KLAUSUL 5

PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

 PROGRAM AUDIT

APA YANG DIMAKSUD PROGRAM AUDIT?

Program audit adalah pengaturan satu atau lebih kegiatan
audit yang direncanakan dalam suatu “kerangka waktu
tertentu” untuk mencapai “tujuan tertentu”

Program audit sebaiknya mencakup informasi dan identifikasi

sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan audit
dengan efektif & efisien dalam kerangka waktu yang
ditetapkan.
 PROGRAM AUDIT
MENGAPA AUDIT HARUS TERPROGRAM ?
Karena :
 Melibatkan dua pihak yang akan terlibat (auditor dan auditi)
 sehingga waktu yang tepat dan disepakati dapat ditentukan.
 Semua aspek sistem manajemen harus teraudit  minimal 1 tahun sekali.
 Pendekatan resiko harus digunakan dalam penyusunan program audit untuk
memastikan bahwa :
 Tujuan manajemen yang ditetapkan dalam Sistem Manajemen tercapai
 Kemampuan dan integritas seluruh personil pada setiap tingkatan dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya memadai
 Prosedur yang dirinci dalam sistem manajemen mutu diikuti
 Hasil audit
 harus dapat dijadikan masukan yang berharga bagi peningkatan efektifitas
sistem manajemen → filosofi audit
 PROGRAM AUDIT

Informasi program audit sebaiknya mencakup :

o Tujuan program audit
o Risiko & peluang yang terkait program audit & tindakan untuk menanganinya
o Lingkup (keluasan, batasan, lokasi) untuk setiap audit dalam program audit
o Jadwal (jumlah / durasi / frekuensi) setiap audit
o Tipe audit, seperti audit internal atau eksternal
o Kriteria audit
o Metode audit
o Kriteria memilih anggota tim
o Informasi terdokumentasi yang relevan
 PROGRAM AUDIT

RISIKO TERKAIT PROGRAM AUDIT

 Perencanaan
 Sumber daya
 Pemilihan Tim Audit
 Komunikasi
 Penerapan
 Pengendalian informasi terdokumentasi
 Pemantauan, tinjauan, dan peningkatan program audit
 Ketersediaan & kerja sama auditi
 ketersediaan bukti yang dicuplik
 PROGRAM AUDIT

PELUANG TERKAIT PROGRAM AUDIT

Memungkinkan audit multiple (lebih dari satu bagian /
sistem) dilaksanakan langsung pada sekali kunjungan
Meminimalisir waktu dan jarak perjalanan ke site
Mencocokkan tingkat kompetensi tim audit dengan
tingkat kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan audit
Menyelaraskan waktu audit dengan ketersediaan staf
kunci auditi
 PROGRAM AUDIT

KOMPETENSI PENGELOLA PROGRAM AUDIT

Memiliki pengetahuan tentang:
 Prinsip audit, metode, dan proses
 Standar SMM dan standar lain yang terkait
 Informasi auditi dan konteksnya (isu internal / eksternal,
pihak berkepentingan, kebutuhan dan harapan, kegiatan
bisnis, produk, jasa, dan proses auditi)
 Regulasi dan persyaratan lain yang terkait dengan kegiatan
bisnis auditi
 PROGRAM AUDIT

PERAN PENGELOLA PROGRAM AUDIT

 Menetapkan dan mengkomunikasikan program audit
 Menentukan isu internal & eksternal serta pengendalian
resiko & peluang dalam pelaksanaan audit
 Memilih tim audit yang memiliki kompetensi memadai
 Mengelola semua proses audit yang relevan
 Memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan
 Memastikan informasi terdokumentasi terkait audit disiapkan
dan dipelihara termasuk rekaman program audit
 Melakukan monitoring dan review program audit
 PROGRAM AUDIT
PENGORGANISASIAN AUDIT INTERNAL
1. Diprogramkan untuk setiap elemen dari sistem manajemen dan area /
bidang yang mengimplementasikannya.
2. Audit dilakukan oleh personel yang memahami ISO 9001:2015 dan
teknik audit (pelatihan audit internal – ISO 19011:2018)
3. Sebaiknya pelaksanaan audit dilakukan oleh tim dengan kompetensi
yang memadai
 Apabila SDM internal tidak ada yang memenuhi kualifikasi tersebut,
maka dapat dilakukan oleh auditor kontrak (eksternal).
 Auditor sebaiknya independen dari kegiatan yang diaudit.
 Personel tidak boleh mengaudit kegiatannya sendiri dan bebas dari
konflik kepentingan.
4. Rekaman audit yang dihasilkan
 disimpan dan dipelihara
 untuk monitoring pelaksanaan program audit
 PROGRAM AUDIT
AUDIT SISTEM MANAJEMEN

Kriteria audit
Peraturan dan Ketaatan
perijinan
Dokumen
Efektifitas
refferensi SM
/Pedoman Kesesuaian
AUDITI
Standar Kapabilitas
Kebijakan &
Prosedur
Kelengkapan
Best Practices
 PROGRAM AUDIT

Memilih & Menetapkan Metode Audit

§ Metode pelaksanaan audit dapat dilakukan
• On-site
• Remote
• Kombinasi
sebaiknya berkeseimbangan, berdasarkan
pertimbangan risiko & peluang yg terkait
§ Bila joint-audit, pengelola program audit
sebaiknya menyepakati metode audit
 PROGRAM AUDIT
Memilih Tim Audit
Utk memastikan keseluruhan kompetensi tim audit, sebaiknya dilaksanakan:
• Identifikasi kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit
• Memilih anggota tim audit yang memenuhi kebutuhan kompetensi tim audit
• Ukuran & komposisi tim audit, mempertimbangkan:
• Kompetensi keseluruhan tim audit yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit,
dengan mempertimbangkan lingkup & kriteria audit
• Kompleksitas audit
• Jenis audit, apakah audit gabungan atau audit bersama
• Metode audit yang digunakan
• Memastikan objektifitas dan ketidakberpihakan untuk menghindari konflik
kepentingan apapun dalam proses audit
• Kemampuan anggota tim audit bekerja & berinteraksi efektif dengan wakil auditi dan
pihak berkepentingan
• Isu internal / eksternal, seperti bahasa, sosial, dan budaya
• Tipe & kompleksitas dari proses yang diaudit
 PROGRAM AUDIT
Pemberian Tanggungjawab Lead Auditor
 Pengelola progam audit sebaiknya memberikan tanggungjawab pelaksanaan audit
kepada lead auditor dalam waktu yangg cukup untuk memastikan Lead audior dapat
menyusun rencana audit yang efektif
 Informasi berikut sebaiknya diberikan kepada Lead Auditor
 Tujuan audit, lingkup, dan kriteria audit (termasuk identifikasi organisasi &
fungsi serta proses yg akan diaudit)
 Proses audit & metode audit terkait
 Komposisi tim audit
 Kontak Auditi, lokasi, kerangka waktu, dan durasi waktu dari kegiatan audit yang
 dilaksanakan
 Sumberdaya yang diperlukan untuk pelaksanaan audit
 Informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi dan menangani risiko & peluang
dalam mencapai tujuan audit
 Informasi yang mendukung lead auditor dalam berinterkasi dengan Auditi untuk
efektifitas
 PROGRAM AUDIT

Mengelola Hasil Program Audit

 Pengelola program audit sebaiknya memastikan kegiatan berikut
dilaksanakan:
 Evaluasi pencapaian tujuan dari setiap audit
 Tinjauan & persertujuan laporan audit terkait pemenuhan tujuan & lingkup
audit
 Tinjauan efektifitas tindakan yang dilakukan dalam menangani temuan audit
 Distribusi laporan audit kepada pihak berkepentingan
 Penetapan perlunya dilakukan tindak-lanjut audit
 Pengelola progam audit sebaiknya mempertimbangkan (bila
sesuai) :
 Mengomunikasikan hasil audit & praktik terbaik kepada bidang lain dari
organisasi
 Implikasi terhadap proses lainnya
 PROGRAM AUDIT

Mengelola & Memelihara Catatan Program Audit

 Catatan audit sebaiknya dipastikan dikelola &

dipelihara untuk memeragakan penerapan
program audit

 Sebaiknya tersedia proses untuk memastikan

keamanan & kerahasiaan informasi terkait
catatan audit
 PROGRAM AUDIT

MONITORING PROGRAM AUDIT

Evaluasi Program Audit dilakukan untuk memastikan :
 Jadwal audit dan tujuan program audit terpenuhi;
 Kinerja anggota tim audit termasuk lead auditor dan tenaga
ahli (jika relevan);
 Kemampuan tim audit menjalankan rencana audit;
 Umpan balik dari klien, auditi, auditor, tenaga ahli dan pihak
lain yang terkait;
 Ketersediaan dan kecukupan informasi terdokumentasi
selama proses audit
 PROGRAM AUDIT

REVIEW PROGRAM AUDIT

 Hasil dan trend monitoring program audit;
 Kesesuaian dengan proses dan informasi terdokumentasi yang
relevan dengan program audit;
 Perkembangan kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan;
 Rekaman program audit;
 Metode audit alternatif;
 Metode evaluasi auditor alternatif;
 Efektifitas pengendalian resiko dan peluang, serta isu internal dan
eksternal terkait program audit;
 Kerahasiaan dan keamanan informasi terkait program audit
 PROGRAM AUDIT
FREKUENSI AUDIT INTERNAL
 Sesuai persyaratan standar (minimal sekali dalam setahun)
 Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen,
kebijakan, dan teknik.
 Terdapat perubahan sistem
 Atas permintaan klien
 Sesuai kebutuhan penyempurnaan

Lingkup audit internal  harus mencakup semua lingkup elemen

dan area / bidang yang menerapkan
sistem manajemen mutu
TERIMA KASIH