AUDIT INTERNAL di MASA PANDEMI COVID 19

DINAS KESEHATAN
PEMDA DIY

1
 PENGERTIAN AUDIT
• Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian
yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang
berorientasi pada azas penggalian nilai atau
manfaat dengan cara
membandingkan antar standar yang telah
disepakati bersama dengan apa yang
dilaksanakan di lokasi kerja

12
1 AUDIT INTERNAL

KONSEP DASAR, POIN

PENTING, ESENSI, MANFAAT,
TUJUAN, SIKLUS

7
POINT PENTING AUDIT
INTERNAL
CROSS
BERULANG KOMPETEN
FUNCTION

KELENGKAPA
SEMUA UNIT
N FORM

8
 Lanjutan Point
penting
Konfirmasi, Kriteria Audit
Prioritas Masalah
verifikasi,Rekomendas
i

Bedakan fakta, Lapor dan Sosialisasi Monitoring temuan

temuan, Rekomendasi Hasil sdh di TL

9
10 HAL PENTING TENTANG
AUDIT (ESENSI)

Interaktif Sistematis Manfaat

Fakta dan Kebenaran obyektif

Penilaian, evaluasi, analisis

10
10 HAL PENTING TENTANG
AUDIT (ESENSI)

Berdasar Pengambila
Berulang
standar/kriteri n
a keputusan

Lapora
n 11
Tujuan
audit
Faktual

Membantu
manajemen

Solutif

13
 DASAR PENETAPAN TUJUAN
DasarAUDIT
penetapan tujuan audit Contoh tujuan audit internal
internal
Permasalahan prioritas yang
dihadapi organisasi
Rencana pengembangan
pelayanan
Persyaratan suatu sistem
manajemen yang diacu
Persyaratan regulasi atau
persyaratan kontrak
Evaluasi terhadap sistem
Potensi risiko kegiatan
pelayanan
Menganalisis banyak terjadi complain pasien
pada pelayanan … . .
Mengidentifikasi peluang inovasi pada
pelayanan … … … .
Mengetahui kesesuaian proses pelayanan
… … … … . . dengan standar pelayanan
……………..
Mengetahui kesesuaian regulasi, indikator
kinerja yang tidak tercapai, dsb
Mengevaluasi sistem manajemen, sistem
pelayanan, perjanjian kerjasama
dengan rekanan, dsb
Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan
…………….
14
 MANFAAT AUDIT PERANAN AUDIT

• Sebagai dasar • Untuk memastikan

pengambilan penerapan sistem
keputusan dalam manajemen mutu
melakukan perbaikan dilaksanakan secara
• Meningkatkan efektif dan berkala
efisiensi dan • Sebagai bukti SMM
efektifitas Fungsi telah diterapkan dan
Organisasi terpelihara sesuai
• Media pembelajaran dengan kebijakan dan
dan membangun rencana yg sudah
budaya mutu,taat ditetapkan
prosedur, perbaikan • Alat pemantau dan
dan budaya kerja verifikasi
sistematis
 WAKTU PELAKSANAAN
DOKUMEN AUDIT
AUDIT

• SK Audit & Auditor • Karena audit

• SOP audit internal merupakan kegiatan
berulang dan berkala
• Perencanaan audit, (bulanan,3 bulanan, 6
pengumpulan data bulanan, dst)
• Monitoring dan • Sebaiknya setelah
Tindak lanjut, penerapan sistem
• Laporan Audit • Lamanya audit
tergantung lingkupnya
• Rekaman kegiatan
• Dalam 1 tahun, unit
audit harus dikunjungi
minimal 2x
 Siklus Audit Internal
Pemilihan
lingkup

Penentuan
Reaudit
kriteria

Analisis, RTL, Pengumpulan

TL, ETL data
 2
Tim Audit Internal, Kriteria Auditor,
Tugas, Kompetensi, Etika, Aktifitas

19
 MENENTUKAN AUDITOR AUDITOR INTERNAL

• Memahami persyaratan, • Katalisator untuk

mempercepat perubahan dalam
proses proses fungsi upaya:
Organisasi, menguasai – Memastikan kebijakan
teknik audit internal mutu
– Memberdayakan sistem mutu
dilaksanakan
• Sudah mendapatkan – Memperbaiki sistem
pelayanan
sertifikat pelatihan audit – Meningkatkan kinerja
(pelatihan akreditasi) pelayanan
• Memiliki kewenangan yang – Mengamankan kebijakan
mutu
cukup dalam melaksanakan
• Jangan sekedar menjalankan tugas:
tugas, dari berbagai unsur tidak ada motivasi untuk berperan
profesi (administrasi, sebagai agen perubahan
medis/nakes, program) • Jangan sampai bekerja semrawut
dan temuan dianggap tidak berbobot
 KOMPETENSI AUDITOR ?
1. Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
2. Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
3. Melaksanakan audit tepat waktu
4. Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
5. Mengumpulkan informasi melalui: interview,
mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen
termasuk pengelolaan arsip
6. Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
7. Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-
bukti objektif
8. Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
9. Teknik sampling
10. Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
11. Menyiapkan laporan
12. Menjaga kerahasiaan informasi
13. Komunikasi
 Tugas Tim Audit
1. Membuat Internal
dan menginformasikan jadwal audit mutu internal
2. Membuat rencana audit internal/audit plan dalam satu tahun
3. Menyusun instrument audit internal
4. Menyusun pembagian tugas auditor dan auditi
5. Menyiapkan auditor dan auditi (auditor membuat checklist sesuai scope
audit, auditi menyiapkan dokumen mutu dan bukti penerapan)
6. Melakukan persiapan untuk pelaksanaan audit internal
7. Memastikan audit internal terlaksana sesuai dengan rencana
8. Memverifikasi temuan / rekomendasi yang telah closed out/ SELESAI
9. Memaparkan hasil audit mutu pada rapat Tinjauan Manajemen
10. Memastikan temuan Audit Internal telah ditindak lanjuti
11. Menyusun Laporan dan melaporkan hasil Audit Internal ke Pimpinan dan PJ
Mutu
22
 AKTIFITAS AUDIT KEGIATAN AUDIT

• Memastikan • Melakukan telaah dokumen

(melakukan • Melakukan Observasi
konfirmasi dan • Meminta penjelasan dari auditi
Verifikasi ) • Membandingkan standar
• Menilai dengan implementasi
(mengevaluasi dan • Meminta bukti kegiatan
mengukur ) • Melakukan pemeriksaan fisik
• Merekomendasikan alat,fasilitas
(memberi saran dan • Mengakses catatan yang di
masukan ) simpan auditi
• Wawancara,menyampaikan
angket,menganalisa data
 Prinsip/Kode Etik Auditor
1. Percaya Diri
2. Etis : adil, tulus, jujur, bijaksana
3. Terbuka dengan ide, saran, kritik
4. Diplomatis
5. Profesional : Dapat dipercaya, integritas tinggi,
berpendirian, dapat menjaga rahasia
6. Tangguh dan teguh
7. Tegas tapi luwes/tdk kaku
8. Penyajian obyektif : benar, akurat, berbasis bukti
dan mampu telusur
9. Independent : tidak memihak, tdk konflik
kepentingan.
 3
Istilah,Tahapan, Teknik
pengumpulan data, instrument,
Temuan dan Laporan

28
 ISTILAH YANG PERLU DIPAHAMI SEBELUM
MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL

KRITERIA AUDIT
Adalah: Dasar yang digunakan untuk melakukan audit, dapat berupa
standar, prosedur, indikator ataupun target kinerja yang digunakan
dalam penilaian audit.
BUKTI AUDIT
Adalah: Fakta yang ditemukan saat dilakukan audit antara lain
rekaman kegiatan, pernyataan audite atau informasi lain yang relevan
dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
OBYEK AUDIT
Kegiatan atau proses yang akan di audit di unit tersebut
TEMUAN AUDIT
Hasil evaluasi dari bukti audit yg dibandingkan terhadap kriteria
audit
Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau
ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, sebagai dasar perbaikan.
TAHAPAN AI

V. I. Perencanaan
TL

IV.
Pelaporan dan II. Pelaksanaan
diseminasi
hasil

III.
Olah data,
analisis, RTL
 TAHAP 1 : PERENCANAAN AUDIT

I. Perencanaan

Rencana Program Audit/ KAP AI

Jadwal Audit-Reaudit 1 tahun
Rincian Kegiatan Audit/ Audit Plan (menentukan
metode, jenis intrumen, auditor,kriteria)
 Lingkup audit
Bentuk form: Rencana audit
Objek audit Kriteria audit
No Unit/ Auditor Kegiatan/p Standar/kri Tangga Tanggal
sasaran roses yang teria yang l audit audit II
audit diaudit digunakan I (reaudit)
 Penentuan Unit yang akan diaudit
1. Komplain Pelanggan >> Laporan Kepuasan
Pelanggan : IKM, Kotak saran, Buku keluhan,
saran di medsos
2. Insiden KP >> Laporan Keselamatan Pasien
3. Indikator Mutu dan SPM >> Laporan
Peningkatan Mutu dr PJ Mutu
4. Hasil Audit dan TM periode sebelumnya >>
Laporan AI dan TM
5. Masukan Pimpinan
Contoh: Unit
Obyek
 Unit Pemeriksaan umum - proses pemeriksaan
 Pendaftaran- SDM/petugas pendaftaran
 Laboratorium- inovasi layanan
 Unit Pengelolaan Limbah Berbahaya – kesesuaian persyaratan
pengolah limbah/rekanan
 dst
 CARA MENENTUKAN AUDITOR INTERNAL

• Berdasarkan lingkup audit yang akan

dilakukan.
• Menguasai lingkup audit yang akan dilakukan
Audit Internal
• Tidak bertugas/bertanggung jawab pada
lingkup audit yang akan dilakukan Audit
Internal
• Bisa dilakukan oleh Tim (lebih dari satu orang)
atau dilakukan oleh satu Auditor Internal
Cara Menetapkan kriteria yang akan digunakan.
Tetapkan kriteria yang akan digunakan:

Kriteria yang digunakan dapat berupa:

• Kebijakan, standar, prosedur, pedoman, yang ditetapkan oleh
FKTP
• Peraturan perundangan yang berlaku
• Indikator kinerja dan target kinerja
• Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
 Puskesmas
 Klinik Pratama
Tehnik Audit : Metoda pengumpulan data

• Wawancara
• Observasi
• Cek dokumen bukti
pelaksanaan
• Telusur
pelaksanaan
kegiatan
• Meminta peragaan
(simulasi)
• Hasil asesmen yang dilakukan
Teknik
Observasi
• Observasi merupakan teknik pengumpulan
data dengan menggunakan indra :
Pengamatan,
mendengarkan, membaui,mencecap,
meraba.
• Instrumen yang digunakan dalam observasi
adalah panduan pengamatan dan lembar
pengamatan.
• Observasi dapat dilakukan secara langsung
atau tidak langsung
 Kapan melakukan
Observasi ?

Saat ingin Cek kondisi

mengetahui proses fisik

Cross check
Prilaku >>
Kepatuhan wawancara
dg fakta
lapangan
INSTRUMEN SAAT
OBSERVASI
 TELAAH DOKUMEN

KEUNTUNGAN KERUGIAN
• Data yang dibutuhkan
mungkin tidak dapat
• Informasi yang diperoleh diperoleh dari dokumen
dapat secara independen yang ditelaah
diverifikasi • Untuk dapat memperoleh
• Telaah dokumen bisa dokumen yang dibutuhkan
dilakukan secara dan menganalisis
independen membutuhkan waktu (time
• Lebih murah bila consuming)
dibandingkan dengan • Kualitas data tidak dapat
melakukan sendiri dikendalikan
pencarian data
Menyusun Instrumen
 Instrumen audit
internal
 Panduan wawancara atau
daftar pertanyaan
 Check list/daftar tilik
 Panduan observasi/
daftar observasi
 Check list pemeriksaan
fasilitas
 Standar atau kriteria yang dapat
digunakan dalam penyusunan
instrumen audit
1. standar akreditasi : PMK 46/2015
2. standar/pedoman program, standar pelayanan
minimal : PMK 43/20016, PMK 4/ 2019
3. standar/indikator kinerja : PMK 75/2014 atau
PMK 9/2014
4. standar pelayanan publik : Permenpan
14/2017
5. Regulasi lain tentang pencapaian kinerja : PMK
27/2017, PMK 11/2017, PMK 52/2018
 Tips membuat Instrumen AUDIT

 Dapat mengacu sesuai instrumen akreditasi

 Kalimat pernyataan diganti dengan kalimat
pertanyaan
 Dlm instrument diberi kolom
ya/tidak/sesuai/tidak sesuai
TAHAP 2. PELAKSANAAN
(Pengumpulan Data)
 Aktifitas audit

Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
TAHAP 2 : PENGUMPULAN DATA
DAN PELAKSANAAN AUDIT 2

• Usahakan tepat waktu

• Auditor menyampaikan maksud dan
tujuannya kpd auditi
• Melakukan waktu audit seefektif mungkin
• Mengisi daftar hadir audit
• Selesai audit membahas hasil bersama tim
• Membuat laporan audit
Proses ini direkam, didokumentasikan
Entry (opening
session)
1. Memperkenalkan diri, konfirmasi jadual
2. Menjelaskan tujuan audit internal di unit
3. Menjelaskan proses kegiatan audit yang akan
dilaksanakan
Apa yang dikerjakan saat pengumpulan data

 Lakukan pengumpulan data sesuai dengan

tahapan proses kegiatan audit dengan
menggunakan instrument yang disusun
 (kalau perlu sampel) Pastikan berapa sampel
yang akan diambil
 Pastikan siapa yang akan diwawancara
 Pastikan proses apa yang akan diamati
Bukti – Bukti Yang
dilihat saat Audit
TEMUAN AUDIT
FAKT
A
DOKUMEN PELAKSANAAN HASIL observasi, wawancara, peragaan

STANDAR, KRITERIA, REGULASI

SK, PEDOMAN, PANDUAN, SOP, KODE ETIK

TEMUAN
SESUAI TIDAK SESUAI PELUANG PERBAIKAN
 FAKTA
(KEADAAN/KONDISI)

KRITERIA

UNSUR
TEMUA SEBAB AKIBAT

REKOMENDASI
(TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN)
TAHAP 3 :
ANALISA DAN TINDAK LANJUT AUDIT

III.
Olah data,
analisis, RTL,TL
 TEMUAN
AUDIT CLOSE/TDK PERPANJANGAN

prioritaskan

PENYEBAB VERIFIKASI CLOSE/TDK

RTM
RTL TL
 Langkah Analisis Data dan RTL

Identifikasi Menyusun
masalah Gali penyebab
(temuan) alternative
perbaikan

Menyusun
Sepakati waktu
rencana
penyelesaian
perbaikan
 Penutupan audit
• Sampaikan resume temuan, analisis, dan rencana
tindak lanjut yang disusun
• Sepakati rencana tindak lanjut terhadap temuan
bersama dengan auditee, dengan kejelasan
kapan waktu temuan-temuan tersebut akan
diselesaikan
• Ucapkan terimakasih
TAHAP 4 :Pelaporan Audit

IV.
Pelaporan
 Pelaporan Audit
Rapat Tim AI

Temuan,Penyebab,RTL Form TPP

Pembahasan

Form Ringkasan

LAPORAN

Sistematika Laporan Penyerahan Laporan

 Laporan Audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditi
 Laporan Audit Internal
• Hasil audit HARUS dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP, PJ Mutu dan kepada unit
yang diaudit.
• Hasil audit juga dilaporkan pada saat Rapat
Tinjauan Manajemen:
– Hasil audit yang tidak selesai
– Tindak lanjut yang telah dilakukan
– Kendala pada waktu perbaikan
 V. Tindak lanjut
• Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut
terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya
perbaikan
• Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
• Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang
jelas
• Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
• Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada
saat pertemuan tinjauan manajemen
• Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor
internal
 Auditi dan Auditor
• Auditi harus mempelajari form temuan/TPP, sebagai dasar
menyusun rencana perbaikan, setelah memperoleh hasil temuan
audit
• Auditi menyusun Rencana perbaikan dengan batas waktu yang
jelas
• Auditi wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit
dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
• Auditor bersma PJ Mutu dapat melakukan monitoring
pelaksanaan kegiatan perbaikan
• Auditi menyampaikan Hasil perbaikan kepada Kepala FKTP, PJ
Mutu dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
• Auditor wajib menyampaikan hasil audit saat RTM