengan mengomunikasikan status,
manfaat, dan kemajuan proyek secara terencana dan ajeg kepada mereka melalui publikasi-
publikasi internal dan organ-organ lain yang tersedia. Selanjutnya, apa pun peralatan yang
digunakan untuk mengingatkan manajemen, tim sebaiknya melaporkan kegiatan-
kegiatannya, dan jangan menunggu sampai manajemen meminta tim untuk melakukan hal
itu.
6. Desain oleh panitia
Ada ungkapan yang mengatakan bahwa: bila suatu kerja desain tidak dapat dilakukan
oleh satu orang maka tidak akan jalan. Ini tentu saja berkaitan dengan desain keseluruhan
suatu sistem atau proses, atau berarti struktur konseptual bukan semua rincian. Ungkapan
tersebut secara mutlak benar terutama mengenai pentingnya dalam pengembangan sistem.
Tim desain hendaknya relatif kecil dalam jumlah, tidak merupakan sebuah panitia besar,
karena semakin banyak orang yang terlibat dalam tahap-tahap awal tidak akan
mempercepat, tetapi mungkin malah memperlambat selesainya proyek.
7. Secara teknis canggih, tetapi tidak berorientasi pada pemakai

Sistem seharusnya tidak dinilai atas dasar kecanggihan teknologi yang digunakan,
tetapi sejauh mana sistem dapat membantu departemen personalia dalam pelaksanaan
fungsi-fungsinya. Orang-orang teknis yang merancang dan memogram sistem perlu bekerja
sama dengan para pemakai atau orang-orang personalia agar sistem responsif terhadap
berbagai kebutuhan personalia dan terintegrasi dengan aliran kerja departemen personalia.

20
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Audit personalia adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan-kegiatan
personalia dalam suatu departemen, devisi, atau perusahaan. Hasilnya memberikan umpan
balik tentang fungsi personalia bagi para manajer operasional dan departemen personalia.
Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia.
Ada lima pendekatan riset personalia yang diterapkan untuk melakukan audit, yaitu
Pendekatan Komparatif, Pendekatan Wewenang dari Luar, Pendekatan Statistik, Pendekatan
Kepatuhan, Pendekatan Management by Objectives (MBO). Ada beberapa teknik yang
berfungsi sebagai peralatan pengadaan informasi tersedia. Di antara peralatan-peralatan itu
adalah Wawancara (interview), Kuesioner dan Survei, Analisis Catatan, Informasi Eksternal.
Isi laporan audit terdiri dari Judul, Daftar isi, Ringkasan dan kesimpulan, yang berguna untuk
pimpinan eksekutif puncak, Masalah-masalah pokok (tujuan audit, analisis, evaluasi, dan
sebagainya), Kesimpulan dan saran, Tubuh (berisi data, fakta, pandangan serta alasan yang
merupakan dasar kesimpulan dan saran), Sumber data, Lampiran yang penting.
Sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) adalah sistem yang bertugas untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data
tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai, dimana data-data
yang telah diperoleh tersebut merupakan data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk
meningkatkan keputusan SDM.

3.2 SARAN
Dari uraian makalah ini, penyusun merekomendasikan pentingnya untuk menguasai konsep
Audit SDM karena hal tersebut akan dapat membantu mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM
yang dilakuakan dalam suatu perusahaan. Dan hasilnya memberikan umpan balik tentang
fungsi SDM bagi para manajer operasional dan departemen SDM. Ini juga mengemukakan
seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas SDM

21
 DAFTAR PUSTAKA

Ardana,I Komang.2014.Manajemen Sumber Daya Manusia.Yogyakarta:Graha Ilmu

T.Hani Handoko.1999.Manajemen Sumber Daya Manusia.Yogyakarta:BPFE
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan. 2009.Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara

22