PIP

BADAN PENYELENGGARA PENDIDIKAN
YAYASAN PUTRA MANDIRI

POLITEKNIK ILMU PELAYARAN BALIKPAPAN
Jalan Kol. Syarifuddin Yos RT.45 (Simpang 3 Perum Wika) Balikpapan
76115 - Kalimantan Timur ; Telepon: (0542) 851 005
www.pipbalikpapan.ac.id
MANUAL MUTU
Lembar Pengesahan
Jenis / Nama Dokumen : Manual Mutu
Nomor Dokumen : PIP/ MM /MR
Tanggal diberlakukan : 6 Maret 2017
Disusun oleh Dikaji ulang oleh Disahkan oleh

Status Rev / Tanggal
( Tim ISO ) ( MR ) (Direktur)
Rev. 00 / 6 Maret 2017
Dokumen ini milik POLITEKNIK ILMU PELAYARAN BALIKPAPAN dan tidak boleh disalin
atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan
manajemen POLITEKNIK ILMU PELAYARAN BALIKPAPAN
DAFTAR DISTRIBUSI
Hal. 1 dari 33
Keterangan Penerima Dokumen
Asli
Copy 01
Copy 02
Copy 03
Copy 04
Copy 05
Copy 06
RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

2
REVISI
TANGGAL
No KETERANGAN
DISAHKAN
SEMULA SETELAH
Terbit pertama
kali
Revisi 00,
1 - 06 Maret 2017 Mengacu pada
standar ISO
9001:2015
DAFTAR ISI
Hal. 3 dari 33
URAIAN Hal
4
LEMBAR PENGESAHAN 1
DAFTAR DISTRIBUSI 2
RIWAYAT DOKUMEN 3
DAFTAR ISI 4
1. RUANG LINGKUP
1.1. Latar Belakang 6
1.2. Ruang Lingkup 6
1.3. Profil Lembaga 7
1.4. Struktur Organisasi 7
1.5. Visi , Misi dan Kebijakan Mutu 7
1.6. Sasaran Mutu Organisasi 7
2. ACUAN NORMATIF 8
3. ISTILAH DAN DEFINISI 8
4. KONTEKS ORGANISASI
4.1. Pemahaman terhadap organisasi dan konteksnya 8
4.2. Pemahaman Keinginan dan Harapan pihak berkepentingan 8
4.3. Menetapkan Lingkup Sistim Manajemen 9
4.4. Sistim Manajemen Mutu 9
5. KEPEMIMPINAN
5.1. Kepemimpinan dan Komitmen 9
5.2. Kebijakan Mutu 10
5.3 Peran Organisasi,Tanggung Jawab dan Wewenang 10
6. PERENCANAAN
6.1 Tindakan Mengatasi Resiko dan Peluang 11
6.2 Sasaran Dan Perencanaan 12
6.3 Perencanaan dan Perubahan 12
7. PENDUKUNG
7.1. Sumber Daya 13
7.2. Kompetensi 13
7.3. Kesadaran 14
7.4. Komunikasi 14
7.5. Informasi Terdokumentasi 14
8. OPERASI
8.1 Perencanaan dan Pengawasan Operasional 15
8.2 Penetapan Persyaratan Produk dan Layanan 16
Hal. 5 dari 33
8.3 Desain dan Pengembangan 17

8.4 Pengendalian Produk & Layanan dari Eksternal 18
8.5 Realisasi Produk dan Layanan 18
8.6 Pelepasan Produk Dan Layanan 23
8.7 Pengendalian Hasil Proses Produk & Layanan Yang Tidak Sesuai 24
9. EVALUASI KINERJA
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi 25
9.2 Audit Internal 27
9.3 Tinjauan Manajemen 27
10. PERBAIKAN
10.1 Umum 28
10.2 Ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi dan Insiden 29
10.3 Peningkatan Berkelanjutan 29
11. LAMPIRAN 30
1. Kebijakan Mutu
2. Konteks Organisasi
3. Daftar Pihak Berkepentingan
4. Struktur Organisasi
5. Identifikasi Resiko
6. Sasaran Mutu
1. RUANG LINGKUP
1.1. Latar Belakang

6
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan berkedudukan di Balikpapan, didirikan atas

rekomendasi Kopertis XI Wilayah Kalimantan No. 736/K11.A/KL/2011, tanggal 15 Juni 2011
tentang pembukaan Program Studi dan Pendirian Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan.
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan ini didirikan atas dasar kebutuhan yang sangat
mendesak akan tenaga yang terampil dan profesional di bidang pelayaran. Mengingan bahwa
sektor pelayaran adalah salah satu sektor yang sangat pesat dan menunjang pembangunan kota
Balikpapan, untuk itu perlu dibuatkan sarana dan prasarana pendidikan untuk menunjang sumber
daya manusia di sektor tersebut. Yayasan yang menaungi Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan
yaitu Yayasan Putra Mandiri Balikpapan. Kemudian Yayasan mengadakan Rapat Koordinasi
dengan para pengurus. Dalam rapat koordinasi tersebut disepakati untuk mendirikan Politeknik
Ilmu Pelayaran Balikpapan dengan membuka tiga Program Studi / Jurusan, yaitu :
1. Nautika
2. Teknika
3. KPNK (Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga dan Kepelabuhan)
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memulai kegiatan akademinya setelah mendapat

rekomendasi Kopertis XI Wilayah Kalimantan No. 736/K11.A/KL/2011. Penerimaan calon
taruna/i pertama kali diadakan pada tahun 2015, tahun akademik 2015/2016 dengan total yang
diterima 45 taruna/i. Karena Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan belum mempunyai kampus
tetap, untuk sementara bertempat di Jl. Kol. Syarifuddin Yoes RT. 45 (Simpang 3 Perum Wika)
Balikpapan. Dan membuka Tiga (3) jurusan yaitu : Nautika, Teknika dan KPNK
(Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga dan Kepelabuhan) dengan jumlah keseluruhan 81 Taruna/i
untuk tahun akademik 2016/2017.
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan telah memperoleh ijin oprasional dari Direktur
Jendral Pendidikan Tinggi melalui Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia No. 589/E/O/2014 tertanggal 17 Oktober 2014.
1.2. Maksud dan Tujuan
1.2.1. Maksud diterapkannya Sistem Manajemen Mutu mengikuti persyaratan ISO 9001:2015
adalah untuk mengelola proses pembelajaran di lingkungan institusi Politeknik Ilmu
Pelayaran Balikpapan dengan produk atau jasa berupa peningkatan kompetensi,
pengetahuan, pemahaman atau perkembangan peserta didik sebagai hasil dari proses
kegiatan belajar mengajar.
Program Pendidikan Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan meliputi :

a. Program Studi Nautika (Marine Navigation), untuk kompetensi “Ahli Nautika
Tingkat IV (ANT IV)” ;
b. Program Studi Teknika (Marine Engineering), untuk kompetensi “Ahli Teknika
Tingkat IV (ATT IV )” ;
c. Jurusan KPNK
1.2.2. Tujuan penerapan standar mutu ini adalah lebih menekankan pada pertimbangan yang
bersifat kontraktual yaitu, untuk :
Hal. 7 dari 33
a. Peningkatan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan/proses diklat dengan menerapkan

prosnsip-prinsip manajemen mutu dan menangani resiko/ peluang terkait konteks
dan tujuannya.
b. Memelihara/menjaga konsistensi mutu produk diklat yang berorientasi kepada
kepuasan pelanggan atau pihak-pihak yang berkepentingan terhadap PIP
Balikpapan.
1.3. Profil Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan berkedudukan di Balikpapan, didirikan atas rekomendasi

Kopertis XI Wilayah Kalimantan No. 736 / K11.A / KL / 2011, tanggal 15 Juni 2011. tentang
pembukaan Program Studi dan Pendirian Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan
Profil Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan sebagai berikut :
 Nama Perguruan Tinggi : Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan

Jalan Kol. Syarifuddin Yos RT.45 (Simpang 3
 Alamat :
Perum Wika) Balikpapan 76115
 No. Telepon : (0542) 851 4005
 No. Faksimili (0542) 851 4005
 Homepage dan E-Mail www.pipbalikpapan.ac.id
pipbalikpapan7@gmail.com
 SK Pendirian Unit Pengelola : 589/E/O/2014 Tanggal 17 Oktober 2014
 Program Studi : Nautika dan Teknika
 Pejabat yang Menerbitkan SK : Djoko Santoso
 Program studi yang dikelola oleh unit pengelola program studi diploma
1. PS Nautika (Jenjang pendidikan Di/ploma Tiga-DIII)
2. PS Teknika (Jenjang pendidikan Diploma Tiga-DIII)
3. PS KPNK
1.4. STRUKTUR ORGANISASI
Terlampir
1.5. Visi, Misi dan Sasaran
Berikut adalah Visi & Misi POLITEKNIK ILMU PELAYARAN BALIKPAPAN :
VISI - MISI
8
VISI : ” Menjadi Perguruan Tinggi yang menciptakan kader perwira pelayaran

niaga yang handal, profesional dan berbudi pekerti luhur sesuai nilai-nilai
Pancasila untuk kemajuan bangsa ”
MISI : 1. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan di bidang Pelayaran sesuai

Standar Nasional dan Internasional; Melaksanakan penelitian ilmiah
dalam industri pelayaran dan pengabdian kepada masyarakat;
2. Melaksanakan pembinaan sikap mental, moral dan kesamaptaan kepada
peserta didik;
3. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia Politeknik Ilmu
pelayaran dalam mendukung pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi;
4. Mewujudkan sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan sesuai
dengan perkembangan IPTEK;
5. Melaksanakan pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel.
1.6. Sasaran
Manajemen POLITEKNIK ILMU PELAYARAN BALIKPAPAN menetapkan Sasaran sebagai

berikut :
a. Terselenggaranya pendidikan tinggi yang unggul di bidang ilmu Pelayaran dan

memiliki budaya akademik serta prilaku kecendikiawanan yang berlandaskan
kehandalan dan profesionalisme yang dapat dipertanggungjawabkan kepada publik
dengan wujud terakreditasinya program studi pada level yang sangat baik.
b. Dihasilkannya lulusan yang berkompetensi dan berdaya saing tinggi di bidang ilmu
Nautika dan Teknika melalui suatu sistem pembelajaran berstandar nasional.
c. Dihasilkannya ilmu dan produk atau proses Nautika dan Teknika berbasis penelitian
dan pengabdian pada masyarakat yang berguna bagi pembangunan masyarakat
Indonesia yang madani
d. Terjalinnya kerjasama yang saling menguntungkan guna menghadapi Masyarakat
Ekonomi Asean (MEA)
Dari sasaran tersebut dilengkapi dengan strategy pencapaiannya, di mana akan
dituangkan sebagai Sasaran Mutu yang ditetapkan tiap tahun
2. ACUAN NORMATIF
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam kegiatannya memiliki acuan normatif sebagai
dasar penyelenggaraan sbb :
Hal. 9 dari 33
1. Pasal 5 ayat (2) Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945.

2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
3. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan
Tinggi
5. Peraturan Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan No : SK.
2162/HK.208/XI/DIKLAT-2010
6. Peraturan Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan No : PK.
07/BPSDMP-2016
7. STATUTA PIP Balikpapan 2010
8. Rencana Induk Pengembangan (RIP) PIP Balikpapan 2014-2034
9. Rencana Strategis Perguruan Tinggi 2015-2020 dan Recana Strategis Program Studi
Nautika dan Teknika 2017-2021
10. ISO 9001 : 2015, Quality management systems — Requirements
11. ISO 9000 : 2015, Quality management systems — Fundamentals and vocabulary.
3. ISTILAH DAN DEFINISI
Mengacu seperti yang tertuang Standar ISO 9000 : 2015, Quality management systems —
Fundamentals and vocabulary ( kosa kata ).
4. KONTEKS ORGANISASI
4.1. Organisasi dan Konteksnya
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan isu eksternal dan internal yang
relevan dengan tujuan dan arah strategis yang dapat berpengaruh pada kemampuan
untuk mencapai hasil yang diinginkan dari Sistem Manajemen Mutu
Konteks eksternal akan mempertimbangkan isu-isu yang timbul dari hukum/ regulasi,
teknologi, persaingan, pasar, budaya, sosial, dan lingkungan ekonomi, apakah
internasional, nasional, regional atau lokal.
Konteks internal akan mempertimbangkan isu-isu terkait SDM, keahlian , fasilitas
program dan kinerja organisasi.
Konteks Internal dan Eksternal dijelaskan dalam lembar terpisah - Terlampir
4.2. Keinginan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam kemampuannya beraktivitas dan

menyediakan produk dan layanan yang memenuhi kebutuhan pelanggan menetapkan :
10
- Pihak berkepentingan yang relevan : diantaranya Pelanggan ( Orang Tua

& siswa, Dinas Pendidikan, Dinas Perhubungan, Masyarakat dan Staff/
Guru
- Persyaratan/ harapan dari pihak yang berkepentingan relevan dengan
Sistem Manajemen Mutu dan memantau, meninjau informasi tentang
pihak yang berkepentingan dan persyaratan yang relevan.
- Kewajiban memenuhi harapan dan kebutuhan Pihak berkepentingan
Keinginan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan sesuai dengan tujuan dan arah
strategis Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dijelaskan dalam lembar terpisah –
Terlampir.
4.3. Menetapkan Lingkup Sistim Manajemen
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam menetapkan ruang lingkup Sistem

manajemen Mutu mempertimbangkan :
a. Permasalahan internal dan eksternal;
b. Persyaratan pihak yang berkepentingan;
c. Pemenuhan Persyaratan;
d. Produk dan layanan yang dihasilkan oleh organisasi.
4.4. Sistim Manajemen Mutu dan Prosesnya
4.4.1. Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan, menerapkan, menjaga, dan

meningkatkan terus-menerus Sistem Manajemen Mutu, termasuk proses-proses yang
dibutuhkan dan interaksinya, sesuai dengan persyaratan standar internasional.
Untuk itu PIP Balikpapan dalam tiap prosesnya menentukan :

- input yang diperlukan dan output yang diharapkan
- urutan dan interaksinya
- kriteria dan metode untuk keefektifan dan pengendaliannya
- sumber daya yang dibutuhkan dan memastikan ketersediaannya
- tanggung jawab dan wewenang
- risiko dan peluang
- metode evaluasi dan penerapan setiap perubahan
- cara meningkatkan sistem manajemen mutunya
4.4.2. Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memelihara dan menyimpan seluruh informasi
terdokumentasi terkait Sistem Manajemen Mutu, untuk mendukung operasi dari proses
Hal. 11 dari 33
sejauh yang diperlukan untuk meyakinkan bahwa proses yang sedang berjalan dan
dilaksanakan sesuai rencana.
5. KEPEMIMPINAN
5.1. Kepemimpinan dan Komitmen
Jajaran Pimpinan Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memperagakan dan

berkomitmen :
 Bertanggung jawab terhadap efektivitas Sistem Manajemen Mutu
 Memastikan bahwa kebijakan dan sasaran mutu ditetapkan untuk Sistem Manajemen
Mutu dan sesuai terhadap strategi dan ruang lingkup organisasi,
 Memastikan kebijakan Mutu disosialisasikan, dipahami, dan diterapkan dalam
organisasi,
 Memastikan integrasi Sistem Manajemen Mutu ke dalam bisnis proses organisasi.
 Mempromosikan kesadaran pendekatan proses,
 Memastikan sumber daya yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu tersedia,
 Mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif dan sesuai terhadap
persyaratan sistem manajemen mutu,
 Memastikan Sistem Manajemen Mutu dapat mencapai hasil yang diinginkan.
 Terlibat, mengarahkan dan mendukung orang-orang untuk berkontribusi pada
efektivitas Sistem Manajemen Mutu ,
 Mempromosikan continual improvement,
 Mendukung peran manajemen yang relevan lainnya untuk menunjukkan
kepemimpinan mereka yang berlaku untuk daerah tanggung jawab mereka
5.2. Kebijakan Mutu
Dalam menetapkan Kebijakan Mutu, Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran

Balikpapan akan selalu meninjau dan memelihara Kebiijakan Mutu apakah masih
relevan atau tidak.
Berikut ini adalah Kebijakan Mutu Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan :
12
KEBIJAKAN MUTU
Pimpinan beserta seluruh Jajaran Manajemen dan Staf POLITEKNIK ILMU

PELAYARAN BALIKPAPAN , berkomitmen :
- Memberikan pelayanan pendidikan dan pelatihan yang memenuhi standar mutu nasional
dan internasional.
- Bertekad untuk selalu menghasilkan lulusan yang bermutu dan mampu berperan dalam
pencaturan dibidang industri pelayaran / transportasi laut baik lingkup nasional,
regional maupun internasional.
- Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan teknologi dengan cara perbaikan terus
menerus dalam hal prosedural, pelatihan dan mengikuti perkembangan teknologi
- Untuk mencapai hal tersebut, segenap unsur pimpinan dan staf Politeknik Ilmu
Pelayaran Balikpapan mempunyai komitmen untuk menjamin kepuasan dan kepercayaan
pelanggan dengan menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001: 2015.
Kebijakan Mutu tersebut di atas ;

 Didokumentasikan dan dikomunikasikan ( di tempatkan di tempat yang strategis)
dan diterapkan.
 Dimonitor, diimplementasikan dan dievaluasi keefektifitasannya
5.3. Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Wewenang
Manajemen Puncak Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan telah memastikan tugas dan
tanggung jawab wewenang masing masing departemen untuk peran yang relevan,
dikomunikasikan dan dipahami didalam organisasi.
Manajemen Puncak dalam mengelola organisasinya mengacu pada Standar Tata Pamong,
Kepemimpinan, Sistim Pengelolaan dan Penjaminan Mutu ( Standar 2 ). Dimana Standar
tersebut menyatakan tentang :
1. Tata Pamong
Hal. 13 dari 33
Menjelaskan prinsip-prinsip tata pamong yang mencerminkan pelaksanaan good

university governance dan mengakomodasi seluruh nilai, norma, struktur, peran, fungsi,
dan aspirasi pemangku kepentingan.
2. Struktur Organisasi, Koordinasi dan Cara Kerja Unit Pengelola Program Studi
Diploma
Menjelaskan tentang Struktur Organisasi yang lengkap dan efektif sesuai dengan
kebutuhan, termasuk tugas dan tanggungjawabnya.
3. Kepemimpinan
Menjelaskan pola kepemimpinan dalam program studi, mencakup informasi tentang
kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik
4. Sistem Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup perencanaan,
pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, pengarahan, representasi, dan
penganggaran.
5. Sistem Penjaminan Mutu Unit Pengelola Program Studi Diploma
Menjelaskan sistem penjaminan mutu di unit pengelola program studi diploma dan
standar mutu yang digunakan serta pelaksanaannya
Untuk Tanggungjawab & Wewenang dijelaskan dalam dokumen terpisah ( Terlampir )
6. PERENCANAAN
6.1. Tindakan Mengatasi Resiko dan Peluang
Ketika merencanakan sistem manajemen mutu, Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran
Balikpapan mempertimbangkan isu-isu yang dimaksud dalam 4.1. dan persyaratan
dalam 4.2 dan menetapkan risiko dan peluang baik untuk Mutu Kinerja untuk :
 Memberikan kepastian bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai target
yang ingin dicapai
 Mencegah atau mengurangi dampak yang tidak diinginkan,
 Mencapai peningkatan berkelanjutan,
 Pemenuhan semua persyaratan
Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan telah merencanakan:

14
a. Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang,

Bagaimana :
o Integrasi dan implementasi tindakan kedalam proses sistem manajemen
mutu
o Mengevaluasi keefektifan tindakan yang telah dilakukan.
o Tindakan diambil untuk mengatasi risiko dan peluang harus sesuai
terhadap dampak pada kesesuaian produk dan layanan ( menghindari
ataupun mengambil resiko )
6.2. Sasaran dan Perencanaan untuk mencapai

Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan membuat strategi pencapaian
Sasaran Mutu dengan menjabarkannya ke masing-masing departemen (ada dalam
Standar 1). Rencana kerja ini kemudian diterjemahkan dalam bentuk aktivitas yang
dapat direalisasikan oleh masing-masing seksi dan dipantau pencapaiannya secara
berkala.
Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan sasaran Mutu pada
fungsi terkait, tingkatan dan proses-proses dengan kriteria sasaran :
1. Konsisten dengan Kebijakan Mutu
2. Terukur,
3. Memperhatikan persyaratan yang berlaku,
4. Relevan terhadap kesesuaian produk dan layanan serta meningkatkan kepuasan
pelanggan,
5. Dimonitoring,
6. Dikomunikasikan,
7. Diperbaharui dan menyimpan semua informasi terdokumentasi terkait sasaran .
Ketika merencanakan bagaimana untuk mencapai sasaran Mutu, Manajemen telah
menentukan :
1. Apa yang akan diselesaikan,
2. Sumberdaya apa yang dibutuhkan,
3. Siapa yang bertanggungjawab,
4. Kapan akan diselesaikan,
5. Bagaimana mengevaluasi hasilnya,
Hal. 15 dari 33
Sasaran Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan pada 1.6 diatas dijelaskan dalam
Standar 1 Borang Unit Pengelola Program Studi di mana juga dilengkapi dengan
strategi pencapaiannya.
Sasaran akan menjadi focus perhatian tiap tahun dan dievaluasi sebagai Sasaran Mutu
tahunan PIP Balikpapan
6.3. Perencanaan Perubahan

Di saat diperlukan perubahan Sistem Manajemen Mutu perubahan tersebut dilakukan
secara terencana dan sistimatis, di mana mempertimbangkan :
• Tujuan perubahan dan setiap konsekuensi potensial yang terjadi
• Integritas Sistem Manajemen Mutu
• Ketersediaan sumber daya
• Alokasi dan realokasi tanggung jawab dan wewenang
7. PENDUKUNG
7.1. Sumber daya
Dalam rangka penerapan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu Manajemen Politeknik
Ilmu Pelayaran Balikpapan mempersiapkan sumber daya yang diperlukan, baik sumber daya
manusia maupun sumber daya lain, seperti peralatan/fasilitas kerja, lingkungan kerja,
infrastruktur, dll. Sumber daya yang ada akan ditingkatkan sesuai kebutuhan, bila sumber daya
yang tersedia belum/kurang memadai, saat pelaksanaan, maka kebutuhan peningkatan sumber
daya akan ditinjau dalam Tinjauan Manajemen
Dimana akan mempertimbangkan :
a. Kemampuan, kendala, dan sumber daya internal yang ada
b. Apa yang perlu diperoleh dari penyedia eksternal
7.1.1.Sumber Daya Manusia

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menentukan dan menyediakan orang-orang yang
diperlukan untuk operasi yang efektif dari Sistem Manajemen Mutu dan untuk operasional
dan pengendalian atas proses-proses yang ada. Hal ini dituangkan dalam Standar 4 Buku
IIIB Borang Unit Pengelola Program Studi dan prosedur mengikuti Standar Pendidik dan
Tenaga Kependidikan dari Peraturan Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
16
Perhubungan, Nomor : SK. 2162/ HK. 208/ XI/ DIKLAT - 2010 Tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pendidikan Dan Pelatihan Kepelautan Lampiran I s.d. XLVII
Hal tersebut di atas dituangkan dalam Prosedur Penerimaan Tenaga Pendidik dan
Kependidikan
7.1.2.Sumber Daya Lainnya

Untuk sumber daya ini meliputi Pembiayaan, Sarana dan Prasarana serta Sistem Informasi (
Standar 6 )
7.1.2.1. Pembiayaan
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan mengelola sumber pendapaan dalam
upayanya memenuhi pembiayaan dalam pelaksanaan program belajar dan
mengajar, pemeliharaan, pengadaan alat pembelajaran.
7.1.2.2. Sarana
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan melengkapi sarana dalam pengelolaan
program studi diploma untuk menjamin penyelenggaraan program Tridarma
Perguruan Tinggi yang bermutu tinggi.
Hal tersebut meliputi :
a. Sarana Pelaksanaan Akademik
b. Sarana Administrasi Perkantoran
c. Sarana Kerumahtanggaan
d. Sarana Pelaksanaan Kegiatan Ekstrakulikuler
7.1.2.3. Prasarana
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan melengkapi prasarana ada di
lingkungan program studi saat ini memenuhi syarat mutu yang ditetapkan. Dari
segi kepemilikan, gedung-gedung maupun prasarana lain berstatus milik sendiri.
Penyediaan prasarana yang ada di Perguruan Tinggi juga disesuaikan untuk
memenuhi standar persyaratan jumlah, artinya prasarana yang sudah tersedia
sesuai dengan jumlah pengguna yang ada. Semua prasarana yang tersedia dalam
kondisi yang juga dalam kondisi baik dan sesuai dengan aturan Dikti.
7.1.2.4. Sistem Informasi

Hal. 17 dari 33
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dilengkapi dengan sistem informasi

manajemen dan fasilitas ICT (Information and Communication Technology) yang
digunakan dalam mengelola program studi diploma untuk
- proses pembelajaran termasuk e-learning,
- penyelenggaraan administrasi (misalkan SIAKAD, SIMKEU, SIMAWA,
SIMFA, SIMPEG), dan

- pemanfaatannya dalam proses pengambilan keputusan dalam
pengembangan institusi (antara lain informasi berupa deskripsi,
ringkasan, dan trend berbagai jenis data).
7.2. Kompetensi
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memastikan segala aspek proses yang terdapat
di manajemen dilakukan oleh personil yang memiliki kemampuan yang cukup, untuk itu
manajemen :
a. Menentukan kompetensi personil yang sesuai pekerjaannya dalam rangka
mengendalikan dampak terhadap kinerja mutu
b. Memastikan bahwa personil berkompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, atau
pengalaman,
c. Jika sesuai, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang sesuai, dan
mengevaluasi keefektifan tindakan yang diambil.
Hal terrsebut di atas tertuang dalam Standar 4 Sumber Daya Manusia
7.3. Kesadaran
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memberikan pemahaman kesadaran pada
personil yang melakukan pekerjaan tentang :
a. Kebijakan Mutu
b. Sasaran Mutu yang relevan,
c. Kontribusi mereka terhadap keefektifan Sistem Manajemen Mutu termasuk
keuntungan meningkatkan kinerja nya,
d. Implikasi ketidaksesuaian dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu
18
Bentuk pemahaman kesadaran yang dilakukan adalah Sosialisasi hal tersebut di atas
dengan menggunakan sarana Majalah Dinding, Rapat Rutin, Manajemen Review ( Kaji
Ulang Manajemen ), dll.
7.4. Komunikasi
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan komunikasi internal dan eksternal
yang relevan untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu , termasuk:
• apa yang dikomunikasikan
• kapan dikomunikasikan
• dengan siapa dikomunikasikan
• bagaimana cara komunikasi
7.5. Informasi Terdokumentasi

7.5.1.Umum
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan membuat, menerapkan dan memelihara
informasi guna memastikan dokumen yang diperlukan dalam Sistem Manajemen
Mutu terkendali.
Sistem Manajemen Mutu Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan akan :
• Menjamin bahwa semua dokumen yang berlaku adalah terbitan terbaru dan
terdistribusi sesuai dengan kebutuhan yang dituliskan dalam daftar distribusi
dokumen / master list.
• Memastikan bahwa semua dokumen baik internal maupun eksternal telah
diidentifikasi dan disetujui sebelum didistribusikan kepada bagian terkait.
• Memastikan permintaan dokumen oleh pihak luar terkendali.
• Mengendalikan / mengontrol dokumen yang memerlukan revisi, dan
memusnahkan/memberi identifikasi dokumen yang yang sudah tidak berlaku.
• Menetapkan cara-cara untuk menerbitkan, menyetujui, merevisi, memelihara dan
mendistribusikan dokumen yang digunakan.
• Informasi terdokumentasi yang disyaratkan oleh standard internasional
• Informasi terdokumentasi ditentukan oleh organisasi untuk keefektifan sistem
manajemen mutu.
7.5.2.Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Hal. 19 dari 33
- Ketika membuat dan memperbaharui informasi terdokumentasi, Politeknik

Ilmu Pelayaran Balikpapan memastikan kesesuaiannya dengan ketentuan
yag berlaku.
Untuk itu dalam pengaturannya akan diterbitkan aturan dalam mengendalikan
Dokumen, sebagai acuan kerja, termasuk pengendalian dokumen Eksternal
dan Dokumen yang sifatnya sebagai bukti kerja atau yang disebut Rekaman
( Arsip)
8. OPERASI
8.1. Perencanaan dan Pengawasan Operasional
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan merencanakan, menerapkan dan mengkontrol
proses-proses yang diperlukan untuk memenuhi penyediaan produk dan layanan, dan
mengimplementasikan tindakan yang disyaratkan 6.1 dengan cara :
i. Menetapkan persyaratan produk dan layanan,
ii. Menetapkan kriterai proses dan keberterimaan (acceptance) produk dan layanan
iii. Menetapkan Sumberdaya yang diperlukan).
iv. Menerapkan kendali proses berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan (Standar
Proses)
v. Menyimpan informasi yang terdokumentasi yang diperlukan untuk meyakinkan
bahwa proses telah dilaksanakan sesuai rencana dan untuk membuktikan bahwa
produk dan layanan telah memenuhi persyaratan (Standar Pengelolaan).
vi. Mengendalikan setiap perubahan yang direncanakan dan melakukan kajian
terhadap konsekuensi perubahan yang tidak diinginkan dan mengambil tindakan
untuk mengurangi dampak yang mungkin terjadi.
8.2. Penetapan Persyaratan Produk Dan Layanan Diklat

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan proses untuk berkomunikasi
dengan pelanggan yang berhubungan dengan :
i. informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan Diklat ;
ii. Kontrak ( pembelajaran ) Diklat, termasuk perubahan;
iii. memperoleh pandangan dan persepsi pelanggan termasuk keluhan pelanggan;
iv. Penanganan properti pelanggan , jika ada
v. Persyaratan khusus untuk tindakan kontingensi jika diperlukan
20
vi. Definisi pelanggan : Taruna/ni, Orangtua, Dunia Usaha ( User )
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan, menerapkan dan memelihara

proses untuk menentukan persyaratan produk dan layanan Diklat yang akan ditawarkan
kepada pelanggan , yaitu :
a. menetapkan persyaratan produk dan layanan Diklat (termasuk yang
dianggap perlu oleh organisasi), dan peraturan hukum yang berlaku
b. memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan dan
mendukung proses klaim atas produk dan layanan Diklat yang
ditawarkan.
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan melakuan review terhadap :
• Persyaratan yang ditentukan/ harapan dari pelanggan, baik dinyatakan
atau tidak, tetapi diperlukan.
• Peraturan hukum dan peraturan lain yang berlaku untuk kegiatan
Pendidikan dan Latihan ;
• Persyaratan kontrak ( Diklat ) yang berbeda dari yang dinyatakan
sebelumnya.
8.3. Desain Dan Pengembangan

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menentukan, menerapkan dan memelihara sebuah
desain dan pengembangan kurikulum oleh program studi dengan memperhatikan ketentuan yang
telah diatur didalam pemenuhan standar mutu mengikuti aturan dari Kemenristek Dikti, IMO
(International Maritime Organization ) Amanden 2010 dan Peraturan Kepala Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan (BPSDMP) Kementrian Perhubungan
Republik Indonesia.
Dalam menentukan tahap dan pengendalian untuk desain dan pengembangan,

mempertimbangkan:
a) Sifat, durasi dan kompleksitas kegiatan desain dan pengembangan;
b) Tahapan proses yang dibutuhkan, termasuk tinjauan desain dan pengembangan yang
berlaku;
c) Desain dan pengembangan yang memerlukan kegiatan verifikasi dan validasi;
d) Tanggung jawab dan wewenang yang terlibat dalam proses desain dan pengembangan;
Hal. 21 dari 33
e) Sumber daya internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk desain dan pengembangan
produk dan layanan;
f) Kebutuhan untuk pengendalian tatap muka antar individu dalam proses desain dan
pengembangan;
g) Kebutuhan untuk keterlibatan pelanggan dan pengguna dalam proses desain dan
pengembangan;
h) Persyaratan untuk penyediaan produk dan layanan berikutnya;
i) Tingkat pengendalian yang diharapkan untuk proses desain dan pengembangan dari
pelanggan dan pihak berkepentingan;
j) informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk menunjukkan bahwa persyaratan desain
dan pengembangan telah dipenuhi.
8.3.1.Desain dan pengembangan Input
Input desain dan pengembangan mempertimbangkan :
a) Persyaratan fungsional dan kinerja;
b) Informasi yang diperoleh dari kegiatan desain dan pengembangan serupa
sebelumnya;
c) Persyaratan hukum dan peraturan;
d) Standar atau kode praktek bahwa organisasi telah berkomitmen untuk
menerapkan;
e) Potensi konsekuensi dari kegagalan karena sifat dari produk dan layanan tersebut.
Input harus memadai untuk keperluan desain dan pengembangan, lengkap, dan jelas.
8.3.2.Pengendalian desain dan pengembangan
Kegiatan desain dan pengembangan ini memastikan :
a) Hasil yang ingin dicapai didefinisikan dengan jelas;
b) Tinjauan dilaksanakan untuk mengevaluasi kemampuam hasil dari desain dan
pengembangan memenuhi persyaratan;
c) Aktivitas verifikasi dilaksanakan untuk memastikan bahwa output desain dan
pengembangan memenuhi persyaratan inputnya;
d) Kegiatan validasi dilaksanakan untuk memastikan hasil dari produk dan jasa
memenuhi persyaratan untuk aplikasi yang ditentukan atau penggunaan yang
dimaksudkan;
e) Setiap tindakan yang diperlukan diambil atas masalah yang timbul selama
tinjauan, atau kegiatan verifikasi dan validasi;
22
8.3.3.Output desain dan pengembangan

Output desain dan pengembangan harus :
a) Memenuhi persyaratan input;
b) Memadai untuk proses-proses selanjutnya untuk penyediaan produk dan layanan;
c) Menyertakan atau memantau referensi dan persyaratan pengukuran, yang sesuai
dengan kriteria penerimaan;
d) Menyatakan karakteristik produk dan layanan yang penting bagi tujuan yang
dimaksud, dan ketentuan yang aman dan tepat.
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan mengidentifikasi, meninjau, mengendalikan
perubahan yang dibuat selama atau setelah desain dan pengembangan produk dan
layanan, sejauh diperlukan untuk memastikan bahwa tidak ada dampak buruk atas
kesesuaian dengan persyaratan.
Tertuang dalam Standar 5 Kurikulum, Pembelajaran dan Suasana Akademik
8.4. Pengendalian produk dan layanan yang disediakan pihak eksternal

 Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menjamin bahwa proses, produk dan
layanan yang dipasok pihak eksternal (supplier) Mutu harus sesuai dengan
persyaratan yang berlaku,
 Evaluasi dan seleksi supplier didasarkan pada kemampuan supplier dalam
mensupply produk sebagaimana yang dipersyaratkan organisasi.
 Bentuk monitoring yang diterapkan kepada pihak eksternal (supplier) harus
meliputi beberapa indikator berikut:
 Jumlah produk/material
 Kualitas
 Kinerja pengiriman
 Harga yang kompetitif
 Kepatuhan terhadap Lingkungan dan K3
 Organisasi harus menyimpan dokumen hasil evaluasi, pemantauan kinerja dan re-
evaluasi pihak eksternal (supplier)
 BAUK melalui unit pengadaan barang dan jasa menilai kinerja supplier secara
periodik, untuk melihat kemampuannya dalam memenuhi persyaratan yang
Hal. 23 dari 33
ditetapkan oleh organisasi. Hasil penilaian dilaporkan dalam Rapat Tinjauan

Manajemen.
 Dalam menentukan jenis dan jangkauan pengendalian supplier, organisasi harus
mempertimbangkan:
 Dampak proses, produk dan layanan terhadap kemampuan organisasi
untuk secara konsisten memenuhi kebutuhan pelanggan dan mematuhi
peraturan hukum dan peraturan yang berlaku;
 Efektivitas kontrol yang diterapkan oleh supplier/Organisasi harus
menetapkan dan melaksanakan verifikasi atau kegiatan lain yang
diperlukan untuk memastikan proses,produk dan layanan dari supplier
tidak mempengaruhi kemampuan organisasi untuk secara konsisten
memberikan produk dan layanan yang sesuai kepada pelanggan.
 Apabila terdapat proses atau fungsi organisasi yang disubkontraktorkan,
organisasi harus mempertimbangkan persyaratan a) dan b) di atas.
 Dokumen pembelian yang berisi informasi pembelian harus memuat informasi
yang jelas dari produk atau jasa yang akan dibeli. Informasi tersebut harus
memuat setidaknya referensi, kode/nama produk, dan informasi lainnya yang
relevan. Semua dokumen pembelian akan direview dan disetujui oleh personnel
yang berwenang sebelum dikirimkan ke supplier.
 Pembelian memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang ditetapkan
sebelum dikomunikasikan kepada Supplier.
8.5. Realisasi Pendidikan dan Latihan
8.5.1.Pengendalian Pendidikan dan Latihan

Proses realisasi diklat direncanakan dan dilaksanakan atas dasar persyaratan yang
ditetapkan oleh Kemenristek Dikti dan Kementrian Perhubungan. Perencanaan dan
pelaksanaan tersebut juga harus konsisten dengan persyaratan dari proses-proses lain
yang terkait di dalam sistem manajemen mutu.
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan telah menetapkan Prosedur guna
memastikan perencanaan pengiriman sesuai dengan permintaan customer.
24
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan telah menetapkan arahan dalam

melaksanakan proses realisasi diklat sesuai dengan rencana dan spesifikasi yang telah
ditetapkan. Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memastikan proses KBM
dilaksanakan dalam kondisi yang terkontrol dengan melakukan monitoring dan
pengukuran terhadap proses parameter dan karakteristik produk sebagaimana yang
ditetapkan dalam Standar Kelulusan.
Sistem pengendalian dapat direalisasikan dengan menggunakan sarana yang sesuai,
ketersediaan dokumentasi yang berkaitan dengan lulusan dan penggunakan peralatan
yang memadai.
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam mengendalikan proses Diklat dan

penyediaan sarana, termasuk kelulusan dan kegiatan pasca kelulusan.
Kondisi pengendalian mencakup, jika dapat diterapkan :
a. ketersediaan dokumen yang menerangkan karakteristik lulusan dan layanan.
b. ketersediaan dokumen yang menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan dan hasil
yang ingin dicapai.
c. Kegiatan pemantauan dan pengukuran untuk memastikan bahwa kriteria untuk
pengendalian proses dan hasil proses serta kriteria keberterimaan lulusan telah
terpenuhi.
d. penggunaan dan pengendalian infrastruktur dan lingkungan proses yang sesuai
e. ketersediaan dan penggunaan saranan pemantauan dan pengukuran yang sesuai
f. kompetensi personil dan, jika berlaku, kualifikasi yang dibutuhkan
8.5.2.Identifikasi dan mampu telusur
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan melakukan proses identifikasi taruna pada

tiap-tiap tahapan dari proses, mulai dari tahap penerimaan taruna sampai pada tahap
kelulusan.
Status lulusan teridentifikasi dengan jelas pada tiap tahapan proses. Identifikasi
tersebut dimaksudkan untuk membedakan status dari Kompetensi taruna, antara
taruna yang telah diinspeksi dan yang belum, antara taruna yang telah diproses dan
yang belum, penandaan pada tempat penyimpanan hasil evaluasi hingga proses
kelulusan dapat ditelusuri.
Hal. 25 dari 33
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam hal ini menetapkan :

• Apabila diperlukan memastikan kesesuaian lulusan dan layanan, organisasi
harus menggunakan cara-cara yang sesuai untuk mengidentifikasi hasil
proses.
• mengidentifikasi status hasil proses dengan mempertimbangkan persyaratan
pemantauan dan pengukuran seluruh proses diklat dan penyediaan layanan.
• Apabila mampu telusur dipersyaratkan, memonitor identifikasi unik dari
suatu hasil proses, dan menyimpan berbagai dokumen yang diperlukan untuk
menerapkan mampu telusur.
8.5.3.Properti milik pelanggan atau Supplier
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan akan mengontrol dan memelihara material,

dan peralatan lain milik pelanggan yang diterima oleh PIP Balikpapan dengan
memberikan identifikasi pada property/produk tersebut jika memungkinkan,
melakukan verifikasi, melindungi dan menjaga barang tersebut. Politeknik Ilmu
Pelayaran Balikpapan akan memberitahukan ke pelanggan bila ada kehilangan,
kerusakan,
8.5.4.Preservasi
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan melindungi output selama diklat dan

penyediaan layanan, sejauh diperlukan untuk mempertahankan kesesuaian dengan
persyaratan
Perlindungan dapat mencakup identifikasi, penanganan, pengendalian kerusakan,
pengemasan, penyimpanan, pemindahan atau transportasi, dan perlindungan ( nilai/
Ijazah )
8.5.5.Kegiatan pasca-penyerahan
Dalam menentukan jangkauan kegiatan pasca penyerahan, Politeknik Ilmu

Pelayaran Balikpapan mempertimbangkan :
a. Risiko yang terkait dengan produk dan layanan;
b. Jenis, penggunaan dan life time produk dan layanan
c. Umpan balik pelanggan
d. Peraturan perundangan dan peraturan lain yang berlaku
26
Bentuk komunikasi yang dilakukan dapat melalui telepon, email, surat, maupun
bentuk media lain yang disepakati
8.5.6.Pengendalian Perubahan
Bila Terdapat perubahan yang dapat mempengaruhi integritas sistem manajemen
mutu, Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan melalui Quality Management
Representative harus mempelajari dampak/efek perubahan sebelum perubahan
tersebut dilakukan, serta membuat Action Plan agar integritas sistem mutu tetap
terjaga, seperti telah dijelaskan di dalam klausal sistem manajemen mutu dalam
Pedoman Mutu ini.
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan juga akan melakukan :
• Kajian dan pengendalian terhadap perubahan yang tidak terencana khususnya
untuk proses penyediaan layanan sejauh yang diperlukan untuk memastikan
kesesuaian dengan persyaratan yang ditentukan.
• Menyimpan dokumen yang menjelaskan hasil kajian perubahan, personil yang
berwenang melakukan perubahan, dan setiap tindakan yang diambil
8.6. Pelepasan produk dan layanan ( Lulusan PIP )
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menerapkan peraturan yang terencana pada

tahap-tahap yang sesuai untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk dan layanan
( lulusan ) telah dipenuhi. Persyaratan tersebut mengikuti Standar 3 Standar Kompetensi
Lulusan.
Taruna/i tidak akan dinyatakan lulus hingga semua tahapan pengendalian terhadap proses
lulusan tersebut telah terpenuhi
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam merilis lulusan ( taruna/i ) harus
menyimpan dan memelihara infprmasi terdokumentasi yang meliputi :
a. bukti kesesuaian dengan kriteria kelulusan
b. ketelusuran pada terhadap orang yang memberikan otoritasi untuk
meluluskan
8.7. Pengendalian Output yang Tidak Sesuai

Hal. 27 dari 33
8.7.1. Setiap kondisi ketidaksesuaian pelayanan Diklat terhadap pelanggan diselesaikan atau
ditangani oleh personil yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi,
mendokumentasikan dan mengambil tindakan-tindakan yang tepat
8.7.2. Setiap Permintaan Tindakan Perbaikan yang tidak diselesaikan dalam waktu yang
ditetapkan akan diteruskan kepada Pimpinan Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan
melalui mekanisme yang ada.
8.7.3. Produk jasa yang tidak sesuai dapat diidentifikasi di dalam program, prestasi peserta
diklat, material/peralatan dan fasilitas serta kinerja staf pengajar/staf pendukung yang
digunakan dalam proses diklat.
8.7.4. Perwakilan Manajemen Mutu bersama dengan bidang/bagian yang terkait harus
melakukan tinjauan terhadap produk/jasa yang tidak sesuai untuk memberikan disposisi
dalam rangka menjamin standar mutu yang ditetapkan.
Keputusan disposisi bisa berupa :
a. Perbaikan/remidiasi atau pembinaan ulang
b. Pengulangan Proses
c. Pindah jurusan atau program
Ditolak / disingkirkan
8.7.5. Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan harus menyimpan informasi terdokumentasi
yang :
a. Menjelaskan ketidaksesuaian
b. Menjelaskan tindakan yang diambil
c. Menjelaskan konsesi yang terdapat
d. Mengidentifikasi otoritas yang memutuskan tindakan terhadap ketidaksesuaian
9. EVALUASI KINERJA
9.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi
 Umum
28
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam melakukan pemantauan dan

pengukuran yang dirasa perlu karena berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu,
untuk itu Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan :
 hal-hal yang perlu dipantau dan diukur.
 metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi, jika dapat
diterapkan,untuk memastikan keabsahan hasil.
 Menentukan waktu pemantauan dan pengukuran yang harus dilakukan.
 waktu penentuan yang dibutuhkan untuk melakukan analisa dan evaluasi
hasil pemantauan dan pengukuran.
Kegiatan pemantauan dan pengukuran dilaksanakan sesuai dengan persyaratan
yang ditentukan dan semua dokumen disimpan dan dikendalikan sebagai bukti
dan bahan untuk mengevaluasi kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu
 Kepuasan Pelanggan
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan melakukan pengukuran dan monitoring
terhadap Kepuasan Pelanggan melalui kuesioner yang dikirimkan kepada Siswa,
Orangtua dan Dunia Usaha untuk dimintakan feedbacknya minimum 1x pertahun.
Hasil dari survey tersebut akan dirangkum, dievaluasi dan dilakukan tindakan
perbaikan pada point-point yang dianggap lemah.
 Pemantauan dan Pengukuran
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan akan membuat, melaksanakan dan
memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur aspek secara teratur.
 Evaluasi Kepatuhan
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memastikan semua perundangan
maupun peraturan yang digunakan masih berlaku dan sesuai dengan kegiatan
operasinya.
 Analisa Dan Evaluasi
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menganalisis dan mengevaluasi data
dan informasi yang tepat yang muncul dari pemantauan, pengukuran serta
sumber-sumber lain.
Hasil analisis dan evaluasi harus digunakan untuk:
 menunjukkan kesesuaian produk dan layanan
 menilai dan meningkatkan kepuasan pelanggan
Hal. 29 dari 33
 memastikan kesesuaian dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu

 Menunjukkan bahwa pembelajaran telah berhasil dilaksanakan;;
 menilai kinerja proses
 menilai kinerja supplier
 menentukan kebutuhan atau peluang untuk perbaikan kinerja sistem
manajemen mutu.
 Hasil analisis dan evaluasi juga harus digunakan sebagai masukan
tinjauan manajemen.
9.2. Audit Internal
Guna mengevaluasi konsistensi dan efektifitas dalam pelaksanaan sistem manajemen

mutu, Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan melaksanakan audit internal secara
berkala, sebagaimana yang ditetapkan dalam “Jadwal audit internal“. Jadwal audit ini
mencakup audit terhadap Sistem Manajemen Mutu.
Program audit internal ini dilaksanakan minimum 2 kali dalam satu tahun .. Audit
Internal ini dilakukan oleh Auditor yang memenuhi kualifikasi yang ditetapkan sesuai
dengan kriteria .
Jika dalam pelaksanaan audit internal ditemukan ketidaksesuaian dalam sistem
manajemen mutu, maka harus dilakukan tindakan perbaikan oleh fungsi terkait atas
ketidaksesuaian tersebut. Tindakan perbaikan tersebut kemudian akan diverifikasi untuk
memeriksa pelaksanaan, kesesuaian dan efektifitasnya.
9.3. Tinjauan Manajemen
Manajemen puncak mengevaluasi Sistem Manajemen Mutu Politeknik Ilmu Pelayaran

Balikpapan pada selang waktu terencana untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan
keefektifan sistem manajemen mutu yang berkelanjutan.
Tinjauan manajemen/ Management review direncanakan 1 (satu) kali dalam setahun dan
mempertimbangkan:
• Status tindak lanjut management review yang lalu,
• Perubahan isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen
mutu, termasuk langkah strategis;
• Informasi kinerja, termasuk tren dan indikator untuk :
30
1. ketidaksesuaian dan tindakan koreksi

2. hasil pemantauan dan pengukuran
3. hasil audit
4. kepuasan pelanggan
5. isu yang berkaitan dengan supplier dan pihak yang relevan lainnya
6. kecukupan sumber daya yang diperlukan untuk penerapan system
manajemen mutu
7. Kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan
• Rapat tinjauan manajemen harus membuat keputusan atau output rapat menyangkut,
tetapi tidak harus terbatas pada, butir-butir berikut:
i. Peluang perbaikan pada efektifitas sistem manajemen mutu dan proses-

prosesnya;
ii. Perubahan yang ada;
iii. Sumber daya yang diperlukan;
10. PERBAIKAN
10.1. Umum
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan dan menseleksi peluang untuk
perbaikan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan guna memenuhi persyaratan
pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal ini harus mencakup :
 meningkatkan proses untuk mencegah ketidaksesuaian;
 meningkatkan kualitas produk dan layanan guna memenuhi persyaratan
yang diketahui dan yang diprediksi
 meningkatkan kinerja sistem manajemen mutu.
CATATAN: Perbaikan dapat secara reaktif (misalnya tindakan korektif), secara bertahap
(misalnya continual improvement), dengan langkah perubahan (misalnya
terobosan), kreatif (misalnya inovasi) atau dengan re-organisasi (misalnya
transformasi).
Hal. 31 dari 33
10.2. Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi
Jika terjadi ketidaksesuaian, termasuk complain, Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan

akan melakukan :
a. Segera mengambil tindakan untuk melakukan pengendalian dan perbaikan dan
menghadapi konsekuensi;
b. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian agar hal itu tidak terjadi lagi atau terjadi di tempat lain dengan
cara:
- meninjau ketidaksesuaian
- menentukan penyebab ketidaksesuaian
- menentukan terdapat ketidaksesuaian yang sama atau berpotensi terjadi
c. Mengambil tindakan yang diperlukan;
d. Meninjau efektivitas tindakan perbaikan yang diambil;
e. Membuat perubahan sistem manajemen mutu jika diperlukan.
Tindakan koreksi yang diambil disesuaikan dengan dampak ketidaksesuaian yang
dihadapi. Semua bukti dokumen yang terkait dengan ketidaksesuaian, tindakan yang
diambil dan hasil tindakan koreksi disimpan dan dikendalikan.
Kesiagaan dan Penanggulangan Keadaan Darurat

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan Kesiagaan dan
Penanggulangan Keadaan Darurat meliputi :
a. Kebakaran dan ledakan,
b. Kecelakaan Kerja terpotong, terjepit,
c. Kejatuhan Benda Berat
d. Ledakan yang disebabkan kebakaran dan tekanan berlebih,
e. Pencemaran lingkungan / tumpahan minyak,
f. Bencana alam seperti banjir, gempa bumi, kebakaran hutan, kerusuhan sosial.
g. Kejadian lain yang secara langsung atau tidak langsung mempunyai pengaruh
yang signifikan terhadap kelancaran operasi.
32
10.3. Peningkatan Berkelanjutan
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan akan secara terus menerus menciptakan

lingkungan yang inovatif, sehingga setiap karyawan turut berpartisipasi dalam melakukan
tindakan peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan Kebijakan
mutu, Sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan, serta
management review.
Dalam meningkatkan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas sistem manajemen mutu,
Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan mempertimbangkan hasil analisis dan evaluasi
serta hasil tinjauan manajemen untuk mengkonfirmasi apakah ada kinerja yang kurang
atau ada peluang sebagai bagian dari perbaikan terus-menerus
11. LAMPIRAN
11.1. Kebijakan Mutu
11.2. Isu Internal & Eksternal
11.3. Daftar Pihak Berkepentingan
11.4. Sasaran Mutu
11.5. Struktur Organisasi
11.6. Bisnis Proses
Hal. 33 dari 33

PIP

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PIP

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BADAN PENYELENGGARA PENDIDIKAN

YAYASAN PUTRA MANDIRI

Disusun oleh Dikaji ulang oleh Disahkan oleh

Rev. 00 / 6 Maret 2017

Keterangan Penerima Dokumen

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

8.3 Desain dan Pengembangan 17

1.1. Latar Belakang

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan berkedudukan di Balikpapan, didirikan atas

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memulai kegiatan akademinya setelah mendapat

1.2. Maksud dan Tujuan

Program Pendidikan Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan meliputi :

a. Peningkatan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan/proses diklat dengan menerapkan

1.3. Profil Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan berkedudukan di Balikpapan, didirikan atas rekomendasi

Profil Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan sebagai berikut :

 Nama Perguruan Tinggi : Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan

1.4. STRUKTUR ORGANISASI

1.5. Visi, Misi dan Sasaran

Berikut adalah Visi & Misi POLITEKNIK ILMU PELAYARAN BALIKPAPAN :

VISI : ” Menjadi Perguruan Tinggi yang menciptakan kader perwira pelayaran

MISI : 1. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan di bidang Pelayaran sesuai

Manajemen POLITEKNIK ILMU PELAYARAN BALIKPAPAN menetapkan Sasaran sebagai

a. Terselenggaranya pendidikan tinggi yang unggul di bidang ilmu Pelayaran dan

1. Pasal 5 ayat (2) Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

4.1. Organisasi dan Konteksnya

4.2. Keinginan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam kemampuannya beraktivitas dan

- Pihak berkepentingan yang relevan : diantaranya Pelanggan ( Orang Tua

4.3. Menetapkan Lingkup Sistim Manajemen

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dalam menetapkan ruang lingkup Sistem

4.4. Sistim Manajemen Mutu dan Prosesnya

4.4.1. Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan, menerapkan, menjaga, dan

Untuk itu PIP Balikpapan dalam tiap prosesnya menentukan :

5.1. Kepemimpinan dan Komitmen

Jajaran Pimpinan Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan memperagakan dan

5.2. Kebijakan Mutu

Dalam menetapkan Kebijakan Mutu, Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran

Berikut ini adalah Kebijakan Mutu Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan :

Pimpinan beserta seluruh Jajaran Manajemen dan Staf POLITEKNIK ILMU

Kebijakan Mutu tersebut di atas ;

5.3. Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Wewenang

Menjelaskan prinsip-prinsip tata pamong yang mencerminkan pelaksanaan good

Untuk Tanggungjawab & Wewenang dijelaskan dalam dokumen terpisah ( Terlampir )

Manajemen Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan telah merencanakan:

a. Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang,

6.2. Sasaran dan Perencanaan untuk mencapai

6.3. Perencanaan Perubahan

7.1.1.Sumber Daya Manusia

7.1.2.Sumber Daya Lainnya

7.1.2.4. Sistem Informasi

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan dilengkapi dengan sistem informasi

SIMFA, SIMPEG), dan

Hal terrsebut di atas tertuang dalam Standar 4 Sumber Daya Manusia

7.5. Informasi Terdokumentasi

7.5.2.Pengendalian Informasi Terdokumentasi

- Ketika membuat dan memperbaharui informasi terdokumentasi, Politeknik

8.2. Penetapan Persyaratan Produk Dan Layanan Diklat

vi. Definisi pelanggan : Taruna/ni, Orangtua, Dunia Usaha ( User )

Politeknik Ilmu Pelayaran Balikpapan menetapkan, menerapkan dan memelihara

8.3. Desain Dan Pengembangan