AUDIT INTERNAL

dr. T. Bintarta M.Kes

 Pengertian Audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan

(dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
 Istilah & Definisi

 Kriteria Audit : Kebijakan, prosedur atau

persyaratan yang digunakan sebagai referensi untuk
melaksanakan audit.

 Bukti Audit : Rekaman atau data yang sah,

pernyataan atau informasi lainnya yang ada
hubungannya dengan ‘kriteria audit’ serta dapat
diperiksa / ditelusuri kebenarannya.

 Temuan Audit : Hasil evaluasi bukti audit yang

dikumpulkan berdasarkan kriteria audit.
 Istilah & Definisi

 Kesimpulan Audit : Hasil akhir audit yang

dipresentasikan oleh auditor / tim auditor setelah
mempertimbangkan bukti dan temuan audit.

 Auditee : Organisasi, perusahaan, orang atau

kelompok orang yang diaudit.

 Auditor : Seseorang yang memiliki kompetensi

untuk melaksanakan audit.
TUJUAN AUDIT

1. Untuk menentukan kesesuaian atau ketaksesuaian

unsur-unsur sistem mutu dengan syarat-syarat yang
ditetapkan.
2. Untuk menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-
tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja
Kunci).
3. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki
sistem mutu.
4. Untuk memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan
 AUDIT INTERNAL DAN
6
EKSTERNAL
 Audit internal: audit yang dilakukan untuk
menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan
kegiatan terhadap standar mutu organisasi
sendiri ( standar Internal), Peraturan,
Prosedur, Instruksi kerja
 Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk

menentukan tingkat kesesuaian terhadap

standar eksternal
Manfaat audit internal
 Bagi Puncuk pimpinan : Referensi dalam
membuat keputusan: mengambil atau merubah
kebijakan agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi jangka panjang
 Bagi Unit Operasional : Mengidentifikasi dan

memahami permasalahan yang ada dalam

organisasi secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah perbaikan
Manfaat Audit Internal ...
lanjutan
 Bagi Unit Pengelola Mutu : Membantu pengendalian mekanisme
jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun hasil
 Bagi Karyawan : Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta
pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat
prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis
 Bagi Auditor : Proses pembelajaran dan pertumbuhan
 Bagi pelanggan : Audit internal merupakan proses
pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan
ketidakpuasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan
dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga
komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan
pada pelanggan benar-benar tercapai
 10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee
(poihak yang diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan
secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan
 Dasar penetapan tujuan audit
internal
 Prioritas permasalahan yang dihadapi
organisasi
 Persyaratan suatu sistem manajemen (misal:
standar akreditasi, standar ISO) yang
digunakan sebagai acuan
 Persyaratan regulasi
 Evaluasi terhadap rekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Dasar penetapan tujuan audit internal Contoh tujuan audit internal

Permasalahan prioritas yang dihadapi Menganalisis banyak terjadi complain

organisasi pasien pada pelayanan farmasi

Persyaratan suatu system manajemen Mengetahui kesesuaian proses pelayanan

yang diacu laboratorium dengan standar pelayanan lab
FKTP
Persyaratan regulasi Mengetahui kesesuaian sumber daya
dengan permenkes No 75/2014 atau 9/2014

Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan

laboratorium mitra

Potensi risiko kegiatan pelayanan Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan

imunisasi
 AUDITOR
Seorang auditor HARUS memiliki pengetahuan
dan keahlian dalam bidang :
 Teknik, prosedur dan prinsip-prinsip audit sistem
manajemen mutu.
 Pengetahuan umum tentang sistem manajemen mutu
serta dokumen-dokumen referensinya.
 Keadaan organisasi yang akan diaudit
Kompetensi auditor

 Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektif
 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
 Teknik sampling
 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
 Menyiapkan laporan audit
 Menjaga kerahasiaan informasi
 Komunikasi
Khusus untuk auditor yang ditunjuk menjadi ‘team
leader’, ada tambahan pengetahuan yang HARUS
dimiliki, yaitu :
 Mampu membuat perencanaan audit
 Mampu mengorganisir dan memimpin anggota tim
audit
 Mencegah dan menyelesaikan konflik
 Memimpin tim audit dalam mencapai kesimpulan
audit
Kegiatan yang biasa dilakukan auditor
 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh
auditee
 Membandingkan kenyataan dengan
standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan
 TEMUAN AUDIT

Positif Negatif
 KATEGORI TEMUAN AUDIT
MAJOR
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap SMM, yang nantinya bisa berdampak pada
pelanggan atau tidak berjalannya sistem:
 Penyimpangan terhadap Standard ISO/ Akreditasi / Persyaratan Perizinan/Legal
 Penyimpangan terhadap SMM Organisasi ( Selalu/ Seluruhnya )

MINOR
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas pada SMM atau karena tidak dipenuhinya prosedur
yang berlaku:
 Tidak konsisten terhadap Standard ISO/ Akreditasi/ Persyaratan Perizinan/ Legal
 Tidak konsisten terhadap SMM Organisasi ( Terkadang/ Sesekali )

OBSERVASI
Bukan merupakan suatu Penyimpangan , namun lebih bersifat Saran
untuk Perbaikan:
 Kerapihan Dokumen, Kebersihan Lingkungan
 Perubahan Narasi Dokumen
 Kesalahan dalam penulisan, dsb
Tahapan audit internal
AUDIT INTERNAL
• Pembentukan Tim Audit
Pra Audit
• Menyusun rencana Audit

• Rapat Internal Audit

Audit
• Penyusunan Materi Audit

• Laporan hasil Audit

Paska • Rekomendasi Perbaikan
• Monitoring hasil perbaikan
Audit
Proses Self Assesment oleh Puskesmas

1. Pembentukan Tim Auditor

2. Membuat SK Audit Internal
3. Penentuan Pelaksanaan Audit Internal
4. Penyusunan Instrumen Audit Internal
5. Sosialisasi Audit Internal
6. Melaksanakan Audit Internal
 AUDIT INTERNAL PUSKESMAS sebagai Self
Assesment
PEMBENTUKAN TIM AUDITOR INTERNAL

 Koordinator Auditor : ........................

 Anggota :
1. ..........................
2. ..........................
dst
Langkah-Langkah
 Ada kebijakan Kapus (SK Tim Mutu, tim Audit
Internal)
 SOP Audit Internal
 Perencanaan
 Rapat Tim Audit Internal
 Penentuan prioritas Sasaran Audit
 Jadwal Audit Dan pembagian Tim
 Instrumen Audit

 Open Meeting
 Persuratan
 Pelaksanaan
 Prinsip cross audit
 Prinsip ada kesepakatan koreksi antara auditor dan
auditee
 Tahap Analisa
 Rekap Hasil Temuan
 Bahan untuk Membuat Laporan
 Laporan
 Tahap Tidak Lanjut
 Close Meeting
 RAPAT
PEMBUKA Tujuan dari rapat pembuka
adalah memastikan bahwa
tidak ada perubahan yang
dilakukan sejak persetujuan
tanggal dan ruang lingkup
audit.

Peserta rapat pembuka meliputi

top manajemen, wakil
manajemen, koordinator AI,
 AGENDA RAPAT PEMBUKA

 Sambutan Top Manajemen

 Perkenalan tim auditor dan tim leader
 Menyampaikan rencana audit, tujuan, kriteria, dan
agenda.
 Menyampaikan metoda audit yang akan digunakan
auditor
 Menjelaskan definisi dan tingkatan temuan
 Konfirmasi dan kesepakatan
Hal-hal Yang Diaudit
 Ruang Lingkup ADMIN
1. PTP
2. RPK:
3. SMD / MMD / SKP :
4. SARANA PRASARANA :
5. KETENAGAAN :
6. KEUANGAN :
7. SP2TP :
8. PKP / PMKP / MUTU LAYANAN KLINIS
9. SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT
10. SURVEI KEPUASAN PASIEN
11. MUTU
 Ruang Lingkup PROGRAM

1. KIA-KB
2. PROMKES
3. KESLING :
4. GIZI
5. P2 ( IMUNISASI / TB / VCT /KUSTA)
6. PROGRAM PENGEMBANGAN: LANSIA,
JIWA DLL
7. MUTU
 Ruang Lingkup YANIS

1. PENDAFTARAN
2. POLI UMUM
3. GIGI
4. LABORATORIUM
5. UGD
6. FARMASI
7. RAWAT INAP
8. RAWAT INAP PONED
9. GIZI
10. KIA-KB
11. KESLING
12. IMUNISASI/P2
13. MUTU
Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit
dilakukan dengan berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada
auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu
proses pengumpulan data dibandingkan dengan
kriteria audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit

1. Latar belakang
2. Tujuan audit
3. Lingkup audit
4. Objek audit
5. Standar/kriteria yang digunakan
6. Auditor
7. Proses audit
8. Hasil dan analisis hasil audit
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang
disepakati bersama dengan auditee
Presentasi Hasil Audit Internal dihadapan seluruh
karyawan Puskesmas dan Dinas Kesehatan
pelaksanaan audit internal
word
RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN
• Pemaparan hasil Internal Audit
• Evaluasi Kinerja Puskesmas
1 • Umpan Balik Konsumen

• Brain storming penyebab masalah

• Kemungkinan Penyelesaian masalah
2
• Penyusunan Rencana Tindak Lanjut
• Monitoring dan Evaluasi
3
 TINJAUAN MANAJEMEN,

FKTP menetapkan untuk meninjau

Sistem Manajemen Mutu 2 (DUA) kali
dalam SETAHUN

Agenda Pembahasan :
1. Undangan 1. Hasil Audit Internal
RTM 2. Hasil manajemen komplain
2. Agenda 3. Hail survey kepuasan masyarakat
RTM 4. dll
3. Notulen
PIMPINAN RTM,
Top Manajemen

PESERTA RTM,
seluruh karyawan & sektor
terkait (Dinkes Kab )