TEKNIK AUDIT INTERNAL

AKREDITASI PUSKESMAS
 Nama:
Suharsono, BN, MN, CH. CHT

Telp/ WA:
08122958265
fb:
suharsonoMn
Email:
suharsonomn@yahoo.co.id

Kegiatan:
1. Trainer and Consultant : Disi Training Center
2. Trainer Holistic Care Centre Yogyakarta
3. Trainer : Achievement motivation training
4.Trainer peningkatan SDM
HApuskesmas- Pelatihan Terapi Modalitas
2
puskesmasJ Surakarata
 Slogan Sapaan ……Kita !

Selamat siang : Semangat pagi

Selamat Sore : Semangat pagi

Puskesmas mungkid :.....OK.!!!
Reakreditasi : … Siap laksanakan
Perubahan : Itu Kuncinya !!!
 Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian
yang berujung pada penarikan kesimpulan secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang
berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk

membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
 Mengetahui kesesuaian/ ketidaksesuaian elemen mutu
dengan persyaratan
 Menentukan efektivitas penerapan Sistem Manajemen
Mutu dan Sistem Mutu Pelayanan
 Memberi peluang untuk perbaikan Sistem Mutu
 Memenuhi persyaratan
 Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
 Rencana pengembangan pelayanan
 Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan
sebagai acuan
 Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
 Evaluasi terhadap rekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
 Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau

merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi jangka panjang
 Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada

dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah perbaikan
 Bagi unit pengelola mutu

 Membantu pengendalian mekanisme jaminan mutu

baik pada tahap input, proses, maupun hasil
 Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan

budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur,
budaya perbaikan, budaya kerja sistematis
 Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan pertumbuhan

 Bagi pelanggan

Audit internal merupakan proses pendeteksian segala

kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan
pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan
tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen
untuk memberikan kepuasan dan keamanan pada
pelanggan benar-benar tercapai
 Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan

 Jenis audit
1. Audit internal:
• dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor
internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk
kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada
publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama
• Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
2. Audit eksternal:
• dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua
(oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS
terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan audit
pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit
Bawas)
Management Audit
System Audit
Product Audit
Process Audit
 Pemeriksaan terhadap
tinjauan Manajemen,
penugasan, delegasi dan
metoda operasi

 Untuk memeriksa sejauh

mana Kebijakan dan
Sasaran Mutu tercapai
 Pemeriksaan terhdp
Sistem (dokumentasi dan
penerapannya)
 Tujuan :
Mengetahui apakah
dokumentasi memadai
(sesuai persyaratan) dan
dijalankan konsisten.
Pemeriksaan terhadap elemen elemen
dari Hasil/ produk untuk dibandingkan
dengan standar/spesifikasi produk
Pemeriksaan terhadap proses untuk memeriksa
kesesuaian dengan persyaratan proses

Proses :
Serangkaian tindakan yang dilakukan sebagai hasil
dari menerima masukan untuk menghasilkan
keluaran
 10 Esensi dari audit:

 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak

yang diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan
 Perencanaan
Follow Plan
 Pelaksanaan Audit
up
 Analisis hasil-hasil
Analisis
 Laporan dan Tindakan Perbaikan Audit
 Pendekatan perencanaan audit
 Penetapan Program Audit
 Sasaran program audit
 Ruang lingkup audit
 Sumber daya
 Prosedur audit
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal:
contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan
strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung,
metoda survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria
audit, penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
Pendekatan Unit/ Bagian
 Bagian Admin

 Bagian UKM

 Bagian UKP

 Poli Umum

 Poli Gigi

 Laboratorium

 Rawat Inap

 Farmasi. Dll
1. Prioritas managemen
2. Persyaratan sistem managemen
3. Persyaratan perundangan
1. Lingkup, sasaran, durasi & frekuensi audit
2. Jumlah, status, kepentingan, kompleksitas,
kesamaan & lokasi aktivitas yang diaudit.
3. Standar, peraturan, perundangan, kebijakan &
kriteria audit lain
4. Keperluan akreditasi identifikasi/registrasi
5. Hasil audit sebelumnya
 Identifikasi sumber daya memperhatikan :
1. Memastikan ketersediaan auditor
2. Memastikan ketersediaan Alat Bantu Auditor
3. Kebutuhan technical expert atau ahli lain sesuai
budaya
3. Tingkatan auditor

TRAINING TEKNIK AUDIT

Prosedur Audit ditetapkan untuk :
1. Melakukan Audit
2. Memastikan kompetensi Auditor
3. Memilih & mengidentifikasi Tim Audit
yang sesuai
4. Memelihara catatan audit termasuk
evaluasinya
 Pembuatan Pembuatan Pemilihan
program audit jadwal audit auditor

Informasi ke Penyiapan Penetapan

auditee/auditor sumberdaya auditor

Persiapan Initial
On-site audit
auditor audit

Evaluasi Monitoring
Pelaporan
Kinerja audit Program
 • Penetapan Sasaran,lingkup & kriteria
Initial Audit
• Penetapan fleksibilitas audit
• penetapan tim audit

Document • pertemuan dengan auditee

Review
• Perencanaan on-site audit
• Audit team work assignment
Preparation of • Tinjauan dokumen
Onsite
Audit • Opening meeting
• Pengumpulan & verifikasi informasi
Onsite • Penetapan temuan Audit
Audit • Komunikasi dengan audit client & auditee
• Persiapan closing meeting
Reporting • Closing meeting

• Persiapan Audit report

Follow Up • Persetujuan Report & distribusi
  Disesuaikan dg pengetahuannya thd Area/
Proses, bila perlu mengundang technical
expert
 Komposisi disesuaikan dg luas area dan
fungsi yg ingin diaudit
 Kecakapan audit(mengerti teknik audit)
 Mempunyai karakteristik yg sesuai
 Auditor harus Independen
 Lulus kualifikasi auditor
Tip’s untuk internal audit sebaiknya
pelanggan internal ditunjuk sebagai auditor
1. Menetapkan program audit
2. Mengidentifikasi kebutuhan sumber
daya untuk program audit
3. Melaksanakan audit
4. Membuat kesimpulan audit
5. Membuat laporan audit
 Membantu
pemilihan anggota
tim audit
 Menyiapkan
perencanaan audit
 Menentukan
kesimpulan audit
 Membuat laporan
audit
 Initial Audit

Document
Review

• Membandingkan dengan standar

Preparation of
Onsite
Audit

• Mengevaluasi keterkaitan dg
Onsite
Audit

referensi
Reporting

Follow Up

• Mengevaluasi kecukupan

standar pedoman prosedur SOP/ KAK

• Kesiapan auditor
• Penetapan tugas dan wewenang
• Pembuatan rencana audit
• Pembuatan checklist audit Initial Audit

Document
Review

Preparation of
Onsite Audit
Onsite
Audit

Reporting

Follow Up
• Memahami tujuan audit
• Memahami ruang lingkup audit
• Mencari informasi tentang area sasaran
audit (dokumentasi, diskusi dengan
manajemen atau technical experts)
• Memahami proses
• Membuat rencana audit (proses,
auditee, dokumen, dsb)
• Menyusun checklist audit
- Dokumentasi
( Pedoman, Panduan, SOP, KAK dll),
- Diskusi dengan technical expert,
manajemen,
- Diskusi dengan Departemen terkait
- Observasi,
- Catatan audit yang lalu
- dll
Fungsi Checklist : checklist

 sebagai pedoman

 alat bantu mengingat

 memperlancar audit

 Catatan mengenai cakupan audit

 High Level Check List
Adakah sistem pengendalian dokumen ?

Low Level Check List

Bagaimana anda menjelaskan sistem
dokumen telah terkendali ?
Bagaimana anda memastikanbahwa setiap
personil menerima dokumen yang sama dan
valid?
Bagaimana Kalau ada perubahan dokumen?
 Contoh form instrumen audit
Nama Bagian: Perencaan
Periode Audit: I

No Standar/ Daftar Fakta Temuan Rekomendasi

Kriteri audit pertanyaan audit

1 1.1.1 Apakah Tersedia

ditetapkan jenis SKKapus
 LATIHAN MEMBUAT CHECKLIST

Admin
UKM
UKP
TRAINING TEKNIK AUDIT
 • Persiapan Opening meeting
• Pengumpulan dan verifikasi informasi
• Temuan Audit Initial Audit

• Komunikasi dg audit client & auditee

Document
Review

Preparation of

• Persiapan closing meeting Onsite Audit

Onsite
Audit
• Closing meeting Reporting

Follow Up

TRAINING TEKNIK AUDIT

Tujuan Opening Meeting :
1. Perkenalan
2. Konfirmasi dan lingkup audit
3. Pelaporan
4. Konfirmasi “role & responsibility”
5. Pengaturan lain yang dianggap

perlu
 Didapat melalui
Review dokumen, informasi
interview dan
pengamatan, dll

Bukti audit
Lakukan verifikasi

Bandingkan dengan Temuan

kriteria audit audit

Kesimpulan
Tinjauan audit
Faktor yang mempengaruhi informasi
audit:
•Hal-hal yang diaudit
•Metode Audit
•Teknik wawancara
•Psikologi audit
 Dokumentasi

Peralatan

Obat/Reagen/Material

Orang

Proses

TRAINING TEKNIK AUDIT

 Dokumen yang dibutuhkan tersedia ?
Berisi informasi yang
dibutuhkan ?
Dokumen memiliki
identifikasi ?
Dokumen dikendali
kan penggunaannya ?

TRAINING TEKNIK AUDIT

 Memadai ?

Dirawat ?

Diidentifikasi ?

Digunakan dengan benar ?

Dikalibrasi ?(untuk alat ukur)

TRAINING TEKNIK AUDIT
 Jenis obat/ reagen sesuai standar / Spec ?
Memiliki waktu kedaluarsa ?
Diidentifikasi ?
Mampu telusur ?
Memiliki Status
yang jelas ?

TRAINING TEKNIK AUDIT

 Kompeten ?

Dilatih ?

Memiliki tanggung jawab yang jelas ?

Sikap / Motivasi ?
TRAINING TEKNIK AUDIT
 Memiliki Acuan Kerja ?

Dimonitor / Disupervisi ?

Parameter/karakteristik proses
dikendalikan ?

Lingkungan Proses menunjang ?

TRAINING TEKNIK AUDIT
 • Karakter auditor
• Aturan dasar auditor
• Situasi audit
• Hubungan dengan auditee
• Teknik wawancara

TRAINING TEKNIK AUDIT

 Percaya diri Ringan Hati
Analitis
Terlatih berdiplomasi
Mengerti Sistem Mutu
Ingin tahu Profesional
Pendengar yang baik Obyektif
Cakap dlm berbagai Menarik dalam
medan penampilan dan
tindakan
Konstruktif

TRAINING TEKNIK AUDIT

Tanpa perencanaan
Pendekatan tidak
Subyektif Profesional
Tidak pandai mengatur
Buruk dlm komunikasi
waktu
Gampang dipengaruhi Pemalas
Mudah membentuk Takut memberikan
opini dan penilaian negatif
kesimpulan
Kaku Berdebat
  Profesionalisme
 Perencanaan yang baik
 Hindari penyimpangan
 Cari Bukti
 Setujui Fakta
 Pendekatan Konstruktif
 Laporan Formal
 Ubah Gaya
 De-brief pihak manajemen
TRAINING TEKNIK AUDIT
 Orang-orang yang argumentatif
 Serangan total
 Pembuang waktu
 Wafflers (gaya bicara berlebihan tapi
isinya sedikit)
 Orang yang gemar memuji/flatterers
 Pikun (senility)
 Interupsi yang terencana/tidak terencana
 Cook’s Tours dan penjelasan yg panjang
 Coffee/lunch break yg diperpanjang
 Menguraikan kasus-kasus khusus
 Wawancarai orang yang tepat
 Persiapkan dengan baik
 Usahakan suasana santai
 Sesuaikan gaya wawancara
 Berbicaralah kepada yang mengerjakan
pekerjaan
 Jangan menyuruh diam
 Berbicaralah dengan bahasa interviewee
 Berbicaralah dengan jelas
 Jangan membingungkan-ajukan
pertanyaan satu per satu
 Kembali ke pertanyaan yang tidak dapat
dijawabsegera
Lakukan wawancara kepada rekan anda tentang
proses kerja
 Pengumpulan data

 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan

berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
 Bukti audit

 Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang

relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
 Temuan audit

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap

kriteria audit
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau
ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang
perbaikan.
 Analisis data

 Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu

proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria
audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta
dengan kriteria), maka auditor bersama auditee
melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal
penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun
rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal

 Hasil audit harus dilaporkan kepada ketua Auditor dan

disampaikan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan
kepada unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan
manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan
 Kendala pada waktu perbaikan
 Laporan audit

I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII.Hasil dan analisis hasil audit (LKP)
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang
disepakati bersama dengan auditee
 Tindak lanjut audit

 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap

temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor
internal
Instrumen Audit Internal
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan/ Standar/ Tanggal Tanggal
audit proses yang kriteria audit I audit II
diaudit yang
digunak
an

1 ADM Perencanaan

Kepegawaian

Pengelola
Barang dan
Lingkungan
Keuangan

Pembelian/
Pengadaan
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan/ Standar/ Tanggal Tanggal
audit proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
2 UKM Koord Bab IV/
Program V/VI

KIA
 Contoh form instrumen audit

Nama Bagian: Perencaan

Periode Audit: I

No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomendasi

audit pertanyaan audit

1 1.1.1 Apakah Tersedia

ditetapkan SKKapus
jenis
Lembar Temuan
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Waktu

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaika pencegah penyeles
objektif thd yang n an aian
standar/ins digunakan
tr

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------