AUDIT INTERNAL

DIREKTORAT MUTU PELAYANAN KESEHATAN

KEMENTERIAN KESEHATAN RI
Apa yang dimaksud dengan
“audit?”

Click icon to add picture

SECTION BREAK
SECTION BREAK
Insert the title of your subtitle Here
This text can be replaced with your own text.
 Pengertian audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat

dipertanggung jawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan,
pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan)
secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi
pada azas penggalian nilai atau manfaat
SECTION BREAK
Insert the title of your subtitle Here
.

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Beberapa istilah yang harus
dipahami
 Kriteria audit

Kumpulan kebijakan, prosedur atau

persyaratan yang dipakai sebagai acuan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding
terhadap bukti audit
 Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang

relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
 Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit

Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit,
atau peluang perbaikan.
JENIS AUDIT
 JENIS AUDIT
 AUDIT INTERNAL
DILAKUKAN DI DALAM SUATU ORGANISASI OLEH AUDITOR INTERNAL YANG JUGA
KARYAWAN ORGANISASI SENDIRI, UNTUK KEPENTINGAN INTERNAL ORGANISASI
SENDIRI.
 Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada public atas
apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai temuan, disebut juga sebagai
audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang atau panita

 AUDIT EKSTERNAL
AUDIT YANG DILAKUKAN OLEH PIHAK DI LUAR ORGANISASI
 Audit pihak kedua (oleh pelanggan, misalnya audit yang dilakukan oleh
BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
 Audit pihak ketiga (oleh institusi independent, misalnya survei akreditasi,
audit oleh Badan Pengawas)
10 ESENSI AUDIT
 10 ESENSI DARI AUDIT:

• Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit)

• Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien

• Dilakukan dengan azas manfaat

• Dilakukan secara objektif

• Berpijak pada fakta dan kebenaran

• Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis

• Bermuara pada pengambilan keputusan

• Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu

• Merupakan kegiatan berulang

• Menghasilkan laporan
 Tujuan audit

Mendapatkan data
dan informasi faktual dan signifikan berupa
data , hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi
auditor sebagai dasar pengambilan keputusan,
pengendalian manajemen, perbaikan dan atau
perubahan
 TUJUAN AUDIT
INTERNAL

Membantu menyelesaikan permasalahan

organisasi, dalam rangka
meningkatkan mutu dan kinerja organisasi
DASAR PENETAPAN TUJUAN AUDIT INTERNAL
• Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi

• Rencana pengembangan pelayanan

• Persyaratan suatu sistem manajemen (misal: standar akreditasi, standar

ISO) yang digunakan sebagai acuan

• Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak

• Evaluasi terhadap rekanan

• Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

Dasar penetapan tujuan audit internal Contoh tujuan audit internal

Permasalahan prioritas yang dihadapi Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada
organisasi pelayanan farmasi

Rencana pengembangan pelayanan Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan

laboratorium

Persyaratan suatu system manajemen yang Mengetahui kesesuaian proses pelayanan laboratorium
diacu dengan standar pelayanan lab puskesmas

Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan
permenkes No 75/2014

Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium

mitra

Potensi risiko kegiatan pelayanan Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi

 AKTIFITAS AUDIT

Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
 KEGIATAN YANG BIASA DILAKUKAN AUDITOR

• Telaah dokumen
• Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
• Observasi
• Pemeriksaan silang (cross-check)
• Meminta penjelasan dari auditee
• Mengakses catatan yang disimpan auditee
• Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
• Mewawancarai auditee
• Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
• Menyampaikan angket survey
• Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
• Menganalisis data
APA MANFAAT AUDIT
INTERNAL
 APA MANFAAT AUDIT INTERNAL
Bagi Pucuk Pimpinan
Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau
merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi jangka panjang

Bagi Unit Opreasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit
operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah perbaikan

Bagi Unit Pengelola Mutu

Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu
baik pada tahap input, proses, maupun hasilz
 Bagi Karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta
pembangunan budaya organisasi: budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya
kerja sistematis

Bagi Auditor
Proses pembelajaran dan pertumbuhan

Bagi Pelanggan
Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan
yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko) dan
dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga
komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan pada pelanggan
benar-benar tercapai
Bagi Rekanan
Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan
 PERAN DAN
KOMPETENSI
AUDITOR INTERNAL
 DON’T
PERAN AUDITOR INTERNAL

Katalisator untuk mempercepat

perubahan dalam upaya:
• Memastikan kebijakan mutu
dilaksanakan
• Memberdayakan sistem mutu • Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada

• Memperbaiki sistem pelayanan motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan

• Meningkatkan kinerja pelayanan • Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan

dianggap tidak berbobot
 TUGAS DAN FUNGSI AUDITOR INTERNAL
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas, dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor
mempunyai tugas:

• Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk melaksanakan audit internall

• Melaksanakan audit internal:

• Menyusun audit plan.

• Menyusun instrumen audit

• Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.

• Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.

• Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara objektif.

• Menyepakati tindak lanjut dengan auditee

• Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu dan kepada Kepala Puskesmas.

• Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit

 KOMPETENSI APA YANG PERLU DIMILIKI SEORANG AUDITOR INTERNAL ?

• Verifikasi atas informasi yang dikumpulkan

• Paham dan mampu menerapkan prosedur audit, • Validasi:
metoda, dan instrumen audit bukti kesesuaian/tidak thd customer needs
• verifikasi :
• Melaksanakan audit tepat waktu bukti kebenaran/tdk terhadap persyaratan
• konfirmasi :
• Fokus audit pada masalah prioritas memperkuat bukti

• Tehnik sampling
• Mengumpulkan informasi/fakta, melalui melalui:
• Mencatat / mendokumentasikan
interview, mendengarkan, observasi, meninjau
ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip • Menyusun laporan

• komunikasi

• Menjaga kerahasian
01/29/2024 26
 MENYUSUN RENCANA AUDIT
Tahap I :
penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit

Tahap II:
pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang
disusun berdasar standar/kriteria tertentu

Tahap III:
analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan
rencana tindak lanjut audit

Tahap IV:
Pelaporan dan diseminasi hasil

27
01/29/2024
 MENYUSUN RENCANA AUDIT

Menetapkan Tujuan Audit

Contoh tujuan audit internal

Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada
pelayanan farmasi
Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan
rekam medik
Mengetahui kesesuaian proses pelaksanaan
penyuluhan dengan standar penyuluhan puskesmas
Mengetahui kesesuaian sumber daya rekam medis
dengan permenkes No 75/2014
Menetapkan lingkup audit
Tetapkan Unit kerja/program/kegiatan yang akan
diaudit
Menetapkan apa yang akan audit
Dari unit kerja/program/kegiatan: apa saja yang
akan diaudit
Menetapkan kritera apa yang akan audit
Tetapkan kriteria yang akan digunakan:
standar, pedoman/panduan, SOP, indicator kinerja ?

28
STANDAR/KRITERIA AUDIT YANG DIGUNAKAN

• Kebijakan, standar, prosedur, pedoman, kerangka acuan yang ditetapkan oleh

FKTP

• Peraturan perundangan yang berlaku

• Indikator kinerja dan target kinerja

• Standar dan instrumen akreditasi FKTP:

• Puskesmas

• Klinik Pratama
 MENYUSUN RENCANA AUDIT

Alokasi Waktu

Memilih Metode Audit

• Wawancara
• Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan
• Periksa dokumen
• Telusur rekam kegiatan
• Inspeksi kondisi fasilitas
• Meminta peragaan
• Mengukur (compliance rate)

30
 AUDIT INTERNAL

Persiapan untuk melaksanakan audit:

• persiapan auditor,
• penetapan kriteria audit,
• penyusunan instrumen audit

Pelaporan hasil audit:

perhatikan format laporan

31
 PERENCANAAN AUDIT INTERNAL
• Tujuan audit internal:
contoh melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja
• Lingkup audit:
menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
• Objek audit:
apa saja yang perlu diaudit
• Menetapkan kriteria yang akan digunakan
• Alokasi waktu:
berapa lama akan dilakukan
• Metoda audit:
komunikasi interaksi secara langsung, metoda survei, dsb
• Persiapan audit:
persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit
• Laporan hasil audit:
perhatikan format laporan
 SISTEMATIKA / FORMAT PERENCANAAN PROGRAM /
KERANGKA ACUAN KEGIATAN

1. Pendahuluan
2. Latar Belakang (dan ruang lingkup)
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus.
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan.
5. Cara melaksanakan kegiatan.
6. Sasaran (audit)
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 CONTOH FORM: RENCANA AUDIT
No Unit/sasaran audit Auditor Kegiatan/ Standar/ Tanggal Tanggal
proses yang kriteria audit I audit II
diaudit yang
digunakan
Tehnik Audit Internal
 TEHNIK AUDIT INTERNAL

• TEHNIK PENGUMPULAN DATA

• TEHNIK WAWANCARA
• TEHNIK OBSERVASI
• TEHNIK TELAAH (REVIEW) DOKUMEN
• TEHNIK TELUSUR (TRACER)
• TEHNIK SIMULASI
TEHNIK PENGUMPULAN
DATA
 METODA PENGUMPULAN DATA

• WAWANCARA
• OBSERVASI
• MENELUSUR/MENELAAH
DOKUMEN-DOKUMEN BUKTI
PELAKSANAAN
PEKERJAAN/KEGIATAN
• TELUSUR PELAKSANAAN
KEGIATAN
• MEMINTA PERAGAAN (SIMULASI)
• (HASIL asesmen yang dilakukan
pihak lain)
• SAMPEL UNTUK PENGUMPULAN
DATA/INFORMASI
• BERAPA LAMA WAKTU
DIBUTUHKAN UNTUK
MENGUMPULKAN
DATA/INFORMASI
• KUALITAS DATA/INFORMASI
 PROSES PENGUMPULAN DATA

• RETROSPECTIVE
• PROSPECTIVE/CONCCURENT
 JENIS DATA YANG DIKUMPULKAN

• DATA PRIMER

• DATA SEKUNDER
 DATA PRIMER

 SURVEI
 DISKUSI
 KUESIONER
 INTERVIEW
 TELUSUR PELAKSANAAN KEGIATAN
 OBSERVASI LANGSUNG PELAKSANAAN
KEGIATAN
 DATA SEKUNDER

• MELIHAT DAN MENELUSUR DOKUMEN

DOKUMEN REGULASI DAN REKAM

KEGIATAN

• HASIL-HASIL SURVEI

• REKAM MEDIS PASIEN

• MELIHAT LAPORAN

• MELIHAT DATA KOHORT

 Instrumen yang biasa
digunakan untuk pengumpulan
data pada audit internal

 Panduan wawancara dengan daftar

pertanyaan
 Check list
 Panduan / protokol observasi
 Check list pemeriksaan fasilitas
 Perhatikan dalam menyusun alat pengumpulan
data/informasi
• Relevan dengan kriteria audit
• Hindari penggunaan akronim, jargon
• Definisi yang jelas thd terminologi yang digunakan jika dibutuhkan
• Beri ruang untuk pengecualian
• Jika melakukan wawancara: perhatikan penggunaan pertanyaan tertutup
atau terbuka (sesuai kebutuhan)
• Jika melakukan observasi: jelaskan apa yang diobservasi dan bagaimana
melakukan observasi
• Jika meminta peragaan: jelaskan apa yang harus diperagakan
• Perhatikan urutan dalam melakukan penggalian informasi
TEHNIK WAWANCARA
 PENGERTIAN WAWANCARA (SCHOSTAK, 2006)

Komunikasi dua arah (conversation) yang bertujuan untuk memperoleh informasi

secara lebih mendalam (in-depth information) tentang suatu topik atau subyek,
sehingga dapat diinterpertasikan fenomena yang disampaikan oleh yang
diwawancara
 MELAKUKAN WAWANCARA
• Auditor mengupayakan agar wawancara berjalan alamiah: lebih banyak
mendengar dari pada berkata-kata

• Auditor harus bersikap netral

• Ciptakan suasana yang nyaman, sehingga yang auditee bebas dan mudah
untuk berbicara

• Auditor harus dapat mengarahkan proses wawancara focus pada hal-hal

penting dari topik yang dibahas
 ETIKA WAWANCARA
1. Perhatikan penampilan, percaya diri

2. (Perkenalkan diri)

3. Hindari pertanyaan yang sifatnya menggurui, atau menyalahkan

4. Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan auditee. Boleh menyela apabila auditee lari dari
topik wawancara

5. Mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari penjelasan auditee (drill down), tetapi jangan
sampai terkesan mencecar, dan jangan memojokkan auditee, sehingga merasa bodoh atau sebagai
tertuduh

6. Jangan mengajukan pertanyaan yang bersifat interogatif

7. Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih

 TEHNIK WAWANCARA (BERTANYA)
• I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya melihat bahwa anda tidak

melakukan………., vs mengapa anda tidak melakukan…….),bukan You

statement

• Close open question (menggunakan pertanyaan terbuka dan tertutup)

• Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang netral, buka

pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban tertentu)

• Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti mengupas bawang

• Active listening (mendengar aktif)

• Polite questioning (bertanya dengan sopan)

 Do you know these?

• We listen at 125-250 wpm, think at 1000-3000 wpm

• 75% of the time we are distracted, preoccupied or forgetful

• 20% of the time, we remember what we hear

• More than 35% of businesses think listening is a top skill for success

• Less Active
than 2%listeners speak
of people 30%
have hadofformal
the time and listen
education 70%
with of the
listening
time. Sometimes, we have to try hard not to interrupt – the only
acceptable reason is to clarify or confirm what has been said.
STEPS OF ACTIVE LISTENING
 POLITE QUESTION

1. Tolong jelaskan…………..
2. Bagaimana proses pengorganisasian dalam pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan perencanaan obat ?
4. Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5. Tolong jelaskan strategi saudara untuk melakukan
koordinasi…….
6. Tolong jelaskan bagaimana proses monitoring…………
SETIAP KALI MENGAJUKAN SATU PERTANYAAN,
PERHATIKAN:

• Pastikan bahwa auditee paham akan apa yang ditanyakan oleh auditor
• Tanyakan ulang untuk klarifikasi jika dijawab kurang tepat
• Berhenti sejenak, setelah satu jawaban untuk mendorong lebih banyak
informasi.
• Berikan umpan balik positif
• Meminta lebih banyak informasi jika memerlukan pemahaman jawaban yg
lebih lanjut
55
 TEKNIK OBSERVASI

• Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan indra jadi tidak
hanya dengan pengamatan menggunakan mata saja. Medengarkan, mencium, mengecap
meraba termasuk salah satu bentuk dari observasi. Instrumen yang digunakan dalam
observasi adalah panduan pengamatan dan lembar pengamatan.

• Observation is way of gathering data by watching behavior, events, or noting physical

characteristics in natural setting (CDC, 2008)

• Observasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung

 KEUNTUNGAN OBSERVASI

• Mengumpulkan data sesuai dengan waktu dan

tempat kejadian atau kegiatan dilakukan
• Tidak bergantung pada kebersediaan atau
kemampuan pemberi informasi
• Memberi peluang pada auditor untuk melihat
langsung, tidak hanya mendengar kata orang
 Kerugian observasi
• Observer bias

• Hawthorne effect: berperilaku baik karena diamati

• Butuh waktu

• Tidak dapat menjelaskan mengapa orang melakukan atau tidak

melakukan sesuatu tindakan
 KETERBATASAN OBSERVASI
• Observasi tidak selamanya memungkinkan untuk suatu
kejadian yang spontan oleh sebab itu harus ada persiapan
• Tidak selalu bisa menentukan ukuran kuantitas terhadap
apa yang diobservasi
• Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan
lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kekurangan
yang ada (HAWTHORNE EFFECT)
• Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan data terutama
yang sifatnya rahasia
Teknik observasi dalam proses pengumpulan data
dibagi menjadi 3 macam
KAPAN AUDITOR PERLU MELAKUKAN OBSERVASI

• Kalau auditor ingin memahami suatu proses atau situasi yang sedang
berjalan

• Kalau auditor akan mengumpulkan data perilaku individual atau interaksi

antar orang/karyawan

• Kalau auditor ingin mengetahui tentang kondisi fisik

• Kalau audito ingin melakukan konfirmasi antara hasil wawancara dengan

fakta di lapangan.
 MERENCANAKAN OBSERVASI

• Menentukan apa yang akan diobservasi, di

mana, dan kapan
• Merencanakan bagaimana data observasi akan
dikumpulkan:
• Lembar observasi dan daftar tilik
• Panduan observasi
• Buku catatan observasi
• Video recording
 Telaah dokumen

• Tujuan:
• Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia: dokumen, laporan, file,
tulisan, catatan
• Keuntungan:
• Informasi yang diperoleh dapat secara independen diverifikasi
• Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
• Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan sendiri pencarian data
• Kerugian:
• Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh dari dokumen yang ditelaah
• Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan dan menganalisis
membutuhkan waktu (time consuming)
• Kualitas data tidak dapat dikendalikan
 Langkah

• Buat daftar dokumen apa saja yang perlu dilihat

• Buat panduan telaah dokumen dan checklist yang berisi butir-
butir apa saja yang akan dilihat dari tiap dokumen tersebut
• Lakukan identifikasi apakah diperlukan auditee untuk terlibat
ketika melakukan telaah dokumen
• Lakukan analisis dan kesimpulan dari hasil telaah dokumen
tersebut
 Tehnik telusur

• Telusur adalah mengikuti jejak bagaimana pelaksanan dari

aturan (regulasi) yang telah disusun.
• Telusur dilakukan untuk:
• Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur, perencanaan yang sudah
disusun
• Untuk mencari peluang untuk perbaikan
• Untuk menilai kepatuhan terhadap standar, prosedur atau aturan yang
telah ditetapkan
• Jenis-jenis telusur:
• Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
• Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien
• Telusur (pelaksanaan) program tertentu
• Telusur lingkungan

• Penelusuran dapat dilakukan dengan :

– melihat dokumen yang merupakan rekaman dari pelaksanaan,
– Observasi pelaksanaan kegiatan
– wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur proses
pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya perbaikan yang
dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut perbaikan.
– Meminta dilakukan simulasi
 Contoh-contoh telusur

• Mutu dan keselamatan pasien:

• Telusur terhadap pelaksanaan proses PDCA
• Telusur proses identifikasi pasien:
• Bagaimana regulasinya ?
• Bagaimana pelaksanaan:
• Dari dokumen rekam kegiatan
• Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
 Telusur manajemen

• Untuk membuktikan bahwa proses manajemen berjalan dengan

baik, maka dapat melakukan telusur terhadap rekaman
kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
monitoring dan evaluasi terhadap keseluruhan kegiatan
puskesmas.
 Telusur UKM

• Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan program/UKM Puskesmas dilakukan

mulai dari proses identifikasi kebutuhan masyarakat akan program, perencanaan
program, pengorganisasian program, pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi
program.

• Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil rekaman kegiatan mulai dari
perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi dengan hasil-hasil dan tindak lanjut
yang dilakukan.

• Penelusuran juga perlu dilakukan untuk membuktikan apakah proses dilakukan sesuai
dengan kebijakan dan pedoman program (melalui wawancara dengan pihak-pihak yang terkait
dalam pengelolaan dan pelaksanaan program termasuk lintas program, lintas sector, masyarakat dan
sasaran program).
 Telusur pelayanan klinis

• Telusur individual pasien: mengikuti satu pasien mulai dari proses

pendaftaran sampai pulang
• Telusur system pelayanan klinis secara keseluruhan:
• Melihat keseluruhan system pelayanan klinis
• Melihat secara detail tahapan dari system pelayanan klinis mulai dari system
pendaftaran, system kajian klinis, system pemeriksaan penunjang, proses
pemberian obat, pemulangan, dst.
• Telusur system pelayanan klinis secara individual:
• Melihat proses pelayanan klinis di laboratorium misalnya, mulai dari kebijakan,
panduan, SOP, dan proses pelaksanaannya
Pelaksanaan audit internal
Persiapan
• Pastikan kerangka acuan yang
disusun telah lengkap, pelajari
kembali kerangka acuan yang
akan digunakan
• Pemberitahuan pada unit kerja
yang akan diaudit
• Persiapan auditor
• Pastikan kriteria audit dan
instrument pengumpulan data
lengkap
• Susun scenario audit:
sequence of events/activities
(short story)
Entry (opening session)
• Memperkenalkan diri,
konfirmasi jadual
• Menjelaskan tujuan audit
internal yang akan
dilakukan
• Menjelaskan proses
kegiatan audit yang akan
dilaksanakan
Proses pengumpulan data
• Lakukan pengumpulan data
sesuai dengan tahapan proses
kegiatan audit dengan
menggunakan instrument yang
disusun
• Pastikan berapa sampel yang
akan diambil
• Pastikan siapa yang akan
diwawancara
• Pastikan proses apa yang akan
diamati
Analisis data temuan
• Lakukan analisis kesesuaian
antara fakta dan kriteria yang
digunakan
• Bahas ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
• Lakukan analisis mengapa
terjadi ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
Exit meeting
• Sampaikan resume temuan,
analisis, dan rencana tindak
lanjut yang disusun
• Sepakati rencana tindak
lanjut terhadap temuan
bersama dengan auditee,
dengan kejelasan kapan
waktu temuan-temuan
tersebut akan diselesaikan
• Ucapan terimakasih
Penyusunan laporan
• Menyusun laporan
temuan dan tindak
lanjut
• Menyampaikan laporan
temuan dan tindak
lanjut kepada Kepala
Puskesmas,
Penanggung jawab
mutu, dan unit kerja
yang diaudit
 Analisis Temuan
dan
Tindak lanjut audit
Analisis data temuan

• Lakukan analisis kesesuaian

antara fakta dan kriteria yang
digunakan
• Bahas ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
• Lakukan analisis mengapa
terjadi ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
 Analisis Temuan Audit
• Data  Fakta  analisis kesenjangan  temuan audit
• Temuan audit:
– Kesenjangan (gap) antara bukti audit dibandingkan dengan kriteria audit
• Analisis terhadap temuan audit (bersama dengan auditee):
– Dari sekian banyak temuan prioritaskan dan pilah apa yang dapat segera
diselesaian (“small or simple problem”), dan temuan-temuan apa yang
perlu pembahasan bersama (“large or complex problem”)
– Lakukan pembahasan dengan auditee untuk mengidentifikasi penyebab
terjadinya kesenjangan (analisis penyebab masalah)
 Differences between large and smal
problems
Large problem Small
problem
Contributing factor 2

Contributing factor 3

Contributing factor 1

Contributing factor 4

“Large problem” is composed Small problem is simple

ofseveral “contributing factors” composition. Not complicated

KAIZEN Process (CQI) Small KAIZEN: simple problem solution

10
 Diff erent level of “KAIZEN”
Large KAIZEN Small KAIZEN
(KAIZEN Process - CQI)
Target Large problem, Medium problem Small problem
Period of Need certain time Short time
implementa (one KAIZEN cycle is maximum 6 (Few minutes – less than one
tion months) month)
Process of 1) Identify problems 1) Identify problems
implementa 2) Collect baseline data 2) Come up with the solutions
tion 3) Identify causes 3) Implement
4) Come up with possible
measures
5) Implement
measures…
etc.
Persons in All section staff All section staff
charge
Type of Records according to QC story Good practice sheet, Small
record Key question is… KAIZEN sheet
“can you come up with the solutions 11
• Identifikasi masalah (temuan audit)
• Lakukan analisis sebab masalah (jika perlu lakukan penggalian
data lebih lanjut untuk mengidentifikasi sebab masalah)
• Mengidentifikasi sebab-sebab masalah langsung dan tidak
langsung (akar masalah pada sistem)
• Menyusun alternative perbaikan yang perlu dilakukan
• Menyusun rencana perbaikan
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak
lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk
upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh temuan hasil audit, auditee harus mempelajari
laporan audit, melakukan analisis terhadap temuan, sebagai dasar
menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring

Monitoring
Auditor internal wajib menyampaikan
hasil-hasil audit pada saat pertemuan
tinjauan manajemen
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
Contoh form temuan dan rencana tindak
lanjut audit
Contoh 1. form temuan audit dan rencana tindak lanjut:

Form Ringkasan Temuan Audit

No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Target

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaika pencegah Waktu
objektif thd yang n an penyeles
standar/ins digunaka aian
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
Contoh 2: form temuan audit dan rencana tindak lanjut
Terimakasih