Pertemuan V Modul VI Pengawasan Wahyono

EKMA4116 MANAJEMEN

PENGAWASAN
Definisi Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko (1996)
Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai proses

mengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)

PENGAWASAN
Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. Daft (2006)

Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi. (Mockler) Key Point: - Adanya standar kinerja - Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana - Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak - Melakukan perbaikan

Manfaat Pengawasan
Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi Mengapa Pengawasan penting? Perubahan Kompleksitas Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Kesalahan

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)

1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)

didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari

standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yang

akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.

Jenis dan Tipe Pengawasan (2)

2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi 3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas

Jenis dan Tipe Pengawasan (3)

4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.

Proses Pengawasan
Menetapkan standard prestasi & Metode pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi Melakukan perbaikanperbaikan atau mengevaluasi kembali standard prestasi dan pengukurannya

Apakah prestasi sesuai dengan standar

YA

TIDAK

Tidak ada Perubahan

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

Fokus Pengawasan
FOKUS PENGAWASAN DESKRIPSI CONTOH Memproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja Menghasilkan 99.5% produk yang memenuhi standard Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat waktu Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang ditetapkan 1. Kuantitas (Quantity) Jumlah produk yang dihasilkan 2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang dapat diterima oleh konsumen atau lolos uji kualitas Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran

3. Ketepatan waktu (Timeliness)

4. Anggaran (Budget)

Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan

Faktor Lingkungan Organisasi Kondisi Rekomendasi Pengawasan

Kecil
Besar

Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi

Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan laporan dan peraturan

Posisi dan Tingkat

Tinggi
Rendah

Banyak Kriteria
Sedikit Kriteria Peningkatan jumlah dan luas Kendali Pengurangan jumlah kendali

Tinggi Tingkat Desentralisasi Rendah

Budaya Organisasi

Terbuka Informal, pengendalian mandiri dan mendukung

Menganca m Pengendalian formal yang dipaksakan

Standar
Definisi Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik acuan untuk menilai hasil yang dicapai. 1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard) cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll 2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard) cth. Sikap, Moral, Etika

Merancang Sistem Pengawasan

1. Prestasi bidang kunci (key performance area)

aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.
2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik manajemen harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.

Jenis dan Metode Pengawasan

Metode Pengawasan Non-Kuantitatif Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan
- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin, mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala, melakukan evaluasi

Metode Pengawasan NonKuantitaif 1. Management by Objective (MBO)

Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu. Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

Metode Pengawasan NonKuantitaif 2. Management by Exception (MBE)

fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah 3. Management Information System (MIS) sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif

Metode Pengawasan NonKuantitaif

Audit Kualitas (Audit Mutu) Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada asas manfaat Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu; Manajemen Kualitas secara Total (TQM) Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)

Metode Pengawasan Kuantitaif

Metode ini memerlukan data-data khusus dan

menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan
Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio

Metode Pengawasan Kuantitaif

Anggaran: Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu

Audit Keuangan: - Eksternal: Auditor independen dari luar organisasi verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi - Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik

Metode Pengawasan Kuantitaif

Analisa Break-Even: Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas) Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan Profitabilitas

Metode Pengawasan Kuantitaif

Balance Scorecard Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.
No DIMENSI 1 KEUANGAN UKURAN KINERJA -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll

Pelanggan

3
4

Proses Bisnis Intern

- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll

Pembelajaran dan - Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Pertumbuhan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll

Modul 6 Hal 6.28

Karakteristik Pengawasan yang Efektif 1. Akurat

Tepat waktu Ekonomis Fleksibel Objektif dan bisa dipahami Kriteria yang masuk akal Penempatan yang Strategis Disesuaikan dengna rencana dan struktur organisasi 9. Disesuaikan dengan Manajer 10. Tindakan perbaikan
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen Widita Rarasati Fadia Dewanda