CARTA PERBATUAN PERLAKSANAAN PROGRAM-PROGRAM MS ISO 9001:2008 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI BAGI TAHUN 2011

Tahun/Bulan/Minggu Aktiviti Pelaksanaan SPK berdasarkan MS ISO 9001:2008 Actual Pemberitahuan kepada Sirim Berhad Penyediaan Kertas Kerja Programprogram ISO 7 Kelulusan KSU Kemaskini Nama Pasukan Petugas & Pasukan Juruaudit Dalaman Pelan Audit Dalam Mesyuarat Persediaan MS ISO 9001:2008 Bil.1/2011 Kemaskini Dokumen Kualiti (Pasukan Petugas) ISO Talk : Bengkel Pemantapan & Pengukuhan MS ISO 9001:2008 Bengkel Audit Dalam MS ISO 9001:2008 Mesyuarat Persediaan Audit Dalam Audit Dalaman oleh Pasukan Audit Dalaman Tindakan Pembetulan
Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan Actual Plan

Mac '11 2 3

Apr '11 2 3

Mei '11 2 3

Jun '11 2 3

Julai '11 2 3

Ogos '11 2 3

Sept '11 2 3

Okt '11 2 3

Nov '11 2 3

18

5 5 19-21 15-17 14 8 20-30 15-22

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Plan Actual

5 23

Housekeeping Recertification Audit oleh SIRIM Berhad Tindakan Pembetulan

Plan Actual Plan Actual Plan Actual

13-14 9-11

KPT dipersijilkan MS ISO 9001:2008

Plan Actual

Lampiran B

SENARAI SEMAK / CHECKLIST SURVEILLANCE AUDIT MS ISO 9001 :2008 TAHUN 2011

BIL 1

PERKARA Pemberitahuan kepada Sirim Berhad (18 APRIL 2011)

DOKUMEN YANG PERLU DISEDIAKAN i. Emel kepada Lee Lay Kuan , Head of Service Section Mangement System Certification Dept. SIRIM QAS International ii. Pemberitahuan Pertambahan Prosedur dari PMO

STATUS i. Telah berhubung dan menghantar emel kepada Pn. Salina (jsalina@sirim.my) di Bahagian Perkhidmatan , SIRIM QAS International pada18 April 2011 untukbBooking tarikh audit pada 13 dan 14 September 2010 (Selasa & Rabu) No. Tel: Pn. Salina 03-55446406 Emel: jsalina@sirim.my i. iFungsi PMO akan diletakkan di bawah Bhgn. Perancangan & Penyelidikan. Tiada prosedur khas yang akan didaftarkan dari PMO.

CATATAN Follow SIRIM pada 2 Mei 2011. Tentatively SIRIM bersetuju dengan tarikh tersebut dan akan mengahnatar surat persetujuan tarikh dalam (9-13 Mei 2011)

Penyediaan Kertas Kerja Program-program ISO (APRIL)

i. Kertas Kelulusan Peruntukan ISO kpd KSU

Kertas cadangan program-program ISO tahun 2011 telah diluluskan pada 28 April 2011.

ii. Cover memo SUB kpd KSU 3 Kemaskini Nama Pasukan Petugas & Pasukan Juruaudit Dalaman (APRIL) i. Memo kpd bhgn ii. Update Group Email (spiso) - BPM iii. Key in nama BARU dlm Sistem Pengurusan ISO (SPISO) iv.Surat perlantikan (Pasukan Petugas SAHAJA ) & Cover Memo i.Memo update nama pasukan petugas telah dihantar kepada bahagian-bahagian pada 13 April 2011 dan telah mendapat maklumbalas. Ii. Surat pelantikan pasukan petugas yang ditandatangani oleh KSU sedang disediakan.

Pelan Audit Dalaman (MEI)

i. Pelan Audit Dalaman ii. Memo Kelulusan kpd TKSU (P)

Pelan Audit Dalam hanya boleh dibuat selepas juru audit yang dicalonkan oleh bahagianbahagian menghadiri Bengkel Audit Dalam (Syarat pelantikan juru audit dalam ISO ialah telah menghadiri kursus juru audit)

Page 2 of 6

Lampiran B

SENARAI SEMAK / CHECKLIST SURVEILLANCE AUDIT MS ISO 9001 :2008 TAHUN 2011

BIL 5

PERKARA Mesyuarat Persediaan MS ISO 9001:2008 Bil.1/2011 (SUB (K)) (APRIL/MEI)

DOKUMEN YANG PERLU DISEDIAKAN i. Memo Jemputan kpd Pasukan Petugas s.k SUB ii. Bilik Mesyuarat / Laptop / Voice Recorder / Makanan iii. Dokumen Mesyuarat - Agenda - Carta Perbatuan i. Memo Notification kpd Bhgn ( APR - MEI ) ii. Tambah Menu GLOSARI dlm SPISO

STATUS Dicadangkan makluman mengenai perjalanan program-program ISO dimaklumkan melalui memo kepada SUB

CATATAN

Kemaskini Dokumen Kualiti

Memo notification kepada bahagian-bahagian sedang disediakan. Menu GLOSARI telah ditambah dalam SPISO

ISO Talk : Bengkel Pemantapan & Pengukuhan MS ISO 9001:2008 (5 MEI 2011 / KHAMIS)

i. Surat jemputan / Book Tarikh - SIRIM ii. Surat jemputan peserta (Pasukan Petugas/Juru Audit Dalaman) iii. Bilik Mesyuarat / Laptop / Makanan

Penceramah cadangan: Pn. Faizah Emel: faizahb@sirim.my H/p: 012-39938244 Penceramah sebenar: En. Mohd Bakri bin Jali H/p: 019-3892321 Surat jemputan kepada pasukan petugas dan juru audit telah dihantar. Urus setia sedang menyediakan folder bengkel. Pakej penginapan bagi peserta dan urus setia sedang di uruskan. Bengkel akan dilaksanakan di Chorus Paradise, Port Dickson.

Bengkel Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 (19 - 21 MEI 2011 / KHAMIS-SABTU)

i. Surat jemputan / Book Tarikh - SIRIM ii. Surat jemputan peserta (Juru Audit Dalaman ISO) iii. Tempat/Pakej Bengkel iv. Dokumen untuk Juruaudit (softcopy/hardcopy ) : *Jadual Tahunan Audit Dalaman *Senarai semak Audit Dalaman *Dokumen Kualiti (PKW/PKO/PKS) *Pelan Audit Dalam Tahun 2010 (yang telah diluluskan oleh TKSU(P) *Borang LKP - UPDATE TERM *Borang Pemantauan LKP - UPDATE TERM *Laporan Tahunan Audit Dalaman ISO *Senarai semak Audit Dalaman (disediakan semasa bengkel)

Page 3 of 6

Lampiran B

SENARAI SEMAK / CHECKLIST SURVEILLANCE AUDIT MS ISO 9001 :2008 TAHUN 2011

BIL

PERKARA

DOKUMEN YANG PERLU DISEDIAKAN

STATUS

CATATAN

10 Pelaksanaan SPK berdasarkan MS ISO 9001:2008 (MAC - DIS 2011) 11 Mesyuarat Persediaan Audit Dalaman (14 JUN 2011 / SELASA)

RUJUK CARTA PERBATUAN

i. Mesyuarat KAD & PAD (dilaksanakan oleh KAD) ii. Memo kepada Task Force/Juru Audit Dalam iii. Bilik Mesyuarat/Makanan/laptop Dokumen untuk Juruaudit (softcopy/hardcopy ) : a. Senarai semak Audit Dalam b. Pelan Audit Dalam Tahun 2011 (yang telah diluluskan oleh TKSU(P) c. Borang LKP d. Borang Pemantauan LKP iv : Surat lantikan Ketua Audit Dalaman (KAD) & Pasukan Audit Dalaman (PAD) Memaklumkan perkara-perkara berikut: a. Penyediaan tempat/ dokumen berkaitan b. Kehadiran auditee

12 Audit Dalaman oleh Pasukan Audit Dalaman

i. Memo makluman kepada Bahagian-bahagian memaklumkan pelaksanaan Audit Dalaman oleh TKSU(P) ii. Lampiran Pelan Audit iii. Untuk perhatian auditor: a. Mesyuarat pembukaan b. Mesyuarat penutup

(20 - 30 JUN 2011)

Page 4 of 6

Lampiran B

SENARAI SEMAK / CHECKLIST SURVEILLANCE AUDIT MS ISO 9001 :2008 TAHUN 2011

BIL

PERKARA

DOKUMEN YANG PERLU DISEDIAKAN i. Tindakan pembetulan yang diambil dilaporkan kepada auditor (tindakan oleh taskforce) ii. Tindakan auditor: tutup LKP sekiranya berpuas hati atau buka LKP baru

STATUS

CATATAN

13 Tindakan Pembetulan (JULAI 2011) - selepas Audit Dalam dijalankan

14 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (5 OGOS 2011 / JUMAAT)

i. Memo jemputan mesyuarat ii. Bilikmesyuarat/ Makanan/Laptop iii. Dokumen MKSP: a. Tindakan susulan daripada MKSP 1/2010 (Lampiran A) b. Laporan Audit Dalaman ISO 2010 dan status tindakan pembetulan (Lampiran B) c. Keperluan dan keberkesanan Latihan (Lampiran C) d. Laporan Penilaian Prestasi Pembekal (Lampiran D) e. Penilaian dan pencapaian objektif kualiti (Lampiran E) f. Pencapaian piagam pelanggan bahagian (Lampiran F) g. Perubahan yang memberi kesan kepada SPK (Lampiran G) h. Pelan Pencegahan KPT 2010 (Lampiran H) i. Cadangan penambahbaikan SPK (Lampiran I) j. Minit Mesyuarat MKSP k. Dokumen untuk Auditor SIRIM (j, a-i)

* tarikh KSU dh confirm

Page 5 of 6

Lampiran B

SENARAI SEMAK / CHECKLIST SURVEILLANCE AUDIT MS ISO 9001 :2008 TAHUN 2011

BIL 15 Housekeeping

PERKARA

DOKUMEN YANG PERLU DISEDIAKAN i. Slide presentation ii. Memo makluman opening &closing ceremony kepada SUB dan wakil bahagian iii. Laporan Audit Dalam iv. Bilik mesyuarat/makanan v. Laptop (sekurang-kurangnya 3/ penyediaan SPISO/ internet) vi. Supporting documents mengikut prosedur

STATUS

CATATAN

(sepanjang OGOS 2011)

16 Recertification Audit oleh SIRIM Berhad (12-14 SEPT 2011)

i. Slide presentation ii. Memo makluman opening &closing ceremony kepada SUB dan wakil bahagian iii. Laporan Audit Dalaman iv. Bilik mesyuarat/makanan v. Laptop (sekurang-kurangnya 3/ penyediaan SPISO/ internet) vi. Supporting documents mengikut prosedur

17 Tindakan Pembetulan (OKTOBER 2011) 18 KPT dipersijilkan MS ISO 9001:2008 (NOVEMBER 2011)

Page 6 of 6