Apa yang dimaksud dengan

“audit”

Diskusikan
 Pengertian audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan

(dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan
terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai
atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Beberapa istilah yang harus
dipahami
 Kriteria audit

Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang

dipakai sebagai acuan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap
bukti audit
 Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan

dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
 Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit

Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.
Jenis audit
 Jenis audit
• Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk
kepentingan internal organisasi sendiri.
– Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik
atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut
juga sebagai: audit pihak pertama
– Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

• Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar

organisasi,
– Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang
dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra
kerja sama BPJS) dan
– Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei
akreditasi)
10 ESENSI AUDIT
 10 Esensi dari audit:
• Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang
diaudit)
• Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
• Dilakukan dengan azas manfaat
• Dilakukan secara objektif
• Berpijak pada fakta dan kebenaran
• Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
• Bermuara pada pengambilan keputusan
• Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
• Merupakan kegiatan berulang
• Menghasilkan laporan
 Tujuan audit

Mendapatkan data dan informasi faktual dan

signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan
 Tujuan audit internal

Membantu menyelesaikan permasalahan

organisasi, dalam rangka meningkatkan
mutu dan kinerja organisasi
Dasar penetapan tujuan audit internal
• Prioritas permasalahan yang dihadapi
organisasi
• Rencana pengembangan pelayanan
• Persyaratan suatu sistem manajemen (misal:
standar akreditasi, standar ISO) yang
digunakan sebagai acuan
• Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
• Evaluasi terhadap rekanan
• Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Dasar penetapan tujuan audit Contoh tujuan audit internal
internal
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadi complain
dihadapi organisasi pasien pada pelayanan farmasi

Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi pada

pelayanan pelayanan laboratorium

Persyaratan suatu system Mengetahui kesesuaian proses

manajemen yang diacu pelayanan laboratorium dengan
standar pelayanan lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber daya
persyaratan kontrak farmasi dengan permenkes No
75/2014
Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama
dengan laboratorium mitra

Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko

pelayanan pelayanan imunisasi
 Aktifitas audit

Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

• Telaah dokumen
• Observasi
• Meminta penjelasan dari auditee
• Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
• Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
• Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
• Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
• Pemeriksaan silang (cross-check)
• Mengakses catatan yang disimpan auditee
• Mewawancarai auditee
• Menyampaikan angket survey
• Menganalisis data
Apa manfaat audit internal
 Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan:

mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai
dengan perencanaan organisasi jangka panjang
 Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang

ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah perbaikan
 Bagi unit pengelola mutu

Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu

baik pada tahap input, proses, maupun hasil
 Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta

pembangunan budaya organisasi: budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja
sistematis
 Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan pertumbuhan

 Bagi pelanggan

Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan

yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko)
dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan
sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan
pada pelanggan benar-benar tercapai
Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap

kinerja rekanan
TERIMA KASIH
PERAN DAN KOMPETENSI AUDITOR
INTERNAL
Audit internal merupakan proses
audit
10 Esensi dari audit:

• Interaktif
• Sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan,
dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisien
• Azas manfaat
• Objektif
• Fakta dan kebenaran
• Proses penilaian/pengujian,
evaluasi, analisis
• Pengambilan keputusan
• Standar/kriteria tertentu
• Berulang
• Laporan
 Peran Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:

– Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan
– Memberdayakan sistem mutu
– Memperbaiki sistem pelayanan
– Meningkatkan kinerja pelayanan
Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada
motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan
dianggap tidak berbobot
 Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,
dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
 Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit internal
 Melaksanakan audit internal:
 Menyusun audit plan.
 Menyusun instrumen audit
 Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
 Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
 Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
 Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
 Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu
dan kepada Kepala Puskesmas.
 Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit
 Kompetensi apa
yang perlu dimiliki
seorang auditor
internal ?
Paham dan mampu menerapkan prosedur
audit, metoda, dan instrumen audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Fokus audit pada masalah prioritas
 Mengumpulkan informasi/fakta

Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip
Verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan
 Membuat kesimpulan thd temuan

Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektif
Penilaian thd potensi kerugian
Teknik sampling
Mencatat/mendokumentasikan
Menyusun laporan
Komunikasi
Menjaga kerahasiaan
 Terimakasih

TERIMA KASIH
MENYUSUN RENCANA AUDIT
Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan
unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual
audit, dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan
instrumen audit yang disusun berdasar
standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas
masalah dan rencana tindak lanjut audit
Tahap IV: Pelaporan dan diseminasi
hasil
Menyusun Rencana Audit
Latar Belakang
Menetapkan Tujuan Audit
Menetapkan lingkup audit
Menetapkan apa yang akan diaudit
(objek audit)
Menetapkan Kriteria Yang Akan
Digunakan
Standar/kriteria audit yang digunakan
• Kebijakan, standar/prosedur, pedoman,
kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
• Peraturan perundangan yang berlaku
• Indikator kinerja dan target kinerja
• Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
– Puskesmas
– Klinik Pratama
– Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi
Alokasi waktu
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
Memilih metoda audit
• Wawancara
• Observasi/telusur proses pelaksanaan
kegiatan
• Periksa dokumen
• Telusur rekam kegiatan
• Inspeksi kondisi fasilitas
• Meminta peragaan
• Mengukur (compliance rate)
Persiapan untuk melaksanakan audit

Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria

audit, penyusunan instrumen audit
 Pelaporan hasil audit:
perhatikan format laporan
 Perencanaan audit internal
• Latarbelakang
• Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
• Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
• Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
• Menetapkan kriteria yang akan digunakan
• Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
• Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
• Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
• Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 Menetapkan tingkat kepentingan proses
• 1. Prioritas utama: proses-proses yang memenuhi ke-empat kategori: 3H + 1 P
(High risk, high cost, high volume, and problem prone)

• 2. Prioritas berikutnya adalah proses-proses yang memenuhi tiga kategori dengan

urutan sebagai berikut:
• a. High risk, problem prone, high volume
• b. High risk, problem prone, high cost
• c. High risk, high volume, high cost
• d. Problem prone, high volume, high cost

• 3. Prioritas selanjutnya dalah proses-proses yang memenuhi dua kategori dengan

urutan sebagai berikut:
• a. High risk, problem prone
• b. High volume, problem prone
• c. High cost, problem prone
• d. High risk, high volume
• e. High risk, high cost
• f. High volume, high cost
 Menentukan area prioritas
Area/unit High risk High cost High Problem Total Urutan
kerja volume Prone Prioritas

Gawat 10 7 4 4 25 III
darurat
Rawat jalan 5 5 8 4 22 VI

Farmasi 9 8 8 5 30 I

Laboratorium 9 8 8 4 29 II

Rawat inap 6 7 5 6 24 IV

Pendaftaran 6 4 8 5 23 V
Metode USG :
Metode untuk menetapkan urutan prioritas

Urgency

Seriousness

Growth
Urgency/ Tingkat Kepentingan
• Masalah yang mendesak

Seriousness/Tingkat Kegawatan
• Tingkat keseriusan masalah dikaitkan dengan
akibat masalah yang dapat ditimbulkan.

Growth /Tingkat Perkembangan

• Perkembangan Masalah dapat memburuk
 Matriks Pemecahan Masalah Dengan
Metode USG (Urgency, Seriosness, Growt)
No Area/unit U S G Total Urutan
kerja Prioritas Keterangan : Skala 5 : Sangat Besar
4 : Besar
1 Farmasi 4 4 3 48 II 3 : Sedang
2 : Kecil
1 : Sangat Kecil
2 Gawat 5 5 5 125 I
darurat
3 Pendaftaran 3 3 2 27 IIII

Dengan demikian urutan prioritas permasalahan atas dasar contoh di atas

maka yang urutan prioritas audit : 1. Gawat Darurat, 2.Farmasi dan
3.pendaftaran
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan/ Standar/k Tanggal Tanggal
audit proses riteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
 Tugas diskusi
• Susun rencana audit satu tahun (baik
manajerial, UKM maupun UKP)
• Susun satu buah instrument audit salah satu
unit pelayanan/kegiatan program : bisa
berupa check list, pedoman wawancara,
pedoman pengamatan.
Pelaksanaan audit
internal

Pengumpulan data
Analisis data
Persiapan
• Pastikan Audit Plan
yang disusun telah
lengkap, pelajari audit
plan yang akan
digunakan
• Pemberitahuan pada
unit kerja yang akan
diaudit
• Persiapan auditor
• Pastikan kriteria audit
dan instrument
pengumpulan data
lengkap
• Susun scenario audit
 Entry (opening session)
• Memperkenalkan
diri, konfirmasi
jadual
• Menjelaskan
tujuan audit
internal yang
akan dilakukan
• Menjelaskan
proses kegiatan
audit yang akan
dilaksanakan
Proses pengumpulan data
• Lakukan pengumpulan
data sesuai dengan
tahapan proses kegiatan
audit dengan
menggunakan
instrument yang disusun
• Pastikan berapa sampel
yang akan diambil
• Pastikan siapa yang akan
diwawancara
• Pastikan proses apa yang
akan diamati
• dst
Bukti-bukti yang dilihat pada kegiatan audit

• Dokumen-dokumen yang merupakan regulasi

internal pada unit kerja yang diaudit
• Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain yang
relevan dengan standar/kriteria dan dapat
diverifikasi
 Temuan

• Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadap standar/kriteria yang digunakan
• Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria
yang digunakan, atau peluang perbaikan.
 Pengumpulan data
• Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
– Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
– Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
– Meminta peragaan oleh auditee
– Memeriksa dan menelaah dokumen
– Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
– Mencari bukti-bukti
– Melakukan pemeriksaan silang
– Mencari informasi dari sumber luar
– Menganalisis data dan informasi
– Menarik kesimpulan
– Memberikan rekomendasi
• Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun
instrument pengumpulan data
Analisis data temuan
• Lakukan analisis
kesesuaian antara fakta
dan kriteria yang
digunakan
• Bahas ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
• Lakukan analisis mengapa
terjadi ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
Exit meeting
• Sampaikan resume
temuan, analisis, dan
rencana tindak lanjut
yang disusun
• Sepakati rencana tindak
lanjut terhadap temuan
bersama dengan
auditee, dengan
kejelasan kapan waktu
temuan-temuan
tersebut akan
diselesaikan
• Ucapan terimakasih
 Tugas
• Persiapan tim
untuk
simulasi
• Lakukan
simulasi
proses
pelaksanaan
audit sesuai
dengan
instruen yang
saudara
susun
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomenda
audit yang diacu pertanyaan audit si
/observasi
Lampiran PMK
75/2015 ttg
tenaga puskesmas
(khususnya tenaga
kefarmasian)
Standar akreditasi
Bab 8.2

SOP penyimpanan
B3
 Menyusun
laporan audit
Penyusunan laporan
• Menyusun laporan
temuan dan tindak
lanjut
• Menyampaikan
laporan temuan dan
tindak lanjut kepada
Kepala Puskesmas,
Penanggung jawab
mutu, dan unit kerja
yang diaudit
 Analisis data
• Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data
dibandingkan dengan kriteria audit yang
digunakan
• Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap
antara fakta dengan kriteria), maka auditor
bersama auditee melakukan analisis lebih
lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya
kesenjangan, dan menyusun rencana
perbaikan
 Laporan audit mutu internal
• Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang
diaudit.
• Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
– Hasil audit
– Tindak lanjut yang telah dilakukan
– Kendala pada waktu perbaikan
 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Target

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah Waktu
objektif thd yang an penyelesa
standar/ins digunaka ian
tr n
Petugas bekerja Saat Penggunaa 8.1.2 ep 8 Petugas Petugas Melakuka 1 hari
tidak sesuai SOP melaku n APD tidak harus n
kan paham memaha Monitori
APD SOP dan mi dan ng Tim
petugas melaksan Mutu
tidak akan terhadap
terbiasa pelayanan pengguna
menggun sesuai an SOP
akan SOP
APD

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
 Tindak lanjut audit
• Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap
temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
• Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
• Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
• Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
• Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat
pertemuan tinjauan manajemen
• Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
Studi kasus
Terimakasih