Bab 13 PENGAWASAN

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Pengertian Pengawasan
• Pengawasan adalah proses dalam menetapkan
ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan
tersebut.Controlling is the process of measuring
performance and taking action to ensure desired
results. (Schermerhorn,2002)

• Pengawasan adalah proses untuk memastikan

bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan . the process of
ensuring that actual activities conform the planned
activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Beberapa Istilah Asing
mengenai Pengawasan
• Controlling
• Evaluating
• Appraising
• Correcting

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Tujuan dari Fungsi Pengawasan
• adaptasi lingkungan
• meminimalkan kegagalan
• meminimumkan biaya
• mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 TAHAP-TAHAP PROSES
PENGAWASAN
1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan
3. Pengukuran
4. Pembandingan prestasi dengan
standar
5. Pengambilan tindakan koreksi
Tahap 1: Penetapan Standar

• STANDAR
Satuan pengukuran yang digunakan sebagai
patokan untuk penilain hasil.
tujuan, sasaran, kuota, target
lebih khusus
- target penjualan
- anggaran
- market share
- margin keuntungan
- sasaran produksi
 TIGA BENTUK STANDAR

1. Fisik: kuantitas, kualitas produk

2. Moneter: biaya, laba
3. Waktu: kecepatan produksi
 Tahap 2: Penentuan Pengukuran
Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa pertanyaan yang digunakan:
1. HOW OFTEN: stp jam, harian, mingguan
2. WHAT FORM: Laporan tertulis, inspeksi visual
melalui telepon
3. WHO: manajer, staf departemen
Pengukuran
mudah dilakukan
tidak mahal
dapat diterangkan kepada karyawan
 Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan
Kegiatan
Merupakan proses yang berulang-ulang, terus-
menerus
Cara:
1.Pengamatan (observasi)
2.Laporan-laporan (lisan, tertulis)
3.metode-metode otomatis
4.Inspeksi, penguiian (test) dengan pengambilan
sampel
 Tahap 4: Perbandingan Prestasi dengan
Standar & Analisis Penyimpangan
• Tahap paling kritis, tetapi mudah dilakukan
• Kompleksitas: saat menginterpretasikan adanya
deviasi
• Analisis: mengapa penyimpangan terjadi
 Tahap 5: pengambilan Tindakan Koreksi

Tindakan koreksi  berbagai bentuk

 Standar diubah
 Pelaksanaan diperbaiki
 Keduanya
Mengubah standar mula-mula
Mengubah pengukuran pelaksanaan
- frekuensi (sering, kurang)
- mengganti sistem pengukuran
Mengubah cara analisis & interpretasi
 Proses Pengawasan

Umpan Balik

Penentuan Pengambilan Tindakan

Standard dan Penilaian Koreksi dan Melakukan
Apakah Kinerja
Metode Penilaian Kinerja evaluasi ulang atas
yang dicapai
Kinerja sesuai dengan Standar yang telah
Tidak ditetapkan
Standar ?

Ya

Tujuan
Tercapai

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Beberapa Gejala
yang memerlukan Pengawasan
• Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun
tidak begitu jelas faktor penyebabnya
• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari
adanya keluhan pelanggan)
• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya
keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun,
dan lain sebagainya)
• Berkurangnya kas perusahaan
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefisiensi

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Pengawasan berdasarkan Proses
Kegiatan

Awal Proses Akhir

Feedforward Controls Concurrent Controls Postaction Controls

Memastikan bahwa petunjuk Memastikan bahwa segala Memastikan bahwa output
yang jelas dan faktor input proses dan perangkat yang dihasilkan sesuai
yang ditetapkan telah tersedia penunjang berjalan dengan standar yang telah
sebagaimana mestinya ditetapkan

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 FEED FORWARD CONTROL
• STEERING CONTROL

• Pengawasan Pendahuluan

• Deteksi, antisipasi masalah/penyimpangan

dari standar/tujuan dan BOLEH korektif
sebelum kegiatan selesai

• Pendekatan AKTIF AGRESIF

• EFEKTIF BILA manajer mampu mendapat :

informasi akurat
tepat waktu
ttg perkembangan lingkungan
PENGAWASAN “CONCURRENT”

SCREENING CONTROL

Pengawasan “YA-TIDAK”

Dilakukan selama kegiatan

berlangsung dimana harus SETUJU
dulu sebelum kegiatan selanjutnya

FAKTOR KEAMANAN menjamin

ketepatan pelaksanaan kegiatan
 FEED BACK CONTROL
• Pengawasan UMPAN BALIK
• Mengukur hasil kegiatan telah selesai
• Penyebab penyimpangan diaplikasikan
untuk kegiatan y.a.d
• Sifatnya HISTORIS dan dilakukan stlh
kegiatan selesai
 Alat Bantu Pengawasan
Manajerial
1. Management By Exception (MBE) => MBE, atau prinsip
pengecualian, memungkinkan manajer untuk mengarahkan
perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis
dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen
rendah untuk menangani variasi-variasi rutin.
2. Management – Information System (MIS)
MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-
keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem
menyediakan informasi waktu yang lalu, sekarang dan yang
akan datang serta kejadian-kejadian didalam dan diluar
organisai.
 Alat Bantu Pengawasan
Manajerial
1. Management By Exception (MBE
2. Management – Information System (MIS)
MIS dirancang melalui beberapa tahapan utama, yaitu:
1. Tahapan survei pendahuluan dan perumusan masalah
2. Tahap desain konsepsual
3. Tahap disain terperinci, dan
4. Tahap implementasi akhir
 Alat Bantu Pengawasan
Manajerial
1. Management By Exception (MBE
2. Management – Information System (MIS)
Agar perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu
memperhatikan 5 (lima) pedoman berikut ini:
1. Mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih
daripada pertimbangan kuantitas belaka
4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi
bagi para operator dan pemakai sistem
 Bidang bidang pengaawasan
strategik
• Bidang SDM
• Bidang informasi
• Bidang keuangan
• Bidang pemasaran
• Bidang produks/operasi

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Beberapa faktor yang terkait dengan
Pengawasan dalam Bidang SDM
• Penerapan Employee Discipline System
• Adanya Career Path
• Pemahaman Manajer atas Motivasi,
Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan
yang diterapkan

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Pengawasan di Bagian
Informasi
• Penggunaan Teknologi Komputer dan
Teknologi Informasi
• Penerapan Sistem Informasi Manajemen

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Pengawasan di Bagian
Keuangan
• Analisis Laporan Keuangan (Financial
Statement Analysis)
• Manajemen Kas (Cash Management)
• Pengelolaan Biaya (Cost Control)

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Pengawasan di Bagian
Pemasaran
• Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar
Potensial
• Survey atas Perilaku Konsumen dan
berbagai Faktor yang terkait dengan
Konsumen
• Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan
Bauran Pemasaran yang dilakukan

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Pengawasan di Bagian
Produksi/Operasi
• Evaluasi atas Plant Location
• Evaluasi atas Plant Lay-out
• Evaluasi atas Production Process and
Schedule
• Evaluasi atas Product Distribution

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 Mempertahankan (Memelihara)
Fungsi Pengawasan
• Sistem pengawasan tradisional
(traditional control system)
• sistem pengawasan yang berdasarkan
komitmen (commitment-based control
system).

3/27/2019 Pengantar Manajemen

 KARAKTERISTIK PENGENDALIAN
EFEKTIF

1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik pengendalian
strategik
5. Realistik secara ekonomis
6. Realistik secara organisasional
 KARAKTERISTIK PENGENDALIAN
EFEKTIF

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja

organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk & operasional
10. Diterima para anggota organisasi