BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bagi beberapa orang, informasi adalah sesuatu yang mereka tidak ketahui atau miliki
dan dapat digunakan dalam solusi satu permaslahan. Data sering dapat menjadi dasar yang
lebih yang mengacu pada angka-angka, orang atau sesuatu. Dalam pengertian ini, data
menjadi informasi ketika diakses oleh orang yang memerlukannya dan dapat
menggunakannya dalam solusi permaslahan. Ketika data dan informasi diorganisir, sistematis
dan terpadu, kita mengacu padanya sebagai suatu sistem informasi. Teknologi komputer
memungkinkan organisasi mengkombinasikan data dan informasinya dalam lokasi-lokasi
pusat secara efisien yang dinamakan database. Dan kemudian membuatnya tersedia untuk
penggunaan oleh orang lain tanpa melihat lokasinya.

Ketika database ini mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya
manusia, kita menamakannya sistem informasi sumber daya manusia Sumber Daya Manusia
(SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula
disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam
perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan
laba atau menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu
konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi
sumber daya bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan
praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya
Manusia dari Manajemen Kerja.

Adanya fasilitas komputer telah menyederhanakan tugas menganalisis data dalam

jumlah sangat besar, dan menjadi bantuan yang tak ternilai dalam manajemen sumber daya
manusia, dari pemrosesan penggajian sampai pada penyimpanan data atau dokumen. Dengan
perangkat keras , perangkat lunak dan basis data komputer, organisasi tidak hanya dapat
menyimpan catatan dan informasi dengan lebih baik tapi juga untuk mengambilnya dengan
sangat mudah. Menurut ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU, 2007) sistem informasi
sumber daya manusia adalah sistem yang terintregasi yang menyediakan informasi yang
digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia.
1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah fungsi dari sumber daya manusia?

2. Bagaimana evolusi sistem informasi sumber daya manusia?

3. Bagaimana model sistem informasi sumber daya manusia?

4. Bagaimana status sistem informasi sumber daya manusia?

5. Siapa saja pengguna sistem informasi sumber daya manusia?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui fungsi dari sumber daya manusia

2. Untuk mengetahui evolusi sistem informasi sumber daya manusia

3. Untuk mengetahui model sistem informasi sumber daya manusia

4. Untuk mengetahui status sistem informasi sumber daya manusia

5. Untuk mengetahui pengguna sistem informasi sumber daya manusia

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Fungsi SDM memiliki empat kegiatan utama perekrutan dan penerimaan, pendidikan
dan pelatihan, pengelolaan data yang berhubungan dengan pegawai, serta penghentian dan
administrasi benefit. Sistem konseptual yang membantu manajer perusahaan mengelola
sumber daya personil adalah HRIS. Beberapa perusahaan tidak memiliki HRIS berbasis
komputer, tapi perusahaan yang memiliki HRIS biasanya menempatkannya dalam SDM. Di
beberapa perusahaan HRIS adalah bagian dari suatu unit lain seperti SI atau akuntansi. Di
dalam SDM, HRIS biasanya melapor kepada direktur SDM. Personil dalam HRIS meliputi
para manajer dan segala jenis spesialis informasi.

Tahun-tahun belakangan ini, dua pengaruh berdampak besar pada HRIS. Pertama,
peraturan pemerintah menyadarkan manajemen puncak perlunya sistem sumber daya
manusia konseptual yang baik. Kedua, komputer mikro memungkinkan unit SDM memiliki
perangkat keras dan perangkat lunaknya sendiri gambaran dari end-user computing. Kedua
pengaruh ini telah meningkatkan HRIS pada tingkat manajemen strategis, dan telah memacu
perpindahan aplikasi sumber daya manusia dari SI ke SDM.

Model HRIS meliputi tiga subsistem input: SIA, penelitian sumber daya manusia, dan
intelejen sumber daya manusia. SIA menyediakan data personil berkaitan dengan keuangan.
Penelitian sumber daya manusia memperkaya database dengan data dan informasi yang
diperoleh melalui proyek penelitian khusus. Intelejen SDM mengumpulkan data dan
informasi dari semua elemen lingkungan kecuali pemegang saham dan pemilik, serta
pelanggan.

Database HRIS berisi bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai
perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Di
banyak perusahaan, database HRIS dikelola di SI. DBMS yang paling populer berada di
mainframe. Data dapat dimasukkan baik oleh manajer maupun oleh nonmanajer dalam
perusahaan, atau pada tingkat yang lebih sedikit, oleh elemen lingkungan.

Ouput HRIS paling sedikit berbentuk laporan periodik dan database queries, tapi
model matematika dan sistem pakar dapat juga digunakan. Output itu dihasilkan oleh
perangkat lunak pesanan atau siap pakai, dan perangkat lunak pesanan sering merupakan
hasil kerja sama SI dan SDM.
 Dari enam subsistem output, kompensasi paling luas diterapkan, dengan 88%
perusahaan HRSP melaporkan penggunaanya. Subsistem manajemen angkatan kerja paling
sedikit digunakan, dengan 65% penggunaan. Pelaporan lingkungan dan subsitem benefit juga
sering dipakai, dengan 85% dan 84% penggunaan. Perencanaan angkatan kerja dan subsistem
perekrutan menggambarkan penerapan yang tidak seimbang; aplikasi seperti pembuatan
bagan organisasi, peramalan gaji dan penelurusan pelamar telah digunakan karena satu dan
lain alasan. Lebih separuh perusahaan HRSP melaporkan bahwa hampir semua aplikasi
mereka terintegrasi.

Pada tahun 1980-an HRIS muncul sebagai sistem informasi fungsional yang sah,
tetapi masih berjuang bagi pengakuannya. Sebagian besar eksekutif tampaknya menganggap
HRIS kurang bernilai dibandingkan sistem fungsional lain. Terdapat potensi yang besar bagi
HRIS, tetapi agar potensi tersebut tercapai, manajemen puncak harus meningkatkan
dukungannya.
 BAB III

PEMBAHASAN

2.1 Fungsi Sumber Daya Manusia

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang

bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan denga sumber daya manusia.
Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamaan Sumber Daya
Manusia (SDM), yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang berharga. SDM
dapat merupakan suatu departement atau divisi di dalam suatu area funsional, atau SDm
dapat memiliki sta... fungsional yang sama sperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI.
Kita dapat menggunaka istilah direktur SDm untuk menjelaskan orang yang bertanggung
jawab atas SDM. Direktur SDM dapat menjadi seseorang anggota komite eksekutif.

Kegiaatan Utama SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru,
mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnnya, dan semua pencatatan yang
berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya,
SDM melaksanakan empat kegiatan uatama seperti :

1. Perekrutan dan penerimaan ( recruiting dan hiring) SDM membantu membawa

pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran,
memberitahukan posisi yang diinta kepada agen kerja swasta maupun pemeribtah,
melakukan wawancara pemilhan di kampus dan fasilitas perusahaan, dan mengurus
ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang memepengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen
untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan pelatihan, selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur
berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat
membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus
hidup sistem
3. Manajemen Data, SDm menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan, selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter
 gigi, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai
berhenti kerja, SDm memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan
wawancara keluar, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang
melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar
bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya
dimasa datang. Setelah penghentian, SDm mengurus program pensiun perusahaan
bagi mantan pegawai yang berhak.

Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikeloa oleh SDM,
tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi
pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Tiap perusahaan memiliki suatu sistem, sistem untuk mengumpulkann dan memeihara
data yang menjelaskan sumber daya mansia, mengubah data tersebut mebjadi informasi, dan
melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem infformasi sumber
daya manusia (human resource information system), atau HRIS. Istilah sistem manajmen
sumber daya manusia (human resource management system), atau HMRS semakin populer,
tetapi kita akan menggunakan istilah HRIs karena mamsih digunakan secara luas.
Walau mudah menggagap HRIS sebagai sistem berbaisis komputer, pandangan ini
dapat menyesatkan, karena ada dua alasan. Pertama, sejumlah besar HRIS tidak berbasis
komputer, dan kedua, istilah ini juga diterapkan pada orang orang yan bekerja dengan
kompueter. Organisasi SDm umumnnya mancakup suatu seksi HRIs yang bertanggung jawab
mengelola sistem kenseptual dari data dan informasi sumber daya manusia.
2.2 Evolusi HRIS

Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhaian pada data personil
dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus
material. Data jeuangan da material dapat dilihat sebagai kunci keberhasilan perusahaan,
sehingga data pegawai dianggap tidak lebih sebagai tugas yang seperlunya. Rangsangan
untuk menaikkan status data personalia diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO
(equal Employment Opportinity), OSHA (Occupational Safety and Health Administration)
dan AAP (Affirmative Action Program).

Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi

pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (information-oriented personnel
system). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama
dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di computer berskala
besar yang ditempatkan di SI.

2.3 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Satu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari
sistem informasifungsional lain adalah beragamnya aplikasiyang dimungkinkan. Keragaman
ini tercermin dalam enam subsistem output pada model yang diilustrasikan dalam gambar
dibawah ini.

Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia,umumnya

menggunakan format yang sama dari subsistem input,database dan subsistem output yang
telah digunakan berbagai area fungsional lain.Subsistem input merupakan kombinasi standar
dari pengolahan data,penelitian dan intelijen.Dalam banyak perusahaan database ditempatkan
pada penyimpanan komputer. Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan
database nonkomputer.Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui
perusahaan.Berbagai komponen input,penyimpanan dan output membentuk model HRIS.

Sistem Informasi Akuntansi

Data yang ditangani oleh HRIS merupakan csmpuranelemen-elemen data personil dan
akuntansi.
 Elemen data personil relatif lebih permanen dan versifat non-keuangan. Contohnya
adalah nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan dan jumlah
tanggungan. Elemen data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan
dan diperbarui selama pegawai bekerja pada perusahaan.
Elemen data akuntansi terutama bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis
dibandingkan data personil. Contohnya elemen data akuntansi adalah upah per jam,
gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini dan pajak penghasilan tahunan berjalan.

SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap
dari sumber daya personil keuangan dan non keuangan.

Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Subsistem peneliatan sumber daya manusia mengumpulkan data melaui proyek penelitian
khusus. Contohnya adalah penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian
keluhan.

Penelitian suksesi (succesion studies) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang

dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.

Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap jabatan
dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasi pengetahuan dan
keahlian yang diperlukan.

Penelitian keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang
disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

Subsistem Intelejen Sumber Daya Manusia

Subsistem Intelejen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan

dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang
menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global,
masyarakat keuangan dan pesaing.

Intelejen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu

perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

Intelejen Pemasok. Para pemasok ini mentediakan data dan informasi yang
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.
 Intelejen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan informasi yang digunakan
dalam mengatur kontrak kerja antar serikat pekerja dan perusahaan.

Intelejen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan informasi yang

menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional dan untuk mengintergasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.

Intelejen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan

informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.

Intelejen Pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber

pagawai baru yang baik dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia
pesaing dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Database HRIS

Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil, disebabkan

oleh banyaknya peraturan pemerintah dan meluasnya pilihan tunjungan, membuat
penyimpanan data dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasis
komputer, tersedia bebrapa alternatif dalam hal isi, manajemen dan pemasukan data.

Isi Database

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga
organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen mempengaruhi sumber
daya manusia dalam beberapa cara.

Data Pegawai. Kebanyakan database HRIS data yang berhubungan dengan pegawai.
Perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab survei 1990-91,
data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap pegawai
dapat tersimpan ratusan elemen data

Data Non-pegawai. Ketika diminta untuk menjelaskan data non-pegawai dalam

database mereka, 8% responden HRSP mengidentifikasikan data yang menjelaskan
organisai di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan
universutas, serikat pekerja dan pemerintah.
Lokasi Database

Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer
sentral perusahaan, tetapi database yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lain, dan di
luar pusat pelayanan. Seiring berlanjutnya kecenderungan end-user computing
organisasional, diperkirakan semakin banyak database yang berpindah dari lokasi sentral ke
SDM.

Pemasukan data. Data dimasukan ke dalam database dari beberapa sumber, menurut
penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah sumber paling populer (86,9%
perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%)
dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukan data dari lingkungan relatif jarang, dilaporkan
hanya oleh sekitar 24,2% perusahaan.

Output HRIS

Dalam perusahaan HRSP, 65,3% pemakai ditempatkan di dalam SDM, 29,1% di

tempat lain dalam perusahaan dan 10,2% di lingkungan perusahaan. Gambar E.4
menunjukkan bahwa manajer SDM, termasuk direktur SDM menggunakan HRIS lebih sering
daripada eksekutif dan manajer di luar SDM. Manajer SDM cenderung menggunakan HRIS
dalam basis mingguan, sedangkan manajer lain mnegikutinya secara bulanan.

Bentuk dasar Output

Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban
atas database queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang
menggunakan sistem pakar. Gambar E.5 menunjukan persentase perusahaan yang
melaporkan tiap jenis output.

Perangkat lunak HRIS

Perangkat lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang
berbentuk siap pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau kadang
dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom)
yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi daripada oleh
SDM atau jasa informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan
luar.
Subsistem Output

Model HRIS meliputi enam subsistem output, masing-masing berisi sejumlah aplikasi.
Dalam beberapa bagian berikut ini, kita menggambarkan beberapa aplikasi tersebut dengan
sejumlah table dan komentar atas hal-hal diluar kebiasaan.

1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan

manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa dating. Tabel di bawah ini
mendaftarkan aplikasi dalam subsistem alam urutan berdasarkan jumlah perusahaan yang
telah menggunakannya. Tabel ini juga mengidentifikasikan jumlah perusahaan yang dalam
proses penerapan aplikasi tersebut. Angka pada bagian bawah tabel menunjukkan persentase
perusahaan yang memiliki aplikasi operasional. Persentase ini memberikan petunjuk
popularitas relatif dari subsistem. Semua subsistem output akan mengikuti format tabel
seperti ini.

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perencanaan Angkatan Kerja

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perencanaan Angkatan Kerja

Nama Aplikasi Digunakan Dikembangkan
Orgaization charting 238 58
Peramalan gaji 237 47
Analisis/evaluasi pekerjaan 176 66
Perencanaan 68 61
Pembuatan model angkatan kerja 66 29
Total 785 261
Persentase aplikasi yang sedang digunakan : 75

Dari tabel diatas kita dapat melihat bahwa aplikasi perencanaan angkatan kerja yang
paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi
kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis atau evaluasi kerja
perencanan dan pembuatan bagan organisasi. Dari semua aplikasi, dua yang paling sedikit
diperhatikan, perencanaan dan pemodelan angkatan kerja, nampaknya mendasar bagi
perencanaan angkatan kerja. Penggunaan kedua hal ini yang rendah secara relatif
menunjukkan bahwa masih banyak tempat untuk pengembangan aplikasi dalam subsistem
ini.
 2. Subsistem Perekrutan

Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja

secara eksternal dan internal. Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenga kerja,
penjadwalan wawancara, perekruitan, dan analisis rekruitmen. Tabel di bawah ini
mengidentifikasikan dua aplikasi perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, ini merupakan
subsistem output terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif dan
juga merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum
mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan daripada melakukan pencarian internal untuk
menemukan calaon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi
lowogan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada.

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan

Nama Aplikasi Digunakan Dikembangkan

Penelusuran Pelamar 235 98

Pencarian internal 111 56

Total 346 154

Persentase aplikasi yang sedang digunakan: 69

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja,

Merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia

didalam organisasi. Informasi-informasi meliputi informasi-informasi pelatihan, penilaian
atau evalusi kerja, evaluasi keahlian, karier, reolokasi jabatan, suksesi, kedisiplinan. Dalam
hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar, dengan tujuh aplikasi terdaftar pada
tabel di bawah ini. Namun dalam hal persentase aplikasi yang digunakan, manajemen
angkatan kerja di urutan terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang
menggunakan aplikasi ini. Angka-angka sedang digunakan jelaslah bahwa hanya penilaian
kerja dan pelatihan yang mendapat dukungan kuat.namun, terdapat cukup usaha
pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/ kompetensi,
pelatihan dan suksesi.
Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Angkatan Kerja

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Angkatan Kerja

Nama Aplikasi Digunakan Dikembangkan

Penilaian Kinerja 244 60

Pelatihan 216 102

Kontrol Posisi 177 108

Relokasi 121 33

Ketrampilan/ kompetensi 115 107

Suksesi 110 102

disiplin 63 39

Total 1.046 551

Persentase aplikasi yang sedang digunakan : 65

Seseorang dapat berspekulasi mengenai penyebab penerapan yang relatif rendah. Relokasi
misalnya, sangat sulit dicapai dan aplikasi pendisiplinan mungkin tidak cocok dengan sistem
berbasis komputer. Tetapi, secara keseluruhan berbagai aplikasi terebut kelihatannya tidak di
luar jangkauan spesialis informasi HRIS

4. Subsistem Kompensasi.

Meliputi informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran

dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
Tiga subsistem terakhir menunjukkan area HRIS yang paling berhasil, dengan beragam
aplikasi dan persentase penggunaan sekitar 80 %.

Aplikasi kompensasi telah dicapai pada tingkat tertinggi seperti terlihat pada tabel di bawah
ini. Aplikasi peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain
di 404 dari 503 perusahaan HRSP. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat penerapan
yang tinggi. Kehadiran satu-satunya area yang paling besar usaha pengembangannya.
 Mungkin salah satu alasan popularitas berbagai aplikasi ini adalah mereka mudah
diterapkan. Mereka semua berbau gaji dan gaji mungkin merupakan aplikasi komputer yang paling
mapan dalam bisnis. Walau SDM telah menyerahkan gaji pada SIA di banyak perusahaan, jelaslah
bahwa banyak pemrosesan yang masih dilakukan.

Jumlah Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Kompensasi

Nama Aplikasi Digunakan Dikembangkan

Peningkatan Penghargaan 404 36

Gaji 389 21

Kompensasi Eksekutif 273 39

Insentif Bonus 230 31

Kehadiran 191 69

Total 1.487 196

Persentase aplikasi yang sedang digunakan : 88

5. Subsistem Benefit (Tunjangan)

Benefit berbeda dengan komepensasi. Kompensasi lebih insentif yang dihubungkan

dengan kinerja karyawanya, sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima
karyawan seperti dana pensiun. Pensiun diperusahaan dapat berupa defined contribution
(perusahaan member kontribusi misalnya menambah 10% dari gaji untuk tambahan pensiun
diberikan langsung ke karyawan), defined benefit (perusahaan menyediakan dana tiap
bulannya disimpan di dana pensiun dan akan diterima karyawan jka mereka pensiun) atau
profit sharing (karyawan menerima persentasi dari laba perusahaan) Aplikasi benefit telah
diterapkan dalam skala besar, dengan enam aplikasi terpisah dan 84% tingkat penggunaan.
Tabel di bawah ini menggambarkan jumlah perusahaan yang sangat bergantung pada unit
SDM untuk menyediakan paket benefit yang baik bagi pemakai yang masih bekerja maupun
yang telah pensiun.

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Benefit

Nama Aplikasi Digunakan Dikembangkan
Kontribusi ditentukan 275 38

Tunjangan ditentukan 270 47

Laporan tunjangan 234 57

Tunjangan fleksibel 195 55

Pembelian Saham 149 16

Pemrosesan Klaim 88 11

Total 1.211 224

Persentase aplikasi sedang digunakan : 84

6. Subsistem Pelaporan Lingkungan.

Informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja,

kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya. Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap
berjalan, pelaporan kebijakan dan praktek personalia perusahaan kepada pemerintah. Tabel
ini menunjukkan dua aplikasi EEO (Equal Employement Opportunity) yang diterapkan secara
luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung untuk pemerintah maupun
serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan
kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Pelaporan Lingkungan

Nama Aplikasi Digunakan Dikembangkan

Catatan EEO 402 43

Analisis EEO 352 47

Peningkatan Serikat Pekerja 165 13

Catatan Kesehatan 102 41

Catatan Beracun 80 32

Keluhan 66 31

Total 1.167 207

Persentase aplikasi yang sedang digunakan: 85
Integrasi Aplikasi

Anehnya, responden HRSP melaporkan bahwa hanya 70,9% aplikasi mereka berbasis
komputer. Hal ini menunjukkan bahwa masih banyak yang dilakukan secara manual atau
dengan teknologi nonkomputer. Di sebagian besar perusahaan, aplikasi yang berada di
komputer terintegrasi dalam bentuk HRIS inti. Dalam HRIS inti (core HRIS), aplikasi itu
berfungsi sebagai suatu unit, berbagi databse bersama dan output dari suatu sistem
merupakan input bagi yang lain. Struktur ini bertolak belakang dengan aplikasi HRIS yang
berdiri sendiri, yang beroperasi terlepas dari yang lain. Lima puluh tiga perusahaan (10,3%)
melaporkan bahwa semua aplikasi terintegrasi dan 227 perusahaan (44,2%) mengaku bahwa
hampir semua terintegrasi. Ukuran perusahaan tidak berdampak pada integrasi, tetapi umur
sistem HRIS mempengaruhi, HRIS yang lebih baru lebih terintegrasi

2.4 Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini

Ketika ditanyakan bagaimana manajemen puncak memandang HRIS, responden

HRSP memberi jawaban yang terlihat pada tabel diatas di 242 (47,2%) perusahaan, eksekutif
menilai HRIS seperti sistem fungsional lain. Ini merupakan situasi yang baik, dan di 29
perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tapi, di 225 perusahaan HRIS
dianggap kurang bernilai dibandingkan sistem lain.

Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area
fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS
ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan
menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika
manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan
meningkat.

2.5 Penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Oleh Manajer

HRIS serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian
manajer di seluruh perusahaan. Seperti halnya semua manajer berminat pada sumber daya
uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.
 Gambar: Pemakai sistem sumber daya manusia

Gambar diatas mengidentifikasi para pemakai HRIS. Direktur SDM menggunakan

informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di
dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM
memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya.
Contohnya manajer perencanaan SDM secara khusus tertarik pada subsistem perencanaan
angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat.
Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program kompensasi dan
tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen
akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi. Setiap hari, para manajer di
seluruh perusahaan menggunakan informasi personalia.

BAB IV

KESIMPULAN

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis
komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia
sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya,
HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan
penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan
administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang
didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta
Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja,
Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.

Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources

Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan,
Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan,
Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.

DAFTAR PUSTAKA

Raymond Mcleod, Jr 2001 Management Information System, 8th Edition, New Jersey:
Prentice-Hall