Effective Internal Audit

ISO 9001:2015, 45001:2015 & 14001:2015

Internal Audit
www.sinergi-consulting.com © Sinergi Consulting, 2018 1
 BIO DATA

Nama : ANDILOGI, S.H

Jabatan : Direktur, Konsultan dan Trainer
K.F.C : LA ISO 45001, LA ISO 9K ,AK3U, POP,
CSMS & T.O.T, AUDITOR BNSP
Lahir : PALEMBANG 04-12-1986
Status : Kawin 3
Alamat : Mulia Residence One,
Blok G2 No.16 Gunung Sindur - Bogor

E-mail : andilogisafety@gmail.com
Phone : 081372580016
085817292831
 Metode Pelatihan

Teoritikal
Q&A

Workshop Case Study

 Sasaran Pelatihan

1. Memahami fungsi dan tujuan internal audit

ISO Integrasi (QHSE)
2. Memahami persyaratan dan langkah-
langkah didalam internal audit
3. Dapat melakukan internal audit sistem
manajemen Mutu,K3 dan Lingkungan
(SMMK3L)
4. Dapat membuat laporan internal audit
AUDIT
Effective Internal Audit
Audit Fundamental

Apa yang anda ketahui

mengenai

AUDIT
 Audit Fundamental

Aktivitas yang sistimatik,

independent dan terdokumentasi
Untuk mendapatkan bukti dan
Mengevaluasinya, Menilai sejauh
mana kriteria audit terpenuhi

Sumber : ISO 19011

 Audit Fundamental

ISO 19011:2018
Sistem Manajemen adalah Set elemen yang saling terkait atau
berinteraksi dari suatu organisasi untuk menetapkan kebijakan
dan tujuan, dan proses ( 3.24 ) untuk mencapai tujuan tersebut
 Audit Fundamental
Aturan dalam audit :

▪ Systematic (tidak berbelit-belit)

▪ Mandiri/ independent ( bebas dari bias atau
pengaruh kepentingan siapapun)
▪ Evidence ( Berdasarkan bukti dan fakta yang ada )
▪ Documented (Terdokumentasi dan ada pelaporan)
▪ Tujuannya untuk melihat kesesuaian dan perbaikan
bukan mencari kesalahan
▪ Ada kriteria audit
 Audit Fundamental
Plan Do Check Action

OK
Perencanaan Pelaksanaan Pelaporan &
Pengecekan ?
Pekerjaan Pekerjaan Tindak lanjut

Audit
Tidak OK

Koreksi /
Perbaikan
 Audit Fundamental

Arti Lain Audit Adalah :

• Mencari keseuaian antara aktual dengan standar / persyaratan
yang telah ditetapkan
• Melihat keefektifan suatu proses atau sistem yang berjalan
• Mencari potensi kesalahan atau kegagalan dalam suatu proses /
aktifitas
• Salah satu cara untuk melakukan preventive dan perbaikan
• Menilai level atau tingkat suatu standar yang digunakan
• Salah satu program peningkatan berkelanjutan
 Audit Fundamental
ISTILAH DALAM AUDIT
❑ Audit Criteria, Standar acuan audit yang digunakan untuk memetakan
temuan audit dan impactnya terhadap sistem
❑ Audit Evidence, Data atau bukti nyata sebagai informasi terhadap
audit criteria
❑ Audit finding, Temuan-temuan audit baik yang besifat positif maupun
negatif
❑ Auditor, Orang yang melakukan audit / assessment
❑ Auditee, Orang yang akan diaudit
❑ Lead auditor, Orang yang memimpin audit
❑ Audit scope, Wilayah atau area audit ( sebagai batasannya )
 Audit Fundamental
TYPE AUDIT
A. Audit System
a. Internal Audit
b. Eksternal Audit
Audit yang dilakukan untuk memastikan sistem yang ada berjalan sesuai
standar yang berlaku ( Dibuat, dikerjakan,didokumentasikan )

B. Audit Process
Audit yang dilakukan untuk memastikan proses yang ada berjalan sesuai
standar yang berlaku ( sesuai urutan proses )

C. Audit Product
Audit yang dilakukan untuk memastikan produk sesuai standar yang berlaku (
spesifikasi, kemampuan, fungsi dan bentuk
 Audit Fundamental
7 (TUJUH) PRINSIP AUDIT
1. Integritas
2. Reporting / Pelaporan yang benar dan akurat
3. Proffesional Audit / Pelaksanaan audit yang professional
4. Menjaga Kerahasiaan
5. Independent / Mandiri
6. Pendekatan berbasis Bukti
7. Pendekatan Berbasis Risiko

ISO 19011:2018
 Audit Fundamental

S IKAP AU DIT

❑ Bersikap independence
❑ Mencari Nonconformities bukan kesalahan
❑ Fokus pada kelemahan sistem bukan orangnya
❑ Menggali sedalam-dalamnya pada prosesnya
❑ Melihat kondisi aktual dan fakta bukan asumsi
❑ Temuan audit berdasarkan evidence
❑ Bersama-sama mencari solusi yang terbaik
❑ Terbuka dalam menerima masukan dan kritik
❑ Salah satu cara untuk perbaikan berkelanjutan
 Audit Fundamental
Audit dengan pendekatan klausal / elemen,
Cenderung mementingkan dokumentasi daripada efektifias
pelaksanaan sistem manajemen mutu

a. Organisasi hanya memperoleh dokumentasi yang bagus;

tetapi pelaksanaannya dan hasil sering jauh dari yang
diharapakan.
b. Tidak mendorong peningkatan berkelanjutan
c. Auditee cenderung didorong hanya pada pemenuhan
persyaratan minimum dari sistem manajemen ISO
 Audit Fundamental
Audit dengan pendekatan proses
a. Memperbesar kemampuan Deteksi
• Sistem audit tidak terpenggal-penggal. Sistem Audit disusun secara terstruktur
• Karena adanya keterkaitan antar proses dan audit difokuskan proses yang penting
dalam pemenuhan kepuasan pelanggan (Customer Oriented Process / COP)

b. Lebih menjamin efektifitas pelaksanaan, pencapaian tujuan

organisasi dan kepuasan pelanggan
• Proses dilihat secara utuh (tidak terkotak kotak berdasarkan elemen atau
departemen), Sehingga alur proses menjadi lebih jelas dan ketidakefektifan proses
(misalnya interaksi antara proses yang tidak baik) akan lebih mudah terlihat
• Objectives proses menjadi fokus pada saat pelaksanaan audit

c. Mendorong peningkatan berkelanjutan

TUJUAN & MANFAAT AUDIT
Effective Internal Audit
 Tujuan dan manfaat audit

MENGAPA AUDIT DIPERLUKAN ?

❑ Untuk melakukan kontrol terhadap kesesuain internal proses yang
mengacu pada sistem manajemen ISO
❑ Melakukan identifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian (non-conformities)
terhadap aturan –aturan atau regulasi (undang-undang) baik secara
kesesuaian terhadap standar pelanggan, ISO, maupun hukum
❑ Sistem yang dapat menangkap baik potensi dini maupun ketidaksesuaian
yang dapat berdampak pada kualitas dan pelayana yang buruk
❑ Bagian dari perbaikan berkelanjutan
❑ Salah satu aktivitas wajib pada klausul ISO baik internal maupun eksternal
audit (3rd party)
 Tujuan dan manfaat audit

MANFAAT AUDIT
❑ Mengetahui nilai atau level organisasi
❑ Sebagai dasar dalam perbaikan dan peningkatan berkelanjutan
❑ Koreksi terhadap kondisi aktual dan menciptakan kondisi kedepan yang
lebih baik
❑ Pemantauan dan pengawasan sistem atau proses yang berjalan saat ini
❑ Menciptakan lingkungan kerja yang “Compliance”
❑ Mendorong peningkatan berkelanjutan secara sistem dan proses
❑ Bahan pertimbangan manajemen puncak dalam pengambilan keputusan
 Tujuan dan manfaat audit

Regulation
Requirement
Stakeholder

COMPLIANCE
CONSISTENCY
CONTINUAL
Process Improvement
Documentation Development
Activities Learning
 Tujuan dan manfaat audit

Regulation:
Kesesusaian terhadap peraturan
perundang-undang
Regulation
Requirement
Stakeholder Requirement :
Kesesuaian terhadap persyaratan ISO dan
standar lainnya

Stakeholder :
Kesesuaian terhadap permintaan dan
ekspektasi para pemilik kepentingan
 Tujuan dan manfaat audit

Process :
Proses yang standar dan sesuai paramater
Process yang berlaku
Documentation
Activities
Documentation :
Dokumentasi yang terkontrol dan terupdate

Activities :
Aktifitas yang direncanakan, dilaksanakan,
dievaluasi dan ditindak lanjuti
 Tujuan dan manfaat audit

Improvement :
Melakukan perbaikan berkelanjutan

Improvement
Development
Learning Development :
Pengembangan sistem dan proses yang lebih
baik

Learning :
Pengembangan kompetensi dan keahlian
manusia
QUOTE

“Beri aku waktu 6 jam

untuk memotong pohon,
dan aku akan pakai 4
jam di awal untuk
menajamkan kapak."

Abraham Lincoln
 Q&A
1. Jelaskan arti Audit?

2. Sebutkan 3 tujuan audit ?

27
INTERNAL AUDITOR
Effective Internal Audit
 Internal Auditor

Yang harus dilakukan Lead Auditor :

• Merencanakan Audit Internal

• Melaksanakan Opening Meeting
• Mengkoordinir pelaksanaan Audit Internal
• Merangkum dan membuat laporan hasil
Audit Internal
• Melaksanakan Closing Meeting
• Mereview Correction & Corrective Action
• Mengevaluasi keefektifan Audit Internal
 Internal Auditor

Yang harus dilakukan Auditor :

• Ikut dalam Opening & Closing Meeting
• Mencari Kesesuaian dan Ketidaksesuaian
• Menilai Keefektifan Sistem Manajemen ISO
• Mencatat semua temuan Audit pada
formulirnya.
• Mem-verifikasi hasil koreksi dari penyimpangan
yang ditemukan
• Mencari Potensi Perbaikan / Peningkatan
Organisasi
Internal Auditor : DO

• Bersikap Profesional & Independent

• Gunakan data & referensi / standar yang
ada
• Mencari ketidaksesuaian
• Memberikan masukan positif
• Melihat kelemahan sistem manajemen yang
ada
• Tepat waktu & sesuai agenda
• Mengkonfirmasi temuan ke auditee
• Bertanya yang bersifat menggali lebih
dalam
• Fokus pada klausul audit & prosesnya
• Memberikan saran / ide perbaikan
Internal Auditor : DON’T

• Bersikap semaunya
• Tidak menggunakan data & referensi /
standar yang ada
• Mencari kesalahan orang
• Memberikan masukan negatif
• Melihat kelemahan orang
• Tidak tepat waktu & menyimpang dari
agenda
• Tidak mengkonfirmasi temuan ke auditee
• Bertanya yang bersifat pribadi
• Tidak fokus pada klausul audit
• Berdebat dengan auditee
• Memaksakan ide perbaikan ke auditee
 Teknik Wawancara

OPEN QUESTION
PERTANYAAN TERBUKA

WAWANCARA

CLOSED QUESTION
PERTANYAAN TERTUTUP
Pertanyaan terbuka mengajak penjawabnya untuk berpikir dan
merenung. Pertanyaan seperti ini umumnya memerlukan jawaban
yang lebih panjang. Biasanya tidak ada satu jawaban yang paling
benar untuk pertanyaan terbuka. Contoh pertanyaan
terbuka adalah “Apa pendapat Anda tentang video yang baru kita
tonton?”
Pertanyaan tertutup biasanya hanya dijawab dengan ya
atau tidak, salah atau benar. Pertanyaan tertutup juga
dapat berupa pertanyaan yang jawabannya sangat
terbatas, seperti “Siapakah Presiden Indonesia yang
pertama?
Contoh : Alur proses PT.Angin ngambek

MULAI MARKETING ENGINEERING

(Dept Support)
PROCUREMENT
QA / QC PRODUKSI /
HRD, QHSE,
PROJECT SITE
FINNANCE

DELIVERY / SERAH
SELESAI
TERIMA PEKERJAAN

© Sinergi Consulting, 2018 38

 Hal Yang Dicek Saat Audit

Dokumen

Alat Proses

Infrastruktur Kompetensi
 Q&A
1. Jelaskan dua teknik dalam pertanyaan audit ?

2. Berikan contoh untuk pertanyaan pada interview audit ?

Open :

Close :

36
METODE AUDIT
Effective Internal Audit
 METODE AUDIT

Dokumen

CHECKLIST INTERVIEW
AUDIT/(PANDUAN)

OBSERVASI
 Metode Audit : PDCA

DOKUMEN
• Apakah sudah ada dokumen atau informasi terdokumentasi ?
• Apakah dokumen sudah valid / revisi terakhir ?
• Apakah dokumen sudah di setujui ?
• Apakah dokumen sudah di kontrol ?
• Apakah dokumen sudah dikomunikasikan dan dipahami ?
• Apakah dokumen sudah direview ulang ?
• Apakah dokumen sudah dipastikan keabsahannya ?
• Apakah dokumen efektif dan bisa sebagai bukti ?
 Metode Audit : PDCA

INTERVIEW
• Lakukan interview dengan PIC
• Gunakan pertanyaan “Open” dan “Closed”
• Lakukan interview dengan baik dan nyaman
• Pastikan interview dilakukan sesuai waktu dan tempat
• Lakukan interview dengan efektif dan efisien
• Interview memastikan semua proses dan aktifitas sesuai
dokumen yang ada
 Metode Audit : PDCA

OBSERVASI
• Lakukan pemantauan kelapangan aktifitas yang ada
• Pastikan semua aktifitas dilapangan sesuai dengan dokumen /
informasi yang tersedia
• Pastikan PIC sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya
• Jika perlu lakukan simulasi sederhana untuk mendemonstrasikan
aktifitas/ proses
• Pastikan alat, mesin, sudah sesuai persyaratan yang berlaku
• Observasi dapat dilakukan diwaktu yang berbeda, atau dimalam
hari (shift 2 / 3 )sesuai aktual proses
 Metode Audit : PDCA
• Semua temuan dicatat pada formulir Temuan Audit
• Temuan yang dicatat harus disepakati oleh Auditee dengan cara
ditandatangani
• Konflik harus segera diselesaikan dan dibicarakan dengan
melibatkan Ketua Tim/ Lead auditor
• Auditor serta yang bertanggung jawab pada departemen yang
diaudit
 Metode Audit : Working Paper

AUDIT
CHECKLIST

AUDIT
SAMPLING PLAN

FORMS
(Audit Finding)
 Metode Audit : Working Paper

AUDIT CHECKLIST

Dokumen yang berisi panduan untuk audit :

- pertanyaan terkait klausul audit
- Check list (OK / NG) terhadap kesesuaian klausul audit
- Nomor klausul
- tanggal, Area audit, Auditor, Auditee
 Metode Audit : Working Paper

AUDIT SAMPLING
PLAN

Dokumen yang berisi panduan jadwal audit :

- Rencana jadwal audit
- Waktu / Jam
- tanggal, Area audit, Auditor, Auditee
 Metode Audit : Working Paper

FORMS
(Audit Finding)

Dokumen / Formulir Audit

• Corrective Action Plan / Report (CAP / CAR)
• Minutes Of Meeting
• Attendance List
 Metode Audit : Working Paper

Audit Report

Dokumen yang berisi laporan audit :

- Tanggal, Area audit, Auditor, Auditee
- Scope audit
- Kriteria audit
- Conformities & NonConformities
- Klausul
LANGKAH-LANGKAH AUDIT
Effective Internal Audit

49
Langkah-langkah audit
PREPERATION

a. Penetapan Lead auditor dan auditor

b. Kompetensi dan training
c. Master schedule audit (jadwal
Audit, Audit Plan)
d. Kriteria Audit (Standar, Manual,
SOP, Kebijakan Persyaratan Pihak-
pihak yang berkepentingan
e. Working Paper
Langkah-langkah audit

AUDIT AGENDA

• Opening Meeting
• Auditing
• Audit Report
• Closing Meeting
 Langkah-langkah audit
OPENING MEETING
a. Jelaskan tujuan dan scope audit
b. Perkenalkan Lead auditor dan auditornya
c. Jelaskan agenda audit
d. Jelaskan kriteria audit ( Positif dan Negatif )
e. Jelaskan metode audit
f. Pastikan kerahasian seluruh data audit
g. Pertanyaan dan Jawaban untuk memastikan seluruh agenda
dimengerti
 Langkah-langkah audit

AUDITING
a. Lakukan audit diarea yang ditentukan
b. Ajukan pertanyaan pada auditee yang sesuai dengan klausul
c. Mencari ketidaksesuaian bukan masalah
d. Pastikan temuan berdasarkan evidence yang ada dengan :
• Sesuai PIC
• Sesuai aktual proses
• Sesuai dokumen / catatan data
e. Lakukan komparasi aktual dengan standar yang digunakan
f. Pergunakan check list audit sebagai panduan pertanyaan
g. Pastikan temuan dengan mengkonfimasi ke auditee
h. Catat semua temuan
i. Konfirmasikan kriteria audit
 Langkah-langkah audit

AUDIT REPORT
a. Diskusi terhadap finding
b. Pencatatan finding
c. Pelaksanaan closing meeting
d. Penjelasan hasil audit
e. Sanggahan
f. Catat perubahan laporan audit
g. Keputusan akhir
 Langkah-langkah audit

CLOSING MEETING AGENDA

a. Pembukaan meeting (Greeting)
b. Pembacaan hasil audit (Positif & Negatif)
c. Jika diperlukan sebutkan finding audit beserta “evidence” nya,
d. Jika tidak memungkinkan sebutkan point-point nya saja
e. Berikan waktu untuk audience melakukan sanggahan
f. Berdiskusi dengan baik dan santun untuk sanggahan
g. Tangkap semua masukan dan komentar dari peserta rapat
h. sebagai perbaikan untuk berikutnya
i. Membuat catatan hasil audit dan saran-saran
j. Audit selesai, berikan kata penutup dan terimakasih
 Langkah-langkah audit

AUDIT FINDING (ISO)

1. Positive findings
• Kesesuaian, Kepatuhan, Komitmen,
Konsistensi

2. Negative findings
• Nonconformities (NC)
• Major & Minor

3. Observation / Opportunity Of Improvement

 Audit Verification
Auditor me n ye rah kan
laporan audit

Auditee melakukan
tindakan koreksi /
pencegahan

A u d i t o r verifikasi
efektifitas T

T
Efektif ? Remember:
Y Y “Continous Correcting is not
Auditor melengkapi Continous Improvements”
laporan
 YES WE CAN

• ▪ PERSIAPKAN TIM
PLAN ▪ PERSIAPKAN
▪ PLAN THE AUDIT

• ▪ DO INTERNAL AUDIT
DO ▪ INTERVIEW & OBSERVASI
▪ BUAT LAPORAN AUDIT

•
CHECK & FOLLOW UP THE ACTION PLAN
CHECK ▪
▪ REVIEW EFEKTIFITAS TINDAK LANJUT

•
ACTION ▪ TAKE ACTION
▪ EVALUASI & IMPROVEMENT
Thank You

60