DESAIN ULANG PEKERJAAN DI PERUSAHAAN ASURANSI

Staf eksekutif dari perusahaan asuransi jiwa yang relatif kecil sedang mempertimbangkan
sebuah proposal untuk memasang sebuah sistem EDP. Proposal tersebut dipresentasikan oleh
asisten presiden, John Skully. Dia telah melakukan studi kelayakan dari peralatan tersebut
setelah konsultan manajemen merekomendasikan pembongkaran menyeluruh atas pekerjaan
dalam perusahaan.
Konsultan manajemen telah dipekerjakan oleh perusahaan untuk mendiagnosis penyebab
turnover dan absensi yang tinggi. Setelah meninjau kembali situasi dan berbicara dengan
kelompok karyawan, konsultan merekomendasikan agar struktur organisasi diganti dari
berbasis fungsional menjadi berbasis klien. Perubahan dari berbasis departemental akan
menyebabkan manajemen mendesain ulang pekerjaan untuk mengurangi biaya sumber daya
insani terkait tugas berspesialisasi tinggi.
Organisasi saat ini meliputi departemen yang terpisah untuk menerbitkan polis, menagih
premi, mengubah manfaat, dan mengolah aplikasi pinjaman. Karyawan pada masing-masing
departemen mengeluhkan tentang pekerjaan mereka yang membosankan, tidak signifikan dan
monoton. Mereka menyatakan alasan satu-satunya mereka tetap tinggal di perusahaan adalah
karena mereka menyukai atmosfir perusahaan kecil. Mereka merasa manajemen memiliki
perhatian tulus dengan kesejahteraan mereka namun sifat pekerjaan yang tidak penting
berkontradiksi dengan perasaan tersebut. Sebagaimana salah seorang pekerja mengatakan,
Perusahaan ini cukup kecil untuk mengenal hampir semua orang. Namun pekerjaan yang
saya lakukan sangat membosankan sampai-sampai terpikirkan mengapa mereka perlu saya
mengerjakan ini. Komentar ini dan berbagai komentar yang hampir sama meyakinkan
konsultan bahwa pekerjaan harus diubah untuk menyediakan motivasi yang lebih besar.
Menyadari bahwa peluang desain ulang pekerjaan yang dibatasi oleh struktur organisasi, dia
pun merekomendasikan agar perusahaan berganti ke berbasis klien. Dalam struktur tersebut,
setiap karyawan akan menangani setiap transaksi terkait pemegang polis tertentu.
Ketika konsultan mempresentasikan pandangannya kepada anggota staff eksekutif, mereka
sangat tertarik dengan rekomendasinya. Faktanya, mereka setuju bahwa rekomendasinya
sangat beralasan. Mereka mencatat, bagaimanapun juga, bahwa perusahaan kecil harus
memberikan perhatian khusus terhadap efisiensi dalam penanganan transaksi. Basis
fungsional memampukan organisasi mencapai tingkatan spesialisasi yang diperlukan untuk
efisiensi operasi. Manager operasi internal mengatakan, Apabila kita berganti dari

spesialisasi, maka tingkat efisiensi akan turun karena kita akan kehilangan keuntungan dari
upaya spesialisasi. Satu-satunya jalan bagi kami menerima desain ulang pekerjaan
sebagaimana disarankan konsultan adalah untuk mempertahankan efisiensi kami; dengan kata
lain, tidak akan ada pekerjaan yang didesain ulang karena kami akan kehilangan bisnis.
Manajer operasi internal menjelaskan kepada staff eksekutif bahwa disamping absensi dan
turnover yang berlebihan, dia juga mampu mempertahankan produktivitas yang dapat
diterima. Rentang dan kedalaman yang rendah dari pekerjaan mengurangi jangka waktu
pelatihan hingga minimal. Juga sangat memungkinkan untuk menyewa bantuan temporer
untuk mengatasi kesibukan pekerjaan dan menggantikan karyawan yang absen. Lebih
lanjut, katanya, mengganti pekerjaan orang-orang kita juga berarti kita harus mengganti
pekerjaan para manajer. Mereka sudah menjadi ahli di masing-masing wilayah fungsionalnya,
namun kita belum pernah mengupayakan untuk melatih mereka untuk mengawasi lebih dari
dua operasi.
Mayoritas staff eksekutif percaya bahwa rekomendasi konsultan harus dipertimbangkan
dengan matang. Pada titik tersebut, grup menugaskan John Skully untuk mengevaluasi
potensi EDP sebagai upaya untuk memperoleh operasi yang efisien dalam kombinasi dengan
desain ulang pekerjaan. Dia telah menyelesaikan studinya dan mempresentasikan laporannya
kepada staff eksekutif.
Pada lini bawah, kata Skully, di sanalah EDP akan memampukan kita untuk
mempertahankan efisiensi saat ini, namun dengan desain ulang pekerjaan kita tidak akan
memperoleh keuntungan lebih besar. Jika analisis saya benar, kita harus menyerap biaya
peralatan dari penghasilan, karena tidak akan ada penghematan biaya. Oleh karena itu akan
tergantung pada harga berapa kita bersedia dan mampu membayar untuk meningkatkan
kepuasan karyawan kita.
PERTANYAAN:
1. Jelaskan karakteristik inti pekerjaan karyawan yang akan berubah apabila rekomendasi
konsultan diterima.
2. Alternatif strategi desain ulang yang mana yang seharusnya dipertimbangkan? Sebagai
contoh, rotasi kerja dan perluasan pekerjaan merupakan alternatif yang mungkin. Apa
pertimbangan yang relevan untuk itu dan desain lainnya dalam konteks perusahaan
tersebut?
3. Apa yang akan jadi keputusan anda dalam kasus ini? Apa yang seharusnya disediakan
manajemen untuk memberikan kepuasan bagi karyawannya? Pertahankan pendapat anda!