PERENCANAAN DAN

PERSIAPAN
AUDIT MUTU INTERNAL
(AMI)

Disarikan dari:
Bahan Workshop Audit Mutu Internal
Tim Pengembang SPMI - Direktorat Penjaminan Mutu – Ditjen Belmawa

Q
 Definisi Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal adalah proses pengujian yang
sistematik, mandiri, dan terdokumentasi untuk
memastikan pelaksanaan kegiatan di PT sesuai
prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar
untuk mencapai tujuan institusi.

Audit Mutu bukanlah asesmen/

penilaian, melainkan pencocokan
kesesuaian antara pelaksanaan dengan
perencanaan suatu kegiatan/program

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

TIPE AUDIT:
AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL

—  Audit internal: Audit yang dilakukan

untuk menentukan tingkat kesesuaian
pelaksanaan kegiatan terhadap standar
mutu organisasi sendiri (standar Internal),
Peraturan, Prosedur, Instruksi kerja.

— Audit eksternal: Audit yang dilakukan

untuk menentukan tingkat kesesuaian
terhadap standar eksternal.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

POSISI AUDIT DALAM SIKLUS SPMI

Audit Mutu Internal merupakan

bagian dari siklus SPMI
1.P
Audit Mutu
5.P 2.P

4.P 3.E

PPEPP ============è E

PDCA ============è C
DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018
Tujuan Audit Mutu Internal

Memastikan Memastikan Mengevaluasi Mengidentifi-

SPMI implementasi efektivitas kasi peluang
memenuhi sistem penerapan perbaikan
standar/ manajemen
sistem sistem
regulasi sesuai dengan
sasaran/tujuan manajemen penjaminann
mutu mutu

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

SASARAN AUDIT
¬ Kepatuhan à taat aturan, taat pada pernyataan
mutu
¬ Investigasi à adanya kecurigaan à penyelidikan
¬ Kinerja à pencapaian tujuan
¬ Mutu à kesesuaian pelaksanaan sistem mutu
Manfaat Audit Mutu Internal
Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara
mengevaluasi dan mendorong adanya peningkatan melalui proses:
1. Memverifikasi tujuan PT, Standar Dikti yang ditetapkan PT dan nilai-
nilai yang telah ditetapkan dilaksanakan sesuai regulasi
2. Memantau kesesuaian pencapaian tujuan/pelaksanaan dengan
standar
3. Menjamin akuntabilitas dari pelaksanaan standar
4. Menemukan ruang perbaikan dalam rangka mengurangi Resiko PT:
a.  Resiko Kualitas
b.  Resiko Hukum
c.  Resiko Keuangan
d.  Resiko Strategik
e.  Resiko Kepatuhan
f.  Resiko Operasional
g.  Resiko Reputasi

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

 PRINSIP DASAR
AUDIT MUTU INTERNAL

Q
Prinsip Dasar Audit Mutu Internal
1.  Terencana dan sistematis
2.  Dilaksanakan oleh auditor yang bersifat profesional.
3.  Berdasar bukti à penjelasan yang rasional dalam
menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya
4.  Ketelitian à Kecermatan dalam menggali informasi
sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid.
5.  Independen à mempunyai sikap netral dan obyektif
saat membuat kesimpulan audit.
6.  Penyajian yang wajar à kesimpulan dan laporan yang
objektif.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Lingkup (Cakupan) dan Area Audit

q  Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh

terhadap mutu layanan, di antaranya:
1.  Dokumen sistem mutu
2.  Organisasi
3.  Komitmen (tanggung jawab) manajemen
4.  Sumber daya, meliputi:
a.  Sumber Daya Manusia
b.  Infrastruktur
5.  Proses dan pengendaliannya
6.  Evaluasi dan perbaikan

¨  Area audit adalah bagian/unit/seksi/laboratorim/perpustakaan yang

menjadi obyek audit.

¨  Client menentukan lingkup dan area audit sebelum proses audit

dilakukan.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

SIKLUS AUDIT MUTU INTERNAL
Penentuan
Kebijakan AMI
Auditor

Pelaporan Hasil
Audit

Audit Kepatuhan Audit Dokumen

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Tahapan Audit
Audit Sistem/Dokumen

Audit terhadap kecukupan dokumen sistem organisasi, penjaminan

mutu dan dokumen SPMI untuk memenuhi persyaratan standar
yang ditetapkan.

Audit Kinerja/Visitasi

Audit pada implementasi SPMI yang telah ditetapkan/

dijanjikan:
1.  Memeriksa apakah standar yang telah ditetapkan dalam
dokumen standar dalam SPMI atau yang telah dijanjikan,
dipenuhi atau tidak, salah satunya dengan mengisi
dokumen evaluasi kinerja.
2.  Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen SPMI
(misal: manual SPMI, SOP atau instruksi kerja) telah
dilaksanakan secara tertib dan benar.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

TEMUAN AUDIT
1.  Mencapai Standar - Standar ditingkatkan
2.  Melampaui – Standar ditingkatkan
3.  Belum mencapai – Perlu tindakan koreksi
4.  Menyimpang – Perlu tindakan koreksi

Untuk temuan yang belum mencapai dan menyimpang dari

standar maka temuan tersebut dikategorikan Observasi
(OB) atau Ketidaksesuaian (KTS).

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

KLASIFIKASI TEMUAN AUDIT

K T S OB
KeTidakSesuaian Observasi
Temuan yang Temuan yang
belum mencapai, berpotensi menjadi
menyimpang dan ketidaksesuaian
tidak sesuai atau temuan yang
dengan standar dapat segera
atau persyaratan
diperbaiki
yang ditentukan PT
DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018
Ketidaksesuaian/Observasi

Perlu ada
TINDAKAN KOREKSI

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Permintaan Tindakan Koreksi
(PTK)
Permintaan perbaikan kepada auditee atas
dasar laporan audit agar auditee
menghilangkan KTS atau penyebab KTS

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

 Tindakan Koreksi
Definisi
Ti n d a k a n y a n g d i a m b i l u n t u k m e n i a d a k a n s e b a b - s e b a b
ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga
dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada
peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Dirumuskan dalam Rapat Tinjauan Manajemen

Cara mendapatkan Tindakan Koreksi

n  Mengidentifikasi akar masalah dari KTS.

n  Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS.

n  Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah
pengulangan KTS.
n  Menerapkan langkah pengendalian.
n  Mendokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan.
DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018
Perbedaan tindakan koreksi, tindakan pencegahan,
dan verifikasi

Tindakan Tindakan
Verifikasi
Koreksi Pencegahan
Tindakan untuk Tindakan untuk Tindakan
menghilangkan menghilangkan memastikan, melalui
penyebab dari kemungkinan ketetapan tentang
penyebab
ketidaksesuaian bukti obyektif bahwa
ketidaksesuaian/
yang dikenali/situasi kemungkinan situasi persyaratan yang
lain yang tidak yang tidak ditentukan telah
dikehendaki. dikehendaki. terpenuhi.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Tugas Auditor dalam hal KTS

§  Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat

ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).
§  Menjelaskan KTS kepada auditee.
§  Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS
(misalnya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

 Eskalasi Temuan
q  Yaitu temuan-temuan yang terjadi di unit kerja,
namun tindaklanjutnya sangat tergantung kepada
institusi yang menaungi unit tersebut.

q  Cara auditor menyikapi temuan yang eskalatif, yaitu

dengan merekomendasikan status temuan ditutup
di unit tersebut (CONSIDERED CLOSED), namun
di bagian verifikasi ditambahkan keterangan bahwa
temuan tersebut dipindahkan ke institusi
(universitas/fakultas) dengan status temuan terbuka
(OPEN)
Kesimpulan Audit

q  Kesimpulan audit adalah rangkuman atau hasil

gabungan dari proses audit yang dibuat oleh tim
audit, berdasarkan pertimbangan tujuan audit
dan semua temuan audit.
q  Kesimpulan audit dituangkan dalam bentuk
laporan hasil audit

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Butir-Butir Urutan Pelaporan Hasil Audit
Butir Uraian

Kondisi/Temuan Apa yang ditemukan oleh auditor sama

dengan auditee ketahui
Kriteria/Standar/Klausul •  Standar/ekspektasi/aturan
(Lokal/Nasional /Internasional)
•  Yang ada atau dikembangkan
Akibat/Dampak •  Dampak atau risiko jika dibiarkan
•  Potensi maupun kejadian
Sebab/Akar Masalah •  Disain
•  Implementasi
Rekomendasi •  Saran perbaikan yg mengeliminir sebab
•  Jangan mengulang kriteria
Rencana Perbaikan •  Apa yang akan dilakukan, sesuai
rekomendasi
•  Kapan akan dilaksanakan dan oleh siapa
Rencana Pencegahan •  Apa yang akan dilakukan untuk
mencegah
•  Kapan dilaksanakan dan oleh siapa
 RAPAT TINJAUAN MANAGEMEN

1.  Rapat Tinjauan Manajemen adalah suatu rapat dengan
periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas
tindak lanjut temuan, dipimpin langsung oleh pimpinan,
dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen.
2.  Rapat Tinjauan Manajemen dilakukan untuk memastikan
kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
3.  Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk peningkatan
dan perubahan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI),
termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
4.  Setiap kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen harus
direkam dan rekamannya harus dipelihara.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

 INDIKATOR
KEBERHASILAN AUDIT

•  Tindak lanjut (corrective action)

•  Implementasi rekomendasi
•  Repeat order/minta diaudit kembali

Customers satisfaction
DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018
PERENCANAAN Audit Mutu Internal

1.  Meliputi semua kegiatan yang

dilakukan sebelum Audit Mutu Internal
dilakukan.

2.  Perencanaan Audit Mutu Internal yang

baik akan menentukan kualitas dan
efektivitas pelaksanaan audit.
 Pembagian Peran dalam Perencanaan AMI

Pimpinan Menetapkan kebijakan tentang

Institusi SPMI dan AMI.

Unit Menyusun mekanisme AMI,

Penjaminan instrumen, lingkup, dan melatih
Mutu auditor mutu internal.

Auditor Mempelajari mekanisme AMI,

lingkup dan instrumen.
Mutu Berkoordinasi dengan partner
Internal dalam melaksanakan AMI.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Pimpinan
Institusi Kebijakan AMI

1.  Dapat dituangkan sebagai bagian dari dokumen

Kebijakan SPMI, atau sebagai dokumen tersendiri
2.  Berisi tentang penyataan komitmen institusi untuk
melaksanakan AMI secara periodik.
3.  Kebijakan AMI dapat mengacu pada berbagai
praktek baik atau mengembangkan sistem sendiri.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

 Unit
Penjaminan
Mutu
Mekanisme AMI

1.  Dapat dituangkan dalam dokumen Manual

SPMI (E)
2.  Prosedur Audit Mutu Internal mengikuti kaidah
urutan proses PPEPP.
3.  Harus dipastikan bahwa auditor mutu internal
yang bertugas kompeten. Dilatih secara
khusus dan bertugas secara sah (ada surat
tugas).
DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018
Auditor
Mutu
Internal
Pelaksana AMI

1.  Selalu proaktif meningkatkan pengetahuan

tentang AMI (mekanisme, lingkup, jadwal,
dll).
2.  Meningkatkan wawasan tentang
keorganisasian institusi, sistem manajemen,
dan lingkup tugas unit dan person.
3.  Berkoordinasi dengan partner dan auditee
dalam melaksanakan AMI
DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018
Program Audit
1.  Penentuan tujuan dan lingkup audit
2.  Penentuan individu yang bertanggung jawab pada
pelaksanaan audit
3.  Penentuan satuan organisasi yang diaudit (area audit)
4.  Identifikasi dokumen acuan
5.  Penentuan auditor yang tepat
6.  Penentuan tanggal dan tempat audit dilakukan

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Audit Berbasis Risiko
›  Audit Berbasis Risiko (ABR)/Risk Based Audit (RBA)
adalah pendekatan audit yang dimulai dengan proses
penilaian risiko audit, sehingga dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan pelaporan audit lebih difokuskan
pada area penting yang berisiko terjadinya
penyimpangan atau kecurangan
›  Dengan ABR/RBA proses audit dapat dilaksanakan
dengan lebih efisien serta memberikan tingkat jaminan
yang lebih tinggi atas proses dan hasil audit
›  Memberikan nilai tambah bagi jasa audit melalui
rekomendasi/saran yang terkait dengan peningkatan
kinerja organisasi dan bagaimana mengelola risiko
operasi
Pertimbangan dalam Penentuan
Auditor Mutu Internal
1.  Tidak ada konflik kepentingan
2.  Memiliki pengetahuan serumpun dengan area
yang diaudit
3.  Memahami manajemen PT
4.  Menguasai teknik audit
5.  Memiliki karakter positif
6.  Mampu bekerja dalam tim

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Pertimbangan dalam Perencanaan AMI

1.  Waktu yang diharapkan dan lamanya tiap-

tiap aktivitas audit dipastikan
2.  Jadwal pertemuan yang diadakan dengan
manajemen teraudit sesuai
3.  Persyaratan kerahasiaan yang ditetapkan
4.  Distribusi laporan AMI dan tanggal
penerbitan yang diharapkan ditetapkan

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

 Jadwal Audit Mutu Internal
AMI AMI
SESUAI SIKLUS SPMI PENUGASAN
§  Frekuensinya: terjadwal §  Frekuensinya: tidak terjadwal
(semesteran, tahunan). §  Kegiatan audit di bawah kendali
§  Kegiatan audit di bawah kendali Pimpinan.
Pimpinan atau Manajer AMI §  Tujuannya:
(Wakil Manajemen). -  Sesuai permintaan client.
§  Tujuannya: -  Mencari penyelesaian masalah.
-  Memeriksa dokumen, hasil dan
proses.
-  Mengidentifikasi masalah.
-  Mencari penyelesaian masalah.

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

PERSIAPAN FORMAT DAFTAR TILIK

Format atau bentuk daftar tilik yang baik akan

membantu auditor mutu internal, maka harus:
1.  Daftar tilik harus Informatif
2.  Daftar tilik harus mudah dipahami
3.  Daftar tilik harus sesuai proses utama unit
yang diaudit
4.  Daftar tilik harus dapat sebagai alat
pemandu audit visitasi

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Contoh Daftar Tilik

Referensi
No. (Butir Pernyataan Y T Catatan Khusus
Mutu)
1. Standar 3 Sebagian dosen Cek pada RPS dan

belum jurnal perkuliahan

Butir 3.6
menyampaikan
kontrak perkuliahan

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

Format Temuan

KTS/OB Referensi
Pernyataan
(Initial Auditor) (butir mutu)

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

PERSIAPAN AUDIT MUTU INTERNAL:
INSTRUMEN EVALUASI DIRI

Agar AMI lebih fokus dan efektif maka sebaiknya auditee

menyusun instrumen evaluasi diri
Instrumen evaluasi diri dapat berbentuk portofolio, deskriptif,
atau berupa data kuantitati

Instrumen evaluasi diri dipelajari auditor pada audit dokumen

Ruang peningkatan mutu menjadi lebih jelas

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

INSTRUMEN EVALUASI DIRI

1.  Alat bagi auditor untuk melihat kelebihan dan

kelemahan auditee
2.  Instrumen evaluasi diri dibuat sesuai standar yang
ditetapkan PT
3.  Sebaiknya dibuat dengan rubrik gradasi kualitas
4.  Alat untuk mengukur pemenuhan SN DIKTI dan standar
internal
5.  Dalam AMI Auditor melihat bagian isian yang lemah
6.  Dalam AMI Auditor memverifikasi isian yang telah baik

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

TERIMA KASIH

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018