Alat bantu pengendalian manajerial

Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengendalian menjadi
lebih efektif. Dua teknik yang paling terkenal yaitu:
1. Manajemen dengan pengecualian (management by exception)
2. Sistem informasi manajemen (management information system)

Management By Exception ( MBE ),

memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang
pengendalian yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah
untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat dipraktikkan oleh manajer-manajer
penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengendalian mutu, dan bidang-bidang
fungsional lainnya. Bahkan manajer-manajer lini pertama dapat mempergunakan prinsip ini dalam
pengendalian harian mereka.
Pengendalian yang ditujukan pada terjadinya kekecualian ini murah, tetapi penyimpangan baru
dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana. Biasanya pengendalian ini dipergunakan untuk operasi-
operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin.

Contoh dari MBE adalah sebagai berikut:

Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari harus
ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja
lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi
94.000 bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan mengambil keputusan
yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.
Keputusan yang dapat diambil antara lain:
1. Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.
2. Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
3. Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.
Dalam mengambil keputusan manajer harus diperhitungkan :
1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal
2. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan

Management - Information System ( MIS )

Sistem informasi manajemen atau management-information system memainkan peranan
penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengendalian dengan efektif.
MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metoda formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan
keputusan dan memungkinkan fungsi fungsi perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi
dilaksanakan secara efektif. MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem
menyediakan informasi waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian di
dalam dan di luar organisasi.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah,
2. Tahap desain konsepsual,
3. Tahap desain terperinci, dan
4. Tahap implementasi akhir.
Agar perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5(lima) pedoman berikut ini :
1. Mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang.
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih dari pada pertimbangan kuantitas belaka.
4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi paraoperator dan pemakai
sistem.
Konsep MIS berhubungan sangat erat dengan teknologi komputer, yang mencakup kapasitas
komputer, program dan bahasa program, terminal jarak jauh. Organisasi mungkin mempunyai MIS
tanpa komputer, tetapi sistem akan kehilangan sebagian "keampuhannya" tanpa bantuan komputer. Jadi,
pada dasarnya MIS membantu manajemen melalui penyediaan personalia yang tepat dengan jumlah
yang tepat dari informasi yangtepat pula pada waktu yang tepat.

Contoh penerapan MIS: Sistem Informasi Manajemen Rumah sakit adalah sebuah sistem
komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan
dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi
secara tepat dan tepat. sistem informasi rumah sakit umumnya mencakup masalah klinikas (media),
pasien dan informasi-informasi yang berkaitan dengan kegiatan rumah sakit itu sendiri

Sumber
Handoko, T. Hani. 2015. Manajemen. Edisi 2. Yogyakarta: BPFE
https://dykaandrian.blogspot.co.id/2014/12/pengantar-manajemen-9-fungsi-pengawasan.html