Mengelola Fungsi MSDM

Secara Strategis

(Source: Gary Dessler, Human Resource Management, 2017)

 PENDAHULUAN
Peran fungsi MSDM telah mengalami banyak perkembangan signifikan, bagaimana
praktek MSDM dapat membantu perusahaan mencapai keunggulan bersaing.
Praktek spesifik berkaitan dengen pengelolaan lingkungan internal dan eksternal terbagi
2 yaitu:
• Desain kerja dan pengukuran hasil kerja;
• Perolehan, pengembangan, dan pengkompensasian SDM

Disini kita akan membahas:

(a) Berbagai kegiatan fungsi MSDM. Maka kita meneliti bagaimana mengembangkan
pasar atau fungsi MSDM berorientasi pelanggan.
(b) Kemudian menjelaskan struktur fungsi HRM paling penting.
(c) Akhirnya, kita menggali pendekatan-pendekatan pengukuran untuk menilai efektifitas
fungsi.
 AKTIFITAS MSDM
Salah satu pengklasifikasian aktifitas MSDM dalam hal nilai strategisnya adalah
sbb:
• Aktifitas Transaksional (transaksi sehari-hari seperti administrasi tunjangan,
pencatatan dan layanan karyawan)  Memiliki bobot nilai strategis yang rendah
• Aktifitas Tradisional seperti manajemen kinerja, pelatihan, rekrutmen, seleksi,
kompensasi dan relasi karyawan adalah “mur dan baut” dari MSDM 
Memiliki nilai strategis yang moderat lantaran seringkali membentuk praktik
dan sistem untuk memastikan eksekusi strategi
• Aktifitas Transformasional menciptakan kapabilitas dan adaptabilitas jangka
panjang bagi perusahaan. Aktifitas ini meliputi manajemen pengetahuan,
pengembangan, manajemen, perubahan budaya dan pembaruan serta penyasaran
ulang strategi  Memiliki nilai strategis terbesar bagi perusahaan.
Semua fungsi MSDM harus meningkatkan usahanya dalam
tradisional dan transformasional, agar dapat memberikan
nilai tambah maksimal bagi perusahaan.
Untuk melakukan hal ini, eksekutif SDM harus melakukan:
(1) Mengembangkan strategi bagi fungsi MSDM
(2) Menilai efektifitas fungsi MSDM kini, dan
(3) Mendesain ulang, merekayasa ulang, atau
mengalihdayakan proses MSDM untuk memperbaiki
efisiensi dan efektifitas.
PENGELOLAAN STRATEGIS
TERHADAP FUNGSI MSDM
Salah satu tren di bidang MSDM (sejalan dengan filosofi total quality
management) belakangan ini adalah Eksekutif MSDM mengambil
pendekatan berorientasi pelanggan dalam implementasi fungsinya.

Dengan kata lain,proses perencanaan strategis yang terjadi di level

bisnis juga dapat dijalankan oleh fungsi MSDM. Para eksekutif SDM
di perusahaan AS yang lebih progresif sudah memulai memandang
fungsi MSDM sebagai unit bisnis strategis (SBU) dan berupaya
mendefinisikan bisnis tersebut dalam kaitan basis pelanggan,
kebutuhan pelanggan dan teknologi yang dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan.
Skema Perspektif Fungsi MSDM Berorientasi
Pelanggan
 Sebagi contoh departemen SDM dari Weyerhauser Corporation
mengidentifikasikan 11 karakteristik yang dapat menentukan organisasi SDM
yang berkualitas
 MEMBANGUN STRATEGI
SDM
Bagaimana fungsi-fungsi SDM membangun strateginya? Wright dan Rekan-rekannya menjabarkan
pendekatan umum yang sesuai dengan proses pengembangan suatu strategi bisnis.

• Memindai lingkungan untuk menentukan tren atau peristiwa yang mungkin memiliki dampak
terhadap organisasi
• Menguji masalah atau kebutuhan bisnis strategis (misal apakah perusahaan tumbuh,
berkembang secara internasional, apa perlu teknologi baru?)
• Tim strategi SDM harus mengidentifikasi masalah khas manusia yang akan menjadi hal kritis
bagi keberhasilan bisnis (potensi kekosongan kepemimpinan, kurangnya keahlian teknologi, dll)
• Semua informasi diatas digunakan dalam Pengembangan Strategi SDM, dimana memberikan
detail rancangan terkait prioritas utama dan program, kebijakan serta proses yang harus
dikembangkan
• Strategi SDM ini di komunikasikan ke pihak-pihak yang relevan, baik internal maupun
eksternal fungsi tersebut.
 MEMBANGUN STRATEGI
SDM
PELIBATAN LINI EKSEKUTIF
Oleh karena strategi SDM berusaha menjawab masalah-masalah bisnis, maka pelibatan orang-
orang yang bertugas menjalankan bisnis dapat meningkatkan kualitas informasi bagi
penyusunan strategi SDM. Pelibatan ini bisa terjadi dalam beberapa cara:
• Lini Eksekutif dapat memberikan input baik melalui survey maupun wawancara
menyangkut strategi dan tantangan bisnis
• Mereka dapat anggota tim yang mengembangkan strategi SDM.
• Begitu strategi disusun, mereka dapat menerima komunikasi menyangkut informasi strategi
SDM
• Mereka diharuskan menyetujui strategi yang intinya “mengiyakan” bahwa strategi SDM
sepenuhnya mendukung strategi bisnis
Mayoritas organisasi progresif menggunakan keempat jenis pelibatan ini, meminta iput dari
banyak eksekutif, memasukkan satu atau dua eksekutif ke dalam tim, mengkomunikasikan
strategi SDM kepada para eksekutif dan meminta persetujuan formal dari tim eksekutif senior.
 MEMBANGUN STRATEGI
SDM
KARAKTERISASI STRATEGI SDM
Beragam cara yang dapat dihasilkan strategi SDM mengakibatkan berbagai level keterkaitan
dengan bisnis. Secara umum ada 4 kategori hubungan yang dapat diidentifikasi disini:
• Di level yang paling dasar, artikulasi fungsi SDM “berorientasi SDM” terhadap hasil manusia
lebih berakar dari analisis menyangkut apa yang dilakukan fungsi tersebut kini dan bukan
dari pemahaman bagaimana hasil manusia tersebut berkaitan dengan bisnis yang lebih besar.
• Fungsi “terkait manusia” telah mengidentifikasi, mengartikulasi, dan menyelaraskan aktifitas
SDM mereka menyangkut hasil dan isu manusia , tapi bukan hasil dan isu terkait bisnis
• Fungsi SDM “terkait bisnis” mulai dengan penilaian apa yang dikerjakan SDM, lalu
mengidentifikasi hasil manusia yang harus menjadi fokus, dan bagaimana hal tersebut dapat
di terjemahkan menjadi hasil bisnis yang positif.
• Fungsi “terkendali bisnis” telah mengembangkan strategi SDM yang dimulai dengan
identifikasi isu dan kebutuhan bisnis terpenting, memperhatikan bagaimana orang bisa
menyesuaikan dan hasil manusia apa yang diperlukan, lalu membangun sistem SDM yang
fokus pada pemenuhan kebutuhan tersebut.
MENGUKUR EFEKTIFITAS
MSDM
Keuntungan dari pengukuran efektifitas fungsi MSDM
adalah sbb:
• Memasarkan fungsi: Evaluasi adalah tanda bagi manajer
lain bahwa fungsi MSDM benar-benar peduli terhadap
organisasi secara keseluruhan dan berusaha mendukung
operasi, produksi dan pemasaran, dan fungsi lain dari
perusahaan.
• Memberikan Akuntabilitas: Evaluasi membantu penentuan
apakah fungsi MSDM memenuhi tujuannya serta apakah
penggunaan anggaran sudah efektif
 MENGUKUR EFEKTIFITAS
MSDM
Ada 2 pendekatan yang umum digunakan untuk mengevaluasi efektifitas praktik MSDM:
(1) Pendekatan Audit
• Pendekatan audit (audit approach) ini fokus pada pengkajian berbagai hasil dari area
fungsi MSDM. Dalam pendekatan ini, umumnya dikumpulkan indikator kunci dan
ukuran kepuasan pelanggan.
(2) Pendekatan Analisis
Pendekatan analisis (analytic approach) fokus pada:
• Penentuan apakah pengenalan program atau praktik (seperti program pelatihan atau
sistem kompensasi baru) memang memiliki pengaruh sesuai yang diinginkan, atau
• Estimasi keuntungan dan kerugian finansial yang di akibatkan oleh praktik MSDM.
Contoh bagaimana perusahaan dapat menentukan dampak suatu program pelatihan
terhadap pembelajaran, perilaku ,dan hasil.
MENGUKUR EFEKTIFITAS
MSDM

Tabel diatas menyajikan berbagai tipe analisis keuntungan biaya (cost benefit) yang sudah
dikerjakan. Pendekatan akuntansi SDM berusahan menempatkan nilai dollar pada SDM
seolah merupakan sumber daya fisik (seperti pabrik, mesin dll) atau sumber dana finansial
(seperti uang).
Analisis utilitas berusahan mengestimasi dampak finansial dari perilaku karyawan (absen
kerja, turnover, performasi kerja dan pelanggaran berat).
Pendekatan analisis lebih mendesak daripada pendekatan audit karena memerlukan statistik dan
penganggaran yang detail. Contoh dari tingkat kerumitan yang diperlukan dalam analisis
keuntungan biaya adalah seperti tabel dibawah ini:

Tabel diatas menunjukkan tipe informasi yang diperlukan untuk menentukan nilai dolar dari suatu
uji seleksi baru bagi programer komputer tingkat awal (entry level).
MEMPERBAIKI EFEKTIVITAS MSDM

Perbaikan aktifitas dari MSDM sering kali focus pada

dua aspek. Pertama, MSDM harus memperbaiki
efesiensi dan efektivitas dalam setiap kegiatan.
Kedua, sering kali ada tekanan untuk menghapus
sebanyak mungkin pekerjaan transaksional untuk
membebaskan waktu dan sumber daya untuk lebih
focus pada pekerjaan transformasional yang memiliki
nilai tambah lebih tinggi.
 RESTRUKTURISASI UNTUK
MEMPERBAIKI EFEKTIVITAS MSDM

Fungsi MSDM tradisional disusun menjadi subfungsi

dasar seperti pengangkatan staf, kompensasi,
pelatihan, penilaian, dan hubungan buruh. Agar
fungsi MSDM benar-benar berkontribusi strategis
terhadap efektivitas perusahaan, orang SDM senior
harus menjadi bagian dalam tim manajemen tingkat
atas, dan harus ada kesepakatan structural yang
berbeda di dalam fungsi itu sendiri.
Fungsi MSDM secara efektif dibagi ke dalam tiga divisi:
• Pusat keahlian umumnya terdiri dari spesialis fungsional di
area-area SDM tradisional seperti rekrutmen, seleksi,
pelatihan, dan kompensasi.
• Field generalist (staf lapangan) berisi para staf MSDM yang
ditugaskan ke suatu bisnis unit dalam perusahaan. Individu ini
biasanya memiliki tanggung jawab laporan ke kepala lini
bisnis dan kepala MSDM. Mereka bertanggung jawab
membantu para line-executives.
• Pusat layanan berisi orang-orang yang bertugas memastikan
aktivitas transaksional dismpaikan ke seluruh organisasi.
Pusat layanan ini kerap melakukan peningkatan teknologi
informasi agar pelayanan terhadap karyawan semakin efisien.
ALIH DAYA (OUTSOURCING) UNTUK
MEPERBAIKI EFEKTIVITAS MSDM

Semakin banyak eksekutif SDM yang berusaha

memperbaiki efektivitas sistem, proses, dan layanan
melalui sistem alih daya. Alih daya (outsourcing)
mengharuskan kontrak dengan vendor luar untuk
menyediakan sebuah produk atau jasa kepada perusahaan.
Karena rekanan alih daya dapat menyediakan layanan
dengan mudah dan murah daripada jika dilakukan secara
internal dan juga pihak luar adalah spesialis yang memiliki
keahlian yang dapat digunakan di sejumlah perusahaan.
 MEMPERBAIKI EFEKTIVITAS MSDM
MELALUI PERANCANGAN ULANG PROSES

Perekayasan ulang (reengineering)

adalahpengkajian ulang terhadap proses kerja
danperancangan ulang untuk membuatnya
lebih efisien dan menghasilkan kualitas lebih
tinggi. Re-engineering adalah hal kritis,
terutama untuk memastikan bahwa manfaat
teknologi baru dapat dirasakan.
PROSES RE-ENGINEERING
• Identifikasi Proses
Fungsi di dalam proses tersebut harus diidentifikasi.
Karyawan hingga pelanggan yang menilai hasil dari
proses.

• Pemahaman Proses
Beberapa hal yang diperhatikan :
• Dapat kah pekerjaan digabungkan
• Apa semua proses dibutuhkan
• Berapa banyak kasus yang dijadikan pengecualian
• Perancangan Ulang Proses
Selama fase ini, tim mengembangkan model,
mengujinya, membuat prototype, dan cara
mengaplikasiannya ke dalam organisasi.

• Implementasi Proses
Perusahaan menguji coba proses dengan cara
mengujinya dalam lingkup terbatas dan terkendali
sebelum memperluasnya ke lingkup perusahaan yang
lebih luas.
 MEMPERBAIKI EFEKTIVITAS MSDM MELALUI
PENGGUNAAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

Dalam MSDM, Teknologi telah digunakan untuk tiga

fungsi :
• Pengolahan transaksi-Pelaporan (transaction
processing)
• Penelusuran system pendukung keputusan
(decision support systems)
• System pakar (expert system)
Teknologi memungkinkan :
• Karyawan memperoleh kendali penuh terhadap keterlibatan
mereka dalam pelatihan dan tunjangan
• Terwujudnya lingkungan kerja yang menggunakan sedikit kertas
(paperless
• Perampingan pekerjaan departemen MSDM
• Teknologi pendukung keputusan berbasis pengetahuan, yang
mengizinkan karyawan dan manajer mengakses pengetahuan
sesuai yang diperlukan
• Karyawan dan manajer memilih tipe media yang ingin
digunakan untuk mengirim dan menerima informasi
• Pekerjaan diselesaikan diwaktu kapanpun dan tempat manapun
• Pemantauan lebih dekat terhadap pekerjaan karyawan
 Teknologi Suara Interaktif

Teknologi ini menggunakan sebuah computer pribadi

konvensional untuk membuat system penjawab
telepon otomatis. Teknologi ini sangat berguna untuk
masalah administrasi tunjangan. Karyawan juga dapat
langsung terlibat dalam program dan berbicara
kepada perwakilan MSDM sewaktu-waktu mereka
memiliki pertanyaan.
 Jaringan dan Arsitektur Client
Server

Sebuah jaringan (network) adalah kombinasi

computer desktop, terminal computer, dan computer
mainframe atau mini computer yang berbagi akses ke
basis data dan alat penyaluran informasi ke seluruh
system. Bentuk umum dari jaringan biasanya meliputi
arsitektur client-server. Arsitektur client-server (client
server architecture) menyediakan sarana konsolidasi
data dan aplikasi ke dalam satu system. Data ini
lantas dapat diakses oleh banyak pengguna.
 BASIS DATA RELASIONAL

Basis data berisi beberapa berkas data (topics), yang

tersusun dari informasi karyawan yang berisi data
field. Data field adalah elemen atau tipe informasi
seperti nama karyawan, nomor jaminan social atau
klasifikasi pekerjaan.Dalam sebuah basis data
relasional (relational database), informasi disimpan
dalam berkas terpisah.
 Pencitraan (Imaging)

Pencitraan (imaging) mengacu pada pemindaian

dokumen, menyimpannya secara elektronik.
Pencitraan telah digunakan dalam penjejakan pelamar
dan manajemen tunjangan. Resume pelamar dapat
dipindai dan disimpan dalam basis data sehingga
dapat diakses dengan mudah dikemudian hari.
 System Pakar

System pakar memiliki 3(tiga) elemen :

• Basis pengetahuan yang berisi fakta, angka, dan aturan
menyangkut suatu subjek
• Kemampuan pengambilan keputusan yang menarik
kesimpulan dari fakta dan angka tadi untuk
menyelesaikan masalah
• Antarmuka pengguna yang mengumpulkan dan member
informasi kepada orang yang menggunakan system.
 Perangkat Kelompok

Aplikasi peranti lunak yang memampukan banyak

pengguna menelusuri, berbagi, dan menata informasi
serta mengerjakan dokumen yang sama secara
simultan. Perusahaan menggunakan perangkat
kelompok untuk memperbaiki proses bisnis seperti
manajemen akuntansi dan penjualan, untuk
memperbaiki efektivitas pertemuan, serta untuk
mengidentifikasi dan berbagi pengetahuan dalam
organisasi.
Memperbaiki Efektivitas MSDM
melalui E-HRM

Pentingnya kecepatan dalam e-business memaksa

fungsi MSDM untuk menggali lagi bagaimana cara
meningkatkan teknologi penyampaian aktivitas
tradisional maupun transformasional. Ini bukan
berarti sepanjang waktu MSDM akan dieksekusi
melalui internet, melainkan bahwa sejumlah aktivitas
MSDM yang saat ini masih dilakukan via komunikasi
kertas atau tatap muka dapat dipindahkan ke Web
tanpa hilangnya efektivitas dan efisiensi.
 Perekrutan dan Seleksi

Proses perekrutan dan seleksi biasa memerlukan

komunikasi tatap muka. Namun peranti penilaian
padat karya, dan pemantauan keputusan manajerial
untuk memastikan bahwa pola dan keputusan
pengangkatan tidak menyalahi aturan
 Kompensasi dan Penghargaan

Peningkatan teknologi dapat membuat perusahaan

mencapai tujuan kompensasinya dengan lebih baik,
dengan usaha yang jauh lebih kecil. peringkat dan
kenaikan merupakan input bagi sebuah system, maka
perusahaan dapat memantau dan mengendalikan
proses pemeringkatan untuk menjamin konsistensi
diferensiasi tersebut terhadap kebijakan.
 Pelatihan dan Pengembangan

Eksplorasi berbagai sarana untuk memberikan

pelatihan (PC, Video, dan sejenisnya) Sejumlah
perusahaan telah mulai memberikan pelatihan via
situs Web. Yang Bermanfaat dengan waktu yang
diperlukan tidak boros seperti program pelatihan
biasa dan Proses ini juga tidak memerlukan ongkos
perjalanan ke sebuah fasilitas pelatihan.
 Masa Depan Para Profesional
SDM
Masa depan bagi karier dalam profesi SDM jauh
lebih cerah dari sebelumnya. Perusahaan harus
mencari keseimbangan antara menarik, memotivasi,
dan mempertahankan bakat terbaik dan
mempertahankan biaya buruh dan administrasi
serendah mungkin. Penemuan keseimbangan ini
memerlukan para pemimpin SDM yang memiliki
wawasan bisnis ditambah dengan ilmu mendalam
menyangkut isu-isu SDM, peralatan, proses dan
teknologinya.
Professional SDM memerlukan empat
kompetensi dasar agar mampu menjadi
rekan dalam proses manajemen proses :

• Pertama, “kompetensi bisnis”

• Kedua, “wawasan professional teknis”
• Ketiga, “manajemen proses perubahan”
• Terakhir, “kompetensi integrasi”.