Sistem Pengendalian Manajemen

- SPM -
 Peta pembelajaran
“Sistem Pengendalian Manajemen -
SPM”
(1) Tujuan :
Memonitor & Koreksi
(5) 10 Karakteristik
pengawasan
(2) Langkah-
Pengendalian langkah
(4) Perlunya
pengendalian
Tetapkan standar
(fisik, moneter, waktu)
Memonitor perubahan (3) Tipe pengawasan
Ukur Kinerja
Rencana sesuai
hasil? Feedforward control Evaluasi kinerja
Menambah daya
saing Concurent control Tindakan korektif,
Mempermudah delegasi / evaluasi
kerja tim Feedback control
 Apa itu Sistem Pengendalian Manajemen ?

Pengendalian intern yang disebut pula pengendalian

manajemen :
Adalah Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan
yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan
seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai
atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang
efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan,
pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan
perundang-undangan (PP 60/2008)
 Mengapa pengendalian intern diperlukan ?
mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan,
pemborosan, penyelewengan, hambatan, kesalahan dan
kegagalan dalam pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas-
tugas organisasi.

Tujuan Sistem Pengendalin manajemen ?

1. Efektivitas dan efisiensi kegiatan,
2. Keterandalan pelaporan keuangan,
3. Ketaatan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku.
 Konsep Dasar
Sistem Pengendalian Manajemen ?
1. Sistem pengendalian manajemen merupakan komponen
operasi atau kegiatan yang terpasang secara terus
menerus (A continuous built-in component of
operations);
2. Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia;
3. Pengendalian manajemen hanya memberikan keyakinan
yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak.
5 unsur pengendalian (pp 60 tahun 2008)

2. Penilaian
resiko

1. 3. Kegiatan
Lingkungan pengendalian
pengendalian

4. Informasi
5. Pemantauan dan
(monitoring) komunikasi
Muatan Sistem Pengendalian Manajemen
 Bagaimana eksekutif senior dari suatu perusahaan merancang
dan mengimplementasikan sistem manajemen yang
berkesinambungan untuk merencanakan dan mengendalikan
kinerja perusahaan.
 Unsur-unsur SPM :
1. Perencanaan Strategis
2. Pembuatan anggaran
3. Alokasi Sumber daya
4. Pengukuran
5. Evaluasi
6. Penghargaan atas kinerja
7. Alokasi Harga Transfer
 2 Cara Pandang Terhadap
Sistem Pengendalian Manajemen
1. SPM harus sesuai dengan STRATEGI
2. STRATEGI muncul dipengaruhi oleh SPM
 Bila perusahaan beroperasi dalam lingkungan industri dimana
perubahan lingkungan dapat diprediksi maka  Perusahan
mengembangkan strategi dulu kemudian baru mendesain
SPM untuk melaksanakan strategi
 Bila perusahaan beroperasi dimana lingkungan industri cepat
berubah maka perusahaan akan kesulitan untuk
merumuskan strategi dulu lalu kemudian mendesain SPM
untuk melaksanakan strategi yang dipilih. Sehingg strategi
muncul dipengaruhi oleh SPM.
 Konsep Dasar Sistem Pengendalian Manajemen

 Suatu organisasi harus dikendalikan, dengan kata lain diperlukan perangkat-

perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai.
 Elemen-elemen SPM
1. Pelacak (Detector)
Melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi
2. Penilai (Assessor)
Membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan.
3. Umpan Balik (Effector)
Mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara
keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan.
4. Jaringan Komunikasi
Memberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan
bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.
Batasan Sistem Pengendalian Manajemen
Kegiatan Pengendalian Manajemen
Merencanakan, Mengkoordinasikan, mengkomunikasikan,
mengevaluasi, memutuskan, mempengaruhi.
Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua
tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya.
Keselarasan Tujuan/goal congruence (organisasi dan anggota)
Bagaimana mempengaruhi individu dalam organisasi untuk
bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara
sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian
tujuan organisasi.
Perangkat Penerapan Strategi
Tekanan finansial dan Non finansial
Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
 Batasan-Batasan SPM
Proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk
mencapai tujuan dengan fokus jangka panjang
Formulasi Menggunakan perkiraan kasar akan masa depan
Strategi Proses perencanaan dalam formulasi strategi merupakan hal yang
lebih penting

Merupakan proses implementasi strategi

Pengendalian Melibatkan serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang
dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap dan dengan
Manajemen estimasi yang dapat diandalkan.

Proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik

dilaksanakan secara efektif dan efisien
Berorientasi pada transaksi dimana melibatkan kinerja dari tugas
Pengendalian individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
Tugas Fokus pada kegiatan jangka pendek
Menggunakan data akurat saat ini
Proses pengendalian manajemen hal yang lebih penting
 PENGENDALIAN

Pengendalian  Proses untuk memastikan bahwa aktivitas

sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan
Tujuan pengendalian
 Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan
aktivitas perencanaan, pengeorganisasian, dan kepemimpinan
mereka.
 Bagian terpenting dari proses pengendalian adalah
mengambil tindakan korektif yang diperlukan
 Langkah-langkah dalam proses pengendalian
1. Tetapkan standar
2. Ukur prestasi kerja
3. Evaluasi kinerja
4. Tindakan korektif/evaluasi standar

TETAPKA
N UKUR APAKAH
KOREKSI
STANDA KINERJA SESUAI?
R

IMPROVE
 Penentuan standar

1. Standar-standar fisik
 Meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau
kualitas produk
2. Standar moneter
 Yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga
kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan
sejenisnya.
3. Standar-standar waktu.
 Meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Berapa kali pelaksanaan harus diukur ? (jam, hari, minggu,

bulan, tahun)  siapkan jadwal
Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan (lap tertulis, inspeksi
visual, melalui telepon)
Siapa yang akan terlibat?, manajer / staff departemen /
karyawan / dll.
Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, dapat
diterangkan kepada karyawan
 Pengambilan Tindakan Koreksi
1. Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu
rendah)
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering
frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem
pengukuran itu sendiri)
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan
penyimpangan-penyimpangan.
 Langkah-langkah dalam pengendalian

Contoh :
1. Min.Prod. 100 unit/employee
2. Metode ukur  Unit
3. Evaluasi
– Cukup 100 unit  sesuai
– Tidak cukup 100 unit koreksi
4. Apa yang salah?
– Koreksi standarnya, apakah harus diturunkan?
 Tipe-tipe pengawasan
Kegiatan
Kegiatan Belum Kegiatan Telah
Sedang
Dilaksanakan Dilaksanakan
Dilaksanakan

Feedforward Feedback Concurent

Control Control Control

Feedforward control
 Kesempatan untuk memperbaiki aktivitas sebelum dilaksanakan.
Concurent control
 Mengawasi dan mengendalikan aktivitas pada saat dilaksanakan.
Feedback control
 Memberi masukan terhadap aktivitas yang telah dilakukan.
 Perlunya pengendalian
1. Memonitor perubahan
2. Apakah rencana sesuai hasil/kesalahan-kesalahan?
3. Menambah nilai/daya saing
4. Mempermudah delegasi dan kerja tim
Karakteristik-karakteristik Pengawasan Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Objektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
5. Realistik secara ekonomis
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi
 Karakteristik Pengawasan Efektif
1. Akurat
Secara tepat mengukur apa yang hendak diukur, (ukuran,
besaran, pencapaian, dsb)
Misal : untuk mengukur produktivitas karyawan, yang harus
diukur adalah output yang dihasilkan, bukan jumlah hadir.
2. Tepat waktu
Setiap aktivitas memiliki batas waktu, maka akan diukur pada
waktu yang tertentu.
Misal : batas waktu, kecepatan produksi, kinerja pegawai,
kalibrasi alat, kepuasan pelanggan, dll.
3. Objektif dan Menyeluruh
Fokus pada objek pengawasan dan menyeluruh pada aktivitas
terkait
 Karakteristik Pengawasan Efektif

4. Terpusat pada titik pengawasan strategis

Fokus pada titik pengawasan strategis.
Misal : pada aktivitas produksi, titik pengawasan strategis
pada menjaga mutu.
5. Realistik secara ekonomis
Biaya; setiap aktivitas akan menimbulkan biaya.
6. Realistik secara organisasi
Sumber daya yang digunakan
Metoda Pengendalian
 Observasi

Inspeksi langsung
(1) Kualitatif Pelaporan lisan/tertulis

Evaluasi pelaksanaan

Diskusi antara mgr. n bwhn.

Pengendalian

Anggaran (Budget)

Audit : Internal, ekstrn, mgt

(2) Kuantitatif
Analisa BEP
Analisa Rasio : ROA, ROE, BPL,
CAR,

Bagan dan teknik penjadwln

 Metode pengendalian
Kualitatif
 Pengamatan (Control by observation)
 Inspeksi teratur dan langsung
 Pelaporan Lisan dan Tertulis
 Evaluasi pelaksanaan
 Diskusi antara manajer dan bawahan
Kuantitatif
 Anggaran (budget)
 Audit : Internal, Eksternal, Mgt Audit
 Analisa BEP
 Analisa rasio
 Bagan dan teknik penjadwalan
 Observasi

Tanpa sepengetahuan objek

Memantau item-item indikator yang menjadi pencapaian kinerja
Misal : Produksi, Perilaku karyawan,
Bisa dengan menugaskan orang lain yang tidak diketahui/dikenal
oleh subjek yang diobservasi
Bisa dilakukan dengan : wawancara informal (mengobrol),
merekam aktivitas produksi, dll.
 CONTOH ANGGARAN
Anggaran adalah Laporan formal sumber daya-sumber daya
keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
tertentu selama periode waktu yang ditetapkan

Anggaran Pembelian 2008

1. Mobil dinas (1 Buah) Rp 100.000.000
2. Komputer 10 Unit (@ 4 Jt) Rp 40.000.000
3. Alat Tulis Kantor Rp 20.000.000
4. Mesin baru Rp 50.000.000

•Total Anggaran 2008 Rp 200.000.000

Metode pengendalian kuantitatif
(Analisis BEP)
 Contoh Rasio Keuangan

Sumber : Laporan Keuangan Bank Lippo

Sekian dan Terimakasih
 Latihan

Jelaskan bagaimana pengawasan dapat

dijadikan alat untuk memonitor perubahan!
Bagaimana akurat dan tepat waktu menjadi
karakteristik pengawasan yang efektif!