LAPORAN GAP ANALISIS SISTEM MANAJEMEN MUTU,

KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA, dan

LINGKUNGAN BERDASARKAN ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 dan ISO 45001:2018

PT HASNUR INTERNATIONAL SHIPPING

Dilaksanakan oleh:

PT PRIMA SISTEM INDONESIA

EXCELLENT CONSULTING & TRAINING

2019
 Laporan Gap Analysis
A. Informasi Umum

Nama Perusahaan PT HASNUR INTERNATIONAL SHIPPING

Waktu Gap Analisis 24 Februari 2021
Alamat Banajarmasin
Lingkup Bisnis Marine Shipping and agency services
Standar Acuan ISO 9001:2015 dan ISO 45001:2018
Konsultan 1. Purdianta
2. Julian

B. Terminologi
Didalam laporan gap analysis ini terhadap beberapa istilah dan terminologi yang
digunakan, diantaranya sebagai berikut:

• QMS berarti Quality Management System dalam hal ini merujuk pada persyaratan
ISO 9001:2015.
• OHS yaitu Occupational Health and Safety Management System dalam hal ini
merujuk pada persyaratan ISO 45001:2018.
• K3 berarti Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

C. Point-Point Area of Concern

No Deskripsi Relevan Klausul

A Overall Department
Isu internal dan eksternal yang berdampak terhadap operasional QMS 4.1
1 perusahaan umumnya serta sistem manajemen mutu dan K3 OHS 4.1
belum di identifikasi.
Pihak-pihak berkepentingan yang mendukung keberlangsungan QMS 4.2
2 bisnis dan operasional perusahaan belum di identifikasi dan OHS 4.2
ditetapkan
Ruang lingkup penerapan sistem manajemen belum ditetapkan QMS 4.3
3 secara kegiatan operasional perusahaan serta aspek-aspek OHS 4.3
lainnya
Perusahaan belum membakukan bisnis proses yang diperlukan QMS 4.4
4 didalam penjamin dan pengelolaan sistem manajemen mutu dan OHS 4.4
K3.
Kebijakan sistem manajemen mutu dan K3 belum ditetapkan QMS 5.2
5
sesuaikan dengan persyaratan didalam standard OHS 5.3
Pembentukan safety committee perlu ditetapkan sesuai dengan OHS 5.1
6
persyaratan didalam sistem manajemen K3
Contigency plan (Penjaminan keberlangsungan proses) untuk core
business process dan memiliki risiko tinggi belum sepenuhnya QMS 6.1
7
ditetapkan. Serta Identifikasi resiko mutu dan K3 dari kegiatan
operasional yang dilakukan oleh perusahaan.
No Deskripsi Relevan Klausul
Strategy terkait pencapaian KPI dari masing-masing departemen QMS 6.2.2
atau section masih belum ditetapkan secara standard dan
8
terdokumentasi. Seperti pengotrolan penggunaan Bahan bakar /
economical Fuel consumption.
Employee awareness terkait sistem manajemen MK3L yang QMS 7.3
masih perlu di tingkatkan, dan untuk dapat mencapai system OHS 7.3
9
maturity level yang lebih baik.

Proses pengendalian dokumen yang masih tersentralisasi dan QMS 7.5

bergantung kepada seseorang. Setiap departemen belum OHS 7.5
10 menyadari bahwa mereka bertanggung jawab untuk mengendalian
acuan kerja dan objective evidence sampai dengan masa retensi
yang ditetapkan.
Internal Audit sistem manajemen mutu dan K3 belum dilakukan QMS 9.2
11
sesuai dengan ketentuan standard. OHS 9.2
Review terhadap sistem manajemen mutu dan K3 belum dilakukan QMS 9.3
12
sesuai dengan ketentuan standard OHS 9.3
B HRGS Department
Kewenangan terkait dengan sistem manajemen mutu dan K3 QMS 5.3
13 khususnya belum ditetapkan untuk masing-masing fungsi dan level OHS 5.3
yang ada.
Standar kompetensi untuk soft skill dan hardskill belum ditetapkan QMS 7.2
14 secara detail serta kompetensi yang disyaratkan sesuai dengan OHS 7.2
ketentuan regulasi
Evaluasi pemenuhan kompetensi belum dilakukan untuk QMS 7.2
15 memastikan bahwa standar yang sudah ditetapkan dapat dipenuhi OHS 7.2
atau belum
Perizinan catering yang digunakan sebagai penyedia makanan OHS 6.1.3, OHS
16 untuk karyawan belum dilakukan review terhadap kesesuaian 9.1.2
dengan ketentuan regulasi
Mapping medical check up untuk karyawan belum dilakukan OHS 9.1
17
dengna potensi atau paparan bahaya resiko
C Purchasing and Warehouse Department
Seleksi dan evaluasi kinerja supplier/kontraktor terkait dengan QMS 8.4
18
pemenuhan aspek-aspek mutu dan K3 belum dilakukan OHS 8.1.4
Material Safety Data Sheet (MSDS) atau SDS belum tersedia untuk OHS 8.1
19 pembelian dan penggunaan dari hazardous material seperti fuel,
oil dan grease untuk operasional kapal
D Operation Department
Pengendalian dokumen pada departemen operation belum diatur QMS 8.5.1
secara sistem matik sehingga dokumen tidak terdokumentasi OHS 8.1
dengan baik dan masih belum memiliki Prosedur yang tertus
20
secara sistematis pada setiap pekerjaan yang ada di dalam
departemen operational seperti : HSE aspek, Fuel monitor,
marine operation di darat maupun diatas kapal, dll.
Program kerja beserta bojectif target belum teridentifikasi dan QMS 9.3
21
tersistematis oleh deprt, operation. OHS 9.3
Prosedur yang mengatur risk level belum teridentifikasi dengan OHS 6.1
22
baik dalam tim HSE QMS 8.1
No Deskripsi Relevan Klausul
Tanggung jawab dan wewenang pada Departemen Operation, QMS 5.3
23 dan lainnya terkait sistem manajemen MK3L, untuk setiap level OHS 5.3
dan fungsi didalam organisasi belum ditetapkan.
Identifikasi resiko dan peluang terkait MK3 belum dilakukan, QMS 6.1
sesuai dengan proses yang berada dibawah control departemen OHS 6.1
24 yang relevan (process owner). Proses juga masih terfokus pada
K3. Mereka hanya memiliki dokumen JSA untuk control of work di
atas kapal.
Manajemen kalibrasi dan proses untuk memastikan alat ukur QMS 7.1.5
mana yang masih layak untuk dipergunakan didalam proses
25
pengujian dengan mempertimbangkan standar yang diacu belum
ditetapkan untuk di laboratorium. Seperti kalibrasi fuel meter.
Kompetensi terkait evaluasi, pengendalian risiko dan investigasi QMS 7.2
report oleh tim HSE belum terpenuhi dengan baik. HSE personnel OHS 7.2
26
hanya memiliki sertifkat K3 UMUM namun sertifikat kompetensi
lain seperti investigator marine belum ada.
Emergency table top drill untuk fasilitas dikantor belum dilakukan, OHS 8.2
sebagai upaya pengendalian kondisi darurat yang dapat EMS 8.2
27 berdampak pada keselamatan crew kapal. Dan prosedur yang
mengatur terhadap emergency dikantor mapun di atas kapal
belum teridentifikasi dengan baik
Evaluasi kepatuhan (compliance aspect control) perlu diperbaiki QMS 8.2
28 untuk mencegah terjadinya aspek kepatuhan yang tidak dipenuhi OHS 6.1.3
dan bersifat mandatory pada unit HSE belum diidentifikasi. OHS 9.1.2
E TECHNICAL MAINTANANCE DEPARTEMENT
Pengendalian dokumen pada departemen Teknikal belum diatur QMS 8.5.1
secara sistematik sehingga dokumen tidak terdokumentasi OHS 8.1
dengan baik dan masih belum memiliki Prosedur yang tertus
secara sistematis pada setiap pekerjaan yang ada di dalam
29
departemen Technical seperti : PMS Prosedur, Maintanance
Report prosedur, overhull procedur, QC owner Surveyor
Prosedur, Prosedur Permintaan Spare Part dari kapal / teknikal
tim, dll.
Program kerja beserta bojectif target belum teridentifikasi dan QMS 9.3
30
tersistematis oleh deprt, teknikal. OHS 9.3
31 Kompetensi dari maker / sertifkat dari maker terkait engine yang QMS 7.2
dioeprasikan tim teknikal belum ada. OHS 7.2
Minimum Critical Equipment spare part belum teridentikasi dan QMS 8.2
32
terkontrol oleh tim teknikal digudang maupun diatas kapal. OHS 8.1
Proses pengendalian dan pengelolaan terhadap material B3 dan OHS 8.1
Limbah B3 yang perlu dilakukan perbaikan mulai dari
33
pemasangan symbol, label, MSDS, logbook, hingga kepada
kerjasama dengan pihak K3 pengelolaan Limbah B3 belum ada.
Analisis resiko kerja belum teridentifkasi pada setiap aktifitas di QMS 6.1
34
unit kerja teknikal & maintanance. OHS 6.1
F MARKETING AND BUSINESS DEVELOPMENT DEPT
Pengendalian dokumen pada departemen marketing & Busdev QMS 8.5.1
35 belum diatur secara sistematik sehingga dokumen tidak OHS 8.1
terdokumentasi dengan baik dan masih belum memiliki Prosedur QMS 9.1.2
No Deskripsi Relevan Klausul
yang tertus secara sistematis pada setiap pekerjaan yang ada di
dalam departemen Marketing & Busdev seperti : Prosedur
agency, Prosedur tender, prosedur cutomer feedbeack, dll.
Program kerja beserta bojectif target belum teridentifikasi dan QMS 9.3
36
tersistematis oleh deprt marketing & Busdev. OHS 9.3
Scope Of Work dari tim agency perlu dimasukan kedalam scope QMS 8.2
37 bisnis proses karena ini merupakan bisnis proses yang berebeda QMS 8.3
dengan shipping owner.
Tolong dikaji kembali oleh manajemen apakah Agency unit dapat QMS 8.3
38
mengageni kapal sendiri?! QMS 8.4
Sistem Business continuity Recovery Plan perlu ditetapkan oleh QMS 8.1
39
unit Busdev.