How to implement management review

according to IATF 16949

Do you see the IATF 16949 requirements for Management Review as less of a benefit and more of a
waste of time? Many companies see Management Review as an unpleasant necessity of maintaining
compliance with IATF 16949 but, if used properly, this is far from the truth. However you choose to
organize your management review, either through routinely scheduled meetings or through a more
continuous review process, the act of reviewing the available data can be one of the biggest drivers
of improvement in the QMS (Quality Management System).
The standard defines mandatory inputs and outputs for the management review, but the
organization can also add some other elements if it finds them important for the QMS.

What are the required Management Review Inputs?

Meskipun input lain dapat ditambahkan seperti yang diinginkan oleh perusahaan, ISO 9001 memiliki
daftar minimum tujuh input yang diperlukan yang perlu ditinjau oleh manajemen puncak. Selain itu,
ada 11 input lain yang diperlukan oleh IATF 16949. Ini dapat membantu tidak hanya menilai
kesehatan SMM, tetapi juga untuk menemukan area di mana perbaikan diperlukan atau diinginkan
untuk meningkatkan proses dan kepuasan pelanggan. Artikel ini hanya akan fokus pada persyaratan
tambahan IATF 16949. Untuk informasi lebih lanjut tentang input wajib ISO 9001 untuk tinjauan
manajemen, lihat: Cara Membuat Tinjauan Manajemen Lebih Praktis.
Cost of poor quality: Ini adalah biaya yang terkait dengan penyediaan produk atau layanan
berkualitas buruk. Ada empat kategori: biaya kegagalan internal (terkait dengan cacat ditemukan
sebelum pelanggan menerima produk atau layanan), biaya kegagalan eksternal (terkait dengan
cacat ditemukan setelah pelanggan menerima produk atau layanan), biaya penilaian (dikeluarkan
untuk menentukan tingkat kesesuaian dengan persyaratan kualitas) dan biaya pencegahan (terjadi
untuk menjaga kegagalan dan biaya penilaian seminimal mungkin).
Measures of process effectiveness: Organisasi perlu mengukur kinerja proses untuk persyaratan
pelanggan tertentu. Setiap proses harus memiliki tujuan yang mencakup proposisi nilai kemenangan
bagi pelanggan.
Measures of process efficiency: Organisasi perlu mengukur input dan sumber daya yang
dikonsumsi oleh proses versus standar yang ditetapkan. Perusahaan yang menguntungkan
memahami efisiensi yang mengubah input menjadi output yang berharga. Organisasi yang kurang
efisien beroperasi dengan kerugian kompetitif yang memanifestasikan dirinya dalam banyak cara. Ini
dapat mencakup biaya yang lebih tinggi (seringkali mengarah pada harga yang tidak kompetitif),
produk dan layanan yang kurang andal dan dapat diandalkan, dan waktu respons yang lebih lambat.
Efisiensi Proses mengukur karakteristik seperti keandalan proses, hasil lintasan pertama, throughput,
dan rasio nilai tambah.
Product conformance: Tidak perlu membahas pentingnya kesesuaian produk dengan persyaratan.
Organisasi perlu memastikan kesesuaian produk dengan pelanggan yang berlaku, persyaratan
hukum dan peraturan. Jika tingkat kepatuhan tidak memuaskan, tindakan yang tepat perlu diambil.
Assessment of manufacturing feasibility made for changes to existing operations and for
new facilities and products: Studi-studi ini umumnya dilakukan sebelum membuat perubahan
pada kondisi / infrastruktur / produk / proses yang ada. Penilaian akan memeriksa untuk melihat
apakah perubahan itu layak (mungkin) tanpa mempengaruhi operasi efektif dari infrastruktur /
produk / proses saat ini. Perubahan harus membantu meningkatkan, bukannya menghambat proses
ini. Jika perubahan memungkinkan, maka perlu dilakukan perubahan. Hasil dari studi kelayakan ini
harus ditinjau oleh Manajemen untuk membantu memutuskan apakah akan menerapkan perubahan
atau tidak.
Customer satisfaction: Organisasi perlu mengukur bagaimana produk atau layanan yang dipasok
oleh perusahaan memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Kepuasan pelanggan penting
karena memberikan pemasar dan pemilik bisnis metrik yang dapat mereka gunakan untuk
mengelola dan meningkatkan produk dan layanan mereka.
Review of performance against maintenance objectives: Manajemen membutuhkan informasi
tentang kinerja pemeliharaan untuk merencanakan dan mengendalikan proses pemeliharaan.
Informasi tersebut perlu fokus pada efektivitas dan efisiensi proses pemeliharaan, kegiatannya,
organisasi, kerja sama, dan koordinasi dengan unit organisasi lainnya.
Warranty Performance (where applicable): Data garansi terdiri dari data klaim dan data
tambahan. Data klaim adalah data yang dikumpulkan selama melayani klaim berdasarkan garansi
dan data tambahan adalah data tambahan seperti data produksi dan pemasaran. Data ini dapat
membantu menentukan keandalan produk dan merencanakan modifikasi di masa mendatang.
Review of customer scorecards (where applicable): Kartu Skor Pelanggan adalah alat yang
digunakan untuk mengukur kepuasan pelanggan. Rumah sakit perlu menentukan metodologi untuk
mengelola survei dan mengumpulkan formulir yang sudah diisi. Ini akan memastikan bahwa Anda
tidak membanjiri pelanggan dengan survei, dan bahwa organisasi memasukkan komponen Kartu
Skor Pelanggan dalam proses pengukuran mereka.
Identification of potential failures identified through risk analysis (such as FMEA): Semua
risiko yang teridentifikasi dan potensi kegagalan perlu diperiksa oleh manajemen puncak untuk
menentukan tindakan guna menghindari kejadian atau akibatnya.
Actual field failures and their impact on safety and the environment: Manajemen puncak perlu
mempertimbangkan informasi tentang kegagalan lapangan dan dampaknya terhadap keselamatan
dan lingkungan kerja, kemudian mengambil tindakan untuk mengatasinya.

What are the Required Management Review Outputs?

The three headings below are the mandatory outputs of Management Review. Records of the above
queries need to be maintained to show that management review successfully addressed them and
identified the outputs for the QMS.

Improvement of the effectiveness of the system. Peningkatan adalah pendorong besar QMS,
dan itu bisa menjadi manfaat terbesar bagi perusahaan yang menerapkan QMS yang baik.
Peningkatan proses diukur dengan penghematan waktu, uang, dan sumber daya. Ini dapat
dimasukkan kembali ke dalam keuntungan yang lebih besar atau mendorong sistem untuk
meningkatkan lebih jauh.
Improvement of product related to customer requirements. Sekali lagi, dengan meningkatkan
produk atau layanan agar lebih memenuhi persyaratan pelanggan, Anda dapat memiliki kepuasan
pelanggan yang lebih besar. Ini berarti lebih banyak pelanggan akan kembali untuk produk atau
layanan Anda lagi, atau memberi tahu teman-teman mereka tentang hal itu.
Resource Needs. Menugaskan sumber daya, seperti memutuskan untuk merekrut karyawan baru
atau menghabiskan uang untuk mesin atau peralatan yang akan membuat proses bekerja lebih baik,
adalah salah satu tugas utama manajemen. Menggunakan Management Review untuk mencoba
fokus pada perbaikan dapat membantu mendorong penghematan dalam biaya dan sumber daya
dengan memastikan mereka diterapkan di tempat yang tepat pertama kali
.
Management Review can be a key driver of
improvement
Proses Tinjauan Manajemen menyoroti semua bidang untuk memastikan manajemen puncak
memantau dan mengendalikan sumber daya yang diperlukan untuk membuat fungsi perusahaan.
Alih-alih menjadi beban, Tinjauan Manajemen harus menjadi salah satu elemen utama peningkatan
QMS. Tinjauan Manajemen adalah semua tentang meninjau data yang tersedia untuk
mengonfirmasi bahwa ada sumber daya yang memadai untuk memastikan kepuasan pelanggan dan
meningkatkan QMS dan produk.