RAPAT TINJAUAN

MANAJEMEN

No. Dokumen

: ST-QMR-001

No. Revisi
Tgl. Efektif

: 00
: 03/02/2016

Halaman

: 1/4

A. Ruang Lingkup
Pedoman tinjauan manajemen ini berlaku dalam melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen di
PT. Rosalia Express
B. Tujuan
1. Sebagai bentuk implementasi klausul 5.6.(1-3) Tinjauan Manajemen standar ISO
9001 yang diimplementasikan di CV. Central Laundry
2. Untuk membantu pihak terkait dalam mempersiapkan rapat tinjauan manajemen,
terutama Top Manajemen dan QMR
3. Sebagai pedoman pelaksanaan tinjauan manajemen agar tidak ada agenda yang
terlewat (terutama yang diwajibkan dalam Klausul 5.6.2, Masukan Tinjauan)
C. Penerapan
I. Klausul ISO 9001:2008 mengenai Tinjauan Manajemen
5.6.1.1.1 Manajemen puncak harus meninjau ulang sistem manajemen mutu organisasi, pada
selang waktu yang direncanakan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan
keefektifan yang berkesinambungan. Tinjauan ini HARUS mencakup penilaian
peluang untuk perbaikan dan kebutuhan akan perubahan sistem manajemen mutu,
mencakup Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu. Hasil Tinjauan Manajemen harus
dipelihara.
II. Waktu dan Pelaksanaan Tinjauan Manajemen
Dilaksanakan dalam jangka waktu 6 (enam) bulan sekali
Sebelum tanggal pelaksanaan yang telah ditetapkan, QMR wajib mengirimkan
FM-DCC-015 Undangan berisi jadwal pelaksanaan RTM kepada seluruh
peserta RTM yang disertakan
QMR wajib memastikan kesanggupan Top Manajemen menghadiri Rapat
Tinjauan Manajemen.
Waktu pelaksanaan RTM dibatasi oleh jam untuk kefektifan dan keefisiensian
kerja
Pembatasan waktu yang dilakukan dalam RTM disepakati bersama oleh
seluruh peserta meeting, pada saat pembukaan meeting
Jika terdapat pembahasan yang belum menemui jalan keluar/solusi selama
waktu yang disediakan, maka keputusan dapat diambil dengan 2 cara, yang
pertama yaitu dengan vote (harus ada opsi/pilihan keputusan), atau dengan
cara dibuat keputusan untuk mengadakan rapat lanjutan untuk membahas
permasalahan yang ada, dan harus diputuskan waktu dan jadwalnya pada saat
itu juga

RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN

No. Dokumen

: ST-QMR-001

No. Revisi
Tgl. Efektif

: 00
: 03/02/2016

Halaman

: 2/4

Pembagian waktu dan jadwal harus dibuat dengan seksama, dan disesuaikan
dengan kondisi yang sebenarnya
Untuk kondisi tertentu, pelaksanaan Tinjauan Manajemen dapat dilaksanakan
dalam beberapa agenda yang berbeda waktu-nya. Hal ini dilakukan untuk
menghemat waktu kerja. Misalnya, agenda bulanan. Pada bulan pertama
hanya membahas hasil audit, bulan kedua membahas hasil survey kepuasan
pelanggan dan complain, bulan ketiga membahas status tindakan koreksi dan
pencegahan, dst.
Ketentuan pelaksanaan Tinjauan Manajemen yang dipecah ke dalam beberapa
waktu agenda dibuat oleh QMR dan jajarannya, serta harus disetujui oleh Top
Manajemen (Direksi), dan disosialisasikan kepada seluruh karyawan
perusahaan
Jika oleh karena suatu hal, pada saat hari pelaksanaan Rapat Tinjauan
Manajemen ternyata Top Manajemen tidak dapat menghadiri acara, maka
secara otomatis Rapat Tinjauan Manajemen dibatalkan sampai dengan
kesanggupan dari Top Manajemen
Seluruh proses dan hasil Tinjauan HARUS didokumentasikan, dikendalikan
dan dipelihara sesuai klausul 4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu (Jadwal RTM,
Undangan, FM-DCC-005 Daftar Hadir, FM-DCC-004 Notulen Meeting, FMDCC-008 Dokumentasi)

III. Peserta Tinjauan Manajemen

Peserta tinjauan adalah :
a. Top dan Middle Management (Direksi, Manager Holding, Asisten Manager Holding,
Supervisor) sebagai perwakilan manajemen organisasi.
b. Tim QA sebagai perwakilan Quality Management System.
Sesuai dengan ketentuan dalam ISO 9001:2008, maka pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen
dianggap SAH/VALID jika DIHADIRI oleh TOP MANAJEMEN (DIREKSI) dengan tingkat
KEHADIRAN 100%, yang maksudnya adalah Top Manajemen (Direksi) hadir secara penuh
mulai dari acara pembukaan Rapat Tinjauan Manajemen hingga acara penutupan.
IV. Agenda Tinjauan Manajemen
Urutan agenda yang akan dibahas dalam Tinjauan Manajemen adalah sebagai berikut :
1. Struktur Organisasi, Visi Misi, dan Kebijakan Mutu
Menilai apakah Struktur Organisasi, serta Visi Misi dan Kebijakan Mutu masih relevan dan
efektif untuk perbaikan berkesinambungan yang dibutuhkan organisasi.
PIC : Management Representative / QMR

RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN

No. Dokumen

: ST-QMR-001

No. Revisi
Tgl. Efektif

: 00
: 03/02/2016

Halaman

: 3/4

2. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen sebelumnya

Apabila sebelumnya sudah melaksanakan Tinjauan Manajemen, maka hasil dan tindak lanjutnya
harus dibicarakan pada tahap ini.
PIC : Penanggung jawab setiap keputusan

3. Sasaran Mutu
Sasaran Mutu dipertanggungjawabkan oleh kepala bagian dan personel yang ditunjuk, untuk
melihat apakah target-target dalam sasaran mutu telah tercapai atau tidak, dan alasan serta
analisa penyebab berikut dengan tindakan perbaikan/pencegahan jika target tidak tercapai.
PIC : Koordinator dan Penanggung jawab yang ditunjuk
4. Hasil Audit Mutu Internal
Hasil Audit Mutu Internal yang telah dilakukan dalam jangka waktu 6 (enam) bulan sebelumnya
harus dilaporkan oleh Koordinator AMI kepada forum yaitu temuan-temuan yang didapati, baik
temuan conformity (kesesuaian), non conformity (ketidaksesuaian major & minor), dan
observasi. Sekaligus pembahasan mengenai keefektifan tindakan korektif dan pencegahan yang
dilakukan, serta verifikasi temuan-temuan audit.
PIC : Koordinator AMI
5. Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Management Representative melaporkan semua tindakan koreksi dan pencegahan yang terjadi
dalam selang waktu 6 (enam) bulan tersebut melalui Form Tindakan Koreksi dan Pencegahan
(FTKP), dan bagaimana status dari tindakan tersebut pada saat itu.
PIC : Management Representative / QMR
6. Keluhan Pelanggan dan Survey Kepuasan Pelanggan
Semua keluhan Co-Part yang masuk harus dilaporkan oleh Supervisor Marketing. Keluhan CoPart yang serius sehingga ditulis dalam FTKP dilaporkan dan status dari keluhan tersebut,
termasuk pula hasil Survey Kepuasan Co-Part yang telah dilaksanakan harus dilaporkan. Serta
analisa mengenai penyebab dan keefektifan tindak lanjut yang dilakukan
PIC : Koordinator Marketing dan Management Representative
7. Saran-saran untuk perbaikan

RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN

No. Dokumen

: ST-QMR-001

No. Revisi
Tgl. Efektif

: 00
: 03/02/2016

Halaman

: 4/4

Apabila ada saran-saran untuk perbaikan, dapat disampaikan pada bagian ini dan harus dicatat di
notulen.
PIC : Pemberi Usulan/Peserta RTM
8. Lain-lain yang dianggap perlu
Referensi lebih lanjut lihat klausul 5.6.2 Masukan Tinjauan.

V. Hasil atau keluaran Tinjauan Manajemen

Sesuai klausul 5.6.3 Keluaran Tinjauan
Keluaran dari Tinjauan Manajemen HARUS mencakup keputusan dan tindakan apapun yang
berkaitan dengan :
a. Perbaikan keefektifan system mutu dan prosesnya
b. Perbaikan produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan, dan
c. Sumber data yang diperlukan.
Hasil Rapat Tinjauan Manajemen harus didokumentasikan, divalidasi oleh Top
Management dan PIC, serta memiliki target waktu pelaksanaan hasil Rapat Tinjauan
Manajemen.
Hasil RTM harus disosialisasikan kepada masing-masing bagian terkait.
QMR harus mengecek tindakan hasil RTM sesuai dengan tenggat waktu yang telah
disepakati

Dibuat

QMR

Diketahui

Manager QA Holding

Disetujui

Direktur