LM.

PENGELOLAAN KINERJA
LAYANAN DAN INFORMASI
LM. PENGELOLAAN KINERJA
LAYANAN DAN INFORMASI
OUTLINE

 PENGENDALIAN LAYANAN SERTIFIKASI

 KAJI ULANG MANAJEMEN
 PENGELOLAAN INFORMASI SERTIFIKASI
 PENGEMBANGAN JEJARING KERJASAMA
MENGENDALIKAN LAYANAN SERTIFIKASI
 SIKLUS PENGELOLAAN KINERJA
STRATEGI

Tetapkan Sasaran & Target

Kinerja

Reward &
Pembinaan
Rencana &
Implementasi

Monitor and Evaluasi

PROSES KUNCI SERTIFIKASI
PENGENDALIAN LAYANAN
SASARAN MUTU

RENCANA MUTU :
PENERAPAN SOP
PENGENDALIAN OUTPUT PROSES
PENGENDALIAN WAKTU PROSES IMPROVEMENT

PELAYANAN SERTIFIKASI MONITORING

& EVALUASI
RENCANA MUTU

 Uraikan Tahapan Proses Sertifikasi

 Tetapkan Pelaksana, Verifikator/Approval
 Tetapkan Input dan Output
 Tetapkan SOP yang diacu
 Tetapkan Formulir Kerja yang digunakan
 Tetapkan standar waktu pelaksanaan
 RENCANA MUTU

TAHAPAN PELAKSAN VERIFIKAT PERSETUJUAN INPUT OUTPUT SOP FORMULIR STANDAR

PROSES A OR WAKTU
PENANGANAN Staf Manajer Manajer APL 01 Keputusan SOP 01 – APL 01 2 HK*
PERMOHONAN Sertifikasi Sertifikasi Sertifikasi Penerimaa Penanganan F01.1 – Surat
n/ Permohonan Hasil
Penolakan Penanganan
Pemohon Permohonan
sebagai
Peserta

*HK – Hari kerja

WORKSHOP

1. Buatlah rencana mutu layanan sertifikasi di LSP Saudara !

2. Presentasikan Rencana Mutu tersebut !
MELAKSANAKAN KAJI ULANG MANAJEMEN
ACUAN NORMATIF

Pedoman BNSP 201 Klausul 10.5

P.85ASM00.023.1
Melakukan Kaji Ulang Manajemen Mutu/ Jaminan Mutu
DEFINISI

Sistem Manajemen
Kumpulan unsur Organisasi yang saling terkait dan berinteraksi untuk
menetapkan kebijakan, sasaran, dan proses untuk mencapai sasaran
tersebut.

Mutu
Derajat dari sekumpulan karakteristik melekat pada suatu objek yang
memenuhi persyaratan (termasuk kebutuhan atau harapan)

Sistem Manajemen Mutu (SMM)

Bagian dari sistem manajemen yang berkaitan dengan mutu.
Sumber : SNI ISO 9000 : 2015
SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM)

• SMM meliputi kegiatan dimana LSP mengidentifikasi sasaran dan menentukan

proses serta sumber daya yang dipersyaratkan untuk mencapai hasil yang
diinginkan.

• SMM mengelola berbagai proses yang saling berinteraksi berikut sumber daya
untuk menghasilkan “value”.

• Melalui SMM, Manajemen Puncak mampu LSP mengoptimalkan penggunaan

sumber daya

• SMM menyediakan cara mengidentifikasi tindakan perbaikan dan pencegahan

dalam penyelenggaraan sertifikasi kompetensi.
PERANAN MANAJEMEN PUNCAK DALAM SMM

• Penetapan arahan strategis organisasi

• Penyediaan sumber daya yang memadai
• Pemantauan Proses dan Output
• Penentuan dan Evaluasi Resiko
• Pelaksanaan tindakan yang sesuai
• Pemastian pemenuhan Prinsip Sertifikasi
PRINSIP SERTIFIKASI

Prinsip Sertifikasi penting untuk menumbuhkan kepercayaan

Pemangku Kepentingan terhadap Output sertifikasi kompetensi.
Prinsip terdiri dari :

Ketidakberpihakan
Keadilan
Kehandalan
Validitas
Tanggung jawab
Keterbukaan
Kerahasiaan & Keamanan Informasi
Responsifitas terhadap keluhan.
PENGELOLAAN SMM

Monitoring SMM
 DOKUMENTASI KAJI ULANG MANAJEMEN

1. Prosedur Pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen

2. Rekaman Pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen :
• Program kaji ulang manajemen
• Materi masukan kaji ulang manajemen
• Rekaman kehadiran peserta kaji ulang manajemen
• Notulensi memuat keputusan kaji ulang manajemen
• Rekaman tindak lanjut keputusan kaji ulang manajemen
 PROGRAM KAJI ULANG MANAJEMEN

1. Program Kaji Ulang Manajemen disusun minimal 1 kali dalam setahun.

2. Tujuan kaji ulang manajemen ditetapkan.
3. Ruang Lingkup kaji ulang manajemen ditetapkan.
4. Sumber Daya program kaji ulang manajemen ditetapkan.
5. Kaji ulang manajemen harus dilakukan oleh Manajemen Puncak LSP
TUJUAN KAJI ULANG MANAJEMEN

 memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu

 meningkatkan sistem manajemen mutu
 memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektifan sistem manajemen
mutu selaras dengan arah stratejik LSP (visi, misi, kebijakan,
sasaran).
 SUMBER DAYA KAJI ULANG MANAJEMEN

1. Pelaksana kaji ulang manajemen adalah Manajemen Puncak LSP

2. Personel yang dapat dilibatkan dalam Kaji Ulang Manajemen :
• Wakil Manajemen/ Managemet Representative
• Manajer
• Asesor Kompetensi
• Komite Skema dan Personel/Komite lainnya dalam organisasi LSP
3. Mekanisme yang digunakan dapat berupa Rapat Kaji Ulang Manajemen
4. Sumber daya lain yang diperlukan berkaitan dengan sarana prasarana dan
keuangan berkaitan pelaksanaan kaji ulang manajemen.
PENGELOLA PROGRAM

1. Menetapkan tujuan dan cakupan program kaji ulang.

2. Menetapkan tanggung jawab dan prosedur
3. Menjamin tersedianya sumber daya.
4. Menjamin penerapan program kaji ulang.
5. Menjamin rekaman program kaji ulang dipelihara.
6. Memantau, meninjau dan meningkatkan program kaji ulang.
PROGRAM KAJI ULANG MANAJEMEN

PROGRAM KAJI ULANG MANAJEMEN LSP ABC TAHUN 2020

Tujuan : Memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektifan sistem manajemen mutu dan
keselarasannya dengan pencapaian sasaran LSP.
Rencana Waktu : November 2020
Pelaksanaan
Durasi : 1 Hari
Ruang Lingkup :
Hasil Audit Internal : Hasil Audit internal yang dilaksanakan tahun 2020 dan trend hasil audit internal
2018-2020
Rencana pelaksanaan audit internal adalah Oktober 2020
Hasil Audit Eksternal : Hasil survailen BNSP tahun 2020
Dst …
MASUKAN KAJI ULANG MANAJEMEN

1. Hasil audit internal dan trendnya

2. Hasil audit eksternal dan trendnya
3. Umpan Balik Pelanggan dan Pemangku Kepentingan
4. Pengelolaan Ketidakberpihakan
5. Status tindakan perbaikan dan pencegahan
6. Tindak lanjut kaji ulang manajemen sebelumnya
7. Pemenuhan tujuan dan sasaran LSP
8. Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen
9. Banding dan Keluhan
 MASUKAN KAJI ULANG MANAJEMEN

• Disiapkan berdasarkan laporan kinerja setiap Bidang

• Informasi berdasarkan hasil faktual dan analisis data/ trend (jika
memungkinkan)
• Dipaparkan dalam narasi laporan dan atau paparan presentasi
• Dikoordinasikan oleh Wakil Manajemen/ MR berkoordinasi dengan bagian
Mutu.
• Menggambarkan pencapaian PRINSIP SERTIFIKASI
OUTPUT KAJI ULANG MANAJEMEN

Harus mencakup Keputusan dan Tindakan :

 Peningkatan efektifitas sistem manajemen & proses-prosesnya
 Peningkatan layanan jasa sertifikasi
 Kebutuhan sumber daya
 Penetapan ulang Kebijakan, Tujuan, dan Sasaran
 TINDAK LANJUT

 Keputusan kaji ulang manajemen harus ditindaklanjuti, termasuk dengan

tindakan perbaikan atau tindakan pencegahan jika diperlukan.
 Keputusan kaji ulang manajemen dapat menjadi input Program Kerja dan
Anggaran tahun berikutnya.
 Wakil Manajemen/Manajer Mutu melakukan pemantauan tindak lanjut
keputusan kaji ulang manajemen.
 Hasil tindak lanjut keputusan kaji ulang manajemen dilaporkan pada kaji
ulang manajemen berikutnya
WORKSHOP

1. Susunlah Program & Materi Kaji Ulang Manajemen LSP mengacu

pada persyaratan yang ditetapkan Pedoman BNSP
2. Susunlah Form pemantauan tindak lanjut keputusan kaji ulang
manajemen.
3. Presentasikan Hasil Kerja Saudara !
MENGELOLA INFORMASI SERTIFIKASI
ACUAN NORMATIF

Pedoman BNSP 201 Klausul 7.2 – 7.4

P.85ASM00.043.1
Memastikan Kegiatan Pemeliharaan, Penerbitan dan Keamanan
Informasi
OUTLINE

 PRINSIP KETERBUKAAN
 PRINSIP KERAHASIAAN
 PRINSIP KEAMANAN INFORMASI
 INFORMASI SERTIFIKASI DALAM RANGKA PROMOSI
PRINSIP KETERBUKAAN

Keterbukaan merupakan prinsip dalam mengakses atau

memaparkan informasi yang sesuai.

LSP harus menyediakan akses kepada Publik atau memaparkan informasi

yang sesuai dan tepat waktu, informasi berkaitan dengan :

 validitas sertifikat kompetensi

 Ruang lingkup skema sertifikasi
 Proses sertifikasi
 Persyaratan dasar skema sertifikasi
PRINSIP KERAHASIAAN

LSP harus menjaga kerahasiaan seluruh informasi kepemilikan

Pemohon, Peserta, dan Pemegang Sertifikat.
• LSP harus menetapkan Kebijakan dan Prosedur menjaga kerahasiaan,
dan menetapkan pengaturan akses terhadap informasi rahasia.
• Setiap Personel LSP harus berkomitmen menjaga kerahasiaan yang
diikat pada perjanjian berkekuatan hukum.

Jenis Akses Informasi Rahasia :

 Permintaan akses berkaitan hukum (akses diberikan)
 Permintaan akses tidak berkaitan dengan hukum
(akses diberikan dengan persetujuan)
PRINSIP KEAMANAN INFORMASI
LSP harus mengembangkan kebijakan dan prosedur untuk menjamin
keamanan seluruh proses sertifikasi dan memiliki langkah`langkah
untuk mengambil tindakan perbaikan ketika pelanggaran keamanan
terjadi.
1. Pengamanan Materi Uji Kompetensi
•Tempat materi uji kompetensi
•Bentuk materi uji kompetensi
•Langkah-langkah pelaksanaan uji kompetensi
•Pencegahan ancaman akibat penggunaan materi uji berulang

2.Pencegahan Praktek Kecurangan Uji Kompetensi

•Komitmen Peserta menjaga kerahasiaan
•Penyediaan Penyelia/Pengawas
•Konfirmasi identitas Peserta Uji
•Mencegah penggunaan alat bantu tidak sah
•Mengidentifikasi tanda-tanda kecurangan
INFORMASI SERTIFIKASI UNTUK PROMOSI SERTIFIKASI

 Informasi sertifikasi sebagai bagian promosi layanan sertifikasi LSP perlu

dilakukan dengan tetap memenuhi Prinsip Kerahasiaan dan Keamanan
Informasi.

 Diseminasi informasi dapat menggunakan :

1. Website
2. Brosur
3. Media Sosial (Instagram; Facebook; Twitter; dll)

 Media social saat ini sangat efektif sebagai sarana penyediaan dan
penyebarluasan informasi sertifikasi.

 LSP dapat memanfaatkan DIGITAL MARKETING untuk memperluas

jangkauan promosi sertifikasi dan melakukan evaluasi secara terukur.
WORKSHOP

1. Buatlah media social berikut contentnya untuk penyebaran

informasi sertifikasi LSP Saudara
Content :
- acara kegiatan Pelatihan Pengelolaan Kelembagaan
- testimoni Pemegang Sertifikat dalam bentuk video
2. Presentasikan !
MENGEMBANGKAN JEJARING KERJASAMA
ACUAN NORMATIF

P.85ASM00.053.1
MENGEMBANGKAN JEJARING KERJA
JEJARING KERJASAMA

 JEJARING TUK MANDIRI

 JEJARING KERJASAMA ASOSIASI
 JEJARING KERJASAMA PEMANGKU SEKTOR
 JEJARING KERJASAMA LEMBAGA PENDIDIKAN/PELATIHAN
 JEJARING KERJASAMA PEMASARAN SERTIFIKASI
 STRATEGI

 IDENTIFIKASI PEMANGKU KEPENTINGAN

 KEY PERSONEL - DATABASE
 PROGRAM SOSIALISASI & ADVOKASI
 PENYEDIAAN HUBUNGAN SALING MENGUNTUNGKAN
 PEMELIHARAAN HUBUNGAN KERJASAMA
 PARTISIPASI KEGIATAN STAKEHOLDER
 FORUM DISKUSI
 KETERLIBATAN DALAM KOMITE SKEMA/ WORKING GROUP
 SOSIAL MEDIA (INSTAGRAM, FACEBOOK, DLL)
 Dll
MANFAAT JEJARING KERJASAMA

 Meningkatkan keberterimaan sertifikasi kompetensi

 Mempercepat pelaksanaan sertifikasi kompetensi
 Memperluas jangkauan layanan sertifikasi kompetensi
 Added Value sertifikasi kompetensi
WORKSHOP

1. Identifikasi Pemangku Kepentingan LSP Saudara.

2. Susun strategi dan program kerja terkait pengembangan jejaring
kerjasama.
3. Presentasikan hasil kerja.
Terimakasih..