No.

Dokumen

SOP INTERNAL Status Revisi

AUDIT ISO Tanggal Berlaku

9001:2015 Halaman

1. TUJUAN

Prosedur digunakan untuk mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan
memastikan pelaksanaan proses sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tata cara Audit Internal mulai dari program audit hingga tindak lanjut
audit, sebagai bahan Tinjauan Manajemen dan perbaikan berkelanjutan di ABC sesuai dengan
persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015.

3. REFERENSI

ISO 9001 : 2015 Klausul 9.2 Audit Internal

4. TANGGUNG JAWAB

Management Representative bertanggungjawab memastikan proses audit internal berjalan sesuai

dengan prosedur yang berlaku.

5. DEFINISI

NO ISTILAH PENJELASAN
.
1. Audit Internal Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi
untuk mendapatkan bukti Audit (Audit evidence) dan
evaluasi secara obyektif untuk menentukan sejauh mana
kriteria Audit (Audit kriteria) telah dipenuhi.
2. Bukti Audit Rekaman, pernyataan dari fakta atau informasi lain yang
berkaitan dengan kriteria Audit dan dapat diverifikasi.
3. Kriteria Audit Seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan yang
digunakan sebagai referensi.
4. Ketidaksesuaian Aktivitas yang tidak memenuhi persyaratan yang telah
ditetapkan.

6. URAIAN PROSEDUR

6.1 UMUM

5.1.1 Audit Internal dilaksanakan minimal 6 bulan sekali.

5.1.2 Frekuensi pelaksanaan Audit Internal ditentukan berdasarkan pertimbangan-

pertimbangan berikut :

a. Tingginya atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian untuk hal-hal yang

sejenis.
 No. Dokumen

SOP INTERNAL Status Revisi

AUDIT ISO Tanggal Berlaku

9001:2015 Halaman

b. Akibat pengaduan dari pelanggan.

c. Perubahan yang signifikan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau
teknologi yang dapat mempengaruhi sistem mutu.
d. Hasil pelaksanaan Audit Internal sebelumnya.

5.1.3 Dalam kegiatan audit internal pihak-pihak yang terlibat langsung meliputi :

a. Ketua Tim Audit (Audit Team Leader), bertanggung jawab dalam hal:

- Kelancaran seluruh tahapan audit.

- Membantu Internal Audit untuk pemilihan Tim Audit Internal.
- Menyiapkan Rencana Audit.
- Mewakili Tim Audit selama pelaksanaan audit.
- Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Audit Mutu Internal kepada Internal Audit.

b. Anggota Tim Audit/Auditor (Audit Team Member), bertanggung jawab dalam

hal:

- Mengkomunikasikan dan menjelaskan persyaratan audit.

- Mendokumentasikan hasil temuan dan pengamatan.
- Pelaporan hasil pelaksanaan audit.
- Bekerja sama dan mendukung Ketua Tim Audit.
- Menyimpan dan memelihara dokumen yang berkaitan dengan audit.

c. Auditee, sebagai pihak yang diaudit bertanggung jawab dalam hal :

- Menyiapkan personil terkait untuk memberikan informasi mengenai lingkup yang

diaudit.
- Menunjuk staff yang bertanggung jawab untuk mendampingi Tim Audit selama
pelaksanaan audit.
- Menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh Tim Audit agar audit dapat
berjalan efektif dan efisien.
- Menyediakan fasilitas dan bahan bukti yang diminta Auditor.
- Menentukan dan memprakarsai tindakan korektif berdasarkan Laporan
Ketidaksesuaian.

5.1.4 Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memperhatikan obyektifitas dan
independensi (tidak menjadi bagian dari proses yang diaudit). Auditor tidak boleh
mengaudit pekerjaan unit kerjanya sendiri.

5.1.5 Audit dilaksanakan oleh masing-masing Grup Audit Internal yang sedikitnya berjumlah
dua orang, satu orang sebagai Ketua Grup dan selebihnya sebagai anggota. Dalam hal
tujuan untuk pelatihan atau kaderisasi, dapat disertakan personil tambahan sebagai
Peninjau (observer).
 No. Dokumen

SOP INTERNAL Status Revisi

AUDIT ISO Tanggal Berlaku

9001:2015 Halaman

6.2 PROGRAM AUDIT

6.2.1 Sebagai salah satu tugas dalam memelihara sistem manajemen mutu maka setiap tahun
MR membuat program audit yang diuraikan secara jelas dalam Program Audit
Internal

6.2.2 Program Audit Internal yang telah disusun harus disetujui oleh CEO.

6.2.3 Bila dipandang perlu untuk melakukan suatu audit internal pada suatu fungsi secara
intensif, maka MR atas persetujuan CEO dapat menetapkan pelaksanaan Audit
Internal di luar ketentuan yang telah ditetapkan dalam Program Audit Internal (
6.3 PERSIAPAN AUDIT INTERNAL

6.3.1 Berdasarkan Program Audit Internal atau kepentingan lain yang menyebabkan perlu
dilaksanakannya Audit Internal, MR menentukan Tim Audit Internal dengan
menerbitkan Surat Penunjukan Tim Audit Internal
6.3.2 Surat Penunjukan Tim Audit Internal yang merupakan dasar bagi Tim Audit dalam
melaksanakan Audit Internal dibuat didistribusikan pada :

- Ketua dan Anggota Tim Audit

- Atasan Langsung Ketua dan Anggota Tim Audit
- Arsip

6.3.3 Audit Team Leader membuat Rencana Audit Internal dengan lingkup audit mutu
internal yang dinyatakan dalam Surat Penunjukan Tim Audit Internal

6.3.4 Dalam penyusunan Rencana Audit Internal Audit Team Leader melakukan diskusi
dengan auditee perihal alokasi waktu audit yang direncanakan. Alokasi waktu
pelaksanaan audit tersebut dicantumkan dalam Jadwal Pelaksanaan Audit Internal

6.3.5 Rencana Audit Internal yang dilampiri dengan Jadwal Pelaksanaan Audit Internal
didistribusikan pada Kepala/Pengendali Departemen dan Kepala/Supervisor Sub-
Departemen.

6.3.6 Untuk memudahkan auditor dalam melaksanakan audit, mendokumentasikan dan

melaporkan hasil audit, auditor perlu dilengkapi dengan dokumen kerja yang meliputi :

a. Dokumen yang dibutuhkan Tim Audit sesuai dengan lingkup proses yang akan
diauditnya {bisa berupa Sistem dan Prosedur (SOP), Instruksi Kerja (IK) atau
dokumen lain yang relevan}.
b. Daftar Periksa Audit Internal (bila diperlukan). Pertanyaan-pertanyaan dalam
Daftar Periksa Audit Internal dipersiapkan dengan mengacu pada pada hal-hal
berikut :
 No. Dokumen

SOP INTERNAL Status Revisi

AUDIT ISO Tanggal Berlaku

9001:2015 Halaman

- Kegiatan-kegiatan yang kritikal terhadap mutu dalam suatu proses yang

akan diaudit.
- Ketidaksesuaian yang cenderung ada atau sering ditemui.
- Hasil audit sebelumnya.

c. Laporan Ketidaksesuaian

6.3.7 Audit Team Leader mengundang CEO, Kepala/Pengendali Departemen, Kepala/

Supervisor Sub Departemen dan staf terkait untuk menghadiri Rapat Pembukaan dan
Rapat Penutupan Audit Internal.

6.4 PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

6.4.1 RAPAT PEMBUKAAN

Hal-hal yang dibahas Audit Team Leader dalam Rapat Pembukaan Audit Internal
adalah :
1. Memperkenalkan Tim Audit yang akan melaksanakan audit.
2. Meninjau ruang lingkup dan tujuan audit.
3. Menjelaskan metode yang digunakan sebagai dasar penilaian dalam pelaksanaan
audit.
4. Mengkonfirmasikan bahwa sumber daya dan fasilitas yang dibutuhkan oleh tim
audit telah tersedia.
5. Mengkonfirmasikan waktu dan tanggal Rapat Penutupan.
6. Menjelaskan setiap rincian audit yang tidak jelas.

6.4.2 PENGUMPULAN INFORMASI

a. Dalam waktu pelaksanaan Audit Internal, Auditor hendaknya menggunakan

komunikasi formal untuk menggali informasi yang dibutuhkan.
b. Pengumpulan informasi tersebut dilakukan dengan pengambilan contoh
(sample) bukti penerapan sistem manajemen mutu dengan jumlah yang
mencukupi dan dilakukan verifikasi validitasnya.
c. Informasi yang telah diverifikasi validitasnya yang dapat dijadikan bukti temuan
audit.
d. Metode pengumpulan informasi untuk penyusunan bukti temuan Audit Internal
dapat dilakukan dengan cara :
- Wawancara dengan personil/pelaksana proses/aktivitas tersebut.
- Pengamatan aktifitas dan kondisi dari area yang diaudit.
- Pengujian dokumen dan rekaman.

e. Informasi yang dapat dijadikan Bukti Audit Internal antara lain :

- Dokumen sistem manajemen mutu seperti, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu,
Sistem dan Prosedur dan dokumen lain.
- Rekaman, seperti : Rekaman Hasil Presampling, Risalah/Notulen Rapat,
Laporan Pencapaian Sasaran Mutu, dan rekaman-rekaman lain.
 No. Dokumen

SOP INTERNAL Status Revisi

AUDIT ISO Tanggal Berlaku

9001:2015 Halaman

- Laporan-laporan dari sumber-sumber eksternal, misal : umpan balik

pelanggan dan informasi-informasi yang relevan dari pihak ketiga.
- Hasil wawancara dengan personil/pelaksana proses/aktivitas tersebut.
- Hasil pengamatan dari aktifitas dan kondisi area yang diaudit

f. Daftar Periksa Audit Internal dapat digunakan sebagai alat bantu untuk
mengakomodasi pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan pada Auditee
sebagai upaya untuk menggali informasi yang diinginkan.

g. Metode verifikasi untuk validitas informasi dapat digunakan metode yang sesuai,
antara lain :
- Demonstrasi penerapan proses dibandingkan dengan kriteria audit.
- Penelusuran dokumen acuan dan rekaman hasil pekerjaan mulai dari awal
sampai akhir, atau sebaliknya (tracking forward and back).
- Analisa, uji sampling dan hipotesa terhadap data serta informasi yang sesuai
dengan kondisi.

6.4.3 PENULISAN TEMUAN AUDIT INTERNAL

a. Cara pengisian Laporan Ketidaksesuaian dijelaskan dalam uraian berikut :

- Kriteria audit (Diisi oleh Auditor)

Klausul ISO 9001 – 2015. dan nomor dokumen yang terkait dengan
ketidaksesuaian.
- Uraian Ketidaksesuaian (Diisi oleh Auditor)
Uraian ketidaksesuaian, berdasarkan fakta hasil penggalian informasi,
dituliskan secara ringkas dan jelas kemudian dilengkapi dengan bukti audit
(berdasarkan kesimpulan analisis informasi)
- Analisa Penyebab Ketidaksesuaian (Diisi oleh Auditee)
Diisi dengan hasil analisa akar penyebab masalah utama dari ketidaksesuaian
yang ditemukan oleh auditor.
- Tindakan Korektif (Diisi oleh Auditee)
Rencana tindakan untuk menghilangkan akar penyebab ketidaksesuaian
sehingga ketidaksesuaian tersebut diharapkan tidak terulang kembali,
dituliskan di sini secara tegas dan ringkas.
- Verifikasi Tindakan Korektif (Diisi oleh Auditor)
Auditor akan menuliskan hasil verifikasi pelaksanaan koreksi maupun
tindakan korektif yang telah disepakati target waktu pelaksanaannya dengan
auditee.

b. Jika terdapat ketidaksesuaian, maka Laporan Ketidaksesuaian yang telah diisi

Uraian Ketidaksesuaian dan kesepakatan Target Penyelesaian Tindakan
Korektifnya didistribusikan pada Rapat Penutupan dengan ketentuan distribusi :
- Asli untuk Auditee.
- Salinan 1 untuk Auditor.
- Salinan 2 untuk Internal Audit.
 No. Dokumen

SOP INTERNAL Status Revisi

AUDIT ISO Tanggal Berlaku

9001:2015 Halaman

6.4.4 RAPAT PENUTUPAN

Hal-hal yang dibahas Audit Team Leader dalam Rapat Penutupan Audit adalah :
a. Mengucapkan terima kasih atas partisipasi auditee selama pelaksanaan audit
mutu internal.
b. Menjelaskan ketidaksesuaian-ketidaksesuaian yang ditemui selama pelaksanaan
audit.
c. Mengumumkan target penyelesaian tindakan koreksi yang disepakati dengan
auditee.
d. Menyerahkan Laporan Ketidaksesuaian pada Kepala/Pengendali Departemen
terkait.
e. Mempresentasikan kesimpulan tim audit berkaitan dengan keefektifan sistem
manajemen mutu dalam menjamin pencapaian sasaran mutu yang telah
ditetapkan.
f. Menginformasikan pada Internal Audit target waktu distribusi Laporan Audit
Internal

6.4.5 Audit Team Leader membuat Laporan Audit Internal sesuai dengan target waktu
yang telah disampaikan pada Rapat Penutupan audit.

6.5 TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

6.5.1 Kepala/Pengendali Departemen membahas setiap temuan yang telah disampaikan oleh
Audit Team Leader.

a. Untuk temuan Ketidaksesuaian, dibahas dengan pihak terkait untuk merumuskan

analisa penyebab masalah, koreksi, tindakan korektif.

6.5.2 Pastikan tindak lanjut yang telah ditetapkan dilakukan dengan tanpa ditunda, Laporan
Ketidaksesuaian dianggap selesai (closing) bila telah ditandatangani oleh Auditee,
Kepala/Pengendali Departemen terkait dan Auditor, sebagai bukti bahwa tindakan
korektif yang dimaksudkan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian telah
selesai dilaksanakan dengan baik.

6.5.3 Bila penyelesaian tindakan korektif belum dilaksanakan hingga melewati target
rencana penyelesaian tindakan korektif tersebut, maka MR akan mengeluarkan Surat
Peringatan

6.5.4 Jika masih belum diselesaikan juga maka MR akan menerbitkan Surat Peringatan
yang kedua. Untuk tindakan korektif yang tidak diselesaikan setelah menerima
peringatan yang kedua, maka temuan tersebut dibahas di Rapat Tinjauan Manajemen
dan akan ditindaklanjuti sesuai dengan peraturan perusahaan.

6.5.5 Hasil verifikasi auditor sehubungan dengan implementasi Tindakan Korektif diisi pada
kolom Verifikasi Tindakan Korektif dari Laporan Ketidaksesuaian
6.5.6 Realisasi penyelesaian tindakan korektif, verifikasi dan hal-hal lainnya dipantau oleh
Ketua Grup Audit melalui Log Status Audit
 No. Dokumen

SOP INTERNAL Status Revisi

AUDIT ISO Tanggal Berlaku

9001:2015 Halaman

6.5.7 Laporan Ketidaksesuaian dan Log Status Audit setelah selesai diisi dengan lengkap,
disimpan dan dipelihara di Document Controller.

6.5.8 Hasil Audit Mutu Internal akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen yang
dilaksanakan sesuai dengan sistem dan prosedur Tinjauan Manajemen

7. LAMPIRAN

7.1 Alur Proses Audit Internal

7.2 Program Audit Internal
7.3 Surat Penunjukan Tim Audit Internal
7.4 Rencana Audit Internal
7.5 Jadwal Pelaksanaan Audit Internal
7.6 Daftar Periksa Audit Internal
7.7 Laporan Ketidaksesuaian
7.8 Laporan Audit Internal
7.9 Surat Peringatan
7.10Log Status Audit Internal