TUGAS PENGANTAR MANAJEMEN

“SK 2.7”

Oleh :

I Wayan Ryan Kusumatirta

Nim : 2102612010132

Absen : 01

Kelas : E ( Manajemen Pagi)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MAHASARASWATI DENPASAR

2021
Pengendalian yang Efektif

Untuk menjadi efektif, sistem pengendalian harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria-
kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar, 2)
tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif, 4) tepat-akurat, dan 5) dapat
diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin
efektif sistem pengendalian. Karakteristik-karakteristik pengendalian yang efektif dapat lebih
diperinci sebagai berikut :

1. Akurat . Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat
dari sistem pengendalian dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan
koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.
2. Tepat-Waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya
bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta
lengkap.
4. Terpusat pada titik-titik pengendalian strategik. Sistem pengawas_ anharus
memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana penyimpangan-penyimpangan dari
standar paling sering terjadi atauyang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengendalianharus lebih rendah,
atau paling tidak sama, dengan kegunaanyang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional. Sistem pengendalian harus cocok atau harmonis
dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengendalian harus
terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses
pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2)
informasipengendalian harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
8. Fleksibel. Pengendalian harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan
atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengendalian efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi
apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengendalian harus mampu mengarahkan
pelaksanaan kerja para anggota organisasidengan mendorong perasaan otonomi,
tanggung jawab dan berprestasi.
Alat Bantu Pengendalian Manajerial

Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengendalian
menjadi lebih efektif. Dua teknik yang paling terkenal adalah manajemen dengan
pengecualian (management by exception) dan sistem informasi manajemen (management
information systems)-Management By Exception ( MBE ).

1. Management By Exception ( MBE ),

atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya

pada bidang-bidang pengendalian yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau
tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan
oleh manajer-manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengendalian
mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Bahkan manajer-manajer lini pertama dapat
mempergunakan prinsip ini dalam pengendalian harian mereka.

Pengendalian yang ditujukan pada terjadinya kekecualian ini murah, tetapi

penyimpangan baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana. Biasanya pengendalian ini
dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin.

Contoh dari MBE adalah sebagai berikut:

Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam
sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat
kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real
Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer
memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.

Keputusan yang dapat diambil antara lain:

1. Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.

2. Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
3. Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.

2. Management - Information System ( MIS )

Sistem informasi manajemen atau management-information system memainkan peranan

penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengendalian dengan
efektif. MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metoda formal pengadaan dan
penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk
membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi fungsi perencanaan,
pengendalian dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif. MIS adalah sistem
pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar
keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem menyediakan informasi
waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian di dalam dan di luar
organisasi.

MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu :

1. tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah,

2. tahap disain konsepsual,
3. tahap disain terperinci, dan
4. tahap implementasi akhir.

Agar perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5(lima) pedoman
berikut ini :

1. Mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang.

2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih dari pada pertimbangan
kuantitas belaka.
4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi paraoperator dan
pemakai sistem.

Konsep MIS berhubungan sangat erat dengan teknologi komputer, yang mencakup
kapasitas komputer, program dan bahasa program, terminal jarak jauh, diskette, dan lain-
lainnya. Organisasi mungkin mempunyai MIS tanpa komputer, tetapi sistem akan kehilangan
sebagian "keampuhannya" tanpa bantuan komputer. Jadi, pada dasarnya MIS membantu
manajemen melalui penyediaan personalia yang tepat dengan jumlah yang tepat dari informasi
yangtepat pula pada waktu yang tepat.

Contoh penerapan MIS: Sistem Informasi Manajemen Rumah sakit adalah sebuah
sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan
kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan tepat. sistem informasi rumah sakit umumnya
mencakup masalah klinikas (media), pasien dan informasi-informasi yang berkaitan dengan
kegiatan rumah sakit itu sendiri

Teknik dan Metode Pengendalian

Metode-metode pengendalian bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengendalian

non-kuantitatif dan pengendalian kuantitatif

1. Pengendalian Non-kuantitatif

Pengendalian non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk

mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan
adalah:

1. Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan

untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Misalnya
suatu perusahaan sedang memproduksi barang, maka staff pengawas akan
melakukan pengamatan mulai proses pembuatan dan hingga barang tersebut
siap dijual. Melalui kegiatan pengamatan tersebut, staff pengawas tersebut akan
tahu, apakah proses yang diamati susuai prosedur atau tidak.
2. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic
dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Contohnya
staff pengawasan melakukan inspeksi terhadap barang yang diproduksi apakah
sesuai dengan standar yang ditetapkan. Mulai dari ukuran, berat , dll. Dari
inspeksi yang dilakukan, perusahaan menjadi lebih tahu secara detail tentang
barang yang diproduksi.
3. Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan
informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari
bawahan dengan relatif lebih cepat. Misalnya pegawai melaporkan kualitas
barang yang dihasilkan kepada atasannya secara lisan dan tertulis. Dari hasil
laporan tersebut, atasannya dapat memberikan perintah selanjutnya tentang
bagaimana dan apa yang semestinya dilakukan oleh pegawai tersebut.
4. Evaluasi pelaksanaan. Evaluasi merupakan suatu penilaian akhir dari suatu
kegiatan dan tindakan apa yang selanjutnya diambil. Misalnya dalam sebulan
perusahaan memperoleh keuntungan penjualan yang cukup banyak. Maka
evaluasi yang dilakukan adalah bagaimana cara mempertahankan hal tersebut
serta cara meningkatkannya.
 5. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada
dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama. Misalnya seorang pegawai
mengalami masalah di bidang pemasaran. Agar solusinya terpecahkan, maka
diskusi dengan atasan atau manajer akan menjadi solusi yang baik.

2. Pengendalian Kuantitatif

Pengendalian kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi.

Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengendalian kuantitatif adalah:

1) Anggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana
pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan
diperoleh.

Contoh penerapan anggaran dalam pengendalian kuantitatif adalah pemilik modal

memberikan anggaran sebesar Rp 10.000.000 kepada perusahaan untuk menjalankan bisnisnya
selama 2 bulan. Melalui anggaran tersebut, pemilik modal dapat melihat apakah modal yang
awalnya sudah ditetapkan bersama pleh pemilik modal dan perusahaan dapat digunakan
dengan baik oleh perusahaan. Setelah perusahaan menjalankan bisnisnya dan perusahaan
mengatakan bahwa ternyata modal yang diberikan kurang, maka dapat dikatakan bahwa di
dalam perusahaan tersebut terjadinya korupsi.

2) Audit

Metode pengawasan efektif lainnya adalah dengan menggunakan pemeriksaan

akuntan (auditing), yaitu suatu proses sistematik untuk memperoleh bukti secara obyektif
tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian antara pernyataan-pernyataan tersebut
dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada para pemakai
yang berkepentingan. Contohnya adalah audit memeriksa laporan laba rugi suatu perusahaan
untuk mengetahui apakah benar perusahaan mengalami keuntungan atau malah mengalami
kerugian.

Alat pengawasan ini dapat dibagi menjadi dua kategori :

- Internal Audit

- Ekternal Audit
3) Analisis break-even

Analisa “break-even” adalah peralatan yang berguna untuk menjelaskan hubungan

biaya, volume, dan laba. Analisa ini menggunakan konsep yang sama seperti dalam peyiapan
anggaran variabel. Contohnya adalah perusahaan ingin mengetahui bagaimana hubungan
antara banyaknya penjualan dan keuntungan yang didapat.memlalui analisa break
even,perusahan dapat mengetahui hubungan tersebut.

4) Analisis rasio

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka
dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas
posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran
finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

Contohnya adalah perusahaan ingin membandingankan laba yang diperoleh pada periode yang
sebelumnya dengan sekarang. Dengan melakukan perbandingan, perusahaan akan tahu apakah
perusahaan mengalami kemajuan atau kemunduran. Sehingga perusahaan dapat mengambil
tindakan selanjutnya untuk di periode yang akan datang.

5) Bagan dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :

a. Bagan Ganti

Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta
menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan
antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.

Contohnya adalah perushaan membuat bagan tentang proyek yang dikerjakan. Dari bagan
manajer dapat melihat apakah suatu proyek sedang dikerjakan, telah selesai, atau belum
dikerjakan.

b. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)

Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengendalian proyek – proyek yang bersifat
kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam
urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.