PT.

DHARMA MITRA SOLUSI

AUDIT INTERNAL
SNI ISO 19011:2018
Panduan Audit Sistem Manajemen

Jakarta, 17-18 Juni 2021

 TERIMAKASIH

TELAH MEMILIH KAMI

PT. Dharma Mitra Solusi
MODUL 2

SNI ISO 19011:2018

PEDOMAN AUDIT
SISTEM MANAJEMEN
AGENDA
01 LATAR BELAKANG

02 DEFINISI AUDIT

03 PRINSIP AUDIT

04 AUDIT INTERNAL

05 WORKSHOP
01 LATAR BELAKANG
 02 DEFINISI AUDIT

“Pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk

menentukan jika aktivitas sistem manajemen dan
hasilnya sesuai dengan pengaturan yang telah direncan
akan and pengaturan tersebut diimplementasikan
secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan”

ISO 8402
 02 DEFINISI AUDIT

Tujuan Audit:
• Menilai kesesuaian dengan persyaratan
• Menilai keefektifan sistem manajemen
• Persyaratan standar dan sertifikasi
• Investigasi masalah
• Sarana perbaikan sistem manajemen
• Memonitor kedisiplinan dalam penerapan standar
 02 DEFINISI AUDIT

Jenis Audit:
 03 PRINSIP AUDIT

 Ethical: kepercayaan, integritas, dan kerahasiaan

 Adil: Penyajian laporan yang benar dan akurat seperti hasil temuan, kesimpulan audit, report audit me
ncerminkan kebenaran dan akurasi dari kegiatan audit dan opini yang belum terpecahkan antara tim
audit/auditor dan auditan harus ada dalam laporan

 Professional : memberikan keputusan dan mengaplikasikan kepintaran dalam audit. Kompetensi audit
sangat dibutuhkan

 Independent : auditor harus independent dan bebas dari kepentingan tertentu. Objective selama
proses audit dan dapat menarik kesimpulan berdasarkan bukti

 Pendekatan berdasarkan bukti : bukti harus dapat diverifikasi dan berdasarkan sampel dari informasi
yang tersedia sejak audit dilakuan
 04 AUDIT INTERNAL

Audit Sistem/Dokumentasi:
Apakah dokumentasi sistem manajemen memenuhi persyaratan
secara teoritis?

 Aktivitas pemeriksaan dokumentasi

 Identifikasi kekurangan
 Pengetahuan yang memadai mengenai standar diperlukan
 Auditor harus independen
 Membantu perencanaan audit
 04 AUDIT INTERNAL

Audit Implementasi:
Apakah karyawan sudah mengimplementasikan persyaratan
yang ada di dokumentasi sistem manajemen?

 Selalu berdasarkan sampel

 Berbicara dengan karyawan yang melakukan pekerjaan
 Auditor harus independen
 Harus ada bukti obyektif
 Catat perbedaan antara teori dengan praktek
 04 AUDIT INTERNAL

Struktur Organisasi Audit Internal:

 04 AUDIT INTERNAL

Koordinator Audit Internal:

Perencanaan
– Mempersiapkan program dan jadwal audit
– Memberitahukan dan mengkonfirmasikan jadual tersebut pada auditan
– Memastikan bahwa persiapan yang cukup telah dilakukan sebelum
kegiatan audit dimulai

Pengorganisasian
– Menentukan lamanya kegiatan audit dan jumlah anggota tim sesuai
dengan program audit dan kondisi operasi
 04 AUDIT INTERNAL

Koordinator Audit Internal:

Perencanaan

 Mempersiapkan program dan jadwal audit

 Memberitahukan dan mengkonfirmasikan jadual tersebut pada auditan
 Memastikan bahwa persiapan yang cukup telah dilakukan sebelum kegiatan audit dimulai

Pengorganisasian

 Menentukan lamanya kegiatan audit dan jumlah anggota tim sesuai dengan program audit dan kondisi operasi
 Menyeleksi auditor yang kompeten untuk fungsi yang akan diaudit
 Memastikan bahwa tim audit telah siap sesuai dengan jadwal

Pengendalian
 Mengadakan rapat pembuka dan penutup
 Memecahkan masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan audit
 Menarik kesimpulan yang tepat dari hasil kegiatan audit
 04 AUDIT INTERNAL

Tanggung Jawab Auditor:

 Menentukan aspek yang diverifikasi pada bagian yang diaudit
 Mempersiapkan ceklis audit
 Memeriksa kesesuaian dokumentasi dengan persyaratan
 Memeriksa pelaksanaan dengan dokumentasi
 Mengumpulkan dan mendokumentasikan bukti-bukti obyektif
 Mencatat dengan tepat dan melaporkan dengan jelas penemuan-penemuan
audit
 Memberitahukan Koordinator AI hal-hal yang dapat menghalangi keberhasilan
kegiatan audit
 Memverifikasi tindakan koreksi
 04 AUDIT INTERNAL

Kepribadian Auditor:
Sistematis
Tidak berbelit-belit
Fleksibel
Jeli
Tidak cepat puas
 04 AUDIT INTERNAL

Tahapan Audit:
1) Perencaaan Audit
2) Pelaksanaan Audit
3) Pelaporan Audit
4) Tindak Lanjut
 04 AUDIT INTERNAL

Perencanaan Audit:
 04 AUDIT INTERNAL

Perencanaan Audit:
 Kegiatan audit harus dijadual berdasarkan status dan pentingnya kegiatan yang diaudit.
 Semua persyaratan dalam Standar tersebut harus diverifikasi di semua bagian setidaknya
satu kali setiap satu sampai tiga tahun.
 Status kegiatan
 Jangka waktu implementasi.
 Hasil audit lalu.
 Jika hasil audit menunjukkan hasil dibawah rata-rata, frekuensi audit harus ditambah.
 Pentingnya suatu kegiatan
 Pihak-pihak yang terkait : pelanggan, manajemen, masyarakat.
 Pengaruh kegiatan terhadap proses secara keseluruhan.
 Contoh : Jika perencanaan desain buruk, maka akan menyebabkan masalah besar pada kegiatan berikutnya.
 04 AUDIT INTERNAL

Perencanaan Audit:
 Menentukan Ruang Lingkup Audit
 Dokumen yang diperlukan dalam
menjalankan Audit
 Menentukan Metode Audit
 Mengembangkan Jadwal Audit
 Menyeleksi Auditor yang Kompeten
 04 AUDIT INTERNAL

Ruang Lingkup Audit:

 Elemen yang akan diaudit
 Departemen yang akan diaudit, berhubungan dengan elemen yang
diaudit
 Alasan untuk melakukan audit

DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK

MENJALANKAN AUDIT
 Manual dan Persyaratan Standard
 Persyaratan Pelanggan
 Prosedur, Instruksi kerja, dan relevan dokumen
 04 AUDIT INTERNAL

Metode Audit:
 Metode Horizontal : Perencanaan audit berfokus pada elemen
dan dilihat korelasi dengan departemen
 Metode Vertikal : Perencanaan audit berfokus pada
departemen dan dilihat korelasi dengan elemen
 Kombinasi antara horizontal dan vertikal
 04 AUDIT INTERNAL

Program Audit:
 04 AUDIT INTERNAL

Jadwal Audit:
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal audit:
 Penelusuran audit : mundur, maju ?
 Auditan (apakah auditan tersebut juga mempunyai tugas audit ?)
 Jam makan siang/istirahat/waktu sembayang (jika hari Jumat)
 Jam Kerja
 Elemen yang akan diaudit
 Rapat koordinasi
 Lokasi
 Jumlah personil auditor
 Kerumitan (complexity) proses Sediakan WAKTU yang CUKUP untuk perencanaan,
 Pentingnya (criticality) proses pelaksanaan - Jangan Tergesa-gesa!!
 04 AUDIT INTERNAL

Jadwal Audit:
Jadual Audit Internal
Hari/tanggal
Waktu Dept Auditan Auditor

Disiapkan Oleh Disetujui Oleh

Sediakan WAKTU yang CUKUP untuk
perencanaan, pelaksanaan - Jangan Tergesa-
gesa!!
 04 AUDIT INTERNAL

Seleksi Auditor:
 Mereview kemampuan auditor dan pengalaman
 Menentukan pengetahuan yang dibutuhkan
pada setiap departemen mengenai elemen yang
berhubungan dengan departemen tersebut
 Menyesuaikan kemampuan auditor dan
pengalaman dengan persyaratan departemen
atau elemen
 Meyakinkan bahwa auditor tidak bertanggung
jawab pada area yang akan diaudit
 04 AUDIT INTERNAL

Persiapan Audit bagi Auditor:

 Prosedur, Instruksi kerja dan dokumen yang berhubungan
 Mengerti ruang lingkup audit dan prosedur audit
 Hasil Audit sebelumnya
 Jadwal Audit
 Ceklis Audit
 Form Laporan Audit
 Informasi lain yang diperlukan untuk :
 menentukan sampel audit
 memeriksa perencanaan
 memverifikasi ketidaksesuaian
 04 AUDIT INTERNAL

Tujuan Checklist Audit:

 Membantu auditor mengingat yang harus diperiksa

 Membantu pengaturan waktu dan struktur wawancara
 Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup
 Lebih profesional
 04 AUDIT INTERNAL

Penyusunan Checklist Audit:

 Pemahaman Proses - Identifikasi & pelajari prosedur yang terkait
 Apa yang ingin dicapai
 Apa input (bahan maupun dokumen)
 Apa output (produk/jasa maupun catatan)
 Departemen lain - bagaimana komunikasi & informasi
 Jika menggunakan prosedur sebagai dasar pembuatan ceklis, persyaratan
standar perlu dipastikan sudah tercakup dalam prosedur
 Perumpamaan - Apa yang mungkin salah?
 Bukti obyektif: Apa yang dapat menjadi bukti objektif-bagaimana cara
memeriksa? Apakah audit lapangan dapat dilakukan?
 04 AUDIT INTERNAL

Penyusunan Checklist Audit:

 Konfirmasi ceklis dengan hasil audit lalu & modifikasi
– hal-hal yg perlu ditindak lanjuti dari audit berikut
– pertanyaan tambahan untuk hal-hal dimana departemen mempunyai
masalah
– kurangi pertanyaan utk hal-hal yang “permanen” apabila telah ditanya
pada audit sebelumnya
 Contoh: apakah dokumen perencanaan produksi dikendalikan?
 Catatan: Tidak seluruh langkah dalam prosedur perlu diperiksa: a
ktivitas kritis
 04 AUDIT INTERNAL

Kriteria Checklist Audit:

 Singkat
 Lengkap
 Tersedianya tempat untuk mencatat hasil
 Mencakup persyaratan-persyaratan relevan dari dokumen-dokumen yang
ditentukan
Ceklis Audit

Departemen: Tanggal:
Auditor: Auditan:

No. Pertanyaan Status Bukti Obyektif

Status: OK/NC/OS/NA
 04 AUDIT INTERNAL

Pelaksanaan Audit: Rapat Tim

Audit Sesuai Jadwal

Kinerja Auditor

Wawancara

Bukti Objektif
 04 AUDIT INTERNAL

Rapat Tim Auditor:

SEBELUM AUDIT
 Meyakinkan auditor mengerti tujuan dan ruang lingkup audit
 Diskusi persyaratan audit dan dokumentasi
SELAMA AUDIT
 Diskusi observasi dan penemuan
 Membagi informasi yang dikumpulkan selama audit berlangsung
SETELAH AUDIT
 Diskusi mengenai penemuan yang ditemukan
 Menentukan penemuan merupakan Ketidaksesuaian Major/Minor
 Menyelesaikan laporan audit
 04 AUDIT INTERNAL

Opening Meeting Audit:

Tujuan dari rapat pembuka adalah untuk menetapkan bahwa
tidak ada perubahan yang dilakukan sejak persetujuan
tanggal/Jadwal dan ruang lingkup audit serta untuk mendapatkan
restu dari manajemen
Peserta rapat pembuka meliputi top manajemen, wakil
manajemen, koordinator AI, auditor, dan auditan.
 04 AUDIT INTERNAL

Agenda Opening Meeting:

1) Kata pembuka oleh Wakil Manajemen
2) Kata sambutan oleh Koordinator AI
 Penjelasan mengenai tujuan audit
 Konfirmasi jadwal dan ruang lingkup audit (penggunaan slide akan lebih profes
ional)
 Penjelasan mengenai proses audit dan minta kerjasama auditan
 Penjelasan bahwa pelaksanaan audit berdasarkan sampel terbatas
 Tanya jawab
3) Kata sambutan dari Top Manajemen yang memberikan dukungan terhadap
pelaksanaan audit
4) Kata penutup dari Wakil Manajemen
 04 AUDIT INTERNAL

Kinerja Auditor:
 Mewawancarai personil yang bertanggung jawab melakukan operasi tersebut
 Observasi praktek operasi
 Memeriksa bukti dokumentasi seperti prosedur, spesifikasi dan catatan
 Mengunakan teknik pertanyaan seperti pertanyaan terbuka, tertutup, klarifikasi dan
investigasi.
 Tidak memberi opini dan saran, auditor hanya mengumpulkan bukti objektif dan
melaporkan apa yang mereka temukan selama audit

Auditor mencari kesesuaian bukannya ketidaksesuaian.

Dalam mencari kesesuaian, mereka menemukan ketidaksesuaian. Auditor harus menentukan ketidaksesuaian i
tu merupakan suatu kesalahan kecil atau merupakan gejala dari ketidak effektifan sistem
 04 AUDIT INTERNAL

Jenis Pertanyaan:
Pertanyaan Terbuka
Bagaimana anda melakukan proses rekrutmen?
Memberikan kesempatan kepada auditan untuk menjelaskan dan memb
uat auditan lebih santai

Pertanyaan Tertutup Apakah Layout gudang selalu terpasang pada area gudang?
Pertanyaan yang hanya dijawab ya atau tidak oleh Audtan

Pertanyaan Investigasi
Kesempatan auditor untuk menanyakan lebih mendalam/detil mengena Siapa saja yang harus memberikan persetujuan?
i topik tertentu dari keterangan auditan

Pertanyaan Klarifikasi
Kesempatan bagi auditor dan auditan untuk menyamakan persepsi. Pert Apakah anda yakin Direktur Personalia yang memberikan
anyaan ini digunakan karena auditor kurang yakin dengan jawaban audi persetujuan terakhir?
tan

Pertanyaan Mengarahkan Catatan pelatihan karyawan baru mungkin belum disimpan

?
Jenis pertanyaan yang harus dihindarkan sedapat mungkin
 04 AUDIT INTERNAL

Wawancara dengan Auditee:

Orang-orang yang perlu diwawancara :

 Penanggung jawab

 Pelaksana

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

 Berapa lama karyawan telah bekerja :

 karyawan baru: apakah pelatihan memadai?

 karyawan lama: apakah mengikuti aturan baru?

 Faktor psikologis

 “Apa yang membuat anda memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan ini? “

Sebaliknya tanyalah : “ Syarat-syarat apa yang diperlukan bagi seseorang untuk melakukan pekerjaan ini?”

 “Pelatihan apa yang anda miliki untuk melakukan pekerjaan ini?”

Sebaliknya tanyalah : “Bagaimana anda belajar melakukan pekerjaan ini?”

 04 AUDIT INTERNAL

Wawancara dengan Auditee:

 Rencanakan pertanyaan yang akan diajukan
 Sebelum melakukan wawancara, auditor harus memperkenalkan
diri dan menanyakan nama auditan (kecuali auditor sudah
mengetahui nama auditan)
 Ingat nama auditan dan selalu menggunakan nama dalam
pelaksanaan audit
 Berbicara dengan suara jelas
 Gunakan komunikasi lisan dan komunikasi non lisan yang positif
 Jelaskan penemuan yang ditemukan sebelum meninggalkan auditan
 Ucapkan terima kasih
 04 AUDIT INTERNAL

Prosedur Wawancara:
 04 AUDIT INTERNAL

Komunikasi dalam Audit:

Lisan
Non-lisan
 04 AUDIT INTERNAL

Komunikasi dalam Audit:

 Gunakan kata-kata dan terminologi yang dimengerti auditan
 Gunakan intonasi yang tepat
 Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
 Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
 Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
 Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
 Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
 04 AUDIT INTERNAL

Komunikasi dalam Audit:

Untuk hal-hal yang tidak cocok dikomunikasikan secara lisan
Untuk memberikan penekanan tambahan terhadap komunikasi lisan

Ekspresi mata
Ekspresi muka
Gerakan tangan atau lengan
Postur tubuh
 04 AUDIT INTERNAL

Konflik dalam Audit:

Konflik terjadi dimana objektif, opini atau tindakan dari
dua orang atau lebih tidak cocok

 Sesama anggota tim audit

 Sesama auditan
 Auditor dan auditan
 04 AUDIT INTERNAL

Penyebab Konflik:
 Perbedaan Karakter
 Agenda/catatan yang disembunyikan
 Kompetisi
 Ketakutan dan Intimidasi
 Kesalahpahaman
 Frustrasi
 Perbedaan Temperamen
 Masalah internal
 Rasa tidak percaya yang berlebihan
 04 AUDIT INTERNAL

Menghadapi Konflik:
 Jangan mengikuti perasaan, tarik nafas dan capailah ketenangan
 Dengarkan pihak lain dan gunakan pertanyaan klarifikasi untuk
meyakinkan bahwa auditor mengerti permasalah dari sisi pandang
auditan
 Menjelaskan bukan mempertahankan dan mengertilah
 Carilah area untuk mendapatkan persetujuan kedua pihak dengan
mencari “win win solution”
 Bersikap terbuka dan mau untuk bekerja sama dengan pihak lain
 Jika konflik tidak dapat dipecahkan, maka mintalah bantan dari
Koordinator AMI atau Management Representative
 04 AUDIT INTERNAL

Teknik Auditee yang harus diwaspadai dalam Audit:

Absen Kasus khusus Hambatan bahasa
Mengulur waktu Pamer kekuatan

Amnesia
Minta simpati Sok akrab
 04 AUDIT INTERNAL

Suasana Audit Lebih Santai:

 Gunakan tempat terbaik untuk wawancara
 Posisi duduk/berdiri sesuaikan dengan auditan
 Senyum secukupnya
 Berikan pujian untuk hal-hal yang sudah baik
 Gunakan humor secukupnya
 04 AUDIT INTERNAL

Hal-Hal Lain dalam Audit:

 Hindari cara bertanya seperti interogasi

 Selalu objektif, tenang dan bersahabat
 Dengar penjelasan auditan pada waktu audit
 Hindari pengajuan lebih dari satu pertanyaan p
ada saat yang sama dan pertanyaan menjebak/
mengarahkan
 Berusaha untuk meminimalisasi konflik yang te
rjadi selama audit berlangsung
 04 AUDIT INTERNAL

Memilih Sampel:
 Auditor harus memilih sampel sendiri.
 Jumlah sampel yang diperlukan tergantung pada :
 Kritis/tidak suatu aktivitas
 Kemungkinan variasi perubahan
 Pedoman penentuan sampel (MIL-STD 105D Acceptable Quality Level)
1-15 :2 26-50 :5 91-150 : 13
16-25 :3 51-90 :8 >151 : 20
 Pilih sampel untuk data-data sbb:
 data yang “abnormal”, terdapat penggantian/coretan
 pertimbangkan saat dimana kesalahan mungkin terjadi, contoh:
 hari senin/sesudah liburan
 akhir pekan
 penggantian shift
 shift malam
 Perhatikan waktu yg diperlukan utk mengambil data - sebaiknya datangi tempat data diarsip.
 04 AUDIT INTERNAL

Contoh Catatan Pemeriksaan Sampel:

 04 AUDIT INTERNAL

Fakta atau Rekaan:

Fakta : Sesuatu yang benar-benar terjadi.
Rekaan: Kesimpulan yang diambil dari suatu kejadian

Simak bacaan berikut ini dan identifikasi pernyataan-pernyataan dibawah sebagai “fakta” atau “
rekaan”

Eka, seorang manajer marketing pada PT. XYZ diundang untuk menghadiri pertemuan
marketing pada jam 8:00 di kantor Johanes untuk membicarakan strategi tahun anggaran men
datang. Dalam perjalanan menuju tempat pertemuan, manajer itu tertabrak sehingga luka-luka.
Ketika Johanes diberitahu mengenai kejadian tersebut, ambulan sedang dalam perjalanan ke R
SCM untuk difoto Rontgen. Johanes menelpon rumah sakit untuk mencari informasi lebih lanjut
tetapi tidak ada seorangpun yang mengetahui mengenai Eka. Ada kemungkinan, ia menelepon
ke rumah sakit yang salah.
 04 AUDIT INTERNAL

Bukti Objektif:
 Informasi yang bisa dibuktikan kebenarannya berdasarkan fakta yang diperoleh melalui
pengamatan, pengukuran, pengujian atau cara-cara lainnya (ISO 8402)

 Contoh bukti-bukti objektif

 kebijakan
 prosedur
 spesifikasi
 catatan
 pengamatan : memperhatikan seseorang yang melakukan suatu kegiatan

Bukti objektif harus cukup lengkap sehingga sampel dapat ditemukan kembali
(tidak ada keragu-raguan)
Baik auditan maupun auditor perlu menemukan bukti objektif yang ditemukan di masa yang akan datang.
 04 AUDIT INTERNAL

Bukti Objektif:
 Ingat : dalam Sistem Manajemen tidak ada
persyaratan yang mengharuskan suatu perusahaan
untuk membuktikan dengan bukti-bukti
dokumentasi bahwa semua persyaratan telah
dipenuhi.
 Sasaran kegiatan audit adalah untuk memperoleh
keyakinan yang cukup bahwa persyaratan standar
dipenuhi, bukan untuk mencari bukti dokumentasi
pemenuhan 100% dari persyaratan tersebut.
 04 AUDIT INTERNAL

Pelaporann Audit:
Klasifikasi Penemuan Audit

Penulisan Laporan Audit

Persiapan Rapat Penutup

Rapat Penutup
 04 AUDIT INTERNAL

Laporan Audit:
 Tanggal audit dilakukan
 Nama dan Departemen auditan
 Nama Auditor
 Penemuan dan Bukti Objektif
 Elemen
 Tanda tangan auditor dan auditan
 Penyebab dan tindakan koreksi yang dilakukan auditan
 Verifikasi dari tindakan koreksi
Laporan Audit: 04 AUDIT INTERNAL

LAPORAN AUDIT
Auditor : Tgl/Bln/Tahun :
Auditan dan Department :

Major/Minor/Observasi Pasal : ______________

Masalah/Temuan:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Penyebab/Analisa Masalah :
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Tindakan Koreksi dan Pencegahan :

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Tanggal rencana : Dilakukan Oleh :
Tanggal selesai : Tanda Tangan :
______________________________________________________________________________
Status Verifikasi : OK/NG
Keterangan : _________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Diverifikasi Oleh :
Tanda Tangan :
______________________________________________________________________________
Diperiksa Disetujui
 04 AUDIT INTERNAL

Melaporkan Hasil Audit:

Ketidaksesuaian adalah fakta yang didukung oleh bukti objektif yang membuktikan kegagalan
dalam memenuhi persyaratan standar.
Observasi adalah fakta yang ditunjang oleh bukti objektif yang tidak membuktikan kegagalan
dalam pemenuhan persyaratan standar, namun mengurangi keefektifan sistem.

Hasil Audit

Kesesuaian Observasi Ketidaksesuaian

Masalah yg Perbaikan Major Minor

dapat terjadi
 04 AUDIT INTERNAL

Ketidaksesuaian Minor:
Kegagalan dalam memenuhi satu persyaratan dari
suatu prosedur atau dokumen referensi lainnya
yang diakibatkan oleh tidak konsistensinya sistem
dijalankan
atau
Kegagalan dalam memenuhi satu persyaratan dari
prosedur perusahaan
 04 AUDIT INTERNAL

Ketidaksesuaian Major:
Absennya, atau kegagalan total, dari suatu
sistem dalam memenuhi persyaratan-
persyaratan dari satu pasal GMP+ B2.

Beberapa ketidaksesuaian minor terhadap

satu pasal dapat merupakan kegagalan total
dari suatu sistem sehingga dapat disebut
ketidaksesuaian major.
 04 AUDIT INTERNAL

Melaporkan Hasil Audit:

Setiap pernyataan ketidaksesuaian harus menyatakan 3 hal:
 Persyaratan
 Penemuan
 Bukti objektif
 Pengaruh ketidaksesuaian bagi sistem (jika perlu)
Contoh: GMP+ B2 mensyaratkan bahwa dokumen kadaluarsa harus disingkirkan dari semua tempat
atau diidentifikasi dengan jelas. Dalam audit ditemukan prosedur IQC-SP168 Revisi 0 masih
ditemukan dibagian Incoming QC tanpa diberi identitas yang jelas. Hal ini dapat mengakibatkan
penggunaan yang keliru bagi operator.

Ingat:
• Jangan Melebih-lebihkan Masalah
• Gabungkan masalah yang berhubungan dalam satu laporan
 04 AUDIT INTERNAL

Kesimpulan Audit:
 Ruang Lingkup dan Objektif Audit
 Perencanaan Audit termasuk tim audit dan
auditan, tanggal audit dan departemen
yang diaudit
 Kesimpulan hasil audit dan jumlah
ketidaksesuaian yang ditemukan
 Elemen yang diaudit
 Kendala yang dihadapi selama audit
 04 AUDIT INTERNAL

Closing Meeting:
 Bagian apa yang diaudit
 Penilaian sistem berdasarkan hasil audit
 Jumlah ketidaksesuaian/penemuan dan
observasi yang ditemukan
 Penemuan major
 Penemuan minor
 Terima Kasih pada Auditan
 Komentar/Pengarahan dari Manajemen
 Konfirmasi Kegiatan Tindak Lanjut (dpt dilakukan oleh Wakil
Manajemen)
Ingat : jika berbicara dengan pihak managemen tingkat atas, jangan
berbelit-belit dan membicarakan hal-hal yang tidak relevan.
 04 AUDIT INTERNAL

Tindak Lanjut Audit:

Identifikasi Akar Masalah

Identifikasi Tindakan Koreksi

Pelaksanaan Tindakan Koreksi

Verifikasi
 04 AUDIT INTERNAL

Tindak Lanjut Audit:

 04 AUDIT INTERNAL

Tindakan Perbaikan & Pencegahan:

1. Mempelajari hasil audit
2. Menentukan tindakan perbaikan langsung
3. Mengidentifikasi masalah yang memerlukan tindakan pencegahan – koordinasi
dengan Wakil Manajemen (bila perlu) Mengumpulkan masukan mengenai
kemungkinan penyebab
4. Mengumpulkan dan menganalisa data
5. Menentukan tindakan koreksi (yang mencegah terulangnya kembali masalah)
6. Melaksanakan tindakan koreksi – tepat waktu
7. Mengawasi hasil
8. Bila tidak efektif, ulang mulai #4
9. Melaporkan hasil
 04 AUDIT INTERNAL

Audit Verifikasi:
Tindakan telah dilaksanakan secara efektif?
 Staf terkait telah mendapat pengarahan mengenai perubahan yang terjadi

 Dokumen (Manual, SOP, WI, Uraian Tugas) dan catatan terkait telah
disesuaikan?

 Apabila kesalahan mempengaruhi pelanggan, pelanggan telah diinformasikan?

 Apakah perubahan telah diikuti secara konsisten?

Tindakan efektif dalam mencapai tujuan?

 catat di keterangan apabila verifikasi belum bisa dilakukan, untuk
ditindaklanjuti pada audit berikut
 04 AUDIT INTERNAL

Kegagalan Program Audit Internal:

 Masalah tidak diselidiki secara tuntas oleh auditor

 Masalah tidak dikomunikasikan secara efektif kepada auditan
 Auditan tidak memahami proses tindakan koreksi
 Tindakan koreksi tidak menyelesaikan akar permasalahan
 Tindakan koreksi tidak diverifikasi oleh auditor
05 WORKSHOP
 PT. DHARMA MITRA SOLUSI

TERIMAKASIH

Jakarta, 9-10 Juni 2021