Anda di halaman 1dari 13

Tahapan Audit Internal

Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan
audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar
standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak
lanjut audit
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit

Menyusun rencana audit (audit plan)

Perencanaan audit internal terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:

Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja
Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

Contoh Form : Rencana Audit

Standar/
Unit/ Kegiatan/
Tanggal Tanggal
No Auditor kriteria
sasaran proses yang audit I audit II
yang
audit diaudit
digunakan

Pelaksanaan Audit

Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda:


o Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
o Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
o Meminta peragaan oleh auditee
o Memeriksa dan menelaah dokumen
o Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
o Mencari bukti-bukti
o Melakukan pemeriksaan silang
o Mencari informasi dari sumber luar
o Menganalisis data dan informasi
o Menarik kesimpulan
o Memberikan rekomendasi
Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument
pengumpulan data

Menyusun instrument audit

Contoh Form Instrumen Audit

Standar/Kriteri
Daftar Temuan
No audit yang Fakta Rekomendasi
pertanyaan/observasi audit
diacu
Lampiran PMK
75/2015 ttg
tenaga
puskesmas
(khususnya
tenaga
kefarmasian)
Standar
akreditasi Bab
8.2
SOP
penyimpanan
B3

Analisis Data

Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data


dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor
bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya
kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan

Menyusun laporan audit

Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang
diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:
o Hasil audit
o Tindak lanjut yang telah dilakukan
o Kendala pada waktu perbaikan

Teknik Audit Internal dalam Akreditasi


PUSKESMAS (#14)
Audit internal merupakan salah satu program mutu manajerial. Standar akreditasi Bab 3, kriteria
3.1.4. EP2, 3, dam 4 mensyarakatkan dilakukan audit internal secara periodik
Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas melakukan evaluasi kegiatan
perbaikan kinerja melalui audit internal yang dilaksanakan secara periodik (3.1.4)

Pokok Pikiran:

Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaran-
sasaran/indikator-indikator yang ditetapkan. Hasil temuan audit internal disampaikan
kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen mutu, Penanggung
jawab Program/Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan sebagai dasar untuk
melakukan perbaikan.
Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat
diselesaikan sendiri oleh Pimpinan dan karyawan Puskesmas, maka permasalahan
tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk ditindak lanjuti.

Elemen Penilaian:

Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja


Puskesmas.
Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan
kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator mutu dan
kinerja yang ditetapkan.
Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas,
Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas
untuk mengambil keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan
Puskesmas.
Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari hasil audit
internal.

Audit internal dalam standar akreditasi :

1. Difokuskan pada penilaian kinerja


2. Bertujuan untuk peningkatan kinerja
3. Dilakukan secara periodik
4. Dilaporkan kepada kepala PUSKESMAS
5. Diumpan balikkan pada auditess
6. Wajib ditindaklanjuti
7. Jika tidak dapat diselesaikan oleh PUSKESMAS dilakukan rujukan ke dinas kesehatan
kabupaten/kota

Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekomendasi jika tidak dapat
diselesaikan sendiri oleh Puskesmas
Pengertian Audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggung jawabkan)


melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas
penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan
organisasi

Beberapa pengertian yang digunakan dalam audit:

Kriteria audit:
o Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan
o Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit
Bukti audit:
o Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit
dan dapat diverifikasi
Temuan audit:
o Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit
o Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria
audit, atau peluang perbaikan

Jenis Audit

Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga
karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.
o Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa
yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit
pihak pertama
o Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi,
o Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS
terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
o Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas)

10 Esensi dari audit:

1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit)
2. Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisien
3. Dilakukan dengan azas manfaat
4. Dilakukan secara objektif
5. Berpijak pada fakta dan kebenaran
6. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
7. Bermuara pada pengambilan keputusan
8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
9. Merupakan kegiatan berulang
10. Menghasilkan laporan

Tujuan Audit

Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen,
perbaikan dan atau perubahan

Tujuan audit internal

Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan


kinerja organisasi.

Dasar penetapan tujuan audit internal:

1. Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi


2. Rencana pengembangan pelayanan
3. Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
4. Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
5. Evaluasi terhadap rekanan
6. Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

Dasar penetapan tujuan


Contoh tujuan audit internal
audit internal
Menganalisis banyak terjadi
Permasalahan prioritas
complain pasien pada pelayanan
yang dihadapi organisasi
farmasi
Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi
pelayanan pada pelayanan laboratorium
Mengetahui kesesuaian proses
Persyaratan suatu system
pelayanan laboratorium dengan
manajemen yang diacu
standar pelayanan lab puskesmas
Mengetahui kesesuaian sumber
Persyaratan regulasi atau
daya farmasi dengan permenkes
persyaratan kontrak
No 75/2014
Evaluasi terhadap Mengevaluasi perjanjian
rekanan kerjasama dengan laboratorium
mitra
Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko
pelayanan pelayanan imunisasi

Aktivitas Audit

1. Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)


2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
3. Merekomendasi (memberikan saran/masukan)

Prosedur yang biasa dilakukan auditor

1. Telaah dokumen
2. Observasi
3. Meminta penjelasan dari auditee
4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
8. Pemeriksaan silang (cross-check)
9. Mengakses catatan yang disimpan auditee
10. Mewawancarai auditee
11. Menyampaikan angket survey
12. Menganalisis data
Sistematika Laporan Audit Internal dalam
Akreditasi PUSKESMAS (#17)
Sistematika Laporan Audit Internal :

1. Latar belakang
2. Tujuan audit
3. Lingkup audit
4. Objek audit
5. Standar/kriteria yang digunakan
6. Auditor
7. Proses audit
8. Hasil dan analisis hasil audit
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee

Contoh Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut


Tindak Lanjut

Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk
upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai
dasar menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring
Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan
manajemen
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan
tembusan kepada auditor internal
Hal-hal yang perlu dipersiapkan PUSKESMAS

1. Workshop pengertian akreditasi puskesmas atu klinik


2. Pelatihan akreditasi puskesmas dan klinik
3. Sosialisasi di puskesmas dan klinik
4. Kajian awal kareditas purskesmas dan klinik
5. Penyusunan dokumen dasar
6. Pembakuan dokumen/implementasi
7. Kajian internal (self assessment)
8. Perbaikan/penyempurnaan dokumen
9. Audit internal
10. Tinajuan manajemen/ telaah mutu dan kinerja
11. Penyempurnaan
12. Pre audit
13. Penyempurnaan
14. Audit
15. Pembinaan dan dinkes/kab kota

Langkah Persiapan PUSKESMAS untuk Akreditasi

1. Meminta pendampingan dari Kabupaten


2. Lokakarya (1 hari)
3. Pelatihan pemahaman standar dan instrument akreditasi dan persiapan self assessment (2
hari)
4. Self assessment (1 hari)
5. Penyusunan dokumen yang dipersyaratkan dan perbaikan sistem manajemen, sistem
penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP (perkiraan 3-4 bulan)
6. Implementasi (perkiraan 3-4 bulan)
7. Penilaian pra survei akreditasi (2 hari)
8. Pengajuan permohonan untuk disurvei

Meminta Pendampingan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

Kepala Puskesmas mengajukan permohonan tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan


Kabupaten/Kota untuk meminta pendampingan akreditasi dari Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota
Kesepakatan penjadualan pendampingan

Lokakarya di PUSKESMAS

untuk menggalang komitmen untuk memberikan pelayanan yang bermutu dan


menyiapkan akreditasi
Pemahaman tentang akreditasi
Pemahaman tentang Standar dan Instrument Akreditasi
Pembentukan Panitia/Tim Persiapan Akreditasi Puskesmas, dan pembentukan Kelompok
Kerja, yaitu kelompok kerja manajemen, kelompok kerja upaya puskesmas, dan
kelompok kerja pelayanan klinis.

Pemahaman Standar dan Instrumen

Pelatihan pemahanan standar dan instrumen akreditasiPuskesmas diikuti oleh seluruh


karyawan puskesmas untuk memahami secara rinci standar dan instrument akreditasi
puskesmas dan persiapan self-assessment.
Pelatihan dapat dilakukan oleh tim puskesmas yang telah dilatih atau oleh tim
pendamping dari Kabupaten

Pelaksanaan self assessment oleh staff didampingi pendamping

Self assessment oleh staf puskesmas didampingi/dipandu oleh pendamping (atau


dilaksanakan oleh pendamping bersama staf)
Panitia Persiapan Akreditasi Puskesmas melakukan pembahasan hasil self assessment
bersama Tim Pendamping Akreditasi Puskesmas
dan menyusun Rencana Aksi untuk persiapan akreditasi.

Penyiapan dokumen yang dipersyaratkan dan perbaikan sistem manajemen, sistem


penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP

Identifikasi dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi,


Penyiapan tata naskah penulisan dokumen
Penyiapan dokumen akreditasi
o dokumen internal, meliputi :
surat-surat keputusan (kebijakan)
pedoman/manual mutu
pedoman-pedoman yang terkait dengan pelayanan, upaya, program
maupun kegiatan
kerangka acuan
standar prosedur operasional (SPO)
rekaman-rekaman (dokumen sebagai bukti telusur).
o dokumen eksternal yang perlu disediakan
Pengendalian dokumen akreditasi yang meliputi pengaturan tentang kewenangan
pembuatan, pemanfaatan dan penyimpanan seluruh dokumen puskesmas.
Perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP

Implementasi
Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standar akreditasi yang dipandu oleh regulasi
internal (document-dokumen yang telah disusun:kebijakan, kerangka acuan, SPO, dsb)
Memastikan rekaman proses dan hasil kegiatan
Penyediaan sumber daya untuk implementasi
Melanjutkan Perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, sistem
pelayanan UKP

Penilaian Pra Survei Akreditasi

Penilaian Pra survei akreditasi oleh Tim Pendamping Akreditasi Puskesmas, untuk
mengetahui kesiapan puskesmas untuk diusulkan dilakukan penilaian akreditasi.
Tim pendamping akan membuat rekomendasi hasil penilaian pra survey akreditasi
sebagai dasar bagi Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk mengusulkan
dilakukan survei akreditasi ke lembaga akreditasi melalui Dinas Kesehatan Provinsi

Pengajuan Penialian Akreditasi

Berdasarkan hasil penilaian pra survey akreditasi, Tim pendamping membuat


rekomendasi kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan permohonan survey akreditasi puskesmas


kepada Lembaga Akreditasi FKTP melalui Dinas