PENGENDALIAN CATATAN MUTU

No. Dokumen : 37/SOP/UKM/2016

No. Revisi :0
SOP Tanggal Terbit : 26 September 2016
Halaman : 1 dari 2

BLUD Puskemas dr. Linda Lidya, M.Epid

Tanda Tangan :
Kecamatan Palmerah NIP. 197007071999032005

1. Pengertian 1. Catatan mutu adalah berupa rekaman medis atau rekaman hasil kegiatan
puskesmas yang didokumentasikan.
2. Rekam medis/catatan mutu yaitu informasi yang cukup dan akurat yang
memuat tentang identitas pasien, diagnosis, perjalanan penyakit, proses
pengobatan dan tindakan medis serta dokumentasi hasil pelayanan.
3. Semua catatan mutu dikumpulkan dan dikelompokan sesuai dengan
karakteristik catatan mutu, system pengarsipan dan kebutuhan unit kerjanya.
4. Catatan mutu/rekaman dimasukan dalam ordner/map/box file. Jika
diperlukan masing-masing sarana penyimpanan diberikan daftar isi dan
diletakan di dalam filling cabinet/lemari/dan lain-lain.
5. Lokasi penyimpanan diletakkan pada lokasi yang mudah dicapai oleh masing-
masing unit kerja.
6. Masing-masing catatan mutu/rekaman atau kelompok catatan mutu disimpan
dan dipelihara untuk jangka waktu/periode yang ditetapkan oleh satuan
pelaksana unit masing-masing dan disetujui oleh WMM.
7. Penetapan jangka waktu penyimpanan dan pemeliharaan didasarkan pada
permintaan pelanggan/ketentuan masing-masing unit kerja/peraturan yang
ada.
8. Retensi/periode penyimpanan dan pemeliharaan catatan mutu ditulis dalam
formulir daftar catatan mutu/rekaman.
9. Penyimpanan, pemeliharaan catatan mutu ditetapkan satuan pelaksana unit
masing-masing.
2. Tujuan Sebagai acuan untuk menetapkan cara pelaksanaan pengendalian catatan mutu,
persetujuan, penerbitan, pendistribusian, penggunaan dan perubahannya di
Puskesmas Kecataman Palmerah
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala BLUD Puskesmas Kecamatan Palmerah Nomor : Tahun
2016 Tentang
4. Referensi 1. SNI Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008.
2. Tata Naskah Dinas, Biro Ortala dan Tata Laksana Setda Provinsi DKI Jakarta
tahun 2012.
5. Prosedur/Langkah- Identifikasi Catatan Mutu dan Persetujuan Catatan Mutu
langkah 1. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit mengidentifikasi catatan
mutu yang berlaku / dibutuhkan di unitnya.
2. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit menyerahkan daftar catatan
mutu yang berlaku ke WMM untuk disahkan.
3. Wakil manajemen mutu memeriksa dan mengesahkan Daftar Catatan Mutu.
 PENGENDALIAN CATATAN MUTU
No. Dokumen : 37/SOP/UKM/2016
BLUD Puskesmas dr. Linda Lidya, M.Epid
No. Revisi :0
Kecamatan Palmerah SOP Tanggal Terbit : 26 September 2016
NIP. 197007071999032005
Halaman : 2 dari 3
4. Dokumen kontrol member identifikasi pada catatan mutu yang diperlukan.
5. Dokumen kontrol menyalin daftar catatan mutu untuk diberikan kepada
Satuan Pelaksana / pelaksana program / poli / unit terkait.
Penyimpanan Catatan Mutu
1. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit menyimpan catatan mutu
sesuai daftar catatan mutu agar terhindar dari kerusakan, kemunduran dan
kehilangan sesuai dengan metode yang ditentukan dalam daftar catatan mutu.
2. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit memantau masa retensi dari
catatan mutu.
3. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit menyerah dokumen yang
sudah habis masa retensinya kepada Dokumen Kontrol untuk dimusnahkan.
Evaluasi Catatan Mutu
1. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit menyerahkan usulan
perubahan catatan mutu beserta catatan mutu yang dirubah ke WMM
kecataman dengan mengacu pada prosedur pengendalian dokumen.
2. WMM memriksa catatan mutu yang diusulkan/dirubah, jika setuju diserahkan
ke Dokumen Kontrol untuk diberi nomor.
Pemusnahan Catatan Mutu
1. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit mengumpulkan catatan
mutu yang masa retensinya telah berakhir, sesuai waktu yang ditentukan
dalam Daftar Catatan Mutu, dihitung mulao dari catatan mutu digunakan
sampai batas waktunya.
2. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit memberitahukan kepada
dokumen control mengenai catatan mutu yang telah habis masa retensinya.
3. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli / unit memusnahkan catatan mutu
yang telah habis masa retensinya dengan persetujuan WMM dan satuan
pelaksana unit dengan menerbitkan Berita Acara Pemusnahan (tanda tangan
Satuan Pelaksana unit, atasan langsung dan WMM)
4. Pelaksana/Satuan Pelaksana program / poli /unit menyerahkan Berita Acara
Pemusnahan ke dokumen control untuk didokumentasikan.
5. Kepala Puskesmas menandatangani Berita Acara Pemusnahan dokumen
khusus untuk status pesien, dokumen keuangan dan dokumen penting lainnya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
1. Penyimpanan catatan mutu/rekaman harus diperiksa dengan baik.
2. Rekam medic pasien harus dirahasiakan dan tidak boleh dipinjamkan kepada
yang tidak berkepentingan.
6. Unit Terkait Seluruh program/poli/unit dalam ruang lingkup SMM dan Akreditasi.

7. Dokumen Terkait Catatan mutu

1. Lembaran Pengantar Usulan Perubahan Dokumen
2. Daftar Catatan Mutu
 PENGENDALIAN CATATAN MUTU
No. Dokumen : 37/SOP/UKM/2016
BLUD Puskesmas dr. Linda Lidya, M.Epid
No. Revisi :0
Kecamatan Palmerah SOP Tanggal Terbit : 26 September 2016
NIP. 197007071999032005
Halaman : 3 dari 3
3. Berita Acara Pemusnahan Dokumen
4. Pedoman Pengendalian Rekaman

8. Riwayat Perubahan Dokumen

No Yang Dirubah Isi Perubahan Tanggal Diberlakukan